电子表格处理软件.ppt

,电子表格处理软件,Excel 2000,主要内容,1.,1,工作环境和基本概念,1.2,基本操作,1.3,工作表中数据的编辑,1.4,工作表的格式化,1.5,公式的使用,1.6,图表,1.7,工作表和图表的打印,1.8 数据库管理,1.,1,工作环境和基本概念,1.,Excel 2000,的窗口界面,2.,Excel 2000,的基本概念,1.,Excel 2000,的窗口界面,标题栏,菜单栏,工具栏,格式栏,编辑栏,工作表标签,滚动条,工作表区,Excel 2000,的窗口完全符合,Windows,的窗口规范,由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表区、工作表标签和状态栏等元素组成。其中编辑栏、工作表区和工作表标签是,Excel,特有的内容。,编辑栏,：用来显示活动单元格的内容，也可以输入并编辑活动单元格数据。由三部分组成，自左向右依次为“,名字框,”、“,命令按钮,”、“,公式栏,”。,名字框,显示单元格地址，显示常用函数名及函数向导。,公式栏,显示活动单元格的数据，也可输入并编辑其内容。,命令按钮,分别有：“,取消,”、“,输入,”及“,编辑公式,”按钮，分别用于取消、确认当前的输入操作或输入公式。,工作表区,：上面一行是列标题栏，标示各列的编号，左侧是行标题栏，标示各行的编号。,工作表标签,：工作表标签用来完成同一工作簿中不同工作表的切换,2.,Excel 2000,的基本概念,工作簿,工作簿是,Excel,的普通文档或文件类型，由一个或多个工作表组成，文件名以,book1、book2,等命名,工作表,工作表是存储和处理数据的主要空间，是最基本的工作单位。工作表由单元格组成，单元格的纵向为列、横向为行。,单元格,工作表中的单元格是指行与列的交叉部分，是表格的最小单位。,1.2,Excel 2000,的,基本操作,工作簿的创建,2.数据的输入,3.工作簿的保存,4.工作簿的保护,1.工作簿的基本操作,6.工作簿窗口的拆分与冻结,工作簿的创建,系统自动创建一个新的空白工作簿,Book1,。,一个工作簿包含多张工作表,Sheet,序号,，默认值为3张工作表，工作表名缺省为,Sheet1，Sheet2，Sheet3。,每张工作表都有一个工作表标签与之对应。,创建新工作簿：,空白工作簿,基于模板的工作簿,创建空白工作簿,使用菜单,使用工具按钮,单击“常用工具栏”中“新建”工具按钮，也可以创建空白工作簿。,文 件,新 建,常 用,工作簿,创建基于模板的工作簿,选择“文件”菜单中的“新建”命令，弹出“新建”对话框。,单击对话框的“电子方案表格”选项卡，并单击所需的模板图标，如图1.3“旅游企业财务报表”。,单击“确定”按钮。,2.数据的输入,单元格的选定,选定单个单元格,选定连续的多个单元格,选定不连续的多个单元格,输入数据,在工作表中可以输入两种基本数据：,常数,和,公式,常数是指文字、数字、日期、时间等数据，也包括逻辑值和误差值,公式是指包含有,“,=,”,的公式函数、宏命令等，由操作符、常数、函数、单元标识等构成,1）常数值的输入,单元格数据的显示格式,选定相应的单元格 “格式”“单元格”,单击鼠标右键，弹出“单元格格式”对话框,单击“数字”选项卡,根据需要选定相应的分类和格式,数字的输入,英文句点作为小数点,逗号作为分组符,在数字前面加一个“减号”或用圆括号括起来，表示负数,/表示分数，在“常规”格式下输入分数时，为了与日期数据相区分，在分数前要加“0空格”，如键入,0 1/2,。,在默认时，所有数字在单元格中均右对齐。,在“常规”数字格式下输入数据时，若数字长度超出单元格宽度，系统以科学记数(1.89,E+08),的形式表示。,文本的输入,对于,文本数据可在选定的单元格中直接输入。,在单元格中输入“硬回车”，可键入,Alt+Enter,。,对于,由一串数字组成的文本，如“学号”之类的数据，输入时可使用如下方法之一：,在该串数字的前面加一个单引号。,可先设置相应单元格为“文本”格式，再输入数据。