第10章 电子表格软件Excel.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,Excel,课件,第,10,章,电子表格,软件,Excel,学习目标,掌握,工作簿的创建和管理,掌握,工作表中数据的输入、编辑和格式化,掌握,图表的创建和格式设置以及,Excel,的数据管理功能。,分析与管理工作表中的数据。,第,10,章,电子表格,软件,教学内容,10.1,Excel,的基础知识,10.2,创建工作表,10.3,工作表格式化,10.4,工作簿,编辑,10.5,数据管理和分析,10.6,数据的图表化,10.7,页面设置和打印,10.1,Excel,的,基础知识,1.,工作簿,Excel,工作簿的文件扩展名为,.,xls,。,工作簿默认情况下有,三,张工作表,Sheet1,、,Sheet2,和,Sheet3,，,可根据需要增减工作表，但最多不超过,255,张。,“,工具,选项,常规,”,改变工作簿中默认工作表的数目,10.1.1,工作簿、工作表和单元格,工作簿、工作表和单元格,2.,工作表,工作表是一个由行和列组成的二维表，其中行号用数字标识：,165536,；列号用字母标识：,AIV,（,Z,列之后是,AA,列，,AZ,列之后是,BA,列，如此一直到,IV,列）。因此，一个工作表最多可包含,65536,行和,256,列。,3.,单元格,单元格是,Excel,工作表的最小组成单位，所有对工作表的操作都是建立在对单元格操作的基础上，每一个行和列的交叉处即为一个单元格。单元格的名字由它所在行和列的位置决定，例如：,C3,表示第,3,行第,C,列交叉处的单元格,。,工作簿、工作表和单元格,10.1.2 Excel,的,启动和退出,1.,启动：,开始,程序,Microsoft Excel,双击桌面,上,Excel,的快捷方式图标,双击,Excel,文档,2.,退出：,“文件,关闭”,“文件,退出”,【,ALT+F4,】,快捷键,单元格名称框,编辑栏,列标,行号,工作表滚动按钮,工作表标签,水平拆分框,垂直拆分框,编辑确认区,状态栏,工作簿窗口组成,10.1.4,工作簿的操作,建立,工作簿,M,新建空白工作簿,方法,1,：单击“常用”工具栏上的“新建”按钮，可以直接新建一个 空白工作簿。工作簿默认的取名为,Book1,，,Book2,，,Book3,等。,方法,2,：选择“文件”菜单中的“新建”命令，在“新建工作簿”任务窗格中单击“空白工作簿”。,M,根据模板新建,“文件,新建,新建工作簿,通用模板”；,改变所选模板的显示形式,选择“电子方案表格”选项卡,2.,打开已有的工作簿,M,“,文件,”,菜单,“,打开,”,命令,3.,保存建立好的工作簿,M,“,文件,”,菜单,“,保存,”,命令,10.1.4,工作簿的操作,4.,关闭工作簿,M,“,文件,”,菜单中的,“,关闭,”,命令。,M,标题栏右端的,“,”,按钮。,12.2.1,单元格选择,单个单元格的选择,、,、,鼠标单击,选定连续单元格区域,选中区域左上角的单元格，按下鼠标拖动至区域右下角的单元格；,先选中左上角的单元格，按住,Shift,键单击区域右下角的单元格。,当然用,Shift,键加方向键同样可完成区域的选定。,区域的表示方法为,“,左上角单元格名,:,右下角单元格名,”,，例如,A2:D5,。,注意：选中区域后，活动单元格为此区域的左上角单元格,10.2,创建工作表,选定多个不连续单元格（多个区域）,先选定第一个单元格（或区域），按住,Ctrl,键，再选择其他单元格（或区域）,选定多个不连续区域,选定行和列,要选中整行（列），单击行（列）号即可。