经典：岗位说明书编写方法.ppt

-1-岗位说明书编写培训目录-2-基本知识介绍基本知识介绍构成要素及填写规则构成要素及填写规则下一步工作下一步工作岗位是一个组织的基本单位，是客观存在的，不属于某个人-3-岗位是岗位是而员工流动时而员工流动时一个组织的基本单位以结果为导向，即每个岗位都有明确的产出成果短期内是稳定的，可以支撑企业经营需要，但长期来讲，是动态的，需要随着企业战略、组织、流程的变化而调整带走的是管理风格、解决问题的能力和绩效表现水平留下来的是岗位的功能、工作范围和应承担的职责也就是说，岗位依然存在，不因人员变动而改变岗位分析是人力资源管理的基础，岗位说明书是其重要的输出成果-4-岗位分析岗位说明书人力资源规划人力资源规划培训培训薪酬管理薪酬管理职业生涯设计职业生涯设计人员绩效管理人员绩效管理招聘招聘在岗位分析时，应遵循：-5-“空位子空位子”原则（原则（Empty Desk Empty Desk）：关注岗位对任职者的知识和能力的要求是什么，要求任职者做些什么，尽管这可能并不完全反映任职者当前实际的知识、能力和工作行为关注应该应该做什么，而不仅仅是正在正在做什么注意-6-岗位分析是岗位分析是而不是而不是一个了解任职者应该做什么工作的过程一个了解任职者为什么需要做的过程一次对个人的分析一次人事分析一次绩效评估通过岗位分析，填写岗位说明书-7-示例示例*公司*岗位说明书编号：共 页生效期：年 月 日基本信息基本信息岗位名称所属部门岗位编制岗位代码岗位目标岗位目标根据（在下），通过，实现的目的。工作关系工作关系直接上级直接下级内部关系外部关系主要职责主要职责主要职责1职责表述：具体任务：1、2、关键绩效指标：其他职责任职资格任职资格基本条件学历要求专业要求工作经验资格证书知识和技能知识要求技能要求工作环境工作环境工作时间工作地点工具与设备签字栏签字栏编写（签名）日期：审核（签名）日期：审批（签名）日期：目录-8-基本知识介绍基本知识介绍构成要素及填写规则构成要素及填写规则下一步工作下一步工作岗位说明书的构成要素和填写基本原则-9-基本信息岗位目标工作关系主要职责任职资格工作环境签字栏岗位说明书是岗位对任职者的最最低要求低要求，而不是现在该岗位上的人员的个人背景资料或工作表现，即可以把它当作是对公司新招收即可以把它当作是对公司新招收员工的岗位要求员工的岗位要求填写需以言简意赅为原则客观描述而不要有所保留或者夸大所提供的信息应当适用于典型的及一般性的情况，而不适用于短而不适用于短期或者临时工作期或者临时工作构成要素构成要素基本原则基本原则1、基本信息-10-岗岗位名称位名称详细地写出该岗位的全称，如人力资源部部长、文秘岗等所所属属部部门门详细地写出该岗位所在部门的全称岗岗位位编编制制可暂时不填，待明确之后再做更新岗岗位代位代码码可暂时不填岗位岗位名称名称：文秘岗所属所属部门：部门：综合部岗位岗位编制编制：1人岗位岗位代码代码：示例示例文秘岗文秘岗填写说明填写说明2、岗位目标-11-简短而精确地说明此岗位为什么存在。如“根据，通过，实现的目的。”本项目的在于了解任职者对完成公司及任职部门工作目标的重要性，也就是该岗位存在的意义示例示例文秘岗文秘岗填写说明填写说明文秘文秘岗岗：根据公司领导、综合部主任的指示，通过负责起草公司级的各类文字材料、组织会议工作、收集相关材料和负责保密工作，以实现为领导提供良好服务和保密安全的目的。3、工作关系-12-直接直接上上级级这里的上级指的是管理关系上的上级，如科长为科员的上级，工程师相对于技术员只有技术指导的关系，一般情况下是没有管理关系的行政副职岗位为行政正职岗位的直接下级岗位，此岗位如果没有明确的分管安排，是没有直接下级岗位的，自然也不是任何岗位的直属上级岗位请填写岗位名称而非个人姓名直接直接下下级级这栏与上一栏存在对应关系。对于一些较大部门的领导，此栏内容可能较多请填写岗位名称而非个人姓名内部关系和外部关系内部关系和外部关系本栏列出了该岗位需要经常性的内外部联系的对象及联系的目的。对象的描述要具体，并且应该是因工作关系需要经常性联系的，不包括偶尔一次两次的情况，也不包括向直接上级汇报工作和给直接下级安排工作的联系示例示例文秘岗文秘岗填写说明填写说明直接直接上级上级综合部主任直接直接下级下级内部关系内部关系公司各相关部门外部关系外部关系上级主管单位各部门、来文单位等4、主要职责-13-分两个层次来描述主要职责，即职责表述和工作任务职责表述是该岗位所负责的某一类任务工作任务是在该职责表述的范围内所具体从事的工作可参考后面一页的示例常用格式，“动词”+“事项”填写说明填写说明填写技巧填写技巧尽量明确在该职责/任务中，该岗位所扮演的角色。