2023年数据管理中的文件档案与内容管理白皮书.pdf

目目 录录 1 背景.1 2 文件、档案与内容管理的相关概念.2 2.1 文件、档案与文档.2 2.2 内容、数据与知识.2 2.3 文档管理与内容管理.3 2.4 文档生命周期与数据生命周期.4 3 数据管理框架下的文件档案与内容管理.4 4 文档与内容管理价值与效用.6 4.1 安全合规.6 4.2 提效降本.6 4.3 业务连续.7 4.4 决策支持.7 4.5 洞察创新.7 4.6 权益保障.7 4.7 资产增值.8 4.8 记忆（历史）留存.8 5 内容管理软件的应用及类型.8 5.1 应用架构视角下的内容管理软件应用.8 5.1.1 企业内容管理系统.9 5.1.2 内容协作系统.10 5.1.3 网页内容管理系统.10 5.1.4 文档管理系统.10 5.1.5 影像管理系统.11 5.1.6 质量体系文件管理系统.11 5.1.7 知识管理系统.11 5.1.8 合同管理系统.12 5.2 不同行业领域中的内容管理应用类型.12 5.2.1 制造行业内容管理应用.13 5.2.2 制药行业内容管理应用.13 5.2.3 军工行业内容管理应用.14 5.2.4 金融行业内容管理应用.15 5.2.5 新能源行业内容管理应用.16 5.2.6 核电行业内容管理应用.16 5.2.7 工程设计行业内容管理应用.17 6 内容管理系统与文件档案管理系统的发展.17 6.1 内容管理系统的发展过程.17 6.2 内容管理系统的发展阶段.18 6.3 文件档案管理系统的发展.20 7 文件档案与内容管理的应用问题.20 7.1 IT 视角下的应用问题.20 7.1.1 业务系统核心文件“烟囱割裂”.20 7.1.2 离散过程文件难以统一存储.21 7.1.3 海量数据带来存储扩展和安全问题.21 7.1.4 多分支机构对部署架构挑战.21 7.2 业务视角下的应用问题.21 7.2.1 用户很难发现想要的文件档案.22 7.2.2 业务文件不能及时、完整归档.22 7.2.3 文件档案未形成体系化知识.22 7.2.4 文件档案与业务融合不足.22 7.2.5 管理人员综合能力依然欠缺.22 7.3 数据视角下的文档档案应用问题.23 7.3.1 文件档案核心数字资产地位未被认可.23 7.3.2 非结构化数据管理战略规划缺失.23 7.3.3 内容数据化能力不足.23 7.3.4 文件档案数据价值释放不够.24 8 数据管理中的文件档案管理框架.24 8.1 价值实现层.25 8.2 文档治理层.25 8.3 管理活动层.26 8.4 技术实现层.28 9 数据管理中文件档案与内容管理的发展趋势.28 9.1 结构化数据和非结构化数据融合发展.28 9.2 文档管理和内容管理融合发展.29 9.3 文档管理和数字化业务融合发展.30 9.4 文档管理与内容模型的融合发展.31 9.5 文档管理基础建设和智能开发融合发展.32 1 1 背景背景 自 2017 年党的十九大报告中明确提出“数字中国”这一概念之后，数据作为第五大生产要素，逐渐得到了社会广泛的认可与重视。为了进一步规范数字中国建设，中国中央、国务院于 2023 年 2 月印发数字中国建设整体布局规划（以下简称规划），为构建数字中国提供了顶层设计与整体谋划。依据规划，“数字中国”的建设需要夯实数字基础设施与数据资源体系“两大基础”，数据管理对于机构的重要性愈发凸显。同时，“东数西算”国家战略体系正在全面铺开，为了构建全国一体化大数据中心体系，需要布局包括宁夏、甘肃、贵州、成渝、内蒙古、京津冀、长三角与粤港澳大湾区枢纽等算力网络枢纽，辅以各地数据中心集群，最终实现东西部网络直连，对全国的数据输送与计算进行一体化调度，从而充分发挥数据要素在数字中国构建中的重要作用，赋能数据要素高效流通。然而，根据国内外多个研究机构的调查，大多数机构中非结构化数据占全部数据的 80%以上。数字环境下，大多机构的文件档案管理依赖基于非结构化数据（即本白皮书所称内容）的解决方案，文件档案与内容有着异常紧密的关系。如果说数据是一座煤矿，谁能掌握这座煤矿，谁就能为机构发展提供动能，那么文件档案与内容数据就是潜藏在煤矿深处的钻石，谁能够率先发现这些钻石，谁就能先人一步洞察和刻画机构内外的种种变化，进一步将数据的价值和潜能释放出来。