,要选定几行（列），若这几行（列）是连续的，沿行（列）号拖动鼠标。或者先选定区域中的第一行或列，然后按住,Shift,键再选定区域中最后一行或列。若是不连续的行（列），那么先选定第一行（列），然后按,住,Ctrl,键再选定其他的行（列）。,选定整个工作表,单击工作表行号和列号交叉处的全选框即可。,取消原选定,只要单击任一单元格，就可取消工作表内原先选定的单元格或区域。,1,单个单元格数据输入,直接输入：选定单元格直接数据数据,确认输入：,Enter,键、,tab,键、或单击编辑栏上的“”按钮。,10.2.2,数据的输入,Excel,中常用的数据类型,类 型,举 例,文本,Excel,单元格,日期,2004,年,3,月,5,日,时间,12:43:25,数值,657.65,货币,￥638.00,（,1,）,文本输入,文本,左对齐。,输入纯数字形式的文本（身份证号码、电话号码、邮政编码等），,在第一个数字前加一个单引号。,（,2,）,数值输入,数值右对齐,输入分数时：应先输入“,0”,和一个空格，然后再输入分数。,（,3,）,日期和时间输入,例如：,f,98/5/8 1998-5-8,f,5/8 5,月,8,日,f,14:20 14:20,f,10:15a 10:15AM,f,2:45:10p 2:45:10PM,f,ctrl+;,系统日期,f,ctrl+shift+;,系统时间,文本的输入,数值的输入,数值过大用科学记数法表示,输入,200012,的结果,输入,0 3/7,的结果,日期型数据的输入,时间型数据的输入,（,4,）,公式输入,先输入“”，然后输入公式内容。,2,系列数据自动填充输入,（,1,）,相同数据的输入,方法一：选定输入相同数据的区域，输入数据，再按,CTRL+ENTER,键。,方法二：在第一单元格内输入数据，拖动其右下角的填充柄到最后一个单元格。,（,2,）,系列数据输入,输入字符数据：在第一单元格内输入数据，向下或向右拖动其右下角的填充柄。,输入数值序列数据，应先在第一单元格内输入数据，按住,CTRL,键再拖动其右下角的填充柄。,选择填充类型,如果初始值是文字和数字的混合体，填充时文字不变，数字递增。,自动填充柄,自定义序列数据,方法,1,：“工具,选项,自定义序列”选项卡,新序列,在,此处输入新序列,自定义序列,方法,2,：导入区域中的数据序列,通过此按钮选择导入数据的区域,（,3,）,使用鼠标建立序列,输入,前两个单元格,中的数据，,选中这两个单元格,，再拖动选定区域右下角的填充柄进行填充。,（,4,）,使用“序列”对话框建立序列,输入,第一个单元格,中的初始值，单击“编辑”“填充”“序列”命令,在行方向上填充从当前日期开始到,5,月,1,日结束的所有工作日,1,公式中的运算符,!,算术运算符：,*,/%,!,文字运算符：,!,比较运算符：,!,单元格引用运算符,:,空格,10.2.3,数据计算,算术运算符,算术运算符,功 能,优先级,举 例,%,（百分号）,百分比,1,50%,（乘方）,计算数的乘幂,2,52=25,-,（负号）,求一个数的相反数,3,-3,*（乘号）,两个数相乘,4,2*6=12,/,（除号）,两个数相除,4,7/2=3.5,+,（加号）,两个数相加,5,5+9=14,-,（减号）,两个数相减,5,10-6=4,比较运算符,算术运算符,功 能,优先级,举 例,=,（等于号）,等于,1,4=7,值为,FALSE,（大于号）,大于,1,47,值为,FALSE,（小于号）,小于,1,4=,（大于等于号）,大于等于,1,4=7,值为,FALSE,=,（小于等于号）,小于等于,1,4=7,值为,TRUE,（不等于号）,不等于,1,47,值为,TRUE,文本运算符,：,用于将一个或多个文本连接为一个更长的文本。