EXCEL数据处理小技巧.ppt

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,Excel,数据处理小技巧,1.,把阿位伯数字录成字符型数字,(,英文录入方式下,),数字,2.,特殊符号录入,插入,-,特殊符号,-,(,在,Excel,中用插入符号，通过选择字体，可获得更多的符号,),公式,:,插入,-,对象,-,公式,(,需安装,),3.,定义序列,(,填充柄功能和重复功能,),可将常用的固定内容定义为序列，提高录入速度。,定义序列方法：单击,-Excel,选项,-,常用,-,编辑自定义列表,-,录入,(,半角逗号分开,),后添加,-,确定,2003,以下版本：工具,-,选项,-,自定义序列,Excel,数据处理小技巧,4.,利用填充功能,序列填充：如,1,3,，,5,，,录入,1,3,，选中,1,3,光标移右下角，变成,+,时，按住鼠标左键拖动右移或下移。,(,可通过自定义序列，减少大量重复录入工作,),公式填充：录入第一行公式，光标移右下角，变成,+,时，双击左键,(,超过,7,万多行后，后面的需手工处理,),。,5.,将大量数字型字符转换为数字,空白处录入,1-,复制,-,选中需转换的单元格,-,右键,-,选择性粘贴,-,乘以,-,确定,Excel,数据处理小技巧,6.,表横向录入,数据,-tba-,数据,-tba-,-,数据,-,回车,7.,整,表纵向录入,选中整个录入区,-,数据,-,回车,-,数据,-,回车,-,数据,8.,重复数据录入,(1),单行或单列重复数据录入：录入第一个数据,-,光标移右下角变为,+-,按住鼠标左键右移或下移,(2),某区域重复数据录入：选中整个录入区,-,在编辑栏中录入数据,-,按住,ctrl,打回车,Excel,数据处理小技巧,9.,数据移位,插入一单元，其它单元格下移 选上一单元格,-,光标移右下角变为,+-,按住,shift,键，按鼠标左键下移。,插入一单元，其它单元格右移 选前一单元格,-,光标移右下角变为,+-,按住,shift,键，按鼠标左键右移。,整行,(,或连续几行,),上,(,或下,),移 选中要移动行,-,光标移边沿变成,-,按住,shift,键，按鼠标左键移至所需行位置。,Excel,数据处理小技巧,整列,(,或连续几列,),左,(,或右,),移 选中要移动列,-,光标移边沿变成,-,按住,shift,键，按鼠标左键移至所需列位置。,插入多行,(,或多列,),从要插入位置选中要插入的行数,(,或列数,)-,鼠标右键,-,插入,Excel,数据处理小技巧,10.,数据的转置,(,行变列，列变行,),选中需转置的数据区域,-,复制,在空白的区域选中一单元格,-,右键,-,选择性粘贴,-,选中转置,-,确定。,Excel,数据处理小技巧,11.,分数录入,三分之一录法为：,0,空,1/3,八又七分之三录入法为：,8,空,3/7,12.,对错号快捷录入,(,常规录入,:,插入,-,符号,),按住,alt+,小键盘,41420,松开可录入对号,按住,alt+,小键盘,41409,松开可录入错号,笔记本电脑用户必须先打开小键盘,(,FN+NumLock,),，否则无法实现。,Excel,数据处理小技巧,13.,平方或立方快捷录入,(,常规录入方法：设置字体为上标或用插入公式进行录入,),按住,alt+,小键盘,178,松开可录入平方,按住,alt+,小键盘,179,松开可录入平方,笔记本电脑用户必须先打开小键盘,(,FN+NumLock,),否则无法实现。,14.,下拉菜单的制作,选中需制作下拉菜单的单元格或区域,-,数据,-,数据有效性,-,数据有效性,-,设置,-,充许中选序列,-,来源中录入可选项,(,注可选项之间用半角逗号分开,),-,确定,word2003:,数据,-,有效性,-,充许中选序列,-,来源中录入可选项,Excel,数据处理小技巧,15.,同一单元格中录入两行内容,运用自动换行：选中单元格,-,右键,-,设置单元格格式,-,对齐,-,选中自动换行,-,确定,手动换行：,alt+,回车,如：制作下表时，进程和星期的录入采用手动换行较好。,Excel,数据处理小技巧,16.,行高度,(,列宽度,),的设置,选中需设置行,(,或列,)-,在行,(,列,),标上右键,-,行高,(,列宽,)-,录入数学,-,确定,17.,条件格式的应用,可用于出错标色。方法：选中单元格,-,条件格式,-,突出显示单元格格式规则,-,选一项规则进行定义,-,确定,条件选错时可用条件格式中的清除规则删除自定义的条件格式。,Excel,数据处理小技巧,18.,处理字符串的函数,(1-4),和两个有用的函数,left,取左边的字符串,格式：,left(,字符串或单元格引用,长度,),right,取右边的字符串,格式：,right(,字符串或单元格引用,长度,),trim,取字符串右边的空,格式：,trim(,字符串或单元格引用,),&,连接字符串,格式,:,字符串或单元格引用,&,字符串或单元格引用,Excel,数据处理小技巧,rank,返回某数在数列中的排名,格式：,rank(,数字，数字区域，排序要求,),注：数字区域,绝对引用和相对引用有区别，一般用绝对引用,(F4,的使用；排序要求,1,升,0,降,),vlookup,找满足条件的行，并返回指定内容,格式：,vlookup(,条件，条件所在块，行列偏移数，匹配精度,),注：条件,类型最好一致。,条件所在块,最好是绝对引用或整列,匹配精度,分,false,精确匹配，,true,近似匹配,(,须以升序排序,),这个函数在根据地址码找农户所在乡、村、小区名称时,特别有用,Excel,数据处理小技巧,19.,快捷键,ctrl+c,复制,ctrl+v,粘贴,ctrl+z,撤消,ctrl+N,插入空白工作薄,ctrl+;,当前日期,ctrl+shift+;,当前时间,ctrl+shift+,下 从选定单元格一直选至尾行,ctrl+shift+,右 从选定单元格一直选至尾列,F4,重复上次操作,(,建工作表、单元格格式定义,),ctrl+F,查找,ctrl+H,替换,alt+tab,幻灯放影屏与其它窗口切换,谢谢,!,