Excel基本功能与技巧培训.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,1、EXCEL基础,2、工作表数据输入,3、工作表日常操作,4、数据格式化,5、数据透视表,ECXEL基本功能与技巧培训,Excel与数据处理,第一章,EXCEL,基础,1.1 Excel,操作基础,1,、,Excel界面,功能区,工作表区,1.1 Excel,操作基础,功能区的主要控件,Excel 2007,用功能区取代了早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格，包括按钮、库和对话框内容。,1.1 Excel,操作基础,工作表区的主要对象,1.2.1 工作薄与,工作表的关系,工作薄与,工作表的关系,1.2.2 创建,新工作薄,1,、,工作薄,与模板,模板,模板即模型、样板，是一种已经建立好的特殊工作薄，已在其中的工作表中设计好了许多功能，如单元格中的字体、字型，工作表的样式和功能（如财务计算，学生成绩统计，会议安排等。,工作薄创建,Excel总是根据模板创建工作薄，创建的工作薄具有与模板结构、内容和功能。在没有指定建立工作薄模板的情况下，Excel会据默认模板建立工作薄，这种工作薄在默认情况下只有Sheet1、Sheet2和Sheet3三个工作表。,1.2.2 创建,新工作薄,2,、新建,默认的空工作薄，三种方法,启动,Excel，Excel就会自动建立一个名为Boolk1.xlsx;,在已启动Excel的情况下，按Ctrl+N；,单击功能区左上角的Office 按钮，然后从弹出的文件菜单中选择“新建”；,1.2.2 创建,新工作薄,3、根据旧工作薄,建立,工作薄,（1）单击Office 按钮，从弹出的文件菜单中选择“,新建,”。Excel 将弹出“,新建工作薄,”对话框。,（2）单击“,根据已有内容新建”,，然后在弹出的“,根据现有工作薄新建,”对话框找到并选择已有工作薄的名称，单击该对话框中的“,新建,”按钮。,1.2.2 创建,新工作薄,4、根据模板建立工作薄,Excel 2007模板类型,已安装的模板,：安装Excel时安装在本地计算机中的模板；,我的模板,：用户自已创建的模板；,在线模板,：微软公司网站上的在线工作薄模板，在用这类模板创建新工作薄时，Excel会自动从微软的网站中下载相关模板到用户的本地计算机中，并用它创建新工作薄。当然，前提是用户计算机与Internet网络相连接（即,Online，在线,）。,1.2.2 创建,新工作薄,5、在线模板,的建立方法,(1)确定计算机已连接上了Internet网络,(2)单击“Office按钮”新建Microsoft Office Online.将连接到微软的在线模板网站。,(3)从微软网站的在线模板网站中选择需要的模板，就会从网站中将选择的模板下载到本机中，同时将应用。,1.3.1 文件格式,与兼容性,1、Excel 2007的文件格式,Microsoft Office 2007引入了一种基于XML的新文件格式：,Microsoft Office Open XML Formats,，适用于2007版的Word、Excel和PowerPoint。,Office XML Formats,有许多优点,：,其一，文件自动压缩。某些情况下文档最多可缩小,75%,其二，Office XML Formats格式以模块形式组织文件结构，是如果文件中的某个组件（如图表）受到损坏，文件仍然能够打开,其三，更强的安全性。Office XML Formats格式支持以保密方式共享文档，可避免用文档检查器工具获取信息。,其四，更好的业务数据集成性和互操作性。在 Office 中创建的信息容易被其他业务应用程序所采用，只需一个 ZIP 工具和 XML 编辑器就可打开和编辑 Office 文件。,1.3.2 文件格式,与兼容性,2、Excel 2007的,文件扩展名和文件兼容性,格式,扩展名,说明,Excel 工作簿,.xlsx,Excel 2007默认的基于XML的文件格式。不能存储 VBA 宏代码。,Excel 工作簿（代码）,.xlsm,Excel 2007 基于 XML 且启用宏的文件格式。存储 VBA 宏代码或 Excel 4.0 宏工作表(.xlm)。,Excel 二进制工作簿,.xlsb,Excel 2007 二进制文件格式(BIFF12)。,模板,.xltx,Excel 2007模板的默认文件格式。不能存储 VBA 宏代码或 Excel 4.0 宏工作表(.xlm)。