例如，“,Excel,用起来”,&,“,很方便”得到“,Excel,用起来很方便”。,另外：除了以上介绍的运算符外，还有一些符号也可以当作运算符，例如“,:,”,用于区域的表示中，“,”,用于函数中多个参数之间进行分隔，“,(,”,和“,),”,用于强制性改变运算的优先次序。,当一个公式中出现不止一种运算符时，其优先次序为：（）、算术运算符、文本运算符、比较运算符。,2,编制公式,输入公式的方法是：选定要输入公式的单元格后，先输入,“,=,”,，然后输入根据具体情况编写的公式，最后按回车键或鼠标单击编辑栏中的 按钮确定。,注意：如果选中公式所在的单元格，单元格中显示的是公式的计算结果，公式本身在编辑框中显示。,修改公式的方法是：只需选中此单元格，然后在编辑框中进行修改，修改结束后，按回车键或鼠标单击编辑栏中的 按钮即可。,3,单元格引用,（,1,）,相对引用：,当编制的公式被复制到其他单元格中时，能够根据移动的位置自动调节引用的单元格。,操作：直接输入单元格的名称。,（,2,）,绝对引用：,复制公式时，绝对引用单元格将不随公式位置的移动而改变单元格的引用。不论公式复制到哪里，公式中引用的单元格都不会改变。,操作：在行号和列标前面均加上一个“”。,（,3,）,混合引用：,是指引用单元格名称时，在行号前加“”符或在列标前加“”符号的引用方法。,（,4,）,非当前工作表中单元格的引用,引用方法：“工作表标签！单元格引用”。,常用函数及其格式：,求和函数：,sum,（,参数,1,，参数,2,，,）,求平均函数：,average,（,参数,1,，参数,2,，,）,统计个数函数：,count,（,参数,1,，参数,2,，,）,最大值函数,:max,（,参数,1,，参数,2,，,）,最小值函数,:min,（,参数,1,，参数,2,，,）,4,函数引用,函数引用格式：函数名（参数,1,，参数,2,，,）,函数的输入,插入点定位到引用函数的位置，“插入函数”或 单击编辑栏确定区中的 按钮,函数类别和函数名,设置函数参数,函数参数折叠框,相邻区域的数据求和：选中单元格后单击自动计算按钮。,5.,自动求和,:,自动求和按钮“”,也,可以直接双击此单元格,10.2.4,数据编辑,1.,修改数据,修改部分内容,选中单元格后在编辑框中修改,双击单元格进行修改,替换单元格内容,选中单元格后直接输入新内容,2.,清除数据,选定单元格区域，按住,delete,键只能清除数据内容，不能清除格式。,“编辑”菜单下的“清除”命令，可选择“格式”、“内容”、“批注”、“全部”。,将,单元格的格式恢复为“常规”,相当于选中单元格后按,Del,键，保留格式和批注,包括以下三项,只删除批注，其他项,3.,复制和移动数据,鼠标拖动法,按住,CTRL,的同时拖动鼠标实现的是复制操作；直接拖到鼠标实现的是移动操作。,使用“剪贴板”,选中源区域后，选择,“,编辑复制,”,；然后选择,“,编辑粘贴,”,；将上述,“,复制,”,改为,“,剪切,”,即为,“,移动,”,数据。,也可直接使用,“,常用,”,工具栏上的相关按钮。