秘书实务第四章(会议管理).ppt

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会议工作概述,四、公司常见会议的类型（外部）,客户咨询会,产品展销订货会,业务洽谈会,新产品新闻发布会,大家学习辛苦了，还是要坚持,继续保持安静,五、会议的意义,1,会议是一个集思广益的渠道,第四章 会议管理工作,第一节 会议工作概述,2,显示一个组织或一个部门的存在,3,会议是一种群体沟通的方式,第四章 会议管理工作,第一节 会议工作概述,六、会议的目的,开展有效的沟通,传达资讯,监督员工、协调矛盾,达成协议与解决问题,资源共享,开发创意,激励士气,巩固主管地位,第四章 会议管理工作,第一节 会议工作概述,情景案例,波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会，参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务交给了总经理秘书刘秘书。会议的召开时间是,8,月,9,日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘秘书打电话给租赁公司，要求租赁公司在,9,日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。,9,日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘秘书一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘秘书马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘秘书心急如焚,（一）制定会议方案的一般原则,减少会议次数原则,严守时间原则,会议通知的明确性原则,缺席迟到的事前联络原则,效率性原则,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,一、会议筹备方案的拟定,（二）,会议筹备方案的内容,确定会议的主题与议题,确定会议的名称,确定会议的议程,确定会议的时间和日期,确定会议所需设备和工具,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,一、会议筹备方案的拟定,确定会议与会代表的组成,确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作,确定会议经费预算,确定会议住宿和餐饮安排,确定会议的筹备机构,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,一、会议筹备方案的拟定,（三）会议筹备方案的作用,确保会议的周密安排,确保会议服务质量和沟通协调到位,确保领导的意图得以贯彻执行,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,一、会议筹备方案的拟定,（四）电话会议及视频会议的知识,1,、电话会议,是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。,适用于规模不大、办公地点集中的企业,2,、视频会议,利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。,布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,一、会议筹备方案的拟定,（五）会务机构分工的要求,1,、根据会议的规模和类型组织人员队伍。,2,、会务机构要分工明确、责任到人。,3,、加强协调，定期沟通。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,一、会议筹备方案的拟定,可信公司技术训练专题研讨会筹备方案,会议筹备方案示例如下：,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,一、会议筹备方案的拟定,会议筹备方案的内容要尽可能全面和具体，开头要阐述会议召开的依据和目的，主体部分要条分缕析，逐条说明，使人一目了然。对于会议的经费、组织机构、会议议程和会议服务等问题要充分协调，并将具体的安排以附件的形式一起报送领导。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,组建会议,筹备委员会,分成筹,备小组,形成筹,备方案,领导审,核方案,1主题,会议主题是会议讨论的中心议题，例如“双代会”的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。,2.,议题,会议议题是会议讨论的内容，这个内容可以是若干项的，如“双代会”召开的议程中包括的内容。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,（一）会议主题和议题,1确定会议的时间,2会议议程与会议日程,会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来,会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,（二）会议时间的安排,安排会议议程和日程要注意的问题,1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因,2）,先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参加会议,3）例会原则上定时召开，且时间不宜过长。,4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,（二）会议时间的安排,大中型会议的议程一般安排：,开幕式、上司和来宾致辞,上司做报告,分组讨论,大会发言,参观或其他活动；,会议总结，宣读决议；,闭幕式。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,（二）会议时间的安排,会议议程示例,英豪公司销售团队会议议程,公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。