外来文件管理规定.pdf

文件编号QSS0402-01QSS0402-01编号：01/00版本：A/0作 业 指 导 书页数第 1 页 共 3 页文件名：外来文件管理规定外来文件管理规定1.1.目的目的 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。2.2.范围范围本标准规范了公司外来文件的管理办法3 3工作职责工作职责技术部负责外来文件的收取、登记、分送、会签、执行、归档及时限。4.4.术语及定义术语及定义外来文件：顾客要求文件（图纸、规格书、技术规格等）。5 5、外来文件管理规则外来文件管理规则5.1、保存期限：顾客要求时限延长一年；5.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号；5.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸）B、转换引用（如产品标准，接收准则等）C、参考(如工具书，体系标准)6 6、外来文件的管理流程外来文件的管理流程6.1 文件接收、评审：技术部在接收到外来文件（电子版/书面版）后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交质量部确认是否可执行。6.2 文件转化：如果需要将外来文件转化为内部标准，则职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字。6.3 文件发放：技术部将所接收到的外来文件登记在外来文件清单中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，技术部对外来文件印章发放给相关人员，登记文件接收，发放，回收记录并得到接收者签字确认；如需发放电子版，将电子版文件通过 Email 或 QQ 等工具发放，并将存信息电话通知相关人员。B由外来文件转化后的内部文件，技术部按照文件控制程序的要求进行发放。C外来文件作参考文件时，技术部将电子版文件的通过 Email 或 QQ 等工具通知相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。6.4 外来文件更新：职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，文件编号QSS0402-01QSS0402-01编号：01/00版本：A/0作 业 指 导 书页数第 2 页 共 3 页文件名：外来文件管理规定外来文件管理规定遵循上述 6.16.3 的流程操作。回收与报废按照文件控制程序执行。7 7、相关文件：相关文件：QSP01文件控制程序 QSR4.2-01 文件接收，发放，回收记录文件编号QSS0402-01QSS0402-01编号：01/00版本：A/0作 业 指 导 书页数第 3 页 共 3 页文件名：外来文件管理规定外来文件管理规定附件一：外来文件管理流程图作成金丽娜日期2014-5-26审核日期浙江朗顺汽摩配制造有限公司浙江朗顺汽摩配制造有限公司批准日期修改记录：谢谢大家下载,本文档下载后可根据实际情况进行编辑修改.再次谢谢大家下载.翱翔在知识的海洋吧.工作流程工作流程责任人员责任人员使用表单使用表单 OK 技术部责任部门技术部技术文员技术部外来文件清单文件分发/回收登记表外来文件清单直接使用时文件接收转换发放归档/更新OK评审