文书幻灯片.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,归档文件材料的收集和整理,重庆市档案局,档案馆,(,室,),业务指导处,邓国强,63899392,提纲及问题,1.,文书档案概念,2.,档案收集,归档范围及不归档范围确定（按,8,号令）；,档案收集方法途径、收集的质量要求。,3.,归档文件整理,整理方法步骤及相关要求；,档案保管期限划分（按,8,号令）。,一、文书档案概念、文书与档案联系：,1,、文书档案概念 指机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织在领导和行政管理活动中形成的具有保存,1,价值并经过归档整理的文件材料。,2,、文书与档案的联系 文书是档案的前身，档案是文书的归宿,1,。办理完毕、具有保存价值的文书，经过归档整理后才能转化为档案。,二、文件材料的收集,（一）明确收集工作的重要意义,（,P89,）,收集工作是文书档案管理的一个重要环节，与文书档案管理中其他各环节的工作比较起来，它处,3,于一种特殊的地位，做,1,好收集工作,1,对整个文书档案管理都有着重要意义。,（二）收集范围,包括归档范围和不归档范围（这是一个重点，国家局,8,号令中有明确说明）每个单位都应根据国家档案局的文件精神制定本单位的,文件材料归档不归档范围及保管期限表,归档范围,凡是反映本机关职能活动和基本历史面貌，办理完毕，对机关和社会具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。,(1),反映本机关主要职能活动和基本历史面貌,对本机关工作,1,、国家建设和历史研究有利用价值的文件材料,主指业务工作方面的,机关在履行三定方案赋予本单位职能活动过程中形成的文件材料。如：研究业务工作,1,的党组,1,（党委）会、行政办公会、召开的工作,1,会、业务会，关于业务问题的请示批复，去函及复函，职能活动的计划总,1,结，检查调研，颁发的业务文件材料等,（,2,）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料,指机关管理方面的,1.,机关制订的工作,1,条例、内部规章制度,2.,机构设置、撤并、更名、启印、人员编制等,3.,机关党委团委工会妇委会等工作中形成的重要材料,4.,有关科技科研、基本建设文件材料,5.,权证归属、机关管理中外签合同协议,6.,干部任免调配录用转正等,7.,纪检、安保工作,8.,国家局,8,号令充实的诸如产权关系、个人权益等方面材料,（如婚姻、房产、人口普查、知青、土地承包、林权、土地征用拆迁、就业再就业、医保、计生、学籍、户籍等）,（,3,）本机关需贯彻执行的上级机关、同级机关文件材料，下级机关报送的重要文件材料,外来文件,上级的,：,1.,需贯彻的会议文件,(,科学发展观、任务分解,),2.,制发的业务文件及需贯彻的非业务文件（如,8,号令，务虚会、工改、职称）,3.,领导人视察形成的文件,4.,代起草并被采用的文件（如自拟的制度办法争取政府或联合发文、以政府名义开工作会形成的文件）,5.,转发的本机关文件,同级的,：,1.,普发需贯彻的（如人事、财政、纪检、劳动局文件）,2.,检查工作的（如审计通知、报告，档案抽检、资源节约检查、保密）,3.,联系、协商工作的,（易遗漏的，如外单位对本机关相关人员职级待遇工资,1,、表彰奖励等方面的文件材料）,下级的,：,1.,工作计划、报告、总结、财务预决算、统计报表等,2.,重要的科技文件材料,(,科技、科研，课题申报、专利产品,),3.,重要的备案材料（如村社土地承包、土地开发、入股分红派利；区县部门就重大事项报当地党委政府抄市级相关主管部门）,(4),其他对本机关工作具有查考价值的文件材料,如：统计报表、统计分析材料、本机关历史沿革、大事记、年鉴等、会议记录、简报等,2.,不归档的范围,(1),本机关形成的文件材料,1.,重份文件,2.,无查考价值的事务性临时性文件,3.,一般性文件历次修改稿、各次校对稿,4.,无特殊保存价值的信封,5.,不需办理的人民来信、电话记录,6.,机关内部抄送件,7.,本机关领导兼外单位职务与本机关无关文件,8.,收集的供参考件等,(2),上级机关的文件材料,1.,上级机关任免奖惩非本机关人员（任免市管区管干部，表彰某奖项无自己人的），,2.,普发不办的（中办通报、中央文件、内参、办公厅通报，领导讲话等），,3.,供参,1,考抄件（如分工、外单位职能划转），,4.,征求意见未定稿（规划纲要等未提意见）,(3),下级机关的文件材料,简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料,（以市级机关为例：区县局给区县党委政府的申请，内部科室人员调整、领导分工、发辖区单位一般性件，如接收阶段档案、办班；,以镇乡为例：村社四职人员调整、领导分工等抄送镇乡或区县相关委办局等）,(4),同级机关和非隶属机关的文件材料,参会不需贯彻件（各单位工作会，了解周知性）,抄送不办的件,（如：镇乡部署来年档案工作计划给区县档案局抄件、部署全镇卫生综合治理给区县卫生局抄件等；,再如：公检法、市农行等实行系统管理或重视对系统指导的单位，表彰系统某方面工作，如档案、保密、综治先进个人单位，或通报系统某项工作开展情况、部署工作等方面给对应机关抄送件）,3,不归档文件的处理,（,1,）属于清退范围的按规定清退（即时清退、照单限时清退）,（,2,）其他不归档文件，登记造,1,册,1,销毁，数量大的送指定的保密纸厂化浆销毁，少的可用碎纸机或烧毁的方式销毁。