,对已经输入了数字的单元格，使用“单元格”命令将其设置为“文本”格式,日期与时间的输入,在一个单元格中输入日期和时间时，必须用空格分隔日期和时间。,输入时间时，可输入,am、pm,表示上午、下午；如,3:00,pm,。(,时间与字母间有一个空格),键入日期时，可使“/”或“.”。日期的格式有：年.月.日、年/月/日、月.日、月/日,默认时，日期和时间项在单元格中右对齐,3.工作簿的保存,原名保存,换名保存,新工作簿的保存,自动保存,4.工作簿的保护,设置打开工作簿密码,打开工作簿，选择“,文件,”菜单中的“,另存为,”命令,单击对话框中“,工具,”按钮，选择其中“,常规选项,”,在“打开权限密码”编辑框中输入密码,“确认密码”编辑框中重新输入密码,单击“另存为”对话框中“保存”按钮，再单击“是”,设置只读属性,在“保存选项”对话框中选择“建议只读”复选框，然后单击“确定”。,设置保护工作簿结构与窗口密码,单击“,工具,”菜单中“,保护,”命令，然后单击“,保护工作簿,”。,为防止他人取消工作簿的保护，也可以设置修改权限密码。,1.工作簿的基本操作,选定工作表,：,在,工作表标签位置，方法同文件,或文件夹的选定,工作表切换：,单击相应工作表的工作表标签,插入工作表：,插入 工作表命令；,右单击工作表标签 插入选项,删除工作表：,编辑 删除工作表命令,右击工作表标签 删除命令。,工作簿重命名：,双击工作表标签,选中工作表，单击“格式”“工作表”“重命名”命令,右击工作表标签，选择“重命名”命令,直接键入新工作表名,移动、复制工作簿,“编辑“移动或复制工作表”命令,右单击要移动或复制的工作表标签 “移动或复制工作表”,选中“建立副本”复选框，完成复制操作，否则完成移动操作,沿工作表标签行拖动选定的工作表标签可移动工作表,按住,Ctrl,键的同时拖动选定的工作表标签，可复制工作表,选中工作表 “工具”“保护”“保护工作表”选择选项,各选项的含义如下：,内容：禁止更改工作表的单元格和图表项。,对象：禁止其它用户删除、移动、编辑单元,格和图形对象。,方案：禁止更改方案的定义。,如果当前显示的工作表处于保护状态，在“工具”菜单下“保护”选项中将显示“撤消工作表保护”命令；选中该命令，可撤消对工作表的保护。,工作簿的保护和撤消,6.工作簿窗口的拆分与冻结,拆分：水平拆分 垂直拆分,方法：拖动垂直滚动条上方或水平滚动条右侧的分割框,使用窗口菜单中的拆分命令把一个窗口分成4个窗口,工作簿窗口的冻结,选定要冻结的窗格的位置（即活动单元格的位置）,单击“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令,用鼠标上下拖动“垂直滚动条”实现横线下半部工作表滚动；拖动“水平滚动条”实现实现竖线右半部工作表滚动,当需要撤消窗口冻结时，使用“窗口”菜单中的“撤消冻结窗口”命令,1.3 工作表中数据的,编辑,1.单元格的编辑,2.数据的移动和复制,3.数据填充,4.数据查找与替换,1.单元格的编辑,修改单元格数据,清除或删除单元格、行或列,插入单元格、整行、整列,移动或复制单元格数据,查找与替换,修改单元格数据,数据修改与数据删除,在,Excel 2000,中，修改数据有两种方法：一是在编辑栏中修改，二是直接在单元格中修改。,Excel 2000,中数据删除有两个概念：,数据清除和数据删除,。,清除命令,只是删除了单元格、行、列中的内容（公式和数据）、格式或批注，清除后，单元格仍然保留在工作表中。,删除命令,可将单元格、整行或整列删除，删除后，周围的单元格、行、列将移动并填补删除后的空缺。,单元格、行、列的插入和删除,插入单元格 插入整行 插入列,2.数据的移动和复制,移动或复制单元格中的部分数据,移动或复制整个单元格,在同一行或列中复制数据或公式,3.数据填充,1）同时在几个单元格中输入相同的数据,选中要输入数据的单元格，可以是多个连续或不连续的单元格,输入数据,键入,Ctrl+Enter,2）在相邻单元格中自动填充,在起始单元格输入起始数据，并选中该单元格，用鼠标向被填充的单元格方向拖动，则数据自动填充到鼠标经过的单元格。