WPS办公软件培训.ppt

,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,.,*,WPS Office,办公软件,0,.,选择,wps,的理由：,1,、不输于微软,office,的强大功能，操作简单；,2,、正版、个人版永久免费；,3,、兼容微软,office2003,和,2007,文件格式；,4,、安装文件包小，繁琐的插件少，硬盘占用量少；,前言,安全风险,侵犯著作权,无售后服务,不良社会风气,1,.,培训内容,培训目标,WPS Office,简介,与,MS Office,的版本对比,文件的格式及建立方式,WPS,实用功能与技巧,WPS,之,W,文字：功能介绍与在工作中的实际运用,WPS,之,S,表格：功能介绍与在工作中的实际运用,WPS,之,P,幻灯：演示简介,WPS,之,S,表格功能介绍等,2,.,一、培训目标,熟悉,WPS Office,的界面和功能,提高日常办公效率,解决日常工作中一些常见的,WPS,应用问题,3,.,二、,WPS Office,简介,1.,与,MS Office,对比,WPS文字,WPS演示,WPS表格,Word,Powerpoint,Excel,2,、,文件格式的兼容性,双向兼容、历史数据无缝转换,三大组件对应关系,4,.,2.,文件的格式及建立方式,5,.,office 20,03,和,office 20,07,的格式存在兼容性问题，,要解决这个问题，只需要,打开现有文件，进行另存,为即可解决。,例如：,03,格式不兼容,07,格,式，这时就可以将,03,格式,另存为,07,格式，再打开使,用。,07,格式无法用,03,的软件打,开，但是,03,格式可以在,07,的软件中打开。,wps,则不存在这个格式兼,容的情况。,6,.,细节上的差异,点击相应对象，突出显示该对象设置区域,office2003,office2007,WPS2016,7,.,文件管理-定时备份,自动调整备份,时间间隔,工具-选项-,常规和保存,8,.,文件管理-临时备份位置,工具,-备份与恢复,备份管理,数据恢复（自选，需安装数据恢复软件）,备份功能自动生成的临时,文件，在文档完成后可以,直接删除。,9,.,WPS全面支持生成PDF,快速的创建文档及文档间切换、移动变的更方便大大提高办公效率,10,.,WPS全面支持生成PDF,在转化为PDF的过程中可实现基于密码的文件权限管理，并且可与Adobe Reader等PDF阅读软件实现兼容,11,.,W,文字,WPS,之,12,.,wps,文字的窗口界面,标题栏,常用工具栏,菜单栏,标尺,滚动条,文本区,视图切换,状态栏,显示比例,13,.,工具栏介绍,常用工具栏,删除线,着重符号,上、下标,拼音指南,更改大小写,带圈字符,字符边框,突出显示,对齐方式,项目符号,缩进量,14,.,新建文档,常用工具栏,/,新建按钮,右键,/,新建,/word,文档,文件,/,新建（可以使用模板）,快捷方式：,Ctrl+N,15,.,回到上次编辑的位置,文字可以在退出（意外退出）的时候,保留当前编辑的位置（类似书签）,保存文档,点击保存按钮,设置打开文件密码：文件,/,另存为，,工具,/,加密选项,该功能对于正在写文字材料,时候突然,停电很有帮助。,16,.,检查拼写和语法,设置拼写检查：工具/拼音检查/,使用拼写检查：,选中文本，工具/拼写检查（用于个别写不全的单词）,审阅/拼音检查,选定错误字符，点击右键选择拼写检查。,提示：此处还有繁简转换功能，,翻译功能等,17,.,支持查找、替换特定格式的文档,快捷键,Ctrl+F,点击图标,可以按照格式查找，替换,查找文档中红色加粗的文字内容；替换文档中底纹的文字内容,18,.,该功能是查找文档中带有字体格式的,“,文字,”,19,.,设置字间距,例如：要设置字距，那么我们只需要选,择前面,5,个字，最后一个字可以不选，然,后设置如红线勾划出来的部分。