高效能人士的时间管理.ppt

,*,1,高效能人士的时间管理,1,课 程 模 块 简 介,第一讲：,第二讲：,第三讲：,第四讲：,第五讲：,第六讲：,第七讲：,人类浪费,得最多的,资源,时间管理的理论与实践,时间管理的基本法则,时间管理的基本技巧,-,上,时间管理的基本技巧,-,下,会议的时间管理,以人为本的团队时间管理,2,3,时间，,人类浪费,得最多的,资源,第 一 讲,3,4,一、,时间的概念,时间,的,五,项,特性,时间,的,定义,4,5,情景案例：如果银行每天早晨向你的账号拨款,8.64,万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有,8.64,万元。,你该以何种态度去花这些钱,?,时间的特性,续,5,6,7,时间的特性,续,两位法国哲人，用猜谜的方式，把时间的这一特性描述得淋漓尽致,“,世界上，什么东西最长而又最短的；最快的而又是最慢的；最能分割的又是最广大的；最不受重视的又是最受惋惜的；没有它，什么事情都作不成；它使一切渺小的东西归于消灭，使一切伟大的东西生命不绝？,”,哲人伏尔泰问：,7,8,9,以,70,年计算，人的一生大约有,25000,多天，合六十多万小时。但这只是,“,账面时间,”,而非,“,实际时间,”,.,一个活到,72,岁的美国人,其一生的时间分配：,二,、,时间的价值,睡 觉,工 作,个人卫生,吃,飯,旅,行,排 队,学 习,开 会,打电话,找东西,其 他,9,10,富兰克林说：生命是由时间构成的。暂以,25550,（,70,年）记，请计算：你已用去多少天，还剩下多少天？把结果填入下表：,年月 日,我的生命已用去 天，我的生命只剩下 天。,签名,：,於（某地）：,填完上表，请把最直接的第一感受，用简单的语言写下来：,10,11,12,第 二 讲,时间管理的理论与实践,12,13,一、什么是,“,时间管理,”,所谓时间管理，是指,对时间的利用,进行的管理，所探索的是,如何减少时间浪费,，,以便有效地完成既定目标。它管理的对象不是,“,时间,”,，而是,时间管理,13,14,二,、,时间管理,的,理论,与实践,第一代时间管理：,特点：一方面顺其自然，一方面追紧时间安排。,第二代时间管理：,特点：制定目标与计划，讲究效率、明确责任。,第三代时间管理：,特点：制定中、长、短期目标，将每天的活动排出优先顺序，有详尽的计划表、组织表。,14,15,第四代时间管理的四个特征：,时间管理,的,理论,与实践,-,续,15,16,重要,紧,迫,时间的四象限图,三、四象限管理法,16,17,时间的第一象限：,重要又紧迫的事,时间的第二象限：,重要但不紧迫的事,提个醒：,四象限管理法,-,续,17,18,时间的第三象限：,紧迫但不重要的事,时间的第四象限：,不紧迫也不重要的事,思考：你是否,“,知道,”,在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？,(,这个问题问过数千人，发现绝大多数答案可归类如下,),思考：我们往往在哪两个象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发？,四象限管理法,-,续,18,19,四象限管理法,-,续,对个人生活,/,工作会有积极意义的持续优异表现：,这些都属于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也属于这些，为什么不身体力行呢？,19,20,案例分析：对小王的工作进行定位,人事部明天要上报新员工试工期表现结果报告,与人共进午餐，讨论促销会策略,1H,商讨索赔案处理,1H,与华金公司讨论定价,1H,中实公司的合作意向书,1H,天际公司的货未到问题？,上级要求上报三个月的业绩报表,2H,周五业务会提前到今天,1H,阅读刊物内容,1H,打电话给,12,客户,30,分钟,聆听电话留言,10,分钟,完成文件归档,1H,20,21,第一象限：,第二象限：,第三象限：,第四象限：,四、把握各象限的工作、活动,21,22,打算今天完成,(1)(2)(3),的 工 作,(4)(5)(6),时间,活动,次序,1=,重要,+,紧急,2=,重要,+,不紧急,3=,紧急,+,不重要,4=,日常事务,处理方法,委托给,_,训练,_,去做,下次要他提出建议,下次不同意做,集中,/,缩短时间,其它,8,：,00-9,：,00,9,：,00-10,：,30,10:30-12:00,每日工作时间记录,日期,把握各象限的工作、活动,-,续,22,第一代时间管理：备忘录。,第二代时间管理：事先规划安排行程。