国际数据管理协会在其标志性出版物数据管理知识体系指南（DAMA-DMBOK2）（第二版）中将文件档案与内容管理放在了数据管理框架中显著的位置，凸显了文件档案与内容管理对于数据管理的重要性。然而，现阶段我国大多数机构管理者和相关人员对文件档案与内容管理的认识尚有不足，文件档案与内容管理在实践中并没有受到应有的重视。文件档案与内容管理的管理范式与一般的数据管理相比也存在较大差异，相关方法和技术工具尚不丰富。面对现状与问题，编写组特别编制了数据管理中的文件档案与内容管理白皮书，为行业从业人员、用户及潜在用户和社会相关人员提供文件档案与内容管理涉及的基本概念、效用价值、主要技术、系统功能等通识性知识，以期加强文件档案管理领域和技术领域的对话和合作，推动文件档案管理事业与内容管理行业的共同发展，2 此次更新（2023 版）更是追随当下的非结构化数据管理发展脚步，与时俱进，为读者提供最新的行业实践与发展趋势。本白皮书的编制主要参考了中华人民共和国档案法（2020）、ISO 15489-1:2016信息与文献 文件管理-第 1 部分：概念与原则、GB/T 18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范、GB/T 36073-2018 数据管理能力成熟度评估模型、数据管理知识体系指南（DAMA-DMBOK2）（第二版）等法律法规、标准规范和文献材料。2 文件、档案与内容管理的相关概念文件、档案与内容管理的相关概念 2.1 文件、档案与文档文件、档案与文档 从文件档案管理视角来看，文件（records）是指机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接收并维护的作为凭证和具有查考作用的信息，可简称为“业务凭证”。1档案（records/archives）是指形成文件的业务活动结束之后仍然具有保存价值的文件。文档是文件和档案的合称。从计算机技术视角来看，文件（file）是作为一个单元存储或处理的命名的记录集。2文档（document）主要是指非结构化数据。除非特别说明，本白皮书使用的文件、档案、文档概念均来自文件档案管理领域。2.2 内容、数据与知识内容、数据与知识 从信息的角度来看，内容是指以任何形式或载体存在的有含义和背景的信息。在计算机技术领域，内容（content）一般指非结构化数据，是非结构化数据厂商提出的特定概念。在本白皮书中，数据与数字数据同义，是指以数字形式存在的信息记录。按照数据单元被定义的程度，数据一般包括结构化数据、非结构化数据以及介于两者之中的半结构化数据。其中，结构化数据是指存储在数据库里，1 中华人民共和国国家标准 GB/T 26162.1-2010/ISO 15489-1:2001 信息与文献 文件管理 第 1 部分：通则S 2 中华人民共和国国家标准 GB/T 5271.1-2000/ISO/IEC 2382-1:1993 信息技术 词汇 第 1 部分：基本术语S 3 可以用二维表结构来逻辑表达实现的数据。非结构化数据是指未通过数据模型预先定义的数据。3 而知识是人们通过实践对客观事物及其运动过程和规律的认识，即被人们理解和认识并经头脑重新组织和系列化的信息，是经验、技能的总结，是组织发展竞争力的基础。在反复实践和认识的过程中，人脑通过对相关概念的判断、组合和推理，形成对事物本质的认识，构成头脑中的知识，可称为主观知识，或者称为隐性知识；如果经过各种载体记录下来，则成为客观知识，也可以被称为显性知识。2.3 文档管理与内容管理文档管理与内容管理 文档管理是一项专业工作，指对文件从生成、处理、流转、归档、移交、鉴定、保存到利用、处置等全生命周期进行管控的领域。手工环境下文件形成过程中的管理和档案管理相对独立，数字环境下文档一体化是文件档案管理的基本要求。内容管理是一个 IT 产品分支，支持对非结构化数据进行采集、处理、组织、存储、查询和共享，实现从内容采集、创建、传递到内容分析等整个内容价值链的整合。从概念来看，文件档案既可能是结构化数据，也可能是非结构化数据。但是在实践中，文件档案管理系统通常采用非结构化数据管理方案，以结构化数据存在的文件或者在归档环节被转化为非结构化数据（比如版式电子发票），以便固化其内容、背景与结构并进行长期保存；或者以数据文件的方式保存在文档系统中，该数据文件可能是多个业务记录的集合体。虽然内容管理方案是非结构化数据的管理方案，但对内容的管理，需要借助于描述内容的结构化数据（元数据）展开；对内容的分析、挖掘与开发，则需要将非结构化数据转化为结构化数据，这是电子文件数据化的重要任务。