,字间距根据实际文档内容进行调整，也,可以用空格，但是空格调整的距离不一,定准确,注：这里还有个更简单的设置方法，见,后面格式设置,20,.,文档结构图浏览长文档,支持快速跳转长文档,（在没有目录的时候相当于目录作用）,注意,:,满足以下任一条件：,1.,文档内设定有目录,2.,需要对文档设置统一的标题样式,21,.,文档排版好帮手,快速删除空行,段首快速缩进2字符,智能整理文档,更多,开始工具栏,-,文字工具,22,.,段落设置,行距,：用于控制每行之间的间距,间距,：用于控制段落之间的最大间距,最小值,：,默认值为12磅,能自动调整高度容纳较大的字体,同一行内字体大小不,一样的情况,固定值,：,不能自动调整文本高度,23,.,使用标尺功能,:,（示例见后图）,首行缩进,右缩进,左缩进,悬挂缩进,左边距,示例图,纸张方向：,多页模式视图：（示例见后图）,24,.,悬挂缩进,首行缩进,右缩进,左缩进,25,.,分页显示示例：除了选择多页模式浏览我们也可以通过收缩比例来实现。,48%,比例对应现在的三页浏览模式。,26,.,格式工具栏,两端对齐,中间对齐,右对齐,分散对齐,行间距,左对齐,设置字间距的快速方法,27,.,长文档多级编号,正确选择多级编号,修改标题样式,新增标题样式,28,.,添加项目符号和编号,选定要添加项目符号的内容；,选择：格式,/,项目符号或编号；,选择一种编号或项目符号；,单击,，添加完成。,29,.,单击,/,，打开“项目符号和编号”对话框,选择一个要被替换的“项目符号”或“编号”，单击“自定义”按鈕,选择一个要使用的“项目符号”或“编号”,单击“确定”,自定义项目符号和编号,30,.,边框和底纹,31,.,1,、段落边框（格式,/,边框和底纹）,格式,/,边框和底纹,选择“边框”选项卡,添加边框和底纹后的效果示例：,32,.,格式,/,边框和底纹 或者在工具栏点击选择,选择“底纹”选项卡,2,、段落底纹（底纹）,工具栏点击位置：,33,.,格式,/,边框和底纹,选择“页面边框”选项卡,3,、页面边框（页面边框）,34,.,文档的修订和比较,1,、工具栏：审阅,2,、要开启使用修订功能，,请点击,“,修订,”,，使文档在,修订状态下进行编辑和修,改,3,、修订前可以进行修订,选项设置，以满足个人习,惯,35,.,修订选项,该功能主要用于设置修订的各项内容，如：,修改标记、插入标记、删除标记等等,用户信息主要用于显示修订者为谁，便于,知晓修订者信息,36,.,比较文档功能：比较修订前和修订后的文档内容,有了修订功能和比较文档功能，方便协作办公，修改文字内容较多的文档。,37,.,比较文档的示例,修改的内容（修订选项设置前均是默认的颜色）,删除的内容,38,.,分栏：文本多栏显示,首字下沉,特殊格式的设置,高级排版技巧,39,.,一、分栏,(,效果,),分栏方法,1、利用“页面布局”工具栏,2,、利用”格式“菜单,选择要分栏的段落,单击“分栏”按钮,选择要分栏的段落,通过“格式,|,分栏”命令菜单,40,.,2,、格式,/,分栏,41,.,二、首字下沉（效果）,注意：,首字下沉设置的时,候行间距不能设置,固定值！,示例如下：,42,.,将光标插入点定位在段落中,选择“格式,/,首字下沉”命令,在“首字下沉”对话诓中设置,或者在工具栏中选择：插入,-,首,字下沉,设置方法,43,.,表格的制作,使用“插入/表格”菜单：,1.,拉选格子；,2.,绘制表格,44,.,绘制表格边框斜线,设计表格的时候我们会经常遇到，需要斜线表头。,设置斜线表头方法，同时了解和斜线边框的不同,设置,斜线,表头,这里斜线边框和斜线表头是不一样的！,45,.,二、表格编辑,选定表格编辑对象,插入单元格、行、列和表格,删除单元格、行、列和表格,改变表格的行高和列宽,合并和拆分单元格,46,.,选定一个单元格,选定一整行,选定一整列,选定整个表格,选定多个单元格,1,、选定表格编辑对象,方法：,使用鼠标选中表格中的一个单元格，然,后拖动鼠标选择要进行操作的单元格，,点击鼠标右键选择操作项即可。,47,.,2,、插入单元格、行、列和表格,选中已建立的表格后，点击菜单栏上,“,表格工具,”,和,“,表格样式,”,选择绘制斜线表头,示例：,48,.,延伸：在,wps,文档中绘制了斜线表头，那么我们会想到,wps,表格里又是怎么操作的呢？,wps,表格中的操作要繁杂一点，需,要对单元格设置宽和高，之后插入,线条、文本框来实现。,大家可根据自身的工作需要和习惯,选择使用哪种方式绘制斜线表头。,注意：表格里面插入方式绘制的斜,线表头，不能完全复制粘贴到文档,里面来。,这里不再赘述！