岗位说明书的编写方法和技巧2015.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2015-1-22,#,2015,年,1,月,22,日,岗位说明书的编写方法和技巧,目录,背景,1,岗位说明书是什么,2,如何编写岗位说明书,3,要点及注意事项,4,GRPR,：一个基本的管理模型,一个基本,的管理模型,Goal,Role,Process,Relation,-ship,PDCA,循环：工作计划管理的工具,计划,修正,执行,检查,PDCA,包括方针和目标的确定，以及活动规划的制定,总结执行的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题,根据已知信息，设计具体的方案；再根据方案进行具体运作，实现计划中的内容,对检查结果进行处理，肯定成功经验，并予以标准化；总结失败教训，引起重视。对没有解决的问题，应提交给下一个,PDCA,循环中去解决,Plan,Do,Check,Act,人力资源管理建设框架,图：岗位说明书的重要性,公司实施战略任务、目标,设定组织,结构、确定,部门任务目标,岗位设定与职务分析,员工招聘,根据岗位说,明书的要求,条件招聘,岗位说明书,岗位职责、权限、工作内容、,绩效目标,、岗位技能,要求、,任职资格,、环境等,员工培训,按岗位说明,书对,技能,的,要求培训,岗位评估,评价出每个岗位的价,值、确定岗位等级,绩效目标,设定年度工作,要实现的目标,制定薪资方案,建立工资等级制度，,制定相应的工资福利,绩效考核,进行目标考核，根据,结果决定奖金、晋升,目录,背景,1,岗位说明书是什么,2,如何编写岗位说明书,3,要点及注意事项,4,什么是岗位？,岗位是人力资源管理的基本单位；,岗位是由一系列内容或者专业相似或相关，职责、职权范围相同，所需知识技能任职资格相通，可以交由同一个人来完成的一组工作的组合,；,岗位不是一成不变的，随着职能的变化，岗位在流程中所扮演的角色发生变化，岗位设置、权责也将发生变化；,岗位的几个特点：,先有职能，后有岗位，再有相应的工作人员；,当没有合适的员工时，会出现,“,岗位空缺,”,的现象；,岗位不能随人走，若员工离职，其岗位仍然存在；,岗位体系示意图,总监,助理,电控及软件组,高工,结构设计组,高工,生产装配组,副理,助工,/,工程师,助工,/,工程师,助工,/,工程师,什么是岗位说明书？,岗位说明书界定的是,“,岗位存在的价值,”,、,“,岗位做什么事,/,有什么职责,”,和,“,岗位要求什么样的人来做,”,。实际上解决了几个问题：,工作如何科学地组合成为一个整体；每一个环节,/,岗位的任职者应该如何规范地行动；如何选择适合于工作要求的人；如何评价开发工作的人的能力和绩效,。,岗位说明书的具体内容可以根据企业的需要来具体规定，一般包括：,岗位名称、所在部门、工作关系、岗位等级、岗位编号、编制日期、岗位价值、职责要求、关键绩效指标、任职资格、工作环境等。,岗位说明书的作用：,阐明在公司内谁应该负责什么工作；有助于在职者了解该职位的责任；帮助管理层分析并改进公司的组织结构；作为职位评价、薪资调查以及建立薪资结构的基础。,岗位说明书的主要内容,岗位描述,岗位名称 岗位编码 所属部门,岗位级别 直接主管 岗位定员,直接下属 所辖人数 编制日期,岗位概述,工作职责,任职资格,承担的主要工作职责,职责的主要工作,内容和,任务,合格承担岗位所需要的知识,合格,承担岗位所需要,的能力,合格,承担岗位所需要,的素质,目录,背景,1,岗位说明书是什么,2,如何编写岗位说明书,3,要点及注意事项,4,岗位说明书的编制程序,根据各部门职责编制各岗位说明书；,要先编写部门职责；,岗位说明书制定的原则是直接上级为下属制定岗位说明书。,岗位说明书实际上是传递了上级对下级的期望和要求；,岗位说明要定期根据公司业务和战略的变化而不断更新和修订；,为下级制定岗位说明书也是管理者的一项职责，同时也有利于规范管理；,岗位说明书的编写应该基于工作分析，,现实操作中常依赖于经验，,同时结合公司战略需求。,13,岗位描述的撰写,岗位描述举例（生产部前工序助工）,岗位名称,前工序助工,岗位编码,所属部门,生产一部,直接主管,生产部副理,岗位定员,2,人,岗位级别,05,直接下属,员工,所辖人数,若干人,编制日期,2015,年,1,月,12,日,岗位概述：,根据现场各工序的作业指导书，做好现场作业品质管控，技术公关，技术传承，达到各工序人员按标准操作，提升产品良率，降低成本。