制作PPT汇报文件的主要技巧_51页.ppt

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,资料来源：,Unit of measure,制作,PPT,汇报文件的主要技巧,20,21,6月,北京,1,PPT,汇报文件在商业沟通中扮演重要的角色,文字沟通,语言沟通,多媒体沟通,2,制作,PPT,汇报文件的一般步骤,梳理结构，建立论证,（先展示什么，后展示什么？）,绘制,PPT,（如何展示最生动？最吸引人？）,明确中心思想,（要展示什么？要达到什么样的目的？）,3,第一步：明确中心思想,4,传达的中心思想应符合一定标准,具体的，而不是笼统的,统领的，而不是局部的,具有冲击力的，而不是平淡的,以事实和科学分析为基础的，而不是“拍脑袋”的,5,第二步：梳理结构，建立论证,画“豆腐块”是构思,PPT,的好工具,6,组织,PPT,汇报内容的结构,并列式,串行式,适用条件：,汇报的工作不是单一的，而是多项工作，相当于多个模块,中心论点由若干个分论点组成，需要一一展开阐述,适用条件：,只汇报一项工作/围绕一个主题/阐述一个观点,汇报内容具有清晰的主线，逻辑性强（如因果关系、对比关系、顺序关系、包含关系，等等）,7,选择合适的切入点,.,.,从解决方案入手,.,.,从成功案例/同行业其他成功经验入手,.,从理论入手,从问题入手,8,第三步：绘制,PPT,LOGO,本页标题,内容素材（如图表、文本、标注）,说明：项目组分析,其他说明,9,PPT,的一般绘制方法,I.,确定模板,II.,拟好标题,III.,选择并绘制素材,IV.,修改润色,确定汇报文件的风格,背景,LOGO,页码,根据切割的“豆腐块”，撰写每页,PPT,的题目,正文,目录页,选择合适的素材，进行绘制和构图,图表,文本,动画,对,PPT,中的各个组成部分，如颜色、图形的位置、标题内容等进行修改，以达到最佳的表现效果,10,母版和模板的使用技巧,I.,通常，在每页,PPT,的母版中放入公司的名称和,LOGO,形成的模板会比较吸引人。,对于使用,PPT,的新手或者还不熟练的人来说，可以使用,PPT,软件自带的模板。这些自带模板往往提供比较好的背景色彩和画面。,11,如何创建自己设计的模板,（1）选择已有的,PPT,文件,（2）在“文件”菜单中选择“另存为”,（3）在“另存为”对话框中，设置保存类型为,演示文档设计模板,12,你将得到,下一次，在制作一份,PPT,汇报文件时，你可以直接利用自己设计的模板（如,test,模板），方法如下：,在“文件”菜单中选择“新建”,在弹出的对话框中选择模板的名称,13,如何修改母版（1/3）,（1）在“视图”菜单中的“母版”选项下选择“幻灯片母版”,幻灯片母版视图,14,如何修改母版（2/3）,（2）修改母版的背景配色方案,在“格式”菜单中选择“幻灯片配色方案”选项,选择“全部应用”，则改变所有,PPT,的配色；,选择“应用”，则改变当前,PPT,的配色,在出现的“配色方案”对话框中，选择文本和背景颜色的搭配方案，可选标准式或自定义式,或者在当前,PPT,上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“幻灯片配色方案”选项,15,如何修改母版（3/3）,（3）修改母版的前景样式,增加/删除图片（如公司,LOGO）、,日期、页码等,修改模板中文本框的字体、字号等,16,你将得到,当母版达到令你满意的修改效果后，你可以退出母版修改界面，返回到普通,PPT,页面状态，方法如下：,在“视图”菜单中选择“普通”选项,17,拟写标题的主要技巧,II.,目录页常用标题：,目录,主要议题,汇报内容,正文标题的要求：,阐述当页,PPT,的,中心论点,（简明、具体）,起承转合，连缀成文,示例,18,绘制,PPT,的主要技巧,III.,绘制,PPT,的主要素材,The title slide often differs slightly from the other slides in a presentation in terms of font size,location of the title slide elements,and so