,49,.,选定要删除的对象,执行“表格,|,删除”命令,3,、删除单元格、行、列和表格,步骤,:,用鼠标调整（鼠标变成双向箭头）,使用“表格”菜单：,表格,|,表格属性,自动调整行高和列宽,4,、改变表格的行高和列宽,使用“表格”菜单,表格工具,表格属性,50,.,“,表格”,“,自动调整”,自动调整列宽和均匀分布,5,、合并和拆分单元格,合并方法,选择“表格工具|合并单元格”命令,拆分方法,选择“表格工具|拆分单元格”命令,51,.,例：利用表格编辑功能，将例,2,的表格进行合,并，并设置行高和列宽，形成如图所示样式。,提示：,除了自己编辑表格外也可以,使用,excel,把表格编辑好后，,直接复制粘贴到文档中。,52,.,表格的对齐和定位,表格内容的对齐,设置表格边框和底纹,三、格式化表格,53,.,直接用鼠标拖曳,利用“表格工具|表格属性”命令,1,、表格的对齐和定位,表格靠左,表格靠右,表格居中,54,.,利用“表格”工具栏,表格工具/表格属性，单元格选项,2,、表格内容的对齐,55,.,利用“表格”工具栏,利用“格式,|,边框和底纹”命令,3,、设置表格框线和底纹,56,.,表格中的其他工具介绍：,公式、快速计算、表格和文本的,转换,57,.,文档中的表格进行公式运算的操作,方法：,选中表格,-,点击工具栏中,“,表格工,具,”-,选择,“fx,公式,”,以求和为例：,打开“公式”对话框，在“公式”栏中输入公式（左侧求和：=SUM(LEFT)），然后单击“确定”。,说明：,右侧求和：=SUM(RIGHT),上方求和：=SUM(ABOVE),下方求和：=SUM(BELOW),以上不需要记，只需要按照公式中的,“,辅助,”,功能进行选择即可操作。,常用函数：求和,(SUM),、求均值,(AVERAGE),更多函数有兴趣的可以下来自行学习,如图所示,58,.,表格和文本之间相互转换,文本转换为表格 表格转换为文本,59,.,选择转换后的分隔符,转换的表和转换之后的对比,把文字再转成表格,在文本和表格转换的时候注意选择好分隔,符，以便电脑自动进行转换时进行识别（,一般情况下软件自动识别）,60,.,四、图文混排,插入图片,图片格式的设置,其他图形对象,在插入图片后，点击图片，,在工具栏上选择,“,图片工具,”,选择,“,文字环绕,”,进行混排图,片和文字。,61,.,1,、图片的插入,插入图片,插入艺术字,插入自选图形,注意：也可以对图片进行拖拽，放进文档中,除开常用的以上三种，我们还可以插入：,截屏、图表，可使文档在阅读的时候内容,更丰富。,62,.,2,、设置图片格式,常用的功能：,1,、压缩图片；,2,、进行裁剪,压缩步骤不能省，否则将使整个文档特别大。,很多网站把,上传文章的图片限制大小为,100K,内。,其他功能根据情况使用。,63,.,修改图片大小适应文档：压缩、裁剪,图片修改后还可以另存为，以导出图,片，达到处理图片的效果,64,.,3,、其他图形简介,插入公式,插入/公式,插入文本框,插入/文本框/,插入符号,插入/符号,65,.,文档排版和打印,页面设置,打印预览和打印,页面排版,66,.,一、页面设置,设置页边距：上、下、左、右,纸张大小：,A4,、,A3,、自定义,文档网格：,设置每页行数,设置每行字数,67,.,文件,/,页面设置（页边距、纸张）,68,.,69,.,“,稿纸设置,”,为我们提供了设置稿纸的功能，在排版中可以为我们设计自制的练习本等,70,.,文件,/,页面设置（文档网格）,71,.,二、打印预览和打印,常用工具栏，打印预览按钮,文件,/,打印预览,文件,/,打印：设置打印的页码范围,预览打印效果,72,.,全部,当前页,页码范围 例如页码范围,:2,5,8-10,打印设置,73,.,三、页面排版,插入页眉和页脚,使用水印,设置文档背景,74,.,1,、插入页眉和页脚,插入/页眉和页脚,插入当前日期和时间,插入文档的名字和路径,插入页码（插入/页码）,75,.,“,页眉,/,页脚”工具栏,76,.,奇偶页插入不同的页眉和页脚,插入（视图）/页眉和页脚/选项,选择“页面设置”按钮,“版式”选项,选择“奇偶页不同”,77,.,2,、使用分隔符,分页符：对文档进行分页,分节符：对文档进行分节,78,.,插入,/,分隔符,分页符：插入之后直接到下一页,分栏符：如果没有分栏，则直接到下一页；如果分栏，则倒下一栏,换行符：直接到下一行“,”,79,.,3,、设置文档背景,设置背景（,格式/背景/填充效果,）：设置背景，web版式显示，打印时不显示,设置水印（,插入/水印,）：文字和图案水印，打印时显示,80,.,水印可以让我们的文档具,有更多的属性，比如防盗,版,文档背景的使用可以让我,们自己制作明信片。