如何制定工作计划与时间管理.ppt

转换方式1、培养信任感2、层层授权3、消除沟通障碍4、设计新方式、新制度网络时代管理的新特点网络时代管理的新特点2024/4/20 周六主管的主要角色主管的主要角色l过程管理者l员工培养者l业务规划者l“关系建立者”2024/4/20 周六企业基层主管必备的企业基层主管必备的12项技能项技能l专业风采主持会议沟通表达个人管理l思维技能拟定计划制定决策 解决问题l组织技能团队建设领导能力培育部属l绩效管理制定标准 成果检查绩效考核2024/4/20 周六时间管理时间管理l时间管理的重要性l影响时间管理的障碍l时间自然法则l时间管理系统2024/4/20 周六l进步的原动力个人管理个人管理自我超越自我超越时间管理的重要性时间管理的重要性l时间是资本和无法更新的收入l任何一个制定出来帮助我们高效率地安排时间的计划，都必须从我们对时间宝贵性的认识入手l管理好你的时间就能管理好你的生活抱怨抱怨l很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题l其实没有所谓“时间太多”或“时间不够”的情形存在l一天就是二十四小时，不多也不少l不管你是谁，都是一样的l所谓时间极少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已l时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事情l“能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在四个主要的时间生产率障碍四个主要的时间生产率障碍2024/4/20 周六1人们并不尊重时间，他们不了解其重要性2人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律3人们不善于检查自己提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧要”之区别4没有时间观念的人不善于控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统你是否能掌握时间？你只需回答：你是否能掌握时间？你只需回答：“Yes”Or“No”总结你的时间掌控状况总结你的时间掌控状况2024/4/20 周六l时间是什么？过去、现在与未来一连串事件的连续线 个人管理个人管理时间大盗时间大盗l打扰（电话或没有预约客人）l重要性次序无所调整l没有目标、次序和计划l叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝l个人缺乏组织能力l缺乏自律l会议l资料不完整或有所延误l文书工作及繁文缛节l分不清责任和权力肖经理的一天（案例）肖经理的一天（案例）掌握度的循环 个人管理个人管理l 时间管理要诀预先计划区分紧急和重要的事做最重要的事保持弹性 个人管理个人管理 时间管理要诀紧急不紧急重要意外有时限计划急病培训维护关系战略规划保健次要有时限活动不速之客某些任务符合别人期望的事琐事广告函件看电视瞎聊天发呆个人管理个人管理个人管理个人管理l时间管理要诀适当授权运用工具改善技能建立原则20 时间管理的启示时间管理的启示l你的每一天、每一小时、每一分钟都很有价值l钱是一分一分的挣来的l用以上的工具计算一下你的时间价值：当你浪费了多少时间，你就浪费了多少钱l规划你的时间，将这种宝贵资源用在可以产生最大收益的活动上需要分析的问题需要分析的问题l计划性如何？l有多少时段记不起来做什么？l浪费/超时多少？（20%）案例分析案例分析l重要工作下班时才做l被分心和干扰太多二小时l完全不被干扰的时间太少三十分钟l最有效率（上午九时）没有被充分利用l效率最低时汇报工作工作清单分析表工作清单分析表l工作事项要超过十分钟（可以累计）l事项要具体l浪费时间的原因写清楚l时间利用率：工作清单用时之和时间利用率=100%法定工作日时数问题问题l日、周、月最紧急的是哪三样工作？l非常紧急的工作事项如果频率很高，则是授权问题l紧急事项越多，时间管理问题越大l紧急、非常紧急、不紧急事项时间比重越大，时间管理问题越大l分析“紧急事项”是否真的紧急？工作重要性分析工作重要性分析l非常重要其他事情都可以不做也要做的事情l重要你不做就要出问题l不很重要做比不做好一点l不重要做也不见得好问题问题l日、周、月最重要的是哪三项工作？l非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关l重要工作事项占时间越多，时间管理越合理l消除不重要、压缩不很重要的工作高效益活动高效益活动l优先做高效益活动l安排好顺序和时间，保证高效益活动进行l说出你的前三项高效益活动？