禁止混入废旧报纸出售，防止失泄密。,（三）收集的途径和方法,1,、收文,2,、发文,3,、平时收集方法下收集到的 零散,1,文件：经办人忘交的，或因抢火、水灾形成的破损修复件等 帐外文件：未登记件（如计划、总结，会议记录、外带回件，内部规章，统计表，外签合同等，另名册、账本）专门文件（各门类,P213-215,、载体）,档案收集有章可循,档案法,第十条、,重庆市实施,档案法,办法,第十一条规定：国家机关工作人员在公务活动中形成的文件材料应当归档，任何个人不得拒绝归档，不得拒为已有,国家行政机关公文处理办法,第三十八条规定：个人不得保存应当归档的公文。,国家档案局令,（第,8,号）第五条：凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。,（四）收集的具体要求：齐全完整，符合档案保护要求,齐全完整,:,一方面是指所有应当归档的文件材料都应收集齐全完整，各个部门各个门类的都要收齐，不遗漏。另一方面是一份文件要齐全完整，正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发件与被转发件，多种文字形成的同一文件材料。,（,规定,第十条：机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。）,符合档案保护要求：,一是文件制作材料的纸张,(,不能是复写纸、热敏性传真纸,;,尺寸要求,),二是字迹材料（需是耐久性字迹，如炭素、蓝黑墨水。杜绝用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等）,三、归档文件整理：,将归档文件以,件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。,（一）归档文件整理依据,归档文件整理规则,（,D A/T222000,）是中华人民共和国行业标准,重庆市机关归档文件整理实施细则,（渝档发,200934,号）,重庆市企业事业单位归档文件整理规定,（渝档发,200939,号）,（二）,适用范围：本细则适用于全市各级机关、团体、行政事业单位和其他社会组织。中央国家机关在渝单位、金融保险单位参照执行。,（范围不含企业、大专院校等企事业单位。企事业单位贯彻,归档文件整理规则,现在是按“渝档发,200939,号”执行，主要在档案分类、排列、编号上有区别，适当时分别作一说明，有新规定或其行业、地区有要求的从其规定，可打,63896687,咨询。）,适用对象：纸质文书档案,执行时间：,市级机关从,2001,年开始执行，三年内全部施行（不迟于,2004,年），区县级机关由区县档案局决定，五年内全部施行（不迟于,2006,年）按此标准进行整理,（三）新旧办法的主要区别,（详见,教材,P98118,上半页、,P118,下半页,120,页。）,一是管理单位不同：旧,卷，新,件；,二是目录级数不同：旧,案目、内目，,新,归档目录；,三是装订方式不同：旧,三孔一线法入卷，,新,线或不锈钢钉；,四是操作难度不同：旧,难，新,易；,（四）整理原则,遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。,（五）质量要求,1.,归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。,（超大纸张应折叠为,A4,或,16,开幅面）,2.,整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。,（六）方法和程序,1,、分类 一般采用“保管期限,年度,机构（问题）”方法分类。同一全宗分类方案应稳定。,（企事业单位：实行综合管理的以“大类（按照,工业企业档案分类试行规则,设置的,党群工作、行政管理、生产技术、经营管理类,）,年度”；非实行综合管理的以“年度,组织机构或问题”分类）,（,1,）分年度：,归档文件整理实施细则,要求以文件形成时间为划分归档年度的唯一依据。取消按针对年度分类。,不能机械照搬,跨年度的会议文件，放在闭幕年；来文与复文跨年度并作为一件的，放在复文年。