,81,.,设置水印,文字水印 图片水印,82,.,S,表格,WPS,之,83,.,认识界面,84,.,认识工具栏：开始、插入、页面布局、公式、数据等,85,.,1.,新建工作簿,启动wps时，不会自动新建一个空白的工作簿。,选择【文件】【新建】命令；,单击右键【新建】快捷按钮；,或者选择界面上的,2.,输入工作表数据,向单元格中输入数据，主要有以下,3,种方法：,单击单元格，直接输入。会覆盖原有数据。,双击单元格，出现插入数据的光标，移动光标至所需位置，再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数据。,单击单元格，再单击编辑栏，输入数据。效果同,b,。,在默认情况下，数字靠右侧对齐，文本靠左侧对齐。,这和表格中的文本格,式有关。,3.,插入符号和特殊字,符,选择【插入】,【符号】命令。,86,.,4.自动填充,选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄，或者选择【编辑】【填充】【序列】命令，可在E工作表中快速填充多种类型的数据序列。,在行或列中复制数据，拖动单元格,填充柄（单元格右下角,“,十,”,字形符号）,即可；,填充一系列数字、日期等，通过拖动，wps可自动延续此系列数字、日期或时间段等。,技巧,按Ctrl+D组合键，可向下填充；,按Ctrl+R组合键，可向右填充。,87,.,自动填充序列（带规律）,示例：,88,.,技巧,：,分数应使用整数加分数的形式，否则会默认为日期；,如：输入,“,1/2,”,1月2日,输入,“,0空格1/2,”,显示为1/2（也可以设置格式）,技巧：,在输入数字前加入字符，可将数字作为文本处理，如“,”,(,英文状态下的前半个单引号,),。,提示：,在WPS中，日期和时间均按数字处理；,对于输入的数字WPS可识别时，靠右侧对齐。如 2006-6-5；,对于WPS不能识别的日期和时间，会被视为文本，左侧对齐。如2006.6.5。,4.,保存工作簿 快捷键,ctrl+s,a.,直接保存工作簿,;,b.,以新文件名保存工作簿。,5.,关闭工作簿,89,.,表格样式,有设置好的格式，可根据个人的需要选择，选择后可以再设计修改,有了表格样式，在看表格时候就不容易看花眼。同时，也对表格是一种美化。,90,.,格式化工作表,1.设置,单元格字体,单击右键【设置单元格格式】,单击【字体】标签,2.设置,单元格对齐方式,单击右键【设置单元格格式】,单击【对齐】标签或者再工具栏设置（首选）,3.设置,单元格边框,单击右键【设置单元格格式】,单击【边框】标签 或者再工具栏设置（首选,）,4.设置,单元格数字格式,单击右键【设置单元格格式】,单击【数字】标签,91,.,5,.添加图形、图片、剪贴画和艺术字,选择【插入】【图片】，再做选择。,6,.给工作表标签加颜色,为了醒目、美观，并便于查找，可以给工作表标签加颜色。,选择【,Sheet1,】【右键】【,工作表标签,颜色】，在出现的“设置工作表标签颜色”对话框中选择喜爱的颜色。,92,.,条件格式,一个工作表中可能有许多数据，有些数据是需要特别标记的。可以利用WPS的条件格式功能。点击【格式】【条件格式】命令，然后进行选择。,如在右表中将,9,月,24,日以前出生的作黄色标记。,公式中,“=$B$6”,代表,B,列第,6,行的值,93,.,常用公式之插入函数：,选择,“,公式,”,菜单,-“,插入函数,”-,选择要用的函数或者常用公式,-,选择如下,按照图形界面提示操作即可实现用身份证号码提取性别、生日等功能,通过鼠标拖动右下角,“,十字标志,”,实现下拉列表运用公式，或者双击,“,十字标志,”,94,.,一些经常用到的简单函数,直接选取要用的函数即可，如求和、求均值等,如右图所示：,95,.,在表格的数据操作中，我们经常都要遇到大批量数据的复制和粘贴等操作。