结构化数据和非结构化数据，存在互相转化、互相支持、相互协同的关系。3 DAMA 国际著，DAMA 中国分会翻译组 译.DAMA 数据管理知识体系指南M.北京：机械工业出版社，2020：229 4 2.4 文档生命周期与数据生命周期文档生命周期与数据生命周期 生命周期是看待和管理文档、内容和数据的重要视角，它倡导将文档、内容和数据看成一个有始有终、不断发展变化的对象，并根据其不同阶段的特点实施区别化的管理。其中，文档生命周期是指文件从产生到最终销毁或作为档案永久保存的整个运动过程。从文档价值来看，文档生命周期包括现行文件、半现行文件和非现行文件等不同阶段；从管理环节来看，文档生命周期主要包括生成、鉴定、归档、分类、存储、利用、分析、保存和处置等环节。根据 DAMA 的界定，数据生命周期包括计划、设计、创建/接收、存储或处置、利用或复用、增值等环节，一方面，该定义将生命周期提前到数据实际产生之前的规划设计阶段，这与1997 年国际档案理事会把电子文件划分为设计/概念阶段、形成阶段和维护阶段异曲同工。另一方面，该定义更为强调数据的增值利用，这提醒文档管理工作人员也要重视文档的复用和增值。3 数据管理框架下的文件档案与内容管理数据管理框架下的文件档案与内容管理 随着文件档案和内容的数据属性逐渐明确，价值逐渐得到认可，文件档案与内容管理已经成为数据管理的重要组成部分。在 DAMA 的数据管理功能框架中，文件档案与内容管理被认为是数据生命周期管理中数据“使用与增强”阶段的组成部分，如图 1 所示，在文字描述部分，综合了非结构化数据和文件档案专业管理的内容。在数据管理的框架下，文件档案与内容管理已经成为机构数字治理和数据资产化的关键环节，是在数据流转过程中数据价值洞察和挖掘的基础性工作。5 图 1 DAMA 数据管理功能框架 尽管 DAMA 将文件档案与内容管理放到了一个比较高的位置，但是其提出的数据管理功能框架对于文件档案与内容管理的描述层次比较单薄，对文件档案与内容管理的价值认知有限。DAMA 的数据管理功能框架将文件档案与内容管理描述为数据生命周期管理中一个特定阶段，即在数据管理中的某个阶段，数据管理会表现为文件档案与内容管理。但是，文件档案与内容有着更丰富的内涵，从横向来看，文件档案与内容管理同样存在其生命周期。文件档案与内容的管理过程与其生命周期相对应，包括文件档案与内容数据的产生、捕获、分类索引、访问控制、存储、利用和重用、长期保存以及处置等。文件档案与内容管理并非是数据管理的一个特定阶段，而是贯穿于整个数据生命周期。从纵向来看，对于文件档案和内容的管理也需要着眼数据治理开展规划与监管，并提供元数据管理、风险管理等基础数据管理活动的支撑。本白皮书认为：文件档案与内容管理并不只是数据管理的一个独立分支，而是渗透和融入数据管理的所有方面。文件档案管理工作因内容管理方案的应用而延展，内容管理方案也因文件档案管理的应用而专业。6 4 文档与内容文档与内容管理价值与效用管理价值与效用 图 2 文件档案与内容管理的价值 4.1 安全合规安全合规 文件档案与内容管理有利于帮助机构规避法律文件档案与内容管理有利于帮助机构规避法律风险风险。有效的文件档案与内容管理能够保障机构依法维护机构业务记录的真实性和可靠性，保障证据性记录的长期保管，避免重要记录因管理不善而遗失、泄露或被篡改所带来法律风险，保障机构的合法利益。4.2 提效降本提效降本 文件档案与内容管理有利于帮助机构优化业务流程，促进机构高效透明运文件档案与内容管理有利于帮助机构优化业务流程，促进机构高效透明运转，提高机构运行效率转，提高机构运行效率。相对于结构化数据，文件档案与内容等非结构化数据更7 加细致地刻画了业务流程中的事物运行情况，是对业务流程清晰的逻辑映射。有效的文件档案与内容管理，能够帮助管理者更好地洞察机构业务情况，从而提高机构运行效率，实现机构高效透明运转。4.3 业务连续业务连续 文件档案与内容管理有利于帮助机构应对突发事件，迅速恢复异常业务，强文件档案与内容管理有利于帮助机构应对突发事件，迅速恢复异常业务，强化机构业务连续性化机构业务连续性。文件档案与内容管理能够将机构运转的重要业务规则和事件予以留存和保管，当机构面对包括自然灾害、业务事故等突发事件而导致业务中断时，有效的文件档案与内容管理能够将数据取出以还原业务，从而帮助机构迅速恢复异常业务，降低突发事件所带来的经济损失。