采用不同的填充方法可以实现不同的数据填充结果,复制单元格内容,数据按递增1或减1顺序扩展,将单元格数据按某种关系进行扩展,4.数据查找与替换,查找对话框,替换对话框,统配符的使用,?:代表位于相同位置上的单个字符,*:,代表位于相同位置上的多个字符,例如：查找所有姓“张”的单元格。,在“查找内容”中输入“张”，并取消“单元格匹配”选项，或只输入“张*”,1.5 工作表的格式化,1 数据格式化,2 工作表列宽和行高的设置,3 对齐方式,4 设置边框和底纹,5 格式复制与删除,6 自动套用格式,1 数据格式化,1设置单元格的数字类型,2设置单元格数据字体、字型、字号、颜色及其他效果,2 工作表列宽和行高的设置,1列宽的设置 2行高的设置,3 对齐方式,1设置文本的对齐方式,2在单元格内显示多行文本,3合并单元格,4 设置边框和底纹,1单元格边框的设置和删除,2单元格底纹的设置与删除,5 格式复制与删除,1格式复制:,使用格式刷单击或双击,使用选择性粘贴,选定格式,复制,选定对象,选择性粘贴,2格式删除,6 自动套用格式,选定表格区域,格式,自动套用格式,1.5,公式的使用,1 公式的创建,2 认识函数,3公式的移动和复制,1 公式的创建,公式语法,公式是由“=”开头，后跟由运算符、常数、函数、单元格引用等组成的序列,单元格引用,数值型常数,函数,加法运算符,除法运算符,区域引用,=（,B2+10）/MAX（D5：F5）,公式的创建,在活动单元格中键入“=”,单击“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮,键入公式内容,按,Enter,键确认,公式中常用的运算符,（半角符号）,算术运算符：、.、*、/、%,关系运算符：=、=、,文本运算符：&,引用运算符：,引用运算符,含义,：（冒号）,区域运算符，指对第一个和第二个单元格形成的单元格区域的引用,，（逗号）,联合运算符，对两个单元格或单元格区域组合的引用,（空格）,交叉运算符，产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用,公式中的运算顺序,运算符,说明,:（冒号）,（逗号）（空格）,引用运算符,.,负号（如.1）,%,百分比,乘幂,*和/,乘和除,+和.,加和减,&,连接两串文本（连接符）,=,比较运算符公式中的数值转换,函数的语法形式：,函数名（参数1，参数2，）,函数的输入,先选择活动单元格，输入“=”；然后单击工具栏中的“粘贴函数”按钮，弹出“粘贴函数”对话框。,在“函数分类”列表框中选择函数类型,2 认识函数,选择“确定”按钮，弹出相应函数的对话框，在对话框中输入函数的参数,单击“确定”按钮后，函数输入完毕,自动求和,选定要求和的单元格区域,单击“常用”工具栏的“自动求和”按钮,，计算结果显示在选定的空白单元格区域中,单元格中显示的有关信息,#,NULL,使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。,#,NUM！,公式或函数中某个数字参数有问题。,#,REF！,单元格引用无效,#,DIV/O!,公式被 0（零）除,#,VALUE！,使用错误的参数或运算对象类型,#！单元格中的数值或结果太长显示不下。,#,NAME？,公式中使用了,Excel 2000,不能识别的文本,。,#,N/A,函数或公式中没有可用数值时,3公式的移动和复制,标准的引用格式为：,！,绝对引用：公式中所引用的单元格位置都是在工作表中的确切位置，与公式所在的单元格位置无关，单元格的绝对引用表示形式为：$,A$1、$B$1、$C$1,等，以次类推。如表1.4（,a）,中单元格,B4,中$,A$3,为绝对引用。,相对引用：在生成公式时，对单元格或区域的引用通常基于它们与公式单元格的相对位置，如,A1，B3,等。在表1.4（,b）,中，单元格,B4,包含公式,A3；Microsoft Excel,将在距单元格,B4,上面一个单元格和左面一个单元格处的单元格中查找数值。这就是相对引用。,1.