,一、宣布议程。,二、说明有关人员缺席情况。,三、宣读并通过上次会议的记录。,四、东部地区销售活动的总结。,五、销售一部关于团队沟通问题的发言。,六、公司销售人员的招聘和重组。,七、销售二部经理的人选。,八、下季度销售目标。,会议日程表示例：,会场位置必须让上司和与会者方便前往,会场的大小应与会议规模相符,场地要有良好的设备配置,场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区,选择会议地点应考虑有无停车场所,场地租借的费用必须合理,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,（三）确定会议地点,（四）正确确定会人员范围,（五）准备会议文件资料,为上司撰写会议文稿,为上司准备材料,组织好发言人的文稿,准备资料袋,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,（六）发送会议通知,1、会议通知的作用,周知作用,提醒作用,凭证作用,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,2、会议通知的发送,为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重,人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。,一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，如股东会议附上代理委托书,如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名,对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新,可将会中使用的票证与会议通知一并发出,如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路,会议通知样本要作为档案保存,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,3、会议通知的内容,要有具体的会议名称,日期、时间、场所要准确无误,议题应尽量具体,有附加资料时，应写明资料名称及页数,会议通知示例,会议通知,尊敬的客户：,为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。,附：会议日程及路线图,回执,请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话：。,我公司参加此次会议，参加人数：,我公司不能参加此次会议。,姓名：,公司：,（七）布置会场,1会场的整体格局,面门为上,居中为上,以远为上,前排为上,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,2主席台座次的安排,前排高于后排,中央高于两侧,国内政务会议左高右低,国际会议右高左低,主持人：居中设座 自由择座,发言人：就座位置发言,国内会议主席团前面中间位置,国际会议前排右前方发言,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,3,会场的整体布局类型,大中型：方形 半圆形,小 型：圆形 大小方形 环形 回字形 马蹄形 等,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,会场类型,与会者,主席团,方 形,会场类型,半圆形,会场布置的各种必要设施,横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用,.,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,2.,指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一整个会议的标识；,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,3.,桌牌：在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置；,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,4.,胸牌：设置统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员,.,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,5.,签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续的地方；,6.,签到处背景板：在签到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性；,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,7.,会场主背景板,/,背景墙：会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景，上有会议主题及主办机构信息,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,（八）准备会议所需物品、设备,（九）安排食宿,（十）大型会议的接(送)站、报到,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,（十一）大型会议的经费预算,会议资料费,邮电通讯费用,会议设备和用品费,会议办公费,会议宣传交际费,会议住宿补贴费,会议伙食补贴,会议交通费,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,1.,会议的时间成本,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,2.,直接的会议成本,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,3.,效率损失成本,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,二、会议筹备工作程序,（一）会务筹备情况检查的主要内容,1,、会议准备是否充分。