4.4 决策支持决策支持 文件档案与内容管理有利于促进信息资源共享整合，提升机构决策水平文件档案与内容管理有利于促进信息资源共享整合，提升机构决策水平。文件档案与内容管理强调数据的资源性和业务性，有效的文件档案与内容管理能够帮助机构实现跨部门的信息资源共享和整合，减少部门之间因系统互操作差异等因素所带来的信息壁垒，实现对多源文件档案的内容挖掘与趋势分析，从而助力机构决策，提升机构的整体决策水平。4.5 洞察创新洞察创新 文件档案与内容管理有利于提升机构知识发现和创新能力，帮助机构洞察文件档案与内容管理有利于提升机构知识发现和创新能力，帮助机构洞察创新创新。有效的文件档案与内容管理能够实现对文件档案与内容的有效开发和利用，能够帮助机构充分挖掘和管理文件档案与内容中蕴涵的知识，从而提高机构的知识管理水平，提升机构的知识发现能力，实现机构创新发展。4.6 权益保障权益保障 8 文件档案与内容管理有利于帮助机构系统性留存合法凭证，保管客户法律文件档案与内容管理有利于帮助机构系统性留存合法凭证，保管客户法律证据证据。文件档案与内容管理一方面能够留存机构自身的证据性记录，另一方面还可以帮助机构客户留存相关合法凭证，保管客户法律证据，在机构业务范围内为客户提供可靠的数据管理服务。有效的文件档案与内容管理能够一定程度上提升客户对机构的评价，有利于增强客户关系管理。4.7 资产增值资产增值 文件档案与内容管理有利于强化机构信息管控能力，实现机构的信息资产文件档案与内容管理有利于强化机构信息管控能力，实现机构的信息资产增值增值。大数据与人工智能时代，信息的资产性越来越被社会所认可。如今，数据被视为机构的无形资产，能够与实际业务场景深度融合，使得文件档案与内容更加贴近业务流程，在信息流转过程中往往有多个经手人，容易造成信息资产的流失。有效的文件档案与内容管理能够有效避免相关数据泄露和遗失，强化机构对信息资产的整体管控能力，从而实现机构信息资产的保值与增值。4.8 记忆（历史）留存记忆（历史）留存 文件档案与内容管理有利于留存机构记忆，促进文化建设文件档案与内容管理有利于留存机构记忆，促进文化建设。从时间维度来看，短期来看，文件档案与内容是业务流程和事物的真实、可靠的记录，留存了机构的业务成果和过程记忆。长期来看，文件档案与内容是机构精神与文化的积淀，是机构文化记忆的载体，有助于促进机构文化的建设，丰厚机构的历史底蕴。5 内容管理软件的应用及类型内容管理软件的应用及类型 5.1 应用架构应用架构视角下的内容管理软件应用视角下的内容管理软件应用 内容管理（Content Management，简称 CM）是一种以各种类型内容为主体，实现内容创建、编辑、共享流转、利用、保护、管理、业务融合、洞察分析、归档销毁的应用软件集合。内容管理涵盖了企业内容管理、文档管理系统、内容协作系统、网页内容管理、影像管理系统、数字资产管理、质量体系文件管理、知9 识管理系统、涉密电子文档管理、内容归档系统、内容安全保护和内容智能应用等软件和系统（如图 3 所示）。随着数据量的激增，机构业务也在跟随着社会环境变化和市场需求的扩张进一步精细化，针对不断丰富的实际应用场景，内容管理软件也在随之变化，形成了当下百花齐放的管理软件应用发展态势。接下来针对部分典型应用系统与新兴的软件应用类型进行介绍。图 3 内容管理应用全景图 5.1.1 企业内容管理系统企业内容管理系统 企业内容管理（Enterprise Content Management，ECM）是一种战略、方法和工具，通常为平台型产品，通过内容获取、管理、存储、保护、利用等方式挖掘和释放组织流程相关的内容与文档的价值，最终促进机构数字化转型，提升运营效率，并获得业务洞察能力与长远竞争优势。ECM 已有二十多年的发展历史，在国内虽然起步较晚，但近年越来越受到各行各业的重视，在吸取国外发展经验的同时，结合本土需求，向着更成熟、更智能、更实用的方向发展。ECM 的核心能力包括：各种形态内容的全生命周期管理；提供统一的非结构化数据平台；全方位的内容数据保护技术；基于内容服务平台与低代码平台，实现与业务的深度融合；用于知识创新和辅助决策的内容洞察能力等。10 5.1.2 内容协作系统内容协作系统 内容协作系统是由内容创作工具、协同编辑组件和分享功能等组成的围绕内容创作、生成、互动、传递和利用等环节的基础内容管理软件。内容创作工具包括 Office、网页超文本 Wiki、在线文档、在线流程图、思维导图、Office/CAD 创作集成组件等；协同编辑组件主要是对 Office 等文档实现基于版本控制的协同编辑或在线多人编辑；分享功能解决组织内部成员间、以及组织内外部成员间的内容传递和协作。