,岗位概述,也就是岗位设置的目的，应该用一句话简单地概括工作的主要功能，简短而准确地表示该岗位为什么存在；,描述工作的总体性质，只列出其主要功能或活动即可。结构为“,工作依据,+,工作内容,+,工作成果,”。,岗位职责的撰写,职责分解,例如：对行政部经理来说，首先把此岗位的职责大块找出来，经分析有办公管理、接待外联、后勤管理、安全管理、部门管理这几大块，对于其他不好归类的内容列入,“,其他,”,这一栏。然后再细化每个模块的职责。,输入,处理,输出,比如在,“,依据标准操作程序，完成仪表设备定期保养及维修之工作，确保仪表设备良好运转。,”,这条职责中，,“,输入,”,是,“,标准操作程序,”,，“处理”是“完成仪表设备定期保养及维修之工作”，,“,输出,”,是,“,确保仪表设备良好运转,”,。,按工作流程或,PDCA,循环撰写。,最基本的要求是不能有遗漏，不能避重就轻，不能含糊其辞。,最后一条：“完成领导交办的其他工作。”,15,岗位职责的撰写规则,职责,描述的典型,错误：,、应采用,“,动词,+,名词,+,目标,”,或者“,工作依据动词名词目标,”的书写格式,；如“,协调、维护并促成外部内部各方关系，确保良好的企业形象”,、必须尽量,避免采用模糊性的数量词,，如“许多”、“一些”等，而尽可能表达为准确的数量；,3,、,避免,引起歧义,，描述应尽可能准确、具体、可操作。,X,管理,MIS,系统,X,负责,内部,银行的运作,.,X,管理,人事配置工作,X,领导,公司的企业文化建设工作,X,领导,组织的薪酬与福利管理工作,X,领导,公司的对外宣传工作,典型错误一,典型错误二,16,职责撰写格式举例,某集团人力资源总监岗位职责,行动或角色,（动词）,具体对象,职责目标,（成果）,组织拟订、修改和实施,公司的人力资源管理政策、制度,以提高公司的人力资源管理水平,示例,组织拟订、修改和实施,公司薪酬制度及经营者年薪制管理办法,达到激励和约束经营者的目的,核定,控股子公司的工资计划,监督其收入分配的程序,审核,控股子公司的人员编制、机构设置和人员招聘情况,以控制公司系统员工总量和素质结构,组织,公司高级管理人员和控股子公司总经理层的考核、培训及办理任免手续,以提高管理人员的素质和能力,示例,示例,示例,示例,组织拟订、修改和实施,公司的人力资源需求计划,使公司员工队伍结构合理，素质优良。,示例,17,岗位职责的撰写,按工作流程编制（生产部前工序助工）,职责表述,工作内容,品质管控,数据收集，即收集各种品质追踪真实记录并分档归类；异常分析，对品质发生异常；品质异常时寻找对策并制定预防措施，防止下次发生异常。,标准操作规范,现场指导，积极巡查各工序人员的操作并给予指导，纠正；对新进同仁耐心教导其操作规范及注意事项。,18,岗位职责的撰写,按,PDCA,编制（培训专员）,职责表述,工作内容,在职培训,协助部门经理制定培训计划,P,组织相关人员编写培训教材并组织培训,D,评估培训效果和培训师,C,建立公司内部培训讲师档案和培训记录,A,动词使用：使表述更准确,拟订,制订,审批,批准,核准,发布,颁发,下达,转发,2003,2004,2005,权限角度的动词,参与程度角度的动词,承办,审核,修订,核对,协助,组织,参与,配合,PDCA,角度的动词,PD,角度,CA,角度,指挥 指导 组织,建立 落实 实施,收集 编制 执行,计算 接待,拟订,监督 督导 评估,监控 检查 检测,解决 纠正 整理,改进 改善 改良,其他角度的动词,思考行为：,研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划,直接行动：,组织、实施、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助,上级行为：,许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定,管理行为：,达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督,专家行为：,分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价,下级行为：,检查、核对、收集、汇报、提交、制作,针对制度、文案、计划等文件：,编制、编订、拟订、起草、审定、审核、审查、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见,针对信息和资料：,调查、研究、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护,关于某项工作（上级）：,主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、核准、评估,22,岗位职责描述的动词用法,表,1-6,职责描述的常用动词,1,、尽量避免使用“负责,+,动词”的用法,例如，“负责组织”、“负责编制”、“负责提出”之类的表述不规范，应该直接表述为“组织”、“编制”、“提出”。