工作表的编辑及格式化举例,1.7 图表,1.7.1 图表的创建,1.7.2 图表的操作,1.7.3 图表对象格式的设置,1.7.4 图表应用举例,1.7.1图表的创建,Excel,中的图表有两种：,嵌入式图表:,图表以对象方式插入在数据工作表中,即,图表与数据处在同一工作表,图形图表,：,图表与生成图表的数据分别放在不同的工作表中，放置图表的新工作表又称为图表工作表。,创建嵌入式图表,(1)先选定制作图表的数据所在的单元格区域 (2)单击工具栏的“图表向导”按钮；或在“插入”菜单中选择“图表”,“在原工作表中嵌入”,创建图表图形,(1)先选定制作图表的数据所在的单元格区域 (2)在“插入”菜单中选择“图表”,“建立新图表”选项,1.,图表的移动和缩放,图表的移动,图表的缩放,2.,更改图表类型,选中需要修改的图表,选择“图表”菜单上的“图表类型”命令；或右单击图表的空白处,在“标准类型”或“自定义类型”选项卡中，单击需要的图表类型,1.7.2 图表的操作,3设置图表选项,增加图表和坐标轴标题,修改图表标题和坐标轴标题,删除图表标题、坐标轴标题,设置图例,添加数据标志,添加网格线,4更新图表,修改数据源,向图表中添加数据,用复制与粘贴方法添加图表数据,用鼠标拖动方法添加图表数据,删除图表数据,同时删除工作表和图表中的数据,仅删除图表中的数据系列,1.7.3 图表对象格式的设置,1设置图表区格式,2设置绘图区格式,3设置图表标题、图例及坐标轴格式,1设置图表区格式,图表区域是整个图表的总称，包括图形、图例、坐标轴等。对图表可以进行所有字符的“字体”、“图案”及图形对象“属性”等格式的设置。,选中图表；,在图表的空白处单击鼠标右键，选中“图表区格式”命令；或单击“格式”菜单“图表区”命令,单击“字体”选项卡，设置需要的字体、字型和字号。,单击“图案”选项卡，设置图表外框线的样式、颜色和线条粗细；图表区域的背景颜色；图表区域的填充效果。,单击“属性”选项卡，设置图形对象的大小和位置与单元格的关系等,2设置绘图区格式,绘图区是指图表的图形区域。用户可以为图形区添加背景颜色和填充背景图案。,在图形区域双击鼠标或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“,绘图区格式,”命令。,在弹出的对话框中设置绘图区边框、区域填充颜色和填充效果。,单击“确定”按钮。,3设置图表标题、图例及坐标轴格式,在图表中，标题包括,坐标轴,（分类轴,X,和数值轴,Y）,标题,和,图表标题,，用户可以移动、修改和设置标题字体格式。,对图例可以移动和进行格式设置，同时还可以更改图例框的大小，但标题框的大小不能更改。,1.7.4 图表应用举例,1.8,工作表和图表的打印,页面设置,设置页边距,设置打印标志,打印设置,选择打印范围,打印到文件,直接打印到打印机,打印,1.9 数据库管理,1.9.1 数据库基本概念,1.9.2 数据库基本操作,1.9.3 数据排序,1.9.4 数据筛选,1.9.5 分类汇总,1.9.6 数据透视表和数据透视图（略）,1.9.1 数据库基本概念,1.数据库与数据清单,2.字段、字段名,3.记录,1.9.2 数据库基本操作,1.创建数据库,记录的输入方法有两种,直接在单元格中输入数据,通过记录单输入数据,2.数据库的编辑,追加记录,删除记录,使用记录单在数据清单中查找记录,数据库结构的修改,增加字段,删除字段,1.9.3 数据排序,根据某一字段内容对记录排序,选定一单元格,数据排序主要关键字递增（递减）,根据多列字段内容对记录排序,选定一单元格,数据排序主要关键字次要关键字第三关键字递增（递减）,(1),自动筛选,将不满足条件的记录暂时隐藏,筛选方法,：,选定一单元格数据筛选自动筛选击字段名右侧箭头选择筛选条件,1.9.4 数据筛选,(2)高级筛选的步骤,将筛选条件写在工作表区内,选数据筛选高级筛选,选,“,方式,”,中的,“,在原有区域显示筛选结果,”,在,“,数据区域,”,输入数据区的范围，在,“,条件区域,”,输入筛选条件，在,“,复制到,”,输入筛选结果区域,单击,“,确定,”,先用分类字段对数据排序,选定某一单元格,数据分类汇总输入分类字段名、汇总方式和汇总项,单击,“,确定,”,按钮,1.9.5 分类汇总,