l对年、月、周、日的高效益活动做到心中有数l衡量的三个指标：贡献大、必要程度大、花费时间少会见分析会见分析l不良会见极浪费时间l学会约定会见用时l尽可能事先确认会见目标，准确估计会见所用时间l学会对付无故拖延公出分析公出分析l合理安排拜访路线l合理安排拜访时间l剩余时间回公司时间管理实务时间管理实务l整理你的办公桌，要丢掉的东西过时的手册过期杂志草稿、旧版本、过时的信、通信、备忘录等残骸（笔芯、已经录入的名片）资讯摘要宣传品菜单不相干的文件的断章残片时间管理实务时间管理实务用钱买时间l杂货递送l礼品包装l收送服务l外餐服务l家中修理l电话和传真订购用品l线上服务l购物服务l家中清洁l机场接送时间管理实务时间管理实务办公室助手l分送/整理信件l送信l客户需求调查l邮寄名单打字l清洁、维修l公司文件校对l找资料l收送货l搜集资料l其他打字工作l新资讯l库存盘点改进与提升改进与提升l建立目标l每天作时间计划l编排优先次序，定下限期l运用时间管理原则（找出最重要之事并先完成它）l改善技巧，排除打扰l凭借组织安排打电话l利用“Quiet An Hour”（清净一小时），学习说“不”l一次性时间处理文件l跟随会议议程，控制会议时间l请别人帮忙l克服人性弱点，走出时间陷阱2024/4/20 周六2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l为何制定计划l何时制定计划l计划种类l如何制定计划l工具使用2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l计划的重要性预见性掌握度集中性2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l计划的定义设定目标指明路线资源预计2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l计划的要素清晰的目标明确的步骤可用的资源2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l哪个是好目标11月底前开发经销商50个提高客户满意度调动员工积极性每年举办7天专业培训2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l计划的种类目标型例行型问题型2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l分辨计划的种类每月3日前提交上月工作报告部分解决跨区销售2007年业绩增长50%2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l目标型计划的步骤描绘结果任务展开统计资源排列进度重点管理2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l描绘结果清楚生动描绘期望的结果使用视觉、听觉、想象可用图片、模型、图表2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l任务展开使用有关工具列出所需任务展开到能掌握为止2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l工具之一 心理图像法将主题置于中间自由地向四周展开可用多次展开可用5W2H分析(即Why What Who Where When How How much)2024/4/20 周六基基层主管培主管培训工作指工作指导工作方法工作方法工作安全工作安全工作关系工作关系关系建立关系建立上上对下下平行平行下下对上上关系关系维持持关系改善关系改善制定制定标准准制定程序制定程序合理化作合理化作业工作改善工作改善QC工具工具选定定项目目心理心理图像法范例像法范例2024/4/20 周六练习练习2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l工具之二 目标树将核心目标写于最上方分解成次目标如果未能明白表示，可做二次分解直到每个目标均能清楚定义2024/4/20 周六产品知识8小时法律知识4小时行业知识4小时16小时专业知识培训企业文化4小时团队精神4小时工作品质4小时12小时工作理念培训电脑操作8小时1.销售心理2.销售流程3.客户开发4.电话访谈5.面谈技巧6.问话技巧7.倾听技巧8.展示技巧9.解疑技巧10.缔结技巧11.收款技巧销售技能20小时简报技巧8小时36小时专业技能培训于2007年底建立新的工作团队并与原有团队融和目目标树范例范例2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l统计资源列出所需资源分成必需、需要统计与评估掌握关键资源2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l排列进度依照顺序排列使用工具评估与修正2024/4/20 周六拟订计划拟订计划l计划管理工具甘特图l功能和作用：将复杂和难以控制的活动分割成许多组成要素，再将各组成要素列成时间表。一般甘特图应包含以下四方面内容：任务负责人时间进度2024/4/20 周六甘特图范例甘特图范例规划设计老方（战略总结）小刘 （管理者企划）小张小王第四周第三周第二周第一周负责人时间交流会议项目规划2024/4/20 周六l重点管理成功的关键待解决问题里程碑拟订计划拟订计划2024/4/20 周六Thank You!成功永无止境！成功永无止境！