内容协作系统强调用户在进行内容创作和使用过程中的体验和交互，能够脱离硬件设备和访问终端的限制，随时随地进行团队创作工作，并且通过全场景的多人协作方式来提升整体内容创作和利用效率。5.1.3 网页内容管理系统网页内容管理系统 网页内容管理系统有两个主要应用分支：WCM（Web Content Management，WCM）和 CMS（Content Management System）。WCM 侧重于通过提供应用组件，实现面向组织内部员工的信息内容聚合和呈现（在国内也称作：Portal）。CMS 则是组织进行面向公众网站的内容创作、发布及管理的系统。随着两个应用分支的发展，两者之间的界限越来越模糊，并呈现出合二为一的趋势。两个分支虽有不同但都是针对 Web 内容的创作、发布和管理。网页内容管理强调创作方便、布局灵活、内容时效、表现丰富、扩展集成、宣传利用等特点。通过便捷的图文音视频编排即可形成具有视觉冲击和宣传效果的信息页面，供用户浏览和利用。5.1.4 文档管理系统文档管理系统 文档管理系统是指对非结构化文档进行采集、存储和管理并提供长期利用的信息系统，能够实现对文档的集中存储、权限管理、查询索引、文档审计、版本控制、编目编号、安全保护、规则应用、存储加密、数据备份、开发利用、统计编研等基本功能，强调对文档进行全生命周期管理。文档管理系统可以实现对电子邮件、文件、表格、图片、账单、文本记录、会议纪要、设计图纸、合同方案、单据报告、音视频素材等与经营活动相关的常11 见文件档案的统一存储、统一管理和统一利用。同时，文档管理系统能够提供文档收集、文档整理、文档价值鉴定、文档保管、文档编目、文档检索、文档统计和文档编辑研究等功能应用。5.1.5 影像管理系统影像管理系统 影像管理系统（Imaging Management System，IMS）是在业务活动中将纸质原始凭证进行扫描生成电子影像文件，进行统一管理和保护，并通过文字识别和提取技术获取影像文件中的文字信息进而规范管理和利用的系统。影像管理系统主要包含三大模块：扫描仪、文字识别模块和文档管理系统。扫描仪将纸质单据凭证进行电子化和影像化；文字识别模块通过 OCR 技术提取影像文字，进行价值信息获取；文档管理系统则对电子影像文件进行安全存储、共享分发、查询搜索和电子化流程管理等后续操作。影像管理系统在金融投资、保险信托、财务会计、通信、政府机关等产生大量纸质文档、票据的行业得到了广泛的应用。5.1.6 质量体系文件管理系统质量体系文件管理系统 质量体系文件管理（ISO）是对基于 ISO 标准体系，对于体系规定的相关文件的新增、发布、签收、培训、复审修订、废止等过程进行的全生命周期管理。质量体系文件是建立并保持企业开展质量管理和质量保证的重要基础，是质量体系审核和质量体系认证的主要依据。主要管理四类文件：质量手册、程序文件、指导书和表单记录。质量体系文件管理在制造业和医药制造方面具有普遍的需求和广泛的应用。5.1.7 知识管理系统知识管理系统 知识管理（Knowledge Management，KM）是对知识、知识创造过程和知识的应用进行规划和管理的活动。知识管理系统通过在组织中构建的知识系统，让组织中的内容与知识，在获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程中形成永不间断的闭环累积，成为管理与应用的智慧资本。知识管理系统的规划与建设工作包括：建立知识统一存储平台、建立多维知识呈现体系、构建知识管理蓝图、建立社区化网络知识管理体系等。12 5.1.8 合同管理系统合同管理系统 合同管理系统从合同起草、合同审批、合同执行与合同归档分析四大方面入手，辅以智能手段，实现对合同的全生命周期管理。合同管理系统有助于解决如下现实问题：合同类型繁多，伴随业务大量产生；产生渠道众多，存储与管理容易形成孤岛；标准化程度低，难规范、难归档；审批效率低，直接影响到签订与履行；难以避免人为错误，问题溯源困难等。5.2 不同行业领域中的内容管理应用类型不同行业领域中的内容管理应用类型 内容管理软件在各行各业中被广泛应用，其中以制造业、医疗制药、工程建设、建筑设计、军工、汽车、银行金融、房地产、教育、航天航空、IT 互联网、媒体出版、零售电商、运输、通讯、政府机关、新能源和公益组织等更为突出（如图 4 所示）。