,那么如果遇到,EXCEL和,WPS,表格,表格提示：,excel,和,wps,表格依然是现在流行的表格处理软件，我们很多数据分析、汇总、财务等工作都需要用到，各种公式更是让表格更为强大，但是，我们在粘贴数据的时候，经常会遇到：“表格无法粘贴信息,原因是复制区域与粘贴区域形状不同”的提示，那么如何解决这个问题呢？,无法粘贴大批量数据的原因和解决方法,:,96,.,1,、先看下你现在所处的行数，Excel2003版最大行数是,65536行,。Excel2007开始的版本最大行数是,1048576行,，如果你的数据超过了这个限制，那么无论你怎么设置，都是不可能粘贴上的。（,wps,对数据行数的限制和,office,一样）,2003,版表格的文件格式：,.xls,2007,版以上的文件格式：,.xlsx,97,.,打开另存为后，选择要保,存的文件类型,98,.,选择表格文件格式后点击保存即可对百万级数据进行复制粘贴操作。同时，还可以使用加密功能,对文件进行密码保护。,如果不使用,2007,版本格式，也可以复制粘贴数据，但是只能一条一条数据的粘贴，影响工作效率。,99,.,加密功能：,在相应的密码输入框输入,你的密码即可实现对数据,文件进行加密保护。,这种方法可以让我们的文,件更安全。,100,.,2,、以上文件格式对了，但是还不能粘贴的情况，那么请确定你的工作表是不是都在锁定状态，如果是锁定状态，是粘贴不上的。解决方法很简单，只要单击其中之一，即可解除锁定状态。,除了刚说的格式限制和最大数据行限制外，还有以下情况可导致数据无法粘贴,以及解决方法,101,.,3,、你粘贴的时候是否选中了一个表格？如果是，请看下一步。,4,、不选中一个单元格，而是选中多行，注意是整行，然后粘贴。也是可以的,方法：鼠标左键点击表格上左边坐标上的数字,“48028”,5,、此外还有粘贴源单元格锁定的情况，解决方法：右键设置单元格格式保护，那里有个“锁定”的勾，去掉。,102,.,函数公式体验优化,输入公式可以自动联想,中,文,参数，便于理解函数,103,.,插入常用公式,内置常用公式，通过快速输入参数，直接套用,104,.,WPS内置公式应用,常用公式,快速提取出生日期,快速提取个人性别,快速计算个税,105,.,格式化数据表,特殊分类,设置人民币大写,常用快捷键介绍,规范录入信息,根据职位排序,筛选有价值的信息,106,.,数据录入技巧-数据有效性,输入一次数据，每次进行选择，既能提高输入速度，又统一数据,收集数据的时候减少乱输入,的情况,107,.,数据有效性使用方法：,1,、设置功能,108,.,2,、输入信息,109,.,3,、出错警告,通过设置出错警告信息可以避免在表中胡乱填写数据，减,少后期在数据校验的工作量，提高工作效率,110,.,按颜色筛选,按照单元格的填充颜色做筛选,111,.,图表的应用,图表的种类及用途,更直观的数据呈现,112,.,全选整个工作表,格式,菜单,-,单元格,-,保护,选项卡,-,去掉“锁定”勾选,选中“允许编辑区域”勾选“锁定”,工具,菜单,-,保护,-,保护工作表,设置完成后工作表将在限定的范围内可操作,数据报表的安全-设置可编辑区域和不可编辑区域,113,.,分页预览模式,适合比较大的数据表，可预判打印页面显示情况,114,.,打印预览：此时我们发现页面并没有完全在一张纸上，那么可以点击页面缩放使打印在一张纸上,115,.,阅读模式,可以帮助我们能更为清晰的浏览整个大数据表,116,.,P,简介,WPS,之,117,.,多样化艺术字,可以根据排版需要制作专业艺术字,118,.,等尺寸对齐,可以将多个对象的宽度，高度，或宽与高，调成一致大小,119,.,文字处理的技巧,文字的升降级,降级：,TAB,升级：,SHIFT+TAB,按比例放大缩小文字,减少字号：,Ctrl+,增大字号：,Ctrl+,120,.,图形使用技巧,单图形快捷键使用,Ctrl,：复制,Shift,：“正”的图形,Shift,：同比例放大缩小,Shift,：平行,/,垂直移动,图形对齐工具,121,.,双击放映,双击幻灯片缩略图直接放映,122,.,支持文件打包,将演示文件打包成,压缩文件,文件夹,123,.,PPT放映-PPT也能做黑板边画边讲,放映过程中可以通过左下角图标或者快捷键进行重点的注释、提醒,Ctrl+P 荧光笔,Ctrl+E 橡皮,124,.,谢谢大家！,125,.,