,第三代时间管理：规划、制定优先顺序。,当公司扩大时、价值观的问题、步调一致的问题突出了，所以，,第四代时间管理：,公司规模进一步扩大，环境变化更为加剧。,五、各代时间管理理论适用范围,23,24,第 三 讲,时间管理的基本法则,24,25,一、浪费时间的主要原因,1,、浪费时间的主观原因,经典案例,:,贝尔在研制电话时，另一个叫格雷的也在研究。两人同时取得突破。但贝尔最终一举成名，誉满天下，同时也获得了巨大的财富。为什么？,拖延商数测验,:,25,26,浪费时间的主观原因,-,续,美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯,舒瓦普向效率专家艾维,利请教,“,如何更好地执行计划,”,的方法，艾维,利声称可以在,10,分钟内就给舒瓦普一样东西，这东西能把他公司的业绩提高,50%,。而且这样东西最终在一个月之后，让舒瓦普给艾维,利寄去一张,2.5,万美元的支票，并说那是他一生中最有价值的一课。这一课的内容究竟是什么？,经典案例,:,26,27,思考,:,办公桌的杂乱无章与办公桌的大小是否有关,?,情景案例,:,现代企业里的,“,老农现象,”,浪费时间的主观原因,-,续,27,28,让我们记取,“,过去,”,，,把握,“,现在,”,，,放眼,“,未来,”,。,浪费时间的主观原因,-,续,昨天是一张支票,明天是一张支票,今天则是随时可运用的,请善用它,28,29,30,浪费时间的主观原因,-,续,30,31,法则之一：,二、时间管理的三个基本法则,哈佛大学对大学生进行跟踪调查,31,25,年跟踪调查的结果,提个醒：,时间管理的三个基本法则,-,续,32,如何制定目标,(,设定目标的六个原则,),序号,原则,正确做法,错误做法,1,充分沟通统一意志,主管闭门造车,利益分配,利益不明确,2,适当定高,盲目,评估可行性,不考虑依据,3,具体目标,抽象的,适度细化,未经细化,4,使用时间单位,不考虑时效性,关注效率,模糊的时间概念,5,团体目标,/,相互关联,不系统,使目标视觉化,流于口头,6,相互通报,只是领导知道,誓师大会,所谓暗中进行,时间管理的三个基本法则,-,续,33,34,法则之二：,有计划、有组织地进行工作,计划,的,定义,所谓计划，是指为达成目标，事先凝聚相关人员的智能，预估未来情事的演变，以决定必要的方案与程序。,做计划的大致步骤：,时间管理的三个基本法则,-,续,34,1984,年，在东京国际马拉松邀请赛中，名不见经传的日本选手山田本一出人意外地夺得了世界冠军。两年后，意大利国际马拉松邀请赛米兰举行，山田本一代表日本参加比赛。这一次，他又获得了世界冠军。山田本一究竟靠什么获得金牌,?,案例研究,:,山田本一的马拉松冠军,35,法则之三：,经典案例,:,凯利,穆尔是美国西海岸数一数二的油漆制造商。穆尔于,1939,年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现了什么呢？,案例体现了巴列特定律：,80/20,理论：,80%,的销售额是源自,20%,的顾客；,时间管理的三个基本法则,-,续,36,37,第 四 讲,时间管理的基本技巧,-,上,37,一、时间管理的,“,七项铁律,”,1,、关于时间的重要性与急迫性,思考：,这件,事花多少时间到底以什么为依据进行考虑？,思考：,这,项工作何时完工该以什么为依据进行考虑？,38,39,2,、管好你,“,三天,”,的时间,管理今天的时间：,管理明天的时间：,管理昨天的时间：,时间管理的,“,七项铁律,”,-,续,39,40,时间管理的,“,七项铁律,”,-,续,40,二、时间管理的,9,个技巧,日本人将,“,六快,”,之人称为人中之杰,:,废弃,“,一分钱智慧几小时愚蠢,”,的作风,体现真正的品质和高效，节省体能、节约时间。,41,42,这一点是时间管理的重要标志。,聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离。,滴水成河。用,“,分,”,来计算时间的人，比用,“,时,”,来计算时间的人，时间多,60,倍。,多而無益的朋友是有害的。,时间管理的,9,个技巧,-,续,42,要学会限制时间，一个人只有学会说,“,不,”,，他才会得到真正的自由。,时间管理的,9,个技巧,-,续,43,三、电话沟通节省时间的艺术,提个醒：,44,45,第 五 讲,时间管理的基本技巧,-,下,高效沟通艺术,45,46,丈夫是北方人，太太是南方人。因为丈夫爱吃饺子，太太千方百计地学会了包饺子，一天，丈夫从外地出差回来，妻子又为他包了饺子。