如何制作及演示汇报材料.ppt

如何制作及演示如何制作及演示如何制作及演示如何制作及演示汇报汇报汇报汇报材料材料材料材料物流管理部综合业务部1目目录录l如何制作汇报材料制作汇报材料的一般性要求公司汇报材料模板讲解l如何演示汇报材料2制作制作汇报汇报材料的一般性要求材料的一般性要求l演示文稿演示文稿设计设计的原的原则则：qKISS Keep It Simple and Stupid 其实准备汇报材料与写文章是一样的，订好题目后，先列出大纲，把重要的观念和关健字的关连性架构出来，接下来再加上创意，以数据、图表、动画等视觉工具来辅助说明。3文字的使用文字的使用lMagic Seven原原则则：q每页文字行数（7士259）4字体大小字体大小l我我们们是来演是来演讲讲，不是来做，不是来做视视力力检查检查！q大标题至少要用40号以上的字q大小标题请尽量用粗体q内文所使用的字级不要小于18号5标题标题的使用的使用l简洁有力地传达出重点q最好是用59个字来说明q重要内容可以用不同颜色或是下划线表示q勿用标点符号6缩缩写写与数字与数字 文字文字缩写写的使用的使用q英文缩写可以让内容更精简更专业q对不熟悉的观众就是不要用缩写，要全文拼出 数字的使用数字的使用数字的使用数字的使用q数字会说话，使用数字会让汇报材料更有说明力q汇报材料中的数字要精确q口诉的数字可以用近似值7图图表的使用（一）表的使用（一）l图图表的作用表的作用q迅速传达信息q直接专注重点q更明确地显示相互关系q使信息的表达鲜明生动8图图表的使用（二）表的使用（二）l成功的成功的图图表都具表都具备备以下几以下几项项关关键键要素要素q每张图表都表达一个明确的信息q图表与标题相辅相成q格式简单明了并且前后连贯q清晰易读，少而精9图图表的使用（三）表的使用（三）l图图表的表的类类型型q数据类图表q概念类图表10图图表的使用（四）表的使用（四）l制作以数据制作以数据为为基基础础的的图图表分三个步表分三个步骤骤q确定要表达的信息q确定比较类型q选择图表类型11颜色的使用色的使用-理解不同理解不同颜色色间的关系的关系l若要理解颜色的使用，可以从颜色盘开始。颜色盘包含 12 种颜色，并用图示方式表示不同颜色间的关系。l在颜色盘上，12 种颜色被分为三个组：原色：红、蓝和黄。从理论上讲，所有其他颜色都是由于这三种颜色混合产生的。间色：绿、紫和橙。这些颜色通过混合原色形成。复色：橙红、紫红、蓝紫、蓝绿、橙黄和黄绿。这些颜色通过混合上述六种颜色构成。12颜颜色的使用（二）色的使用（二）l根据在颜色盘上的位置，颜色之间存在特定的关系q相对位置的颜色被称为补色。补色的强烈对比可产生动态效果。相邻的颜色被称为近似色。每种颜色具有两种（在颜色盘上位于其两侧的）近似色。使用近似色可产生和谐统一的效果，因为两种颜色都包含第三种颜色。在右例中，第一种颜色（黄）通过过渡色（黄绿）过渡到第三种颜色（绿）。13颜颜色的色的选择选择原原则则-平衡平衡l颜色色组合合您可以使用 Microsoft PowerPoint 中预定义的具有良好颜色组合的颜色方案来设置演示文稿的格式。通过幻灯片投射的颜色组合可能产生不同的效果。因此在可能的情况下应在幻灯机上测试演示文稿，以便确认颜色组合是否满足需要，并在进行演示前进行必要的调整。一些颜色组合具有高对比度以便于阅读。例如，下列背景色和文字颜色的组合就很合适：紫色背景绿色文字、黑色背景白色文字、黄色背景紫红色文字，以及红色背景蓝绿色文字。在演示文稿中使用图片时，请尝试选择图片中的一种或多种颜色用于文字颜色。颜色组合将起到关联幻灯片中元素的作用，使幻灯片产生协调的效果。14其他原其他原则则q选择选择最最接近公司商接近公司商标标或或感感觉觉的的颜颜色色q字体颜色和底图要呈现对比q底图的选择不要太花俏q图表里的颜色不要超过四种q避免使用红绿色作对比q文字色彩情感15目目录录l如何制作汇报材料制作汇报材料的一般性要求公司汇报材料样本讲解l如何演示汇报材料16两种独立的不同两种独立的不同风格的模板格的模板 白底胶片白底胶片样本本 深色胶片深色胶片样本本17用用Power Point 做介做介绍 由于我们每天在工作中都需要做介绍,艾默生制作了两种独立的具有不同风格、提供不同信息的模板，一种背景是白色，另一种背景是渐变蓝色 所有字体都使用 Arial字体。