on.,图表,文字,组合,1,2,3,&,&（,45*9,&,（,#￥（,&（,19,图表的作用,迅速传达信息,直接专注重点,更明确地显示其相互关系,使信息的表达鲜明生动,20,成功的图表都具备以下几项关键要素,每张图表都传达一个明确的信息,销售额正稳步上升,2000年销售额,百万美元,图表与标题相辅相成,清晰易读,格式简单明了并且前后连贯,1月,2月,3月,4月,5月,6月,7月,8月,少而精,21,1991年预测法,1994,1.0,1.2,1.4,1.6,1.8,2.0,2.2,2.4,2.6,2.8,3.0,1991,1992,1993,1994,1995,1996,1997,1998,1999,10亿美元,1992,1993,实际情况,示例：预测流程需要改进,22,如何设计成功的图表,数据类图表,概念类图表,23,陈述信息,文字内容,文字内容,文字内容,内容,文字内容,饼形图,条形图,柱形图,线形图,散点图,表格,销售额,东部,中部,西部,总计,(-$000),$1.2,5.7,12.3,$19.2,数据类图表,数值?,数据类图表类型,24,制作以数据为基础的图表分三个步骤,数据,确定要表达的信息,确定比较类型,选择图表类型,25,1、分析图表并确定要表达的信息,数据,信息,比较,图表类型,1993年-1998年销售额,1993年,4,244,1994年,4,368,1995年,6,291,1996年,6,989,1997年,8,412,1998年,9,213,信息,销售额在1993年至1998年间增长迅猛,26,2、确定比较类型,数据,信息,比较,图表类型,成分,排序,频率分布,时间序列,关联性,27,五种基本比较类型,比较类型,成分,各个部分占整体百分比的大小,举例,5月份，甲产品占销售总量的最大份额,排序,不同元素的排序（并列、高于/低于其它元素）,5月份，甲产品的销售超出乙产品和丙产品,时间序列,一定时间内的变化（在几周、几个月或几年间的变化趋势；上升、下降或保持稳定）,销量自1月份以来稳步上升,频率分布,在渐进数列中的数量分布,5月份，大多数销售集中在1,000元和2,000元之间,关联性,两种可变因素之间的关系,5月份的销售业绩显示销量与销售人员的经验并没有联系,28,3、选择图表类型,数据,信息,比较,图表类型,饼形图,条形图,线形图,柱形图,散点图,29,通过不同的图表表达特定的比较,图表类型,比较类型,成分,排序,时间序列,频率分布,关联性,饼形图,条形图,柱形图,线形图,散点图,30,制作图表可以遵循标准的格式,1993,6,10,9*,14,16,零售商,批发商,1994,1995,1996,1997,对甲产品的需求在过去5年已经增长了2倍多,甲产品的市场需求,百万元,初步,*,1995,年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质,资料来源:甲公司；调研公司,陈述对所列数据的理解,对图表中的某一元素进行评述,介绍图表的主题,资料来源,(,Source),赋于数据可信度，使我们可以用来作为参考,标签,(,Sticker),对图表内容进行评述(随选项,),图例,(,Legend),阴影部份进行说明(随选项),31,如何设计成功的图表,数据类图表,概念类图表,32,陈述信息,文字内容,文字内容,文字内容,内容,文字内容,文字内容,地图,Gantt,流程图,概念,矩阵图,组织架构,非数据类图表,地点?,人员?,时间?,方式?,C,B,A,时间,1,月,12,月,概念类图表类型,33,根据以下信息分别绘制概念草图,影响企业发展的作用力包括,系统组合的不断老化,业务变化不断加速,技术上的机会层出不穷,这就需要管理层要以远景发展目标为推动力,高绩效的组织应该,以明确的目标作为推动力,从员工中不断获得动力,建立以业绩和客户为核心的组织架构,通过由业绩驱动的核心流程进行组织整合,以开放的沟通作为支持,由于新招聘人员在行业和职能方面的经验不尽相同，我们的培训方案也必须因人而异,项目通常经历五个阶段：1)初次接触 2)项目启动 3)制定解决方案 4)提出建议 