,10.3,工作表格式化,10.3.1,单元格、行、列的插入和删除,1,、工作表的行、列、单元格的插入,“,插入,”菜单下的“,单元格,”、“,行,”、“,列,”命令,2,、工作表的行、列、单元格的删除,步骤：,a),选定,要删除的对象,b)“,编辑,”菜单下的“,删除,”命令,1,、调整行高与列宽,1,）,鼠标拖动：,拖动行,/,列号分隔线,2,）菜单命令：,选定行或列“格式”菜单行或列“行高”或“列宽”命令,退出,上页,下页,10.3.2,工作表格式化编辑,2,、对,Excel,工作表可进行下列格式化操作：,数字格式,日期时间格式,字符对齐方式,字体格式,单元格边框,底纹,和图案,保护格式,退出,上页,下页,格式化工作表的主要操作界面,:,“格式”菜单“单元格”“单元格格式”对话框,目录,退出,上页,下页,一、数字格式的设定：,目录,退出,上页,下页,从未输入过数据的单元格中输入数字：,默认,“常规”,格式,设置数字格式的方法：,方法,1,：,选定单元格（或区域），“单元格格式”,对话框,“数字”,标签,方法,2,：,使用格式工具栏,货币样式、百分比样式、千位分隔样,式、增加,/,减少小数位数,等,二、日期,/,时间格式的设定：,“单元格格式”对话框“数字”标签选择日期,/,时间中的某个“类型”,目录,退出,上页,下页,三、标题与数据对齐方式的设定：,1,、,标题“居中”,2,数据对齐,目录,退出,上页,下页,1,、标题“居中”：,方法,1,：,“格式”工具栏“合并及居中”按钮,方法,2,：,“单元格格式”对话框“对齐”标签水平及垂直居中，并选定“合并单元格”复选框,目录,退出,上页,下页,2,数据对齐：,1,）对齐：,方法,1,：,“格式”工具栏水平对齐方式按钮,方法,2,：,“单元格格式”对话框“对齐”标签,水平或垂直对齐方式,2,）旋转：,“单元格格式”对话框“对齐”标签拖动,方向,中的红色标志,目录,退出,上页,下页,四、字符格式设定：,方法,1,：,使用“格式”工具栏,方法,2,：,“单元格格式”对话框“字体”标签,目录,退出,上页,下页,五、网格线与边框,1,网格线：,“工具”菜单“选项”“选项”对话框“视图”标签,“网格线”复选项,2,边框：,1,）“格式”工具栏边框按钮,2,）“单元格格式”对话框“边框”标签设置边框颜,色、线型、样式等,注意：应先设置线条、再单击相应框线按钮,目录,退出,上页,下页,六、单元格底纹与颜色,“单元格格式”对话框“图案”标签,目录,退出,上页,下页,3,、条件格式：,选定区域“格式”菜单“条件格式”“条件格式”对话框设置相关条件,（,可同时设置三个条件,）,退出,上页,下页,4,、自动套用格式,选定单元格区域“格式”菜单“自动套用格式”“自动套用格式”对话框,退出,上页,下页,5,、复制格式：,使用,格式刷,进行格式复制,使用格式刷能复制的格式有：,字体格式、数字格式、对齐方式、框线、底纹、是否合并单元格,等,退出,上页,下页,6,、删除格式,：,选定要删除格式的单元格（区域）“编辑”菜单“清除”“格式”,退出,上页,退出,上页,下页,10.4,10.5,内容提要,工作簿编辑,工作表的选择,工作表的插入、删除和重命名,工作表的复制和移动,工作表窗口的拆分与冻结,数据管理和分析,数据列表,数据排序,筛选数据,分类汇总,数据透视表,10.4,工作簿编辑,10.4.1,工作表选择,1,、,单个工作表的选择,方法一：单击工作表标签,方法二：右键单击标签滚动按钮处，选择标签名。,2,、多个工作表的选择,多个连续工作表：,单击第一个工作表标签，按住,SHIFT,同时单击最后一个工作表标签。,多个不连续工作表：,CTRL,单击工作表标签,选择全部工作表：,右键单击任一工作表标签，在快捷菜单中选,“,选择全部工作表,”,。