不同行业的内容管理应用涉及到的软件系统组合各有侧重和特色，伴随着数字化转型的推进，一些行业也引入了具有实际业务特色的内容管理应用，接下来针对部分典型行业进行介绍。图 4 内容管理行业全景图 13 5.2.1 制造行业内容管理应用制造行业内容管理应用 中国是世界工厂，需要实现全球化接轨并通过数字化转型以支撑制造业的深层次发展。在这一进程中，制造行业必须解决海量业务中非结构化数据的高速互通、全球供应链的文档数据统一存储及一致性要求、快速扩展的员工协作要求、全生命周期的质量体系管控、技术及体系文件的外发协作、跨区域及体系的研发协作、数据安全与合规性保证、统一数据保证业务连贯性、随需的业务访问请求及多系统整合等问题，才能应对企业内容管理带来的挑战。因此，制造行业内容管理在底层架构层面需要以 PB 级存储为支撑，并且进行多数据中心部署、集团化架构、多站点部署、跨国部署、多系统集成、全球加速和实时数据同步。应用层面涵盖：文档管理系统、ISO 质量体系文件管理、文件档案一体化管理、研发文档安全防扩散管理、文档外发交换管理、知识管理、纸质文件捕获管理、图文档管理等环节。通过这些内容管理应用连接起企业各个部门，实现制造升级和智能制造，如图 5 所示。图 5 制造行业内容管理应用 5.2.2 制药行业内容管理应用制药行业内容管理应用 制药行业内容管理整合了文档管理系统、质量管理平台、资源计划管理、实验室信息管理平台、生产执行系统、记录管理系统、培训管理、档案管理系统等，共同构成全面的质量管理体系。规范体系文件的无纸化生命周期过程，提供涵盖文档、记录、档案及培训等全业务过程的制药管理应用，建立集中、安全的文件管理以及可追溯体系，同时借助系统实现业务数据的采集和分析，如图 6 所示。14 图 6 制药行业内容管理应用 5.2.3 军工行业内容管理应用军工行业内容管理应用 军工行业负责国家武器装备的科研、生产和配套等工作，对数据保密性、安全性具有非常高的要求。军工行业承接大量的以国防建设、军事工业发展为目的的各类项目，项目过程中的项目数据、办公数据、终端数据、业务数据和测试数据等内容需要加以管理和利用。完整的军工行业内容管理应用体系是以电子文档管理为基础，并在电子文档管理系统中通过分权管理体系、密级管控模块、智能定密模块、文件不落地模块等保障数据的安全和保密；在电子文档管理基础上结合网间文件安全交换，保障数据流转和使用过程中的安全。在上层通过项目文档管理应用进行项目过程及内容管理；通过质量体系文件管理应用对武器装备制造环节的质量进行严格规范地管控；通过文件档案一体化应用和知识管理应用将数据结构化和体系化，挖掘数据价值促进产品改良和组织创新，如图 7 所示。15 图 7 军工行业内容管理应用 5.2.4 金融行业内容管理应用金融行业内容管理应用 金融行业拥有大量的产品信息、CIF 信息、CRM 信息、合同资料、员工资料、财务报告等非结构化数据，这些数据作为企业资产需要进行体系化管理。金融行业的网络架构以生产网、办公网、互联网分级网络进行管理，同时根据国家档案局 2015 年通过并施行的金融企业业务档案管理规定要求，金融行业需要对自身业务办理及活动中形成的各种电子文件和档案记录进行统一规范的管理和应用。较为典型的金融行业内容管理底层以非结构化数据中台作为数据存储中心和基础平台，在非结构化数据中台的基础上搭载安全网盘应用、文件安全交换应用、影像管理应用和知识管理应用等。其中，文件安全交换应用解决金融企业多级隔离网络间的数据交换和摆渡需求；影像管理应用通过扫描仪捕获业务单据凭证等影像资料并基于文字识别模块进行数据抽取和业务流转；知识管理应用通过挖掘企业存量数据资产和分析外部市场环境促进金融体制或金融工具的创新。办公网或互联网用户通过VDI安全云桌面接入方式进行网盘数据资源访问，保障云端数据不外泄。同时从风险评估、风险控制、运行监控和应急恢复方面进行全方位的风险预警和处理，如图 8 所示。16 图 8 金融行业内容管理应用 5.2.5 新能源行业内容管理应用新能源行业内容管理应用 新能源行业聚焦于刚开始开发利用或正在积极研究、有待推广的能源，如太阳能、地热能、风能、海洋能、生物质能和核聚变能等。根据当下兴盛的能源种类，能够大致分为五大主要领域，风电、充电桩、核电、光伏与储能。能源安全是关系到国家经济社会发展的全局性、战略性问题，然而由于能源网络结构复杂、业务数据等级不同、信息交互要求各异、安全防护需求繁多，能源行业的内容管理体系构建面对着巨大的挑战。