,模板（代码）,.xltxm,Excel 2007模板的启用了宏的文件格式。存储 VBA 宏代码或 Excel 4.0 宏工作表(.xlm)。,Excel 97-2003 工作簿,.xls,Excel 97-Excel 2003 二进制文件格式(BIFF8)。,Excel 97-2003 模板,.xlt,Excel 97-Excel 2003 模板的二进制文件格式。,XML 电子表格 2003,.xml,XML 电子表格 2003 文件格式(XMLSS)。,XML 数据,.xml,XML 数据格式。,Excel 加载宏,.xlam,Excel 2007 基于 XML 且启用宏的加载项，支持 VBA 项目和 Excel 4.0 宏工作表(.xlm)的使用。,1.4,公式和,单元格引用,、公式的概念,Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。,公式必须以等号“,=,”开头,，即在Excel的单元格中，,凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式,。在等号的后面可以跟数值、运算符、变量或函数，在公式中还可以使用括号。,例如：,=10+4*6/2+(2+1)*50,就是公式，可以在任何单元格中输入此公式Excel会把公式的计算结果显示在相应的单元格中,1.4 公,式,2,、运算符,在,xcel公式中可以使用运算符。,运算符,运算功能,优先级,(),括号,1,-,负号,2,%,百分号,3,乘方,4,*与/,乘、除法,5,+与-,加、减法,6,&,文本连接,7,=、=、,等于、小于、大于、小于等于、大于等于、不等于,8,1.4 公,式,3,、说明,括号的运算级别最高，,在,Excel的公式中只能使用小括号，无中括号和大括号,。小括号可以嵌套使用，当有多重小括号时，,最内层的表达式优先运算,。同等级别的运算符从左到右依次进行。,“,&,”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串连接为一串。,例如，ABC,&,DEF的结果为“ABCDEF”，财务,&,经济的结果为“财务经济”。,1.4.1 引,用,1,、引用的概念,引用,即在公式中用到了其他单元格在表格中的位置。引用的作用在于标识工作表中的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的单元格位置。,引用不同工作簿中的单元格称为,链接,。,2、引用的类型,A1引用,R1C1引用,1.4.1 引,用,3,、,相对引用,相对引用也称为相对地址引用，是指在一个公式中直接用单元格的列标与行号来取用某个单元格中的内容。,1.4.1 引,用,4,、绝对,引用,绝对引用,总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。,绝对引用的形式是在引用单元格的,列号与行号前面加“,$”符号,。,比如，,$A$1就是对A1单元格的绝对引用,。,1.4.1 引,用,5,、混合,引用,混合引用,具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。比如，,$A1、$B1,案例,1.4.1 引,用,6、三维,引用,4、三维引用,对同一工作薄内不同工作表中相同引用位置的单元格或区域的引用称为三维引用。引用形式为：,Sheet1:Sheetn!单元格（区域）,例如，,Sheet1:sheet8!C5,和,Sheet1:Sheet8!B2:D6,都是三维引用，前者包括Sheet1sheet8这8个工作表中每个工作表的C5单元格，后者包括此8个工作表中每个工作表的B2:D6区域。,1.4.1 引,用,6、内部引用与,外部引用,1）引用相同工作表中的单元格，例：,=G3+G5+G10*10,2）引用同一工作簿不同工作表中的单元格，例,=,Sheet,1,!,G3+,Sheet,2,!,G5+,Sheet,2,!,E27,3）引用已打开的不同工作簿中的单元格，例：,=Book1,Sheet1,!$IL$4+Book2,Sheet2,!$E$7,4）引用未打开的不同工作薄中的单元格，例如：,=,C:dkBook1.xlsxSheet2,!$B$4+,C:dkBook1.xlsxSheet1,!$C$6,5）同一公式中存在几中不同的引用，例：,=Book1,Sheet1,!