外来文件管理规定.doc

作 业 指 导 书
文件
编号
QSS0402-01
编号：01/00
版本：A/0
页数
第 3 页 共 3 页
文件名：
外来文件管理规定

1. 目的
对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。
2. 范围
本标准规范了公司外来文件的管理办法
3．工作职责
技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。
4. 术语及定义
外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。
5、 外来文件管理规则
5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年；
5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；
5.3、使用方式 ：A、直接引用（如客户图纸）
B、转换引用 （如产品标准，接收准则等）
C、参考(如工具书，体系标准)
6、 外来文件的管理流程
6.1 文件接收、评审：
技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。
6.2 文件转化：
如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字。
6.3文件发放：
技术部将所接收到的外来文件登记在《外来文件清单》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。
A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，将电子版文件通过Email或QQ等工具发放，并将存信息电话通知相关人员。
B．由外来文件转化后的内部文件，技术部按照《文件控制程序》的要求进行发放。
C．外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过Email或QQ等工具通知相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。
6.4外来文件更新：
职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，遵循上述6.1～6.3的流程操作。回收与报废按照《文件控制程序》执行。
7、 相关文件：
QSP01《文件控制程序》
QSR4.2-01 《文件接收，发放，回收记录》

工作流程
责任人员
使用表单

文件接收

直
接
使
用
时

评审

转换
OK

发放

OK

归档/更新

技术部

责任部门

技术部

技术文员

技术部

《外来文件清单》

《文件分发/回收登记表》

《外来文件清单》
附件一：《外来文件管理》流程图

作成
金丽娜
日期
2014-5-26
浙江朗顺汽摩配制造有限公司
审核

日期

批准

日期

修改记录：
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