但当要妻子把饺子端上来时，丈夫一看，饺子快跟肉包子一样大。如果那个男人是你，你该如何与妻子沟通？,案例研究,47,1,、沟通的定义,2,、沟通的本质,沟通是信息传递的过程；,沟通中传递信息必须是不断并是双向的；,沟通中传递信息必须获得彼此理解。,一、沟通的概,念,48,二、沟通的类型,1,、根据信息载体的异同,沟 通,交谈、演说、会议、辨论、传闻、,QQ,备忘录、信函、布告栏、文件、电邮、,QQ,服饰仪态、身体工作姿态、空间位置,重音、声调变化、哭笑、停顿,颜色、物质布置、宣传画,思考：做完以上网络图，你有何感悟！,49,2,、按照沟通方向不同,沟通能力测试：,沟通的类型,-,续,50,三、语言沟通的五个绝招,51,四、体现沟通艺术的四大沟通心态,四大沟通心态,看电影：都分别属于何种沟通心态,52,53,第 六 讲,团队会议的时间管理,53,提个醒：,一、会议的目的与作用,54,二、企业会议的现状：,三、失败会议的深层原因分析,会议失败原因,55,效率损失的费用（可能的,3,种情况）,因不及时 而损失一笔生意,;,不能及时处理 而得罪一批客户；,不能及时解决自己管辖范围内的 而停工。,四、认识会议的成本,1,、因为会议造成效率损失的费用,2,、会议成本的计算公式,会议,成本,与会者日工资,+,每天工作时间,=,56,日本太阳公司为提高开会效率，实行开会分析成本制度。每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本,=,每小时平均工资的,3,倍,2,开会人数,会议时间,(,小时,),。公式中平均工资,之所以乘以,3,之所以乘以,2,经典案例,:,日本太阳公司的会议成本分析制度,57,五、遵守高效会议的规则,会议通知范例,58,1,、主持人应负责的工作,六、主持人必须具备管理技能,主持人的职责,案例研究：某企业会议议程,59,开场（时间）：,开场的五项内容：,关于议程：,2,、主持人如何开场,60,3,、如何圆满结束会议,主持人必须具备管理技能,-,续,61,62,第 七 讲,以人为本的团队时间管理,62,63,一、回顾前述有关内容,注重单位时间的价值,(,一二象限,),，而非单位时间和效率；,超越时空,:,今天要管理明天的时间,(,第二象限,),；,以人为本的时间观,(,人的价值观统一,),；,系统的而非个人的时间管理,第四代时间管理：,各代时间管理理论适用范围：,第四代时间管理：公司规模进一步扩大，环境变化更为加剧。,靠远景管理：长远规划、员工发展,超越时空：展望将来，可持续发展,人本管理：团队建设、价值理念。,63,二、经典的,冰山理论,思考：,如何将,“,知识、动机、人格、技能、态度、价值观、行为,”,在冰山中分层排列？,“,冰山理论,”,告诉我们什么？,提个醒：,64,一个古老的寓言故事：,三、用价值理念统一队员言行,在非洲的草原上如果见到羚羊在奔跑，那一定是,如果见到成百上千的狮子和大象集体逃命的壮观景象，那是什么来了？,如果见到狮子在躲避，那就是,思考：狮子和大象怕蚂蚁吗？寓言给我们以什么启示？,65,66,用价值理念统一队员言行,-,续,天堂与地狱的区别,企业团队合作的基础,66,经典案例,:,恩坦,因曼斯，德国人，第一次世界大战后，经济大萧条，德国尤甚，他于是去到美国，在一家小工厂从事电机修理的工作。后福特汽车生产线上的一台马达发生了故障，请恩坦,因曼斯帮助修好了，当福特请他加盟时，却被他拒绝了，为什么？,用价值理念统一队员言行,-,续,67,看电影：多了一颗螺丝帽,责任的概念,对待责任的积极态度,用价值理念统一队员言行,-,续,68,思考：为什么要常怀感恩,?,感恩应该成为我们的一种习惯和态度，一种特质。时常怀有感恩之心，你会变得更谦和而且高尚。大声地说出你的感谢，可以增强亲和力和凝聚力，常怀感恩之心，能够增强你个人的魅力，开启神奇的力量之门，发掘出无穷的智慧。,思考：首先要想到的感恩的对象是谁,?,用价值理念统一队员言行,-,续,69,思考：感恩父母最好的方式是什么,?,思考：中国古人主张的,“,立身,”,是什么？,70,思考：怎样把感恩,敬孝转化成为力量？,看视频,跪羊图,，思双亲！,用价值理念统一队员言行,-,续,71,72,思考,:,有一家大公司决定高薪招聘营销人员。广告一打出，报名者云集。面对众多应聘者，招聘工作负责人说：,“,为了能选拔出高素质的营销人员，我们出一道实践性的试题，就是把木梳卖给和尚,”,案例研究,:,把木梳卖给和尚,能卖出去吗,?,案例给我们什么启示,?,用价值理念统一队员言行,-,续,72,73,结束寄语,谢谢！,让我们在成功的巅峰再次相聚,73,