$A$4+,Sheet1,!G7+F9,1.5 函,数简介,1,、函数的概念,函数是,Excel已经定义好了的一些,特殊公式,，它们可以对一个或多个数据进行计算，然后把计算的结果存放在某个单元格中。,2、Excel,函数类型,工作表函数、财务函数、日期函数、时间函数、数学与三角函数、统计类函数、数据库管理函数、文本函数及信息类函数等。,1.6.1 常用工作表函,数,1、SUM和Average,用法：,sum(x1,x2,x3x255),Average(x1,x2,x3x255),其中，x1,x2 x255可以是,数字,，,单元格或单元格区域的引用,，也可以是表达式。,功能：,sum求所有参数,x1,x2 x255,的总和,Average求所有参数,x1,x2 x255,的平均值,1.6.1 常用工作,表函数,、max和min,用法：,max(x1,x2,x3x255),min(x1,x2,x3x255),其中，x1,x2 x,255,可以是,数字,，,单元格或单元格区域的引用,，也可以是表达式。,功能：,max求所有参数,x1,x2 x,255的,最大值,min求所有参数,x1,x2 x,255的,最小值,1.6.1 常用工作表函数,、count,用法：,count(x1,x2,x3x255),其中，x1,x2 x,255,可以是,数字,，,单元格或单元格区域的引用,，也可以是表达式。,功能：,统计x1,x2 x255中数字的个数,4、countif,用法：,COUNTIF(单元格区域,“条件”),其中条件可以是比较式，但必须用双引号括起来如“90”，“,2,“right”,“error”)”,的结果是,“right”,，,而,IF(32,是正确的，函数的结果就是“条件正确时的取值”。与之相对应，而,389,“A”,IF(A279,“B”)，,如果A2等于93，则该函数的结果是“A”；,如果A2等于80，则函数的结果是内层IF(A279,“B”)的结果，显然8079，所以结果为“B”；,如果A2等于65呢？函数的结果就是IF(A279,B)不成立时的取值，这时该函数的结果就是一个空值，因为IF(A279,B)没有给出A279不成立时的取值，在这种情况下，Excel将返回一个空值（即什么结果都没有！）给该函数。,2.3 利用公式与函数进行查找输入,2,、,Vlookup函数查找,Vlookup函数能够从其它工作表（或本工作表）将某数据列中的数据查找出需要的数据。VLOOKUP函数的用法如下：,VLOOKUP（x,table,n,r）,其中，x是要查找的值，table是一个单元格区域（即由工作表的1列或多列组成）。Excel将在table的第一列查找有无x这样的值（,只在table的第1列查找有无x,）,n是table中待返回的匹配值的,列序号,。,r可以取0或1，,当r为0时，该函数将进行精确匹配查找,；,当r=1时，table的第一列应按升序排列，否则找到的结果可能不正确，,r=1表示Excel实行的是近似值查找,2.4利用RAND和INT函数,产生大批量的仿真数据,1、Rand,函数,又称为随机函数，它产生一个介于,01之间小数。,对Rand函数的结果进行放大，能产生任意范围内的数据。如：,RAND()*100,：可以产生0100之间的数据,RAND()*50+50,：可以产生50100之间的数据。,2、Int,函数,又称取整函数，将数字向下舍入到最接近的整数。,比如：,INT(8.9),的结果是,8,INT(-8.9),的结果 是,-9,Excel,与数据处理,第三章,工作表日常操作,本章,学习目标,掌握工作表的删除、插入、移动、改名等操作,掌握单元格、行、列的删除、插入、复制、贴补、剪切、移能及单元格的合并与拆分等操作,掌握为单元格添加批注的方法,掌握查看工作表数据的不同方式,设置打印的标题、页脚、纸张大小及页面边距和,工作表打印,3.1 最小化,功能区,1、Excel 2007,功能区的利与弊,好处是直接、功能按钮操作方便,缺点是功能区占用屏幕空间较大，不便小屏幕电脑操作；功能按钮分布较散乱，某些选项卡只中特定条件下才显示出来，易给初学者造成功能不及早期版本完善的错觉；与当前仍处于主流的菜单操作方式并不完全融洽。,2,、最小化功能区,小屏幕电脑最佳方式是最小化功能区，在熟悉功能区各控件的分布后，最小化后不影响,EXCEL的任何操作。当要执行某项操作时，单击任一选项卡就会显示出正常化的EXCEL操作界面，选择相能的功能后，又会返回到最小化功能区状态。