,2,、会议期间能否排除各种干扰。,3,、环境条件与用品准备。,4,、文件材料的准备情况,5,、会场布置情况的检查,6,、会议保卫工作的检查,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,三、检查会务的筹备情况,（二）会务筹备情况检查结果的形式,1,、书面形式,2,、口头形式,3,、协调会形式,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,三、检查会务的筹备情况,（三）会务筹备情况检查的方法,1,、听取会议筹备人员的汇报。,2,、会前现场检查。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,三、检查会务的筹备情况,（四）会务筹备情况检查工作程序,1,、开会检查的程序。,会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，并以书面报告的形式报领导小组。,领导小组确定汇报会时间地点，发出协调会通知。,召开筹备检查协调会，解决相关问题。,汇报会后对检查中发现的问题予以催办。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,三、检查会务的筹备情况,（四）会务筹备情况检查工作程序,2,、现场检查的程序。,先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门。,将现场检查的项目支撑检查单，以便记录和汇总。,对既定项目逐一现场核对，作出明确标注。,对未达到检查要求的项目提出整改意见。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,三、检查会务的筹备情况,（一）会议应急方案的内容,1,、会议举行过程中可能出现的问题。,2,、出现问题时负责解决的会议工作人员。,3,、处理会议突发事件的方法。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,四、拟定会议的应急方案,1,、会议举行过程中可能出现的问题。,人员问题。,场地问题。,设备问题。,资料问题。,健康与安全问题。,行为问题。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,四、拟定会议的应急方案,2,、出现问题时负责解决的会议工作人员。,在会议筹备方案中，需要明确各小组成员的职责，同样的，在会议应急方案中，也应明确在会议出现各种紧急和意外情况时，负责解决问题的工作人员，并在会前协调会中落实到人。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,四、拟定会议的应急方案,3,、处理会议突发事件的方法。,处理人员问题。,处理场地问题。,处理设备问题。,处理资料问题。,处理健康与安全问题。,处理行为问题。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,四、拟定会议的应急方案,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,四、拟定会议的应急方案,预测情况,准备应对,备选方案,讨论会议,紧急情况,确定会议,应急方案,（二）会议应急方案的工作程序,（二）会议应急方案的工作程序,1,、预测情况。,会议应急方案的制定首先要根据会议的具体情况认真分析此次会议哪些地方容易出问题，并能够确切地知道筹备者可以采取哪些措施缓解问题和解决问题。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,四、拟定会议的应急方案,（二）会议应急方案的工作程序,2,、准备应对备选方案。,提前准备应对各种问题的备选方案，考虑好备选的人员，准备好备选的场地、备用的设备和资料等。并在会议的筹备阶段不断对各种突发状况进行复查和调整。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,四、拟定会议的应急方案,（二）会议应急方案的工作程序,3,、讨论会议紧急情况。,在会议正式召开前，要组织一次专题性的筹备检查会，重点讨论会议中可能出现的紧急情况和危机。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,四、拟定会议的应急方案,（二）会议应急方案的工作程序,4,、确定会议应急方案。,在应急方案的制定过程中可以举行有关人员的头脑风暴会，大家把问题考虑的越全面，措施制定的越有创造性，会议的成功就越有保证。,第四章 会议管理工作,第二节 会议的准备工作,四、拟定会议的应急方案,经过充分的准备，会议召开了，是不是秘书的工作就大功告成了？,会议中秘书人员还有哪些工作要做？,会议后还有哪些收尾工作？,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,一、会中的服务工作,（一）会场中的组织服务工作,1,、会前检查会场,2,、接站报到签到,3,、引导就座,4,、分发文件,5,、维持会场秩序,6,、内外联系，传递信息,7,、处理临时交办事项,8,、做好会议记录,9,、收集会议资料,10,、其他服务工作,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,如：桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。发现问题及时解决。,1,、会前检查会场,案例分析：,天一公司定于,2003,年,2,月,15,日在广州召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。秘书李萌负责安排接站报到工作，但因春节后客流较大，她又缺乏一定的经验，致使部分与会者没能找到接站处，费了很大周折才找到报到地点，因而损害了企业的良好形象。