5)实施改革,1,2,3,4,34,影响企业发展的,作用力,技术机会层出不穷,业务变化不断加速,系统组合不断老化,技术机会层出不穷,系统组合不断老化,以目标为推力的管理,业务变化不断加速,公司,35,高绩效组织（,HPO）,团队,目的,人员,核心,流程,结构,沟通,HPO,明确的目的,富有活力的员工,以客户为中心的组织架构,以业绩为驱动的流程,团队,开放的沟通,36,培训方案,行业经验,职能经验,强化培训,重要技能的介绍,简单介绍，温故知新,行业介绍,37,项目的五个阶段,I.,初次接触,II.,项目启动,III.,制定解决方案,IV.,提出建议,V.,实施改革,1.,初次接触,2.,项目启动,3.,制定解决方案,4.,提出建议,5.,实施改革,I.,初次接触,II.,项目启动,III.,制定解决方案,IV.,提出建议,V.,实施改革,38,常用的绘图工具,4.,提出建议,PPT,软件的绘图工具栏,绘图工具栏,在“工具”菜单中选择“自定义”选项，在弹出的对话框里选中“绘图”工具,39,图片/动画库,不断积累和丰富自己的图片库，可以提高工作效率，并使绘制的,PPT,更加专业，达到事半功倍的效果,40,文字的表现形式简单，关键是语句的精练、准确,文本框,文字要少而精；,逻辑关系难以用概念图展示时，可以直接用文字进行描述,41,运用一些小技巧，可以使,PPT,文件生动、美观,技巧1：,如何使对象发生旋转？,技巧4：,如何添加备注？,技巧4：,添加备注,技巧2：,如何使几个图形对齐？,技巧3：,如何把多个元素组合成1个整体？,技巧5：,如何把,PPT、Acrobat,的内容添加到某页,PPT,中,42,技巧1：如何使对象发生旋转？,用途,在绘制概念图或“标签”中，往往需要其中某些对象有一定角度倾斜,操作方法,1选中要旋转的对象（箭头、文本框等）,2,在绘图工具栏中，选中“旋转”按钮，则原选定的对象各顶点呈现绿色圆点状，然后用鼠标对准某个顶点，进行旋转即可,示例,绘图工具栏的旋转键,文本框顶点变成绿色圆点状,43,技巧2：如何使几个对象对齐？,用途,把无规则放置的文本框、箭头、图形等对齐排列，从而排列整齐,操作方法,1选中要组合的多个元素,2,在绘图工具栏中，选择“绘图”菜单的“对齐或分布”“左对齐”选项,姓名,学号,系别,年龄,44,技巧3：如何把多个元素组合成一个整体？,用途,把零散的元素组合成一个整体（或称为“对象”），从而进行统一的操作，以便于移动、修改、删除等。在制作,PPT,动画效果时，也常常要把多个图素组合成一个对象来设置动画,操作方法,1选中要组合的多个元素,2,在绘图工具栏中，选择“绘图”菜单的“组合”选项,45,技巧4：如何添加备注？,用途,把,PPT,的内容要点或说明加在备注中，以便翻看、理解。,常常用于制作领导发言材料：在制作好,PPT,文件后，将对应的讲话稿添加在备注页中，然后打印,PPT,与备注页，供领导翻看，可以取得很好的演讲效果,操作方法,1、选中要添加备注的,PPT,2、,拉动,PPT,显示区域的下边框，出现备注区域，单击后即可进行编辑。,下边框,备注区域,46,技巧5：如何把,PPT、Acrobat,的内容添加到某页,PPT,中？,用途,用于在某页,PPT,中引用其他,PPT、Acrobat,文件中的内容,47,操作方法,1、打开,PPT,或,Acrobat,文件，选取要添加的,PPT,或,Acrobat,图形内容，并在“编辑”菜单中选择“复制”选项（或用功能键,CtrlC）,2、,转换到选定的,PPT,页，在“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”选项,3、出现“选择性粘贴”对话框，选择“图片”或“图片（增强型文件）”，然后确定即可,48,如何修改和润色,IV.,制作,PPT,动画呈现效果,1,选定,PPT,选中某个,对象,，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义动画”选项,出现“自定义动画”对话框。你可以对,PPT,中的所有对象定制化动画效果,49,示例：,PPT,动画效果演示,营销方案有效性指标说明,客户需求,理解客户,与市场,针对性,产品与定价,促销方案,渠道,销售,市场渗透,率,营销方案制定、执行过程,营销过程涉及市场细分、产品与定价、促销方式与手段、销售渠道管理与应用等多项工作；这些工作中任何一个环节出了问题，都会影响营销策划的最终效果；在所有的环节选取指标，进行分析，将提高营销能力起到积极的作用；但在本指标体系中，不可能采用过多的细项指标，因此只关注营销活动的最终输出既市场渗透率。,营销能力,营销方案有效性,营销方案渗透率营销方案成功客户数量,/,营销方案目标客户数量,100,营销方案有效性渗透率大于,20,的营销方案数量,/,全部营销方案数量,100,营销策划与执行能力,50,制作,PPT,的切换效果,2,以平铺方式浏览,PPT,在切换模式工具栏中选择切换类型,51,成功制作,PPT,的“秘诀”创意 技巧,创意的源泉多看、多思,技巧的根基多做,熟能生巧！,