,3.2工作,表操作,3.2.1,工作表,常见操作,1工作表的切换,2工作表选择,3插入工作表,4删除工作表,5移动工作表,6修改工作表标签的名字,7复制工作表,8 修改新工作簿的默认工作表个数,3.3 编辑,工作表数据,操作EXCEL时,按ALT键,就会显示出各选项卡的快捷键,按下某选项卡的快捷键字母后,就会显示出该选项卡中各命令按钮的快捷键,3.3.1 使用,快捷键,按键,说明,按键,说明,Ctrl+9,隐藏行,Ctrl+Shift+(,取消隐藏的行,Ctrl+0,隐藏列,Ctrl+Shift+),取消隐藏的列。,Ctrl+B/Ctrl+I,加粗/倾斜格式,Ctrl+Shift+,”,常规,“,数字格式。,Ctrl+,切换显示单元格值和公式,Ctrl+Shift+:/Ctrl+;,输入当前时间/日期。,Ctrl+1,显示,“,单元格格式,”,对话框,Ctrl+Shift+#,带有日、月和年的,“,日期,”,格式。,Ctrl+A,选择整个工作表。,Ctrl+Shift+,应用带有小时和分钟以及,AM,或,PM,的,“,时间,”,格式。,Ctrl+D/Ctrl+R,使用,“,向下填充,”,/,“,向右填充,”,Ctrl+F/Ctrl+p,“,查找和替换,”,/,“,打印,”,对话框,Ctrl+O/Ctrl+N/Ctrl+S,打开/创建/保存工作簿,Ctrl+W,关闭选定的工作簿窗口,Ctrl+C/Ctrl+X/Ctrl+V,复制/剪切/粘贴单元格内容,Ctrl+Y/Ctrl+Z,重复/撤消上一个命令或操作,F1,显示Excel 帮助,”,Shift+F2,添加或编辑单元格批注,Ctrl+F1,可显示或隐藏功能区,Ctrl+F2,显示,“,打印预览,”,窗口,Alt+F1,创建当前范围中数据的图表,F9,计算所有打开的工作簿中的所有工作表,Shift+F9,计算活动工作表,F12,显示,“,另存为,”,对话框,F11,创建当前范围内数据的图表,Alt+Enter,单元格内换行,3.3.2 复制、剪切、移动、,粘贴、撤消、恢复,1、选择性粘贴,单元格或单元格区域具有许多内容如字体、字型、边框、色彩、单元格中的值、公式及有效性验证等，当对单元格进行复制和粘贴时，操作的是单元格或区域的全部内容。,单元格的各个单项内容可以通过选择性粘贴进行,单项粘贴,，这项功能非常实用，也常用到！,字型,字体,边框,色彩,公式,底纹,3.3.2 复制、剪切、移动、,粘贴、撤消、恢复,选择性粘贴,以粘贴上屏,C3:D13区域中的随机数公式为值的例，方法如下：,（1）选择C3:D13区域，再单击“开始”“剪贴板”复制工具按钮；,（2）单击“开始”“剪贴板”下面的三角形选择性粘贴。,应该注意，本对话框中的内容都是每个单元格具有的，可以将其中的任何一个单项复制粘贴到其它单元格或自身中！,3.3.2 复制、剪切、移动、,粘贴、撤消、恢复,2、粘贴运算,1、复制,A2:I2,2、选中,A4:I4,3、,“,选择性粘贴,”,运算中的,“,乘,”,运算后，,A4：I4,的结果,3.3.2 复制、剪切、移动、,粘贴、撤消、恢复,3,、粘贴链接,链接即,连接,，它不是将源单元格或区域中的数据或公式复制到目标单元格或区域中，而是建立两者之间的链接，并通过链接在目标单元格或区域中显示源单元格或区域中的内容。当,链接源单元格或区域中的数据发生变化时，目标单格或区域中的数据也会发生变化,。,在企业数据的分析过程中，可能会涉及到多个用户或部门的提交的不同工作簿，需要对这些工作薄中的数据进行汇总，并将相关的数据集成在一个汇总工作簿中，应用链接来实现这样的操作非常有效。因为通过,链接形成的汇总报表，当源工作簿发生更改时，链接汇总工作簿中的数据会被,Excel自动修改，使之与源工作薄中的数据同步,。,3.3.3 编辑栏,编辑栏具可显示、编辑、修改和输入数据，实时显示活动单元格中的内容。当需要在单元格中输入长公式、修改字符数目较多的单元格内容时，在编辑栏中更方便和直观。,3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换,1,、自动更正,1、当在单元格中输入错误的符号、单词时，Excel将按此处列出内容进行更正。,2、用户可将自定义更正方案添加到此对话框中。,3、显示出此对话框的方法：,单击,Office按钮,“,Excel选项,”,“,校对,”,“,自动更正选项,”,3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换,2、单词翻译,(Page63),Excel2007,可以实现多种不同语言的词汇翻译。