,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,2,、接站报到签到,1,）要有统一的指挥系统，掌握到会人员的名单以及飞机、火车的班次及抵达的准确时间，掌握到会人员的联络方式。,2,）要备足够的车辆和接站人员。,3,）对自备交通工具的人员，要通过传真或电话告诉报到地点的详细路线图。,4,）在车站、机场设接待站。制作醒目的牌子，写上公司的名字。,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,会议报到的方式,参加会议人员报到时，秘书人员要做好下的工作：,1,）查验证件,2,）填登记表,3,）接收与会者带来的材料,4,）分发会议文件、证件、文件袋等会议用品,。,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,2,、接站报到签到,2,、接站报到签到,参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议工作。,签到方法主要有以下几种：,A,小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。,B,大中型会议一般采用证卡签到。,C,富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。,D,座次签到方法。,E,电子计算机签到。,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,3,、引导就座,与会者第一次入场时，会议人员应做好必要的引导，以便与会人员找到座次。,日常的小型会议，与会人员一般都有自己的习惯座位，但多数会议需要与会者按照会前安排好的座位就座。,有些会议在桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发给与会人员。,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,3,、引导就座,小窍门,与会者的座位一定要事先安排好，可以以部门为单位集中就坐，也可以划分会区。,大多数会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”，还可以设座位标志，摆放名签。,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,4,、分发文件,一般在签到时发放会议文件。,5,、维持会场秩序,禁止无关人员入会，保证会议安全、机密、无干扰。,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,案例一,会议要保密,某高科技公司对新研制的产品开会鉴定。会议期间，发现竞争对手某公司的职员悄悄进了会场。公司秘书立即向经理汇报了情况，建议停会休息，并及时要求该人员离场。因处理及时，保证了公司利益未受损失。,点评分析：,市场经济下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对公司技术的保密也显得十分重要。,一些对手的渗透可谓不择手段。会议的保密工作不可小视。,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,6,、内外联系，传递信息,开会时一般不接寻找与会者的电话，接传紧急电话时要注意安全保密。,7,、处理临时交办事项,会议时出现一些临时变动，应根据领导的指示，妥善解决。,8,、做好会议记录,会议记录的形式可以多样：速记、录音、录像。,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,做好会议记录应注意的事项,了解公司的业务情况，掌握专业领域的基本术语。,记录原稿要统一编号，便于装订和复制。,会议主持人需向记录员明确机密事项的范围及处理的要求。,记录原件要由专人负责保管。,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,会议记录示例：,艺海股份有限公司董事会例会记录,(20,12,年4月14日),宣布：20,12,年4月14日上午10：00艺海股份有限公司董事会例会在北京海淀高科技大厦公司总部会议室召开。主持人为高杰，有法定人数参加了会议，他们是：高杰(董事长)、刘明(副董事长)、白雪(秘书)、欧阳军(财务主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。,记录：秘书白雪宣读了20,12,年3月10日会议的记录，并在宣读后获得通过。,财务状况：财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示，2002年3月31日公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。,公司其他活动报告：主管公司企划部的副总经理郭利董事报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在,“,五一,”,期间举行捐款仪式，向北京市有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员,新的事项：,安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节(将于8月初举行)，同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此建议得到了郭利董事的附议并获一致通过。,休会：,已无其他问题，会议于上午11：50结束。,秘书(签名)董事长(签名,）,9,、收集会议资料,一些会议要求收集要讨论的信息，及时反馈给会议的主持者。,10,、其他服务工作,会场的茶水供应，摄影留念安排、做好会议记录、组织参观活动和娱乐活动等。,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,（二）会议场外的服务工作,1,、经费,：会前做好经费预算，合理安排使用。提倡精打细算，节约开支；反对奢侈浪费，严防会议腐败。,2,、,食宿,：根据与会人数预定房间、安排食宿。,3,、,交通,：保证会议用车、停车，合理分配车次。