岁末年初制发的文件时间易出错,（,2,）分保管期限,保管期限划分依据,2006,年,12,月，国家档案局令第,8,号,机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,第,6,条：机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为：,30,年、,10,年,(P129),(,判定期限属档案鉴定工作环节,鉴定包含三方面内容,P120,一是制定归档范围和保管期限表；二是分清归档的及不归档的、归档的要判定其期限；三是对不归档及期限到期的鉴定销毁,),永久,凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。,P129,包括：,1.,自制法规政策性文件、中长期发展规划、纲要。,2.,召开重要会议（年度工作会、专题会、重要业务工作会的请示批复通知名单日程报告讲话总结决定决议纪要等）,3.,举办重大活动形成的文件（承办国际性会，农口搞花博农博会，商业部门搞糖酒会，市档案局与红岩联线搞的庆直辖十周年档案展等大型、有很大影响力的活动的请示批复议程名单报告、领导贺辞题词讲话，承办部门要存永久）,4.,重要业务文件（业务工作方面的规范性文件如司法鉴定、婚姻、政府采购、照片、会计、医保、归档细则；人事局规范津补贴与纪委监察审计财政等部门联合发文）,5.,重要问题（如实施五个重庆建设中相关具体承办部门给党委政府的请示报告及上级批复（示）等，档案部门关于档案开放、重庆市民国档案抢救、档案馆新馆建设）的请示及上级批复（示）,6.,重要报告（调研报告、一府两院、财政移民、经济形势分析报告）,7.,重要总结、综合统计报表,8.,机构演变、人事任免（以及职工录用调资定级等）,9.,房屋买卖、征地，重要合同协议（规模大金额大影响力大）,10.,资产登记,11.,上级制发的属本单位主管业务需贯彻执行的重要文件等（,8,号令、武装警察法、道路运管条例）,12.,同级、下级重要业务问题来函请示及本机关复函批复等,13.,人大议案政协提案复函,(,主办承办部门存永久、协办部门可存,30,年,),注意：易遗漏的：党组会、办公会记录；干部、党员统计年报，重要合同协议；人员花名册等。,看价值而非看文件制发者的级别。,把握文件材料重要性与一般性，要从机关职能活动规模大小、规格高低、影响力大小、文件是否具备方针政策法规性等因素来衡量，是否该永久保管,30,年,凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料：如：本机关开工作（专题）会一般性文件（典型材料、代表发言、交流材料、会议简报），一般会议的重要文件（如开半年工作会的通知、领导讲话、名单、议程等），一般性业务文件，重要的接待方案计划；上级视察形成的一般件（本地区、本单位的工作汇报），参加会议本机关提交的经验交流材料；,人事管理工作形成的文件材料（人事工作制度、规定、办法，内部表彰，警告等）；来信来访一般处理结果；机关财务预算，物资采购、招投标、机动车调拨转让，职工住房分配出售规定细则；管理机关、管理车辆、物资的制度办法；,易出错的：下级年度总结（,10,年）、内设机构年度总结（,30,年）；,10,年,凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料：如：上级和同级颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件（,8,号令、人事劳动部门下发的社保医保、公积金、房改车改文件、工改津贴招录职工死亡抚恤金发放文件；财政下预政府采购目录财会制度办法；纪检党风廉政反腐倡廉；科委科研项目课题申报流程）、上级制发属本机关业务一般件（关于档案安全通知）本机关年度以下总结计划、一般活动总结、下级报送的年度工作总结、报告和统计报表；,本机关请示无批复批示、同级下级来函请示无复函批复（示）有处理意见的等 （提示：同一主题的若干文件，如开工作会，请示批复讲话等永久，而交流材料、会议发言材料、简报,30,年可，不必也不该全放一起定永久，不科学，其初衷可能是为了好查，其实现在不存在此想法，随着数字化时代的到来，档案查阅不再依赖手工，直接通过电脑查询方便快捷）,（,3,）分机构（分问题）：按文件的承办机构或按分类方案中的类别排列）,2,、装订,剔除重份确定“件”（见,P118,最后一段，教材上内容略简）归档文件按件装订。件是归档文件的整理单位，一份文件为一件，是下列情形的为一件处理：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，收文与收文处理单为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册是一册（本）的为一件，来文与复文中，外单位来文与本机关的复文为一件，本机关向同级或上级的去文与他们的复文各为一件，简报一期一件，会议文件一份一件，会议纪要原则上一次会议记录为一件，也可一本（册）为一件,装订要求,：,归档文件以件为单位,用线或不锈钢钉,进行装订。