字体。使用模板使用模板 当文本超出模板上的活动区域时，建议把背景上的公司标志和图片移到不受干扰的图片框里。白色和深色背景上的装饰线都是浅蓝色。图像像不同元素构成的图像风格以及图像“内”、“外”所占的比例取决于你所要传达的特别信息，以及你正在使用的文件格式。18艾默生艾默生颜色板的运用色板的运用l文字与图表中必须使用以下颜色Preferred gradient useR 225G 225B0R 225G 204B0R 153G 225B51R0G 153B0R 224G 158B50R 225G0B0R71G 186B 214R0G 153B 204R 204G0B 102R 153G0B51R 102G 153B 255R 102G0B 102R15G36B95R 150G 150B 15019目目录录l如何制作汇报材料制作汇报材料的一般性要求公司汇报材料样本讲解l如何演示汇报材料20演示文稿成功的关演示文稿成功的关键键l您猜猜看那您猜猜看那项项是演示文稿成功的关是演示文稿成功的关键键呢？呢？l内容、l态度/形象、l声音 21演示文稿成功的关演示文稿成功的关键键l演示文稿成功最主要的关演示文稿成功最主要的关键键是是态态度度/形象形象 内容内容7%7%态度形象度形象58%58%声音声音35%35%22态态度度态态度度 q 我能做好演示文稿q 我的内容很有价值q 我的观众很重要（顾客焦点）q 我要让观众很有收获23形象形象l情情绪把做汇报当成一件开心的事热忱表达，有热情来感染听众l姿姿势看起来很有精神很专业挺胸抬头l衣衣着着男：西装（深色）衬衫（白）女：套装裙子24声音声音l运用声运用声调调技巧技巧停顿感情目光接触节奏快慢加强启承转接25成功演示成功演示汇报汇报材料七步材料七步骤骤l成功演示成功演示汇报汇报材料七步材料七步骤骤 1 观众 2 讯息 3 组织 4 练习 5 讲义 6 开讲 7 总结26成功演示成功演示汇报汇报材料第一步材料第一步-观观众众l事先了解事先了解观众基本众基本资讯q观众数量q观众对主题的熟悉程度q观众的教育程度q观众的工作背景q观众的上司是谁，在在乎谁的意见q观众来听课的目标q观众的需求，哪些是感兴趣的27成功演示成功演示汇报汇报材料第二步材料第二步-讯讯息息l汇报材料制作的常材料制作的常见缺点缺点将整将整页的文字稿直接影印成投影片的文字稿直接影印成投影片投影片太花俏投影片太花俏文字太多文字太多观众看不清内容众看不清内容没有条理，不知所写没有条理，不知所写写的不写的不讲，讲的不写的不写28成功演示成功演示汇报汇报材料第三步材料第三步-组织组织l开场白（Introduction）l预告（Preview）l说明主要和次要的概念l这些概念对观众有什么意义（利益）l回顾：告诉听众我们讲过了什么l结论：听众现在该知道什么或做什么l别忘了说：谢谢！29成功演示成功演示汇报汇报材料第四步材料第四步-练习练习l要能有效控制时间需要练习 qPowerPoint有排练的功能q至少照着讲稿演练一遍，可以估计一场演示文稿约花费多少时间30成功演示成功演示汇报汇报材料第五步材料第五步-讲义讲义l讲义提供汇报是无形服务，讲义是有形的强化从彩色到黑白，遗漏了什么l发送时机汇报前汇报后l清楚易读每页二、三张为原则31成功演示成功演示汇报汇报材料第六步材料第六步-开开讲讲l终于上场的时间到了！第一原则，请提早到 要点：q熟悉播放软件的操作q利用小抄q不要耍弄手上的物品32成功演示成功演示汇报汇报材料第七步材料第七步-总结总结l汇报结束后束后：找出这次做汇报成功的地方反省有机会改进的地方订立下次做汇报需要改进的行动计划立即修改33成功演示成功演示汇报汇报材料第七步材料第七步-总结总结要不要多说故事，多举例用讲(Talk)，不用念（是演讲不是说教）简短（演讲要象迷你裙愈短愈好）切题（永远围绕着主题）好懂 不要用术语或缩写不要太多统计数据不要太过花俏炫耀不要超过时间不要念，不要背 34 ENDENDThanks!35