电算化会计-4.ppt

会计报表管理系统,第四章,UFO,报表管理系统,一、报表管理系统概述,会计报表管理系统是会计电算化系统中的一个独立的子系统，它为企业内部各管理部门及外部相关部门提供综合反应企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量的会计信息。,(,一,),报表管理系统的任务,设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其它业务系统中取得有关会计信息自动编制各种会计报表，对该报表进行审核、汇总、生成各种分析图，并按预定格式输出各种会计报表。,会计报表按照报送对象可分为对外报送报表和对内报送报表。,对外报送报表,资产负债表,利润表,现金流量表等,会计报表,对内报送报表,成本分析表,费用明细表等,一、报表管理系统概述,(,二,),数据处理流程,报表编制数据处理流程图。,一、报表管理系统概述,(,三,),基本功能结构,用友,UFO,报表管理系统具有：文件管理功能、格式管理功能、数据处理功能、图形功能、打印功能。,（,1,）文件管理的作用是对报表文件的创建、读取、保存和备份进行管理。,（,2,）格式管理是对不同对象的不同要求报表进行格式定义以及对表中数据的运算关系进行公式定义。,（,3,）数据处理提供数据录入与采集，报表数据计算，数据处理分析，报表汇总等功能。,（,4,）图表管理是将数据表以图形的形式进行表示。,（,5,）报表输出则是对已编制完成的报表，显示或打印输出，提供纸介质使用和保存的形式。,一、报表管理系统概述,(,四,),基本工作过程,报表管理的工作过程基本可以分为报表的格式和公式设置，报表的数据处理，报表输出。,一、报表管理系统概述,(,五,),报表结构与基本术语,1.,报表结构,简单表的格式一般由四个基本要素组成：标题、表头、表体和表尾。,一、报表管理系统概述,(,五,),报表结构与基本术语,2.,基本概念,(1),单元及单元属性。,报表中由表行和表列确定的方格称为单元。,单元属性包括：单元类型、对齐方式、字体颜色等。,单元类型有数值型、字符型和表样型。,(2),关键字。,关键字一般包括：单位名称、单位编号、年、季、月、日等，也可以自行定义关键字。,(3),区域与组合单元。,区域也叫块，由一组相邻的单元组成的矩形块。,组合单元由同行（或同列）相邻的两个或两个以上的单元组成的区域。,二、会计报表系统基础设置,(,一,),创建新表,启动报表管理系统，创建一个新的会计报表文件。有些软件建立的是一个报表簿，可容纳多张报表；也有些软件只建立一张报表，甚至还需要规定其属性。,二、会计报表系统基础设置,(,二,),报表格式设计,二、会计报表系统基础设置,(,二,),报表格式设计,1.,设置表尺寸,2.,定义行高和列宽,3.,画表格线,4.,定义组合单元,5.,输入项目内容,6.,设置单元属性,7.,定义关键字,1.,设置表尺寸,设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。,2.,定义行高和列宽,设置列宽应以能够放下本栏最宽数据为原则，否则在生成报表时会产生数据溢出的错误。,3.,画表格线,报表的尺寸设计完之后，在报表输出时，该报表是没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要在适当的位置上画表格线。,4.,定义组合单元,把几个单元作为一个单元来使用，组合单元实际上就是一个大的单元，所有针对单元的操作对组合单元均有效。,5.,输入项目内容,指报表的固定文字内容，主要包括表头、表体项目、表尾项目等。,6.,设置单元属性,单元属性：包括单元类型、对齐方式、字体颜色等。,单元类型：有数值型、字符型和表样型,数值单元：是报表的数据，在数据状态下（格式,/,数据按钮显示为“数据”时）输入。数值单元必须是数字。,字符单元：是报表的数据，在数据状态下（格式,/,数据按钮显示为“数据”时）输入。字符单元的内容可以是汉字、字母等。,表样单元：是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么在其中输入的内容对所有表页都有效。,其中，表样在格式状态下（格式,/,数据按钮显示为“格式”时）输入和修改，在数据状态下（格式,/,数据按钮显示为“数据”时）不允许修改。,7.,定义关键字,定义关键字主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置。,关键字的位置可以用偏移量来表示，负数表示向左移，正数表示向右移。关键字偏移量单位为象素。,二、会计报表系统基础设置,1.,单元公式,单元公式是指为报表数据单元进行赋值的公式。,单元公式一般由目标单元、运算符、函数和运算符序列组成。,C5=,期初余额（“,1001”,，月）,+,期末余额（“,1002”,，月）,(,三,),报表公式设计,二、会计报表系统基础设置,(1),账务取数公式。,函数名,(“,科目编码”,会计期间,”,方向”,账套号,会计年度,编码,1,，,编码,2),(2),本表页内部统计公式。,二、会计报表系统基础设置,2.,审核公式,审核公式可以验证表页中数据的勾稽关系。由验证关系公式和提示信息组成。,审核公式格式：,MESS“,说明信息”,例：定义审核公式：期初资产总计等于期初负债合计数加期初股东权益合计数，否则出现“期初资产总计,期初负债合计数加期初股东权益合计数”的错误信息。,二、会计报表系统基础设置,3.,舍位平衡公式,用于对报表数据进位及重新调整报表进位之后平衡关系的公式称之为舍位平衡公式。,定义舍位平衡公式需要指明要舍位的表名、舍位范围、以及舍位位数，并且必须输入平衡公式。,例：将数据由元进位为千元，定义该报表的舍位平衡公式，舍位表名位,SWB.,注意：舍位位数：,1-8,位。舍位位数为,1,，区域中的数据除,10,；舍位位数为,2,，区域中的数据除,100,；以此类推。,二、会计报表系统基础设置,4.,定制报表模板,在会计报表系统中，一般都提供了多种常用的会计报表格式及公式，称为报表模板。在每个模板中详细设计了该报表的格式与公式以及修饰。,三、会计报表数据处理,(,一,),生成报表,生成报表的过程是在人工控制下由计算机自动完成的。利用已经设置好的报表结构文件，运用其中的运算公式从相应的数据源中采集数据，填入相应的单元中，从而得到报表数据。,三、会计报表数据处理,(,一,),生成报表,1.,设置报表与账簿之间的关系,4.,计算,2.,增加表页,3.,录入关键字,1.,设置报表与账簿之间的关系,2.,增加表页,3.,录入关键字,4.,计算,三、会计报表数据处理,(,二,),审核报表,报表的审核就是根据报表中已经设置审核公式，对已经生成的报表进行审核。,执行审核功能后，系统将按照审核公式逐条审核表内的关系。当报表数据不符合勾稽关系时，会提示错误信息。,导致审核出现错误的原因有：单元公式出现语法等错误，审核公式本身错误，账套或账套数据等数据源错误等。,三、会计报表数据处理,（三）会计报表舍位操作,报表的舍位操作并不是必须的，一般只在报表汇总或合并时由于不同报表的数据单位不同而无法完成汇总或合并，需要将不同报表的数据单位进行同一，在这种情况下才需要进行报表的舍位操作。,(,四,),报表模板应用,在系统预置的报表模板中一般已预设了报表所需的格式和公式，在编制报表时可以套用系统内置的报表模板，生成一张固定格式的标准报表。,四、会计报表输出,(,一,),报表查询,(,二,),网络传送,(,三,),报表打印,