“负责”一词要慎用。,例如，组织公司年度评优工作；,组织公司,ISO9001,的内部审核工作；,2,、动词可以和其他动词搭配使用,例如，“组织制定”、“参与编制”、“协助制定”，,例如，组织制定公司岗位说明书；,参与评审供应商；,协助经理制订培训管理制度；,任职资格的撰写,任职资格，指的是与工作绩效高度相关的一系列人员特征。具体包括：为了完成工作，并取得良好的工作绩效，任职者所需的具备的,知识、技能、能力、以及个性特征要求。,任职资格是决定岗位价值、招募、培训等的重要依据；,任职资格是,对应聘者的要求，,不是针对现有人员的要求；,注意避免的问题是不能大而化之、笼而统之、随意应付之；,任职资格包括以下这些项目：,年龄、经验、专业、学历、所需资格证书,知识要求,技能要求,能力要求,素质要求,24,显性任职资格与隐性任职,资格,“,隐性”任职资格,能力（或称为素质,）、价值观、态度、动机等个人特征,“,显性”任职资格,教育程度、工作经验、,培训与工作技能,通过背景审查、资格证书或者工作样本等方法,来证明,或衡量；,具有很高的准确性,难以测量或者测量的准确性较低；,与工作绩效相关性更高,25,任职资格的撰写,任职资格举例（生产部前工序助工）,年龄规定,年满,21,周岁,工作经验,1,年以上生产管理工作经验,教育背景,最低学历,中专,适合专业,电子、微电子、机械、机电一体化等,资格证书,中专毕业证书,能力要求,专业技能,1,）了解设备操作和状态；,2,）良好的学习沟通能力；,3,）良好的人际关系。,基本技能,1,）常用仪器仪表使用；,2,）熟练掌握工序作业标准。,工作态度,/,个性特征,1,）工作细致认真，谨慎细心，条理性强；,2,）责任心强，勇于承担挑战性的工作；,3,）较强的独立工作能力。,年龄可以填写区间，经验描述可以更具体，知识和能力可以填写在专业技能和基本技能里面。,如何填写“专业技能和基本技能”,基本技能是指完成各种工作时都需要具备的通用的基础操作技术，如,“,写作能力、外语能力和计算机能力,”,；,专业技能是指完成本职工作所需要掌握的与专业相关的能力；,技能都应区分其等级或熟练程度。,岗位,基本技能,专业技能,行政部经理,外语四级，能够阅读一般英文资料；能够熟练使用,OFFICE,办公软件；能够撰写领导发言稿、宣传材料以及以公司名义下发的文件、报告；,能够运用行政管理知识建设并维护内外部工作关系,；,能够运用文秘管理知识处理好文书、档案等管理工作,；,能够运用公关技巧建立良好企业形象，协调公共关系,；,能够运用人员管理的方法和技巧有效地对下属进行管理与开发,；,能有效进行信息收集和提供,；,预算工程师,良好的公文写作能力；能够阅读专业英文资料；熟练掌握数据库管理、工程造价相关软件及网络应用；,能够独立从事大型项目（,30,万平米以上）的标书编制、标的计算、工程预结算,；,如何填写“能力要求”,能力要求一般不宜多，三到五个即可；,常见的能力有：,学习能力：,通过自学更新知识结构，吸收新事物、新工具、新方法的能力；在工作中总结经验教训的能力；开辟新的学习渠道，收集新的信息的能力；,创新能力：,思维灵活，能够从不同的角度思考问题并提出新设想、新方案的能力；改进工作方式和方法的能力；开拓新局面的能力；,协调能力：,处理组织内、外的人际关系、冲突和矛盾的能力；协调平衡大家的利益，促成,“,共赢,”,合作的能力；,沟通能力：,语言准确并简捷地表达自己的思想和感情的能力；,善解人意，与人取得共识的能力,；,通过说服改变对方行为的能力；,执行能力：,领会目标要求，完成任务的能力；执行过程中应变的能力；,信息检索能力：,对信息的敏感性，积累与本岗位工作相关的信息，掌握本领域最新动态的能力；在大量信息中，筛选有效信息的能力；,领悟能力：,领会计划、方案、他人意图的正确性；在领会的基础上，举一反三，做出