,3.3.4 自动更正、单词翻译、汉字繁简转换,3、汉字简繁转换,3.3.5 斜线,表头,1、调整单元格到合适大小,2、选择Excel2007,“,插入,”,”,形状,”,直线,3、选择Excel2007,“,插入,”,”,形状,”,文本框，输入文本内容并旋转文本框。,4、,结过前面操作之后，单元格的大小和直线长短位置常常还会重新调整。比较麻烦,3.3.6,单元格,批注,批注是为单元格添加注释，以便说明单元格数据或公式的意义。,3.5 查看,工作表数据,3.5.1 全屏幕观察工作表数据,选择,“,视图,”,选项卡中,“,工作薄视图,”,组中的,”,全屏显示,”,按钮,就会见到全屏幕视图,如图示,3.5 查看,工作表数据,3.5.2,按比例查看工作表数据,在,Excel 2007中可以按任何比例查看工作表,3.5.3 按打印的页面,布局查看工作表数据,在Excel 2007的“页面布局”视图中见到的工作表近似于在打印纸中显示工作表。同时，“页面布局”视图提供了水平和竖直方向上的标尺，使用标尺可以测量数据的宽度和高度，快速调整工作表内容在打印输出时的纸张边距；在页面布局视图中还可以方便地更改页面方向，添加或更改页眉和页脚，设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题；更改数据的布局和格式。,3.5.3 按打印的页面,布局查看工作表数据,（1）单击“视图”“工作薄视图”组“页面布局”按钮。,3.4.4 按打印的分页预览视图查看工作表数据,分页预览能够显示要打印的区域和分页符（在一个分页符后面的表格内容将被打印到下一张打印纸上）位置。要打印的区域显示为白色，自动分页符显示为虚线，手动分页符显示为实线。,在分页预览视图中可以调整当前工作表的分页符。还可以调整打印区域（打印区域：不需要打印整个工作表时，打印的一个或多个单元格区域。如果工作表包含打印区域，则只打印打印区域中的内容）的大小。,选择“,视图,”选项卡中的“,分页预览,”命令，Excel就将以分页预览的方式显示工作表。,3.5.4 按打印的分页预览视图查看工作表数据,选择“,视图,”|“,分页预览,”命令,打印之前，用这种查看方式能发现一些打印问题。,3.5.6 在多,窗口,查看数据,1、单击“视图”“窗口”组中“新建窗口”按钮,2、单击“视图”“窗口”组中“并排查看”按钮,若不满意“并排查看”，可以选择其它查看方式。,3.5.7 在拆分窗口中,查看数据,1、单击要进行窗口分隔的单元格位置,2、单击“视图”“窗口”组中“拆分”按钮,若不满意“拆分”，可以拖动分隔线重新定位分隔位置。,3.4.7 冻结行列,标题查看数据,单击要冻结行下边，要冻结列右边的交叉点单元格。,单击“视图”“窗口”组“冻结窗格”，然后在弹出的菜单中选择“冻结拆分窗格”。,3.5 工作表,打印,1,、打印纸及页面设置,进行正式打印之前要确定的几件事情,：,打印纸的大小；,打印的份数；,是否需要页眉,是打印指定工作表，还是整个工作簿，或某个工作表的单元格区域。,这些问题可以通过,页面设置,解决。,3.5 工作表,打印,2、Excel 2007 的打印设置相关功能,3.5 工作表,打印,页面设置对话框的方法,单击“页面设置”、“调整为合适大小”或“工作表选项”组右边的箭头,3.5 工作表,打印,2,、,打印预览,（,1）,打印预览,的意义,打印预览是打印稿的,屏幕预显,，其效果与最终的打印效果没有什么区别。,在进行工作表的正式打印之前，有必要进行,打印预览,。以便及早发现问题，进行页面和纸张的重新设置，避免打印出,无用的表格,。,（2）方法,单击Office按钮，从弹出的“文件”菜单列表中选择“打印预览”菜单命令,3.5 工作表,打印,打印预览,3.5 工作表,打印,3,、缩放打印比例以适应打印纸大小,比较糟糕的打印情况：,只有一两行（列）的内容被打印到了,另一页,上！,打印内容,不足一页,，整张打印纸内容较少，,页面难看,。,这些情况可通过打印缩放解决！,3.5 工作表,打印,4,、打印标题或页码,进入,页面设置,对话框,单击“,自定义页眉,”可输入页眉或页脚的文字。也可以选择页码或日期,等,3.5 工作表,打印,5,、标题在工作表的首行,如果工作表的首行是标题，而且工作表内容较多，可能打印多页。可以通过页面设置，将,首行指定为标题。,3.5 工作表,打印,6、打印整个工作簿或指定工作表区域,如果需要打印工作簿中的全部工作表，或打印一个工作表的,指定区域,，单击Office按钮，选择,“,文件,”,“,打印,”,菜单命令，弹出,“,打印内容,”,对话框。