,4,、,活动,：会议期间的参观、休闲、接见、宴请等活动，要安排细致，时间、地点、场所、人员都要细致落实。,5,、,医疗安保,：会议期间要做好会场、住宿的安全保卫工作，确保无重大事故发生。,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,（三）监督会议经费的使用,1,、会议经费的类型,与会人员交费,参展商交费,联合主办者交费,广告、赞助和捐助,公司分配,其他收入项目,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,（三）监督会议经费的使用,2,、会议经费使用的主要方面,a.,文件资料费,b.,邮电通讯费用,c.,会议设备和用品费,d.,会议场所租用费,e.,会议办公费,f.,会议宣传交际费,g.,会议住宿补贴费,h.,会议伙食补贴,i.,会议交通费,j.,其他开支,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,（三）监督会议经费的使用,3,、会议经费使用的程序为：,申请经费,主管领导审批,财务部审批,财务人员提取现金或填写支票,经费支出,审核会议经费支出。,第四章 会议管理工作,第三节 会中服务,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,一、合理安排与会人员返程,做好与会人员的返程工作，对贵宾要先送行。,会期长的，在会前或会中秘书人员应做好车船机票的预订工作，对需要送行的要安排好交通工具。,二、提醒与会者及时做好各种物品的清退,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,三、清理会场和文件,会后秘书人员要组织人员清理会场，保持会场原貌,带回剩余材料、席签等。,四、整理会议材料，立卷归档,会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等。,会议参阅文件。,会议安排的发言稿。,会议上的讲话记录,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,五、会议的总结,会议总结的目的,:,1,、检查会议目标的实现情况,2,、检查各小组的分工执行情况,3,、将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。,4,、奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遗留问题。,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,五、会议的总结,会议总结的要点,:,1,）会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查,2,）总结要将客观标准和主观标准相结合,3,）总结要以总结经验、激励下属为目的,起草会议纪要或撰写新闻稿件,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,五、会议的总结,会议总结的注意事项,:,起草会议纪要,总结或纪要的内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会人员人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导人报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,五、会议的总结,会议总结的要点,:,撰写新闻稿件,一是要及时，强调报道的实效性；,二是要准确的反映会议精神，有利于推动会议精神的贯彻落实；,三是无论由谁撰写，发布前都应送领导人员审核，以免出现偏差或错误。,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,五、会议的总结,示例分析,对于秘书高叶而言，撰写会议总结已经成为提笔就能完成的基本事务。为锻炼公司秘书小王的基本功，高叶将这次的撰写任务交给了她，并交代了一些注意事项。王秘书接受任务后，本想先开一次座谈会，然后在此基础上完成总结，但却迟迟没开。只得根据自己的理解和记忆完成了会议总结。看到王秘书交来的会议总结中对会议的评价后，高叶很不满意。,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,五、会议的总结,会议总结的工作程序,:,1,）,对会议征询意见，拟就工作总结稿,2,）向领导报告会议结论,3,）总结定稿,4,）印发,5,）归档,6,）,组织全体工作人员进行总结,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,五、会议的总结,会议总结的工作程序,:,1,）对会议征询意见，拟就工作总结稿,征询意见方法：,A,、一些重要会议或大型会议结束以后，负责会务工作的秘书要协助领导及时召集全体会务工作人员，对整个会议的组织与服务工作进行全面总结，积累经验，找出不足。,B,、有的会议通过调查表等形式征求参会者的意见和建议，作为总结结论的依据。,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,五、会议的总结,会议总结的工作程序,:,2,）组织全体工作人员进行总结,中型以上的会议，会务工作任务重、事情多，会务人员很辛苦。所以会议结束后，大会秘书处还要组织全体工作人员进行总结，肯定成绩，找出经验教训，并妥善解决会议的遗留问题，是会务工作圆满结束。,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,六、检查催办,任何会议产生的文件、会议精神及议定事项，会后都要传达、贯彻、落实，才能真正发挥会议作用。秘书人员在这一过程中就要起检查督促的作用。,案例二 会后要落实,有一副对联：“今天会，明天会，天天开会；你也讲，他也讲，大家都讲”横批：“无人落实”。这副对联批评的是会议开了以后不能落实的情况。这种情况确实普遍存在。例如，某县教育部门曾召开校长会，要求学校严格按照文件规定收费，但开学后却发现一些学校并没有执行会议提出的要求，仍然乱收费。,点评：会议决议在工作中落实，会议才能取得实效，否则会议就开得毫无意义。