系列反应的能力；,如何填写“能力要求”（续）,分析判断能力：,对现有信息进行分析，找出相关因素的能力,；,在分析的基础上，对问题的性质、根源及其发展趋势进行判别的能力,；,问题解决能力：,在不同环境、不同层面中发现问题的能力；面对问题提出解决思路的能力；解决问题的周到程度；解决问题的效率；,适应能力,：,熟悉新环境、新关系、新位置的能力,；,根据不同的环境和条件调整自己的心态和工作方法的能力,；,在新的组织关系下定位自身角色，了解其他成员对于自己的期望并与人合作的能力,；,培养指导下属能力,：,发现下属的特点，合理用人的能力,；,因人施教，开发下属的能力,；,计划能力,：,对未来进行预测的能力,；,在预测基础上制定有效目标的能力,；,分步骤有效实施目标的能力,；,组织能力,：,挖掘资源的能力,；,统筹安排，提高资源综合利用效率的能力,；,控制能力,：,面对各种局面，考虑并把握各方面的因素，使事情在自己的掌握之中，朝着自己期望的方向发展的能力,；,紧急情况下，能利用各种有效的方法，稳定局面，使事情正常、有序地发展的能力,；,如何填写“个性特征”,个性特征是指一个人的潜在特质，与生俱来，一般不易改变；,个性特征要求一般不宜多，三到五个即可；,常见的个性特征有：,情绪稳定性：,当有意外发生时，能保持心情平静，头脑清醒；能很快地调节自己，恢复常态；处变不惊，临危不乱；,心理承受力：,坦然面对困难、压力、挫折和复杂局面，积极采取措施去适应、解决它；百折不挠，永不言败；心胸开阔，,“,宰相肚里能撑船,”,；,忠诚：,对组织、事业、职责感情真挚，忠心耿耿，忠实可靠，为组织发展不遗余力地贡献自己的力量；无论遇到多大困难，绝不放弃，全力以赴地帮助组织渡过难关；不遗余力维护组织声誉；,自我认识：,有自知之明，对自己的能力和性格有客观而全面的认识，清醒地认识自己的缺点；明确自己在组织中适合的位置，量力而行；,成就动机：,不满足于已取得的成就，不断为自己提出更高的目标，或是对工作的完成情况提出进一步的要求；对自己的要求很严格，在工作中总是以很高的标准来要求自己；相信事情总是可以而且应该做得更好，经常在已有水平基础上寻求更好的解决方法；很强的时间紧迫感，不允许自己浪费一分钟；,如何填写“个性特征”（续）,团队合作精神：,对团队共同的目标、价值观有深刻的理解和认同；愿意为实现共同目标而尽自己最大的努力；明确自己在团队中的角色，承认并尊重其他工作伙伴的工作对自己的工作以及团队的重要性；开诚布公，愿意、善于与团队成员交流问题，分享经验；为了维护团队利益愿意调整自己的利益；能主动维护团队形象；,全局意识：,能全盘考虑问题，清楚哪些东西对于整个大局是重要的，哪些东西则是不重要的，不会为了小事而误大局；为了顾全大局，能牺牲局部利益；大局利益受到损害时，挺身而出维护大局利益；,人际敏感性：,能敏锐、准确地觉察他人对自己的态度和需求；能正确判断某个群体内部的人际气氛及其细微变化；,责任心：,非常清楚自己的责任，对本职工作一丝不苟，精益求精；遇到困难时，能坚韧不拔地克服困难；工作第一，有奉献精神；出现失误，敢于承担责任，并千方百计加以补救；,原则性：,原则明确，是非分明，实事求是；随时用自己言行维护原则，即使碰到困难，也会坚持原则；对于有违反原则的事情，会坚决与之作斗争；,魄力：,在面临多种选择时，倾向于采取风险大、受益也大的方案；偏爱富有挑战性的、竞争激烈的工作和环境；不拘泥条条框框，敢为人先，做出头鸟；胆识过人，敢于、甚至偏爱涉足那些一般人不敢涉及的领域。,目录,背景,1,岗位说明书是什么,2,如何编写岗位说明书,3,要点及注意事项,4,要点及注意事项,1.,从,GRPR,、,PDCA,、人力资源管理框架理解岗位说明书,2.,岗位说明书是最基本的管理文件，是走入管理的第一步,4.,工作职责和任职资格是重点,5.,工作职责的撰写先要分解职责，然后再具体描述工作内容，可按流,程、输入输出、,PDCA,来撰写，遵循格式，用好动词。不能有遗漏。,6.,任职资格的撰写按对外招聘要求，重点在于能力和个性特征的准确,表述。不能空洞无物。,3.,主要内容包括岗位描述、工作职责和任职资格,要点及注意事项,编制过程是梳理工作、提高对岗位认识的过程，有助于完成任务和团队合作；,认知到位,编写过程和方法按照规范和标准的方法,遵循规范,根据岗位和公司实际情况灵活编写,灵活贯通,岗位说明书的编制并不是很难，但需要编写者和审核者认真、细致、负责任！,认真负责,感谢您的,欣赏和参与,Thank you,