,Excel,与数据处理,第四章,数据格式化,本章,学习目标,通过格式化能够突出显示重要的数据，添加提示信息，增加工作表的整体结构和组织性，美化工作表，使工作表数据的含义更加清晰。本章主要掌握以下内容：,1、了解Excel格式化的意义,2、掌握套用表格式和自定义格式化方法,3、掌握应用主题格式化工作表的方法,4、掌握文本格式化的方法,5、掌握数据格式化的方法,6、了解自定义格式化数据的方法和意义,7、掌握日期格式化方法,8、掌握条件格式的应用和规则管理方法,4.1 工作表,的格式化,4.1.1,、自动套用表格式,表是,Excel 2007中的一种特殊表格，Excel为表预定义了许多样式，这些样式布局美观，色彩搭配合理，具有不同类型的网格线设置，用户可在工作表中直接,套用这些样式，,多快好省地设计出精美的工作表。,下图是一个刚建立的普通的工作表,该表存在以下问题:,1、表名不醒目。,2、表的标题不太醒目。,3、当学生较多，科目成绩较多时，看数据较困难。,4、整个成绩表不太美观。,4.1.1自动,套用表格式,解决方法,对工作表进行格式化,套用的,Excel内置某种表格式后的工作表,套用表格式后，设置标题居中，并加大了字号,2、套用表格式的过程,（1）单击要格式化的工作表中的任一单元格或选中要格式化的单元格区域。,（2）单击,“,开始,”,“,样式,”,组,“,套用表格格式,”,按钮，显示出表格式对话框。,4.1.1自动,套用表格式,表格式选择对话框,这些都是表格式，可以选择其中的任何一种应用于当前的工作表中,4.1.1自动,套用表格式,3、表工具,当激活表中的任一单元格后（单击表中的任一单元格），Excel在就会在功能区中显示出“表工具|设计”选项卡（此选项卡平时处于隐藏不显状态）,表工具的设计选项卡中有许多格式化表的功能按钮,镶边行、列即将表的奇数据行列设置为一种色彩，偶数行列设置为另一色彩,删除重复行可轻松去掉表中的重复数据,。,转换为区域将表转换为普通工作表,4.1.2 应用主题,格式化工作表,主题,主题是,Office 2007新采用的一套统一的设计元素和配色方案，是为文档提供的一套完整的格式集合。其中包括主题颜色（配色方案的集合）、主题文字（标题文字和正文文字的格式集合）和相关主题效果（如线条或填充效果的格式集合）。,利用文档主题，可以非常容易地创建具有专业水准、设计精美、时尚的文档。,4.1.2 应用主题,格式化工作表,【例4.2】有学生成绩表如图4.5所示，应用主题对该工作表进行格式化。,主题位于,“,页面布局,”,选项卡中,这些都是主题，将鼠标指向它，就会实时看见将它应用于当前表格的效果。,4.1.3应用单元格,样式格式化工作,表,1、关于单元格样式,Excel 2007设计好了许多单元格样式，并将它们内置在Excel中，在进行工作表的格式化工作时，可以直接应用这些样式来格式化单元格或单元格区域。,2,、应用格式化单元格的步骤：,（,1）选中要应用单元格样式的单元格或单元格区域；,（2）单击“开始”“样式”组“单元格样式”按钮，弹出“,单元格样式,”选项板。,（3）将鼠标指向“,单元格样式,”选项板中的各命令按钮，立即就会显示出选中单元格应用对应样式后的效果。,4.1.3应用单元格,样式格式化工作,表,”,单元格样式,“,位于,”,开始,“,选项卡中,单元格样式就是应用色彩、字体、字型、背景和前景格式化单元格或区域,4.1.4设置工作,表的边框和底纹,1、工作表的边框和底纹,Excel的默认边框是虚线、无底纹，所有的表格都表示为同一种样式。,如果直接在Excel下进行表格的打印则没有网格线（当然，可通过打印设置让它显示表格线），不便于特殊信息的突出显示。,通过边框和底纹的设置，一方面可使表格美观，同时也可改变信息的显示方式，让人们尽快掌握表中的信息。,4.1.4 设置工作表的,背景和水印,1,、背景,背景即置于工作表表格下面的图案，其作用是美化工作表。,2,、水印,工作表背景不会被打印，也不会保留在单个工作表中或保留在另存为网页的项目中。在某些报表中，需要显示出背景图片（例如，在背景图中指明工作表属于机密信息），这类背景图片常称为,水印,。,Excel 2007,没有,提供水印功能。,如果需要在每张打印的报表中显示出水印图形，可以通过页眉或页脚来实现。在,页眉或页脚中插入图形,，该图形就会从每页的顶部或底部开始显示在文本背后，调整图形或缩放图形大小，让它填充整个页面就制作出了水印。,2、水印,（1）单击,“,视图,”,选项卡,“,工作薄视图,”,组中的,“,页面布局,”,按钮，切换到,页面视图,。