针对新能源行业的特殊情况，可以通过构建文档统一管理平台，辅以一体化的应用中心，结合智能化能力，全面打通机构内的数据孤岛，通过构建内外交互的统一平台，接入机构内部各类业务系统的非结构化数据，实现内容一站式管理，同时满足机构内员工的日常办公需求。5.2.6 核电行业内容管理应用核电行业内容管理应用 作为新能源行业下的细分行业，与其他新能源种类不同，核电行业以国家级项目为主，具有周期更长、内外部合作方诸多的特点，在项目的管理与实施过程中，将产生种类繁多、数据巨大的工程项目文件，包括工程函件、设计图纸、设备规格书、调试程序、外发函件、重要会议纪要等，这些文件的管理贯穿于整个项目的立项、采购、建设、调试等全过程。因此，建立数字化核电工程文档管理系统势在必行。在核电项目中，普遍存在着大量暗数据，各个环节17 中采用不同的工具，标准不统一、兼容性差；内容频繁变更，版本众多，难检索、易丢失；多方异地协作，加大统一管控的难度。因此，核电领域内容管理平台的建设重点应该放在对公司乃至项目管理过程中的文档进行集中化管控以及实现业务系统数据的统一管理上，通过建立标准统一文档管理体系，管理范围涵盖业务文件、设计图纸、往来信函与项目管理性文件等，为高效安全的核电建设提供文档支持，为项目参与人员搭建高效的协作平台。5.2.7 工程设计行业内容管理应用工程设计行业内容管理应用 全球化竞争全面加速，而工程设计行业中内容复杂和流程繁琐，更需要引入能够对各类系统进行协同管理的应用平台。因此工程设计行业的内容管理系统需要支持文件、图纸、票据、资料等的收集、流程批转及项目协同，成为设计企业内的“一站式内容管理入口”。一方面，通过引入内容管理应用，能够规范和体现设计协同过程，对流程与进度进行统一监管，同时实现施工图档的长期保存、精准检索与迅速复用；另一方面，基于平台底层能力，实现工程行业核心应用（设计软件、PDMS、ERP、OA 等）的无缝集成，以高效的交互与发布手段，实现工程公司、业主、合作伙伴、监管机构之间的有效沟通与安全信息传递。6 内容管理内容管理系统与文件档案管理系统系统与文件档案管理系统的发展的发展 6.1 内容管理内容管理系统的发展过程系统的发展过程 随着计算机技术的普及，办公自动化的推行，非结构化数据日益增加，国内外内容管理加速发展。国际上，1990 年，Documentum 公司成立，成为第一家利用标准关系型数据库技术以及面向对象方法提供企业级文档管理解决方案的公司；2000 年左右，以电子商务和电子政务为代表的门户网站的发展带来了网页内容的指数级增长，促进了网页内容管理的成熟与发展；2002 年 Documentum 正式发布 ECM 产品；2006 年，Sharepoint Portal Server 发布；2010 年，OpenText发布；2010 年后，云计算、移动互联网、大数据等新技术改变了 ECM 的形式与内容，ECM 的内涵与外延不断更新。国内来看，2002 年起，航空、核电和工程领域的国家 ECM 一线厂商开始进入我国，首先在这些行业内掀起 ECM 潮流；18 2008 年，上海鸿翼软件技术股份有限公司发布国内首款完整 ECM 产品“鸿翼edoc2 ECM”；2009 年拓尔思信息技术股份在金融和政府领域推出 WCM 产品；2010 年信雅达系统工程股份有限公司在金融领域推出 ECM 影像管理产品；2016年之后，应用层的网盘和功能更全面的 ECM 出现，ECM 系统中的文档协同和服务能力不断提升；2017 年开始，人工智能（AI）在 ECM 系统中的逐渐显现，例如利用 AI 实现元数据自动化提取等；2020 年开始，作为内容管理的成熟软件类型，中国 ECM 行业产品平台化趋势显现，被称为“中国 ECM 元年”；2021 年，国内首个非结构化数据团体标准非结构化数据应用分级要求正式发布，做为衡量非结构化数据管理能力的标准，有效地辅助机构定位自身内容管理阶段（如图 10 所示）。图 10 内容管理系统发展时间线 6.2 内容管理系统的发展内容管理系统的发展阶段阶段 图 11 内容管理系统四阶段进阶模型 按照其与机构业务的结合程度，内容管理系统的发展可分为四个阶段：（1）内容协作阶段。此阶段文档离散分布在机构内 PC 端，仅能通过系统完19 成文档之间的协作，不能实现内容与机构业务的融合。（2）内容服务阶段。此阶段机构数据以业务系统文件（比如 SAP 里票据影像）、体系文件（比如 SOP 作业标准文档）等形式存在，通过元数据进行网状式广泛关联，数据来源于业务，又输出服务于业务。