,取消工作组选定：,单击任一未选定工作表标签，或右键单击在快捷菜单中选,“,取消成组工作表,”,10.4.2,工作表的插入、删除和重命名,1,、工作表插入,操作方法：单击“插入”菜单下的“工作表”命令,2,、工作表删除,方法一：选定工作表，单击,“,编辑,”,菜单下的,“,删除,”,命令,方法二：选定工作表，右键单击选择快捷菜单中的,“,删除,”,命令,3,、工作表重命名,操作步骤：,选定工作表，右键单击选择快捷菜单中的,“,重命名,”,命令,在反白显示的工作表标签处删除原名，输入新名，回车确认。,10.4.3,工作表的复制和移动,移动工作表：鼠标拖动,复制工作表：按住,ctrl,键同时，鼠标拖动,方法二：,选定工作表，,右键单击标签，在快捷菜单中选择,“,移动或复制工作表,”,命令,。在出现的对话框中，设定目标位置。,复制选定,“,建立副本,”,项。,方法一：,10.4.4,工作表窗口的拆分和冻结,1,、工作表窗口拆分,拆分方法：,拖动“水平”或“垂直”拆分按钮,撤销拆分方法：,双击拆分线或“窗口”菜单下的“撤销拆分窗口”。,2,、工作表窗口冻结,是指将工作表窗口的上部或左部固定住，使其不随滚动条的滚动而移动。,冻结方法：,选定冻结行或列的下一行或右一列，单击“窗口”菜单的“冻结拆分窗口”命令。,取消冻结方法：,单击“窗口”菜单中的“撤销冻结窗口”命令。,10.5,数据的管理与分析,Excel,除了具有数据计算功能，还提供了简单的数据库管理功能。使用它可以对表中数据进行例如列表、排序、筛选等工作。,10.5.1,数据列表（数据清单）,数据列表是将工作表某一个区域中的数据作为数据库处理，按照行、列方式组织数据。每一行称为记录，每一列称为字段。数据列表的第一行称为标题行，由字段名组成。,数据清单,正确创建规则：,列名唯一,纯数据（杜绝空行、非法数据）,同列数据的数据类型和格式应完全相同,避免在一张工作表上放置多份数据清单,使用“数据”,/“,记录单”菜单命令，打开某数据清单的记录单。,利用记录单可以进行下列操作：,输入数据,修改和删除数据,查找数据清单中的记录,使用记录单编辑数据清单,排序分类：,单列数据,的排序（快速排序）,复杂数据,的排序（轻重缓急）,数据类型：升序：降序：,文本,A,B,Z Z,X,A,数字,1,2,10,9,日期,Jan 1,Dec 31,10.5.2,数据排序,数据排序,操作步骤：,第一步，选择排序的数据区域。,第二步，打开,“,数据,”,菜单，单击,“,排序,”,，弹出,“,排序,”,对话框。,第三步，选择排序的主要关键字及按递增或递减。,第四步，单击,“,确定。,复杂数据的排序,复杂数据的排序,用以设置两个以上的排序约束条件。,数据排序,10.5.3,筛选数据,大表,明晰的小表,有条件的筛选,数据筛选,自动筛选的操作：,第一步，选择筛选的数据区域。,第二步，单击,“,数据,”,，指向,“,筛选,”,，单击,“,自动筛选,”,，在数据清单第一行的各字段名旁出现一个下拉箭头。,第三步，在要筛选字段名的下拉箭头上单击，并在列表中选择或输入筛选条件。,第四步，单击,“,确定,”,。,取消某个字段的筛选条件：,单击该字段的筛选箭头，选择,“,全部,”,即可。,取消所有的筛选条件：,选择,“,数据,”,菜单的,“,筛选,”,选项中再次选择,“,自动筛选,”,命令项即可。,10.5.4,分类汇总,先分类（排序），后按类汇总分析。,分类汇总,1.,简单汇总,在分类汇总前必须按分类关键字段排序；,选择所需的汇总单元格区域；,单击,“,数据,”,中,“,分类汇总,”,；,选择分类字段（与排序的分类关键字段一致）；,选择,“,汇总方式,”,，选定,“,汇总项,”,；,选择,“,替换当前分类汇总,”,、,“,汇总结果显示在数据下方,”,；,单击,“,确定,”,按钮，完成分类汇总。