如，“起草公司级的各类文字材料”，“收集相关材料”可以按照职责的重要性或占用时间长短进行排序要写清楚该岗位在各主要职责中所扮演的角色-14-输入输入过程过程1 1过程过程2 2过程过程3 3过程过程4 4输出输出主责主责参与参与成果把控成果把控指导指导成果把控成果把控：审核、审批，审核以批准或否决主责主责：主要负责，负责启动某一工作，并确保该工作的顺利完成参与参与：协助、支持，为某项工作提供支持和协助指导指导：咨询、反馈，为某项工作提供咨询和反馈意见，但没有直接影响附：关键职责动词-15-结果把控结果把控主责主责指导指导参与参与-16-主要职责一职责表述起草公司级的各类文字材料具体任务1.起草工作总结、工作计划、规章制度等材料2.起草有关领导讲话稿、上报材料、文件等3.参与撰写志书、大事记、年鉴4.起草领导交办的其他文字材料主要职责二职责表述组织公司行政例会及相关会议的具体工作具体任务1.组织行政例会及其他专项会议，并做好会议记录2.根据会议决议，编写会议纪要3.按期检查各项决议、决定的贯彻执行情况，及时了解和反馈信息主要职责三职责表述收集相关材料，为领导决策提供依据具体任务1.收集各类资料，整理、分析、存档，建立数据库2.为领导出谋划策，提供意见，供领导决策主要职责四职责表述根据保密工作要求，制订保密制度具体任务1.草拟保密工作计划，草拟保密工作总结2.修订保密制度，提出实施办法和意见3.监督检查保密制度执行情况其他职责完成领导交办的其他事项示例示例文秘岗文秘岗5、任职资格-17-基本条件基本条件学学历历要求：要求：该岗位所需的最低学历，但并非目前在职人员的情况专业专业要求要求：该岗位所要求的专业背景，有的岗位对专业性要求非常强，而有的岗位则要求比较宽泛。工作工作经验经验：包括工作时间、行业或职能的要求资资格格证书证书：胜任该岗位需要哪些资格证书知知识识和技能和技能知知识识要求：要求：尽管在专业里有所要求，但此处具体描述该岗位所需要的知识，最好写出程度，如：通晓、熟练、了解技能要求：技能要求：完成完成该岗位职责所需的一些非本专业又不可缺少的应用性的技能，如：该岗位如果需要经常性地与外方专家沟通，则良好的英文听、说、读、写能力是必需的示例示例文秘岗文秘岗填写说明填写说明学历学历要求要求大学本科及以上学历专业专业要求要求中文、文秘、行政管理专业或相关的专业工作工作经验经验3年以上工作经验，2年以上行政管理工作经验，1年以上管理岗位工作经验资格资格证书证书秘书证书知识知识要求要求掌握行政管理、文件管理、法律等知识，了解相关业务领域专业知识技能技能要求要求有很强的写作水平和语言表达能力；有较强的执行力；有较强的计划、控制、协调、组织能力；熟练使用办公软件，具备基本的网络知识，有一定外语基础 6、工作环境与签字栏-18-工作工作环环境境工作工作时间时间：该岗位工作的时间特点，是否需要经常加班，是否可以弹性工作工作地点：工作地点：该岗位的工作地点是否固定，是否需要经常出差，有无高危有毒有害等工具和工具和设备设备：该岗位需要用到的工具或设备，如对于文员来说可能是电脑、打印机，对于一线操作员来说可能是车床设备，对于司机来说是汽车签签字字栏栏该岗位填写人签字（一般为任职者代表填写）、该岗位直属上级主管审核签字和更高一级的主管审批签字。最终人事部门签字确认并备案。人事部门将复印件返回该岗位任职者、直属上级主管各一份填写说明填写说明工作时间工作时间正常工作时间，偶尔需要加班工作地点工作地点一般办公环境工具和设备工具和设备计算机、一般办公设备（传真机、打印机、网络）、通讯设备示例示例文秘岗文秘岗编写（签名）日期：审核（签名）日期：审批（签名）日期：目录-19-基本知识介绍基本知识介绍构成要素及填写规则构成要素及填写规则下一步工作下一步工作编写岗位说明书是一个需要反复沟通的过程，我们预计需要一周左右的时间-20-编写审核规范讨论审批备案由当前任职者编写岗位说明书初稿交给直接上级，进行初步审核顾问组统一收集起来，对格式进行规范对模糊不清的地方，与各个部门部长/科长进行详细验证领导做最终的审批原件交给人力资源部备案，将复印件分发给各部门1天天1天天2天天2-3天天岗位描述书的审核人员可参考以下主要审核点：-21-1.检查整个描述书应该填写的内容是否填写完整2.“总体目标”是否准确全面，且篇幅合理3.“上下级关系”是否按照关系填写的4.“主要职责”的书写格式是否正确，是否按照重要性排序5.“主要职责”职责之间有无重复描述，“具体任务”是否为“职责表述”所包括，有无分类不当或超出范畴6.“任职资格”是否是岗位的最低要求 提问时间提问时间