,(,工具准备：缝纫机、线；钉书机、不锈钢钉；电钻。,),符合保护需要，左下整齐。分前后顺序排列后装订。（正本在前定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；收文处理单在前，收文在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后）,3,、排列,归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。,（企事业：可按照各企事业单位制定的分类方案顺序排列。采用“大类,年度分类的，按同一大类下同一年度的集中排列；采用“年度,组织机构或问题”的，按同一年度下同一机构或问题的集中排列。）,4,、编号,归档文件应逐件加盖归档章，依分类排列的顺序逐件编号（室编件号）。每年三个号，各期限分别从“,1”,起号，下年不得接上年号。,（企事业编号：在同一类别内不同年度中分别编一流水号，即同类别中一年一号；或同一年度内不同机构问题分别编一流水号，即同一年度中一机构一号。不同期限的文件在同一类别同一年度或同一年度同一机构问题中可混排编号）,归档章的盖制：自制文件在文件首页上端空白位置盖，收文在文件收文处理单上端空白位置盖，归档章设置“全宗号、保管期限、年度、室编件号、馆编件号”，示样如下,:,（长,宽：,65mm18mm,）,全宗号,保管期限,年度,室编件号,馆编件号,1348,30,年,2008,1,提示：企事业单位按照,归档文件整理规则,执行归档章的格式,。,66mm16mm,（长,宽）,全宗号,类目名称,年度,件号,保管期限,页数,5,、编制归档文件目录,归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。式样如下：,（企事业：件号栏为“档号”（格式：全宗号,+,分类号,+,件号），另页数与备注间多“保管期限”栏）,录入方式：一是用档案管理软件系统,二是用手工制表录入,件号,责任者,文号,题名,日期,页数,备注,录入要求,件号：文件的排列顺序号。照录,（档号：填写全宗号,+,分类号,+,件号，如,106DQ20091,）,责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。全称或规范简称，如多个责任者，可填写有其文号的责任者另再填写一个并加“等”即可，制定录入细则和责任者简称表 文件编号：文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度（用方括号,括入）、发文顺序号。照录,录入要求,题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“,”,号日期：文件的形成时间。,8,位阿拉伯数字标注页数：每一件文件总的页数，凡有图文的一面都算一页备注：注释文件需说明的情况。,（企事业单位：在备注前加“保管期限”栏，填该件之期限）,6,、打印纸质归档文件目录。,一个年度各个期限一本，分别加一归档文件目录封面，装订成册。,归档文件目录封面项目有：全宗名称、保管期限、归档年度（见下页）,（企事业：同一大类下一个年度编一本目录，或年度下一个机构（问题）编一本目录。归档文件目录封面上“保管期限”项为“类目名称”）,归档文件目录,全宗名称,保管期限,年 度,297mm210mm(,长,宽,),7,、装盒,将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊、备考表项目。,一盒内只能装同年度同期限的,（按大类,年度的：一盒内装同一大类同一年度的）,（按年度,机构（问题）的：一盒内装同年度同机构问题的,),档案盒封面填写项目：全宗号、保管期限、年度、室编件号、馆编件号；背脊比封面上多一“盒号”。（见下图）,提示：封面上的室编起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“,”,号连接；盒脊上的室编起止件号填写：左上角填写盒内第一件文件件号，右下角填写盒内最后一件文件的件号，中间用“,/”,号连接；盒号即档案盒排列顺序号，在档案移交进馆时按档案馆的要求编制。,310mm220mm(,长,宽,)310mm20,、,30,、,40mm(,长,宽,),档案盒封面式样 档案盒脊式样,（全宗名称）,全 宗 号,1348,保 管 期 限,年 度,室编起止件号,馆编起止件号,30,年,2008,150,全 宗 号,1348,保管期限,30,年,年 度,2008,起止件号,室,1,/,50,馆,盒 号,297mm210mm(,长,宽,),备考表式样,备考表,盒内文件情况说明,整理人,检查人,年 月 日,8,上架,档案按保管期限的不同分三条线存放。同一保管期限内按年度顺序上架排列。,（企事业则在大类内按年度顺序上架排列，或在年度内按机构问题排序上架）,谢谢各位！,