数据经汇聚、整理、处理后，以全内容服务形式开放，构建起一个统一的机构非结构化数据管理平台。（3）数字业务阶段。此阶段，行业数据经过不同维度的整理、提炼，围绕业务的垂直领域性、体系性进行立体式关联与聚合，形成了行业性的知识体系，对企业迅速应对市场变化和进行业务创新进行支持。（4）智能服务阶段。此阶段通过深度学习，自然语言处理（NLP）、知识图谱等技术对海量数据进行深度整理，构建专属大模型，实现立足业务场景的内容智能化服务，为机构降本增效、决策制定提供支持。表 1 内容管理系统四阶段特征 一阶 二阶 三阶 四阶 数据形态 用 户 电 脑 上文件，过程性、离散文件 业务系统文件（比如SAP 里发票影像），体系文件（比如 SOP作业标准）经过整理、提炼后的行业领域性数据，从不同维度视角归纳后的数据 海量数据，标注数据 数据颗粒度 文件级 内容级 知识级 语义级 数据间关系 离散的，不关联 通过内容元数据进行网状式广泛关联 围绕业务的垂直领域性、体系性关联，是一种能立体式关联与聚合 语义层关联，主题图谱和实体知识图谱 业务融合 满 足 文 件 协作，无业务融合 数据来源于业务，又输出服务于业务 深度融合业务，甚至形成业务应用 立足于业务场景上内容智能 数据安全 协 作 过 程 中的数据流动，需要存储、访问、流转等安全保护能力，属于企业安全全形态数据防护覆盖；内容级颗粒度安全措施更精准；基于统一存储的全生命周期全方位安全防护体 业务场景化渗透性安全防控，安全紧随业务，为业务中数据安全保驾护航 多层面图谱结合用户画像和操作日志，深度追溯数据安全问题，洞察预测安全风险 20 防护初级阶段 数字化能力 文 件 协 作 层面的数字化 内容中台数字化，数据经汇聚、整理、处理后，以全内容服务形式开放 业务数字化，基于低代码平台形成垂直领域的业务体系化应用，支撑企业迅速应对市场变化和进行业务创新探索 智能数字化，利用NLP、AI、图谱与大数据技术为企业降本增效、辅助决策 6.3 文件档案文件档案管理系统的发展管理系统的发展 文件档案管理系统既可能是一个单独的内容管理应用系统，也可能是企业内容管理平台的应用，还可能是某些内容管理软件的部分功能。20 世纪 80 年代，很多机构开发了辅助纸质文档管理的早期文档管理系统，主要用于档案目录信息的集成、检索与统计等；90 年代，办公自动化进程加快驱动电子文件管理系统的出现与发展，功能聚焦在电子文件的捕获归档、存储、长期保存和检索等。到 21 世纪初，文件档案管理系统已经成为信息化程度较高或知识密集型企业的必备系统，数字档案馆概念兴起，传统纸质文档的数字化、元数据著录以及长期保存等问题成为这一阶段旨在解决的主要问题。2010 年之后信息技术在业务领域的深入应用将电子文件、档案管理系统建设推向纵深化，面向电子文件单轨运行和电子档案单套保存的试点系统不断出现，以民生档案跨馆出证为代表的跨机构、跨区域的档案数据整合服务应用不断普及。2020 年 新档案法发布，电子文件单轨制管理走向合法合规，电子文件管理系统与业务系统的无缝挂接成为必然趋势。同时，随着文档资源管理与开发能力的提升，以用户为中心、面向内容和知识的文档管理系统成为新的趋势，更加强调对文档全生命周期的管理以及基于文档管理的内容共享与知识服务。7 文件档案与内容管理的应用问题文件档案与内容管理的应用问题 7.1 IT 视角下的应用问题视角下的应用问题 7.1.1 业务系统核心文件“烟囱割裂”业务系统核心文件“烟囱割裂”为了高效完成业务推进，机构业务会不断细分，伴随业务细分而来的是每个环节的业务单元都在逐步数字化和系统化。在系统的使用过程中，核心的业务系21 统文件被分散在各个业务系统中的，每个业务系统的数据体系也会愈发复杂和深化，形成一个个高耸林立的数据“烟囱”，各个“烟囱”之间没有搭建互通的桥梁，机构数据体系在这种架构下，呈现出割裂的“烟囱群”情形。“烟囱割裂”式的业务系统给文档管理带来巨大挑战。每个业务系统的数据体系都异常复杂和庞大，离散在各个细分业务系统中的文档数据变得不可知、不可控、不可取、不可联和不可信。7.1.2 离散过程文件难以统一存储离散过程文件难以统一存储 组织的过程文件一般都离散存储于在各种文件服务器、邮件系统、个人电脑、运行设备和文件柜中，其涵盖了围绕机构业务活动产生的各种往来邮件、Office文档、会议纪要、设计图纸、音视频文件等。由于其形成环节众