,分级显示符号,分类汇总数据分级显示,数据默认分为,3,级,.,分级显示数据,分类汇总,3.,嵌套分类汇总,嵌套分类汇总的前提,是数据已按两个以上,关键字排序分类。,分类汇总,10.5.5,数据透视表,数据透视表也是一种汇总表，但它提供了一种自动的功能使得创建和汇总数据变得方便简单，用户可以随时按照不同的需要，依不同的关系提取和组织数据。,1,、创建数据透视表,单击数据清单中的任一单元格；,调用菜单命令,“,数据,/,数据透视表和图表报告,”,；,指定待分析数据的数据源类型为,“,Microsoft Excel,数据清单或数据库,”,所需的报表类型为,“,数据透视表,”,，单击,“,下一步,”,；,选定要建立数据透视表的数据源区域，单击,“,下一步,”,；,选择,“,数据透视表显示位置,”,；,设定数据透视表的版式，单击,“,确定,”,；,单击,“,完成,”,按钮，完成要求的数据透视表。,2.,更新数据透视表中的数据,方法一,:,先选定数据透视表中的任一单元格,单击,“,数据,”,菜单下的,“,更新数据,”,命令,;,方法二,:,先选定数据透视表中的任一单元格,单击,“,数据透视表,”,工具栏上的,“,更新数据,”,按钮,图表是工作表数据的图形表示，用来生动、形象地表示数据。,10.6.1,创建图表,（,1,）选中用于制表的数据区域。（,2,）选择“插入”菜单的“图表”命令，或单击“常用”工具栏上 的“图表向导”按钮，选择图表类型；（,3,）在“图表数据源”对话框中，选择图表的数据系列；（,4,）在“图表选项”对话框中，设置标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表；（,5,）在“图表位置”对话框中，选择是建立嵌入式图表还是工作表图表。,10.6,数据的图表化,任务一 图表的建立,1,、,建立,数据源,构成图表的工作表或数据透视表。,1,）数据系列：在图表中表现的数据组；,Y,轴代表垂直方向，表示数值的大小，称数值轴。,2,）类：坐标的,X,轴代表水平方向，常用来表示时间或种类称分类轴；,而时间或种类被统称作类，是数据系列的标题。,数值轴,分类轴,数据系列,2,、实际建立一个图表,1,）,使用图表向导建立图表,（,工具栏快捷按钮）,（“插入,”图表“）,快捷按钮,菜单方式,进入图表向导：,四个步骤,非常重要的六个图表选项,常选择此项，将数据源和图表放在同一张工作表中显示。,我得,返回,再复习一次！,Yeah!,大功告成了！,10.6.2,图表编辑,编辑图表,“,图表”菜单,“图表”工具栏,1,、图表对象,图表对象是一个图表的各个组成部分。,2,、,移动、复制、缩放和删除图表,移动：直接拖动图表,复制：按住,ctrl,键,拖动图表,缩放：拖动周围的控点,删除：选择后按,delete,键,3,、,改变图表类型,“图表”菜单下的“图表类型”命令,4,、,编辑图表中的数据,（,1,）删除数据,（,2,）,向图表中添加数据序列,步骤：,在工作表中选择要添加的数据,单击工具栏上的“复制”按钮,单击图表区，再单击工具栏上的“粘贴”按钮,5,、,修改图表区表格,设置图表区格式：,选定图表，单击“格式”菜单下的“图表区”命令。,6,、图表中各对象的格式化,双击或右键单击对象,10.7,页面设置和打印,10.7.1,页面设置,“,文件,”菜单下的“,页面设置,”命令,1.,页面,2.,页边距,3.,页眉,/,页脚,4.,工作表,10.7.2,打印预览和打印,1.,打印预览,方法一,:,“,文件”菜单下的“打印预览”命令,方法二,:,常用工具栏中的“打印预览”按钮,2.,打印工作表,