,（2）单击中间部分的,“,页眉,”,，显示出,“,页眉页脚工具,”,|,“,设计,”,选项卡，,（3）单击,“,图片,”,，从弹出的图片对话框中指定水印的背景图文件,（4）单击,“,设置图片格式,”,，弹出,“,设置图片格式,”,对话框,（5）取消,“,锁定纵横比,”,和,“,相对原始图片大小,”,的勾选,（6）设置,“,高度,”,和,“,宽度,”,为实际的纸张大小,4.1.6 设置,三维表格,通过对单元格的格式设置（自定义格式），可以创建上凸和下凹的立体效果，数据显示在这样的表格中，看起来更轻松。,三维表格示例,4.1.6 设置,三维表格,三维表格的设置方法。,（,1）取消工作表的网络线。,（2）把要设置三维效果的表格区域的底纹设置为浅灰色（一般情况下是把整个工作表的底纹都设置为浅灰色。当然，其他色彩的浅色也可以，但浅灰色的立体视觉效果更佳）。,4.2 单元格常用,格式化命令,4.3文本的,格式设置,设置字体格式主是通过,“,设置单元格格式,”,对话框进行。,单击,“,开始,”,选项卡中,“,对齐方式,”,的下箭头可显示出此对话框,4.3文本的,格式设置,数据对齐方式,在默认情况下，文本靠单元格的左边对齐，数值靠单元格的右边对齐。,有时需要特殊的对齐方式，如,斜线表头,、,旋转,字体、,垂直居中,等,例如：,4.3文本的,格式设置,通过跨列居中按扭,合并单元格,选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮,取消单元格的合并,选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮,通过菜单设置对齐,也可以选择“格式”,|“单元格”菜单，然后在对话框中进行设置。,4.3文本的,格式设置,垂直对齐方式,文本、数字的旋转,同一单元格文本换行：单元格换行按钮,同一单元格文本换行：Alter+Enter,4.3文本的,格式设置,单元格的自动换成行格式,自动换行能够根据表格的列宽自动将单元格中的内容排成一行或多行，对于制订内容较多的工作表标题行时很有用。,下图,第,2行,的标题就是通过单元格的,自动换行,格式设计而成的。,单击它可设置或取消当前选中单元格或区域的自动换行格式,4.4 格式化,数据,1、Excel,的自动数据格式,数字、日期、时间等类型的数据在,Excel中都是以,数字形式,存储的，同样的数字在具有不同格式的单元格中会表现出,不同的形式,。,【例4.7】在图4.18中，第3行所有单元格均输入的是3.2，第2行对应单元格是对它采用的格式。由此可见，同一数字的表现形式何其多也！,4.4 格式化,数据,2、使用系统提供的数据格式,Excel提供了许多数据格式，包括数据的精确度、显示方式等内容（货币：美元、欧元、人民币，百分比等）。,数据格式设置的常见内容有以下几种。,数据的精确度,以百分比方式显示数据,数据的分节显示,“开始”选项卡的“数字”组提供了数字格式化工具,4.4 格式化,数据,单击此下三角形会弹出,“,设置单元格格式,”,对话框,4.4 格式化,数据,4,、自定义格式,意义,自定义格式允许用户修改单元格的格式，对单元格中数据的显示形式、字体、字型以及单元格的边框、背景等内容进行设置。通过自定义格式不但可以,将单元格数据显示为需要,的样式，而且能够在输入数据的时候显示一些重要的提示信息，以,减少输入数据的出错率,。此外，通过自定义格式的设置，还能,减少单元格内重复数据的输入,。,4.4 格式化,数据,5,、自定义格式的形式,格式组成,正数格式码；负数格式码；,0的格式码；文本的格式码,说明,格式代码中最多可以指定,四个节,。各节以,分号,分隔，它们顺序定义了单元格显示正数、负数、零和文本时的格式。,如果只指定了两个节，则第一部分用于表示正数和零，第二部分用于表示负数。如果只指定一个节，则所有数字都会使用该格式。,如果要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可,。比如，若将单元格的格式设置为：#,#.00;“零”;则当在此单元格中输入负数时，输入的负数就不会被显示出来（被隐藏了）。,4.4 格式化,数据,在格式码中指定的字符被用来作为占位符或格式指示符。0作为一个占位符，它在没有任何数字被显示的位置上显示一个0。,符号“_)”跟在一个正数的格式后面，以保证这个正数右边会留下一个空格，空格的宽度与圆括号“）”的宽度一样宽。,正数、负数和0靠单元格的右边线对齐。,4.4 格式化,数据,自定义格式码的例子,4.4 格式化,数据,格式符,功能及用法,通用格式,对未格式化的单元格使用默认格式，,在列宽许可的情况下，尽可能地显示较高的精度，在列宽不许可的情况下，使用科学记数法显示数值,#,数字的占位符，不显示无效的0,。