保证会议要求的落实，需要检查督办。这是秘书在会议后的一项工作。,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,如何做好检查催办的工作呢？,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,一要健全责任制，责任到人。一人负责一项或几项催办工作，及时了解催办工作，解决出现的问题。,二是健全登记制度，建立催办登记薄，定期记载催办事项的进展情况。,三要建立反映汇报制度，采用口头、书面、专题等各种形式，定期或不定期地向领导反映催办事项落实的情况。,检查催办的具体办法多种多样，常用的有发催办通知单，打电话催办，直接派人检查催办。催办通知单上一般要写明催办的内容、催办日期、受催单位、联系人、联系电话等，并按顺序编号。,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,七、会议效果的评估,1,、会议评估工作的内容,会议的效率,会议所取得的效果和会议成本（包括各种人力、物力以及其他资源的支出或消耗）之间的比值。,会议效果,会议成本,会议效率,=,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,七、会议效果的评估,1,、会议评估工作的内容,影响会议效率的主要因素,（,1,）会议的必要性，只有在必要时才开会。控制会议成本的直接做法是减少会议数量，缩短会议时间。,（,2,）会议前期准备工作的质量。会议的最终成功在很大程度上取决于会前的周密准备。,（,3,）会议责任分工。会议主持人和参加人都对会议成功负有责任，要充分发挥各自的作用，扮演好自己的角色，保证会议圆满成功。,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,七、会议效果的评估,1,、会议评估工作的内容,会议评估的标准,（,1,）目标,（,2,）会议时间评估。,（,3,）与会人员参与会议的状态与收获，对会议的满意程度；提出改进的意见。,（,4,）会议服务评估。,（,5,）会议实际费用支出、会议成本评估。,（,6,）再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,七、会议效果的评估,1,、会议评估工作的内容,会议评估工作的方法和要求,（,1,）意见调查的方式进行，与会人员填写会议评估表,（,2,）请某人以观察员的方式列席，对会议进行状况提出意见。,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,七、会议效果的评估,2,、对主持人的评估,组织安排会议,确定、检查目标,遵守时间,鼓励发表见解、提出建议与问题,澄清事实,引入正题还是离题太远,控制过严或过松,处理冲突、解决争端,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,3,、对会议工作人员的评估,会议工作中，精通业务，胜任工作,具有公关意识，能自学维护组织的形象,具有良好的礼仪修养，举止得体，语言规范,会议工作中没有显现出厌倦懈怠神态与行为,与同事合作协调，相处融洽,对上司的批评指导，能虚心接受,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,4,、对会议管理工作的总体评估,会议管理评估（,1,为优秀，,4,为差）,一、整体安排对会议上收到的信息给出您的回答,会议计划,1 2 3 4,住宿设施,1 2 3 4,会议费用,1 2 3 4,预订安排,1 2 3 4,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,5,、会议地点对下列会议地点提供的设施给出您的回答,会议室布置,1 2 3 4,食宿条件,1 2 3 4,提供的点心饮料,1 2 3 4,休闲设施,1 2 3 4,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,6,、会议的内容,1,）会议的内容符合会议通知目标吗？是,/,否,如果否，给出原因：,2,）发言中包括了计划中列出的主题吗？是,/,否,如果否，给出原因,3,）研讨会对探讨报告中提出的问题有用吗？是,/,否,如果否，给出原因,第四章 会议管理工作,第四节 会后的工作,七、会议效果的评估,7,、会议评估表格注意事项,1,）表格长度,过长的表格很难完成，过短的表格可能不能提供充分的数据。,2,）填写的难易程度,复杂的表格会降低完成的可能性。,3,）所问的问题,删除无关问题,4,）问卷的方式,使用开放式或封闭式问题,5,）分析数据方式,计算机，,spss,、,excel,等。,第四章 会议管理工作,第五节 秘书在会议中的角色与责任,一、会前的准备,1,、根据个人观点研究问题,2,、依据所提供的文件、资料，并提出意见或询问事项,3,、准备在会间尽力发挥自己的角色,4,、严格遵守开会时间，准时到会,第四章 会议管理工作,第五节 秘书在会议中的角色与责任,二、会议期间的角色方寸,1,、认真倾听他人的观点,尽量避免：,1,）阻碍其他人员提出合理的建议，事事唱反调，自己又拿不出合理的论证,2,）在论证中喋喋不休，使他人无法插话,3,）盲目认同他人观点,第四章 会议管理工作,第五节 秘书在会议中的角色与责任,2,、积极发表自己的见解,1,）发言力求简要明确，注意发言时机,2,）让自己的行为富有积极性、合理性和说服力,3,）发言要守时，动作、手势要充满自信，但不要固执己见,第四章 会议管理工作,第五节 秘书在会议中的角色与责任,3,、关注正在讨论的事项,1,）讨论中要专心投入和他人保持和谐的交流气氛,2,）不随便打断别人的发言，不随便插言，不侵犯其他与会者的权利,3,）不随便进进出出，影响他人的发言,4,）自己的论点会证明根据不足时，应当显示自己的风度，放弃己见,5,）应服从多数人的决定,第四章 会议管理工作,第五节 秘书在会议中的角色与责任,三、控制会场的气氛,开会时间准时，不能因为个别人对会议的冷漠态度或尚未到场而耽误大家的时间,当会议参加者进入会场时，要保证他们各有其座,会议开始后，简明扼要地引出主题，说明讨论的目的，使每一个与会者都明白会议的目的,鼓励每一个人发表自己的见解,在一段时间里要集中讨论一个议题，避免跑题,