如单元格的格式码为：#,#.#，则1233456.6789将被显示为1,233,456.68。0234.30将被显示为234.3,0,作数字的占位符，如果数字的位数少于格式中的零，则显示无效的零。,如单元格的格式码为：0,000.00，则1233456.6789将被显示为1,233,456.68。0234.30将被显示为0,234.30,%,把输入的数字乘以100，然后以百分数的形式显示出来,text,显示双引号内的文本。如设置自定义格式为：339810#，输入1将被显示为：3398101，输入22，将被显示为：3398122,颜色,用指定的颜色格式化单元格内容，如在定义了,红色,的格式的单元格中输入的内容将以红色显示,条件,对单元格进行条件格式化，允许的条件有：，=，=,Excel常用格式码的含义,4.5 格式化,日期,1,、概述,在,Excel中，日期和时间实际上是以,序列数字,的形式存储，以日期形式显示的。所以当一个单元格的格式被设置为,日期格式,后，即使在其中输入纯粹的数字，该数字也会被显示为一个日期。,4.5 格式化,日期,2、日期的格式码,显 示,使用此代码,月份（112）,M,月份（0112）,Mm,月份（JanDec）,Mmm,月份（JanuaryDecember）,Mmmm,月份（英语中各月单词的第一个字母）,Mmmmm,日（131）,D,日（0131）,Dd,日（SunSat）,Ddd,日（SundaySaturday）,Dddd,年（0099）,Yy,年（19009999）,Yyyy,4.6 条件,格式,关于条件格式,对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示格式。例如，把学生成绩表中所有不及格成绩显示为红色，可以非常轻松地看出其中不及格的成绩情况；对于企业的销售表，把其中利润较小的或无利润的数据设置为黄色，而将利润最大的数据设置为绿色，可以使人在查看这些数据时一目了然。,4.6 条件,格式,1,、条件格式的意义,对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示格式。比如在一个学生成绩表中，把所有不及格的成绩显示为红色，就能够很容易找到有不及格科目的学生。,下面是条件格式运用的一个例子：当单元格的数值大于,200时，用黑色显示；当小于100时用红色显示；100200之间的数据用蓝色显示。此,自定义条件的,格式码,如下：,黑色=200#,#;红色=100#,#;蓝色#,#,4.6.1 Excel 2007,条件格式概述,条件格式,指基于某种条件更改单元格区域中数据的表现形式，如果条件成立就基于该条件设置单元格区域的格式（如设置单元格的背景、用图形符号表示数据），如果条件不成立就不设置单元格区域的格式。,Excel 2007的条件格式,Excel2007对条件格式进行了较大的改进，对条件格式的任务分得更细，涉及的内容更多，也更具实用性。Excel 2007的条件格式更容易达到以下效果：突出显示所关注的单元格或单元格区域；强调异常值；使用,数据条,、,颜色刻度,和,图标集,来直观地显示数据。,4.6.1 Excel 2007,条件格式概述,Excel 2007条件格式的内容,4.6.1 Excel 2007,条件格式概述,Excel 2007条件格式中的几个概念,（1,）突出显示单元格规则,对单元格区域设置一定的条件，将按指定的现则突出显示该区域中满足条件的单元格内容，默认的规则用某种色彩填充单元格背景。例如，如果单元格的值大于、小于或等于某个指定值，就将单元格的背景填充为绿色，突出显示该单元格中的值。,（,2,）项目选取规则,对选中单元格区域中小于或大于某个给定阈值的单元格实施条件格式。单击此规则中的“值最大的,10项”、“值最大的10%项”、“高于平均值”等条件，Excel都会显示出一个条件设置对话框，可通过它设置单元格中的条件格式。,4.6.1 Excel 2007,条件格式概述,Excel 2007条件格式中的几个概念,（3,）数据条,数据条以彩色条型图直观地显示单元格数据。数据条的长度代表单元格中的数值。数据条越长，表示值越高，数据条越短，表示值越低。,（,4,）色阶,色阶用颜色的深浅表示数据的分布和变化，包括双色阶和三色阶。双色刻度使用两种颜色的深浅程度比较某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高低。,（,5