办-公-室-的-6S.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,6S管理,之,办公室6S,办公室是企业管理人员的工作活动场所，也是客户、员工留下的第一印象的地方，办公室的6S水平如何，直接影响到企业的形象。,目录,一、办公室6S的八大原则,二、文件夹管理标识方法,三、其他管理对象,1.共独明确,共：公共使用；独：个人使用；,公共使用的放在所有人都方便去拿地方，个人专用的放在他的附近。,一、办公室6S的八大原则,2、公私分明,在区域规划：业务功能区域识别分明，办公区和会客区、休息区最好能够区分。,物品方面：区分是公司用品还是私人用品。公司的放在明显处，私人物品放在不明显处，有抽屉的话，公司用品放在上层，私人物品放在下层。,在座位上，还要设置姓名标牌等用于识别。,一、办公室6S的八大原则,3、柜架标识,文件柜、放置物品的柜架要标识清楚所放物品的类别、名称以及管理责任人等，必要时设定最大最小库存、安全库存等内容。,文件柜左上角贴柜子编号、名称、部门及责任人；,柜门内贴上柜内文件/物品位置对应图；,文件柜内分层分类，用分隔线和标贴进行分区。,一、办公室6S的八大原则,4、资料分类,文件资料要分类整理放置，通过行迹管理等方法，使文件拿走了能够马上发现。,：行迹管理是指,一、办公室6S的八大原则,6、抽屉物品,抽屉的整理、整顿：,不要的或不应该放在抽屉内的物品清除；,抽屉内物品要分类，做分类标示；,办公用品放置有序；,个人用品放置在底层；,有措施防止物品来回滑动。,一、办公室6S的八大原则,7、墙面张贴,在墙上随意张贴的做法必须纠正,公告尽量使用看板方式,一、办公室6S的八大原则,8、公告管理,公告栏规划要美观大方，明确管理责任人，发布的信息要明确张贴期限。,对人员的出缺勤、人员动向、工作计划/实绩等内容尽量要揭示出来，提高工作效率和管理透明度。,一、办公室6S的八大原则,1、外部标识,侧面标识要素：,文件夹序号；,文件夹名称；,文件夹管理部门；,文件夹管理责任人。,正面标识：,正面标识一般可省略；,在侧面无法标识可将上面内容标识在正面。,1文件名称 部门 管理人,二、文件夹标识方法,2、扉页索引,在文件夹的扉页（或文件盒的表面）标明该文件夹中收集的文件种类，便于分类查找。,二、文件夹标识方法,3、内部分页纸,在同一文件夹中用分页纸将不同的文件（资料）分开便于文件管理及寻找。,二、文件夹标识方法,4、文件夹标识注意事项,统一规格及字体，用电脑打印；,对厚薄不一的文件夹，标识长度要一致；,若将文件夹放入文件盒，文件盒也应有对应标识；,侧面标签加上斜线或三角是一个很好的管理方法（目视化管理）。,二、文件夹标识方法,四.其他管理对象,1、茶具、水杯的定点放置,设立饮水区，将茶具，水杯定点放置，让员工在饮水区内饮水是一个好的办法。如果将水杯放在台面，也不要用画框线的办法来定位，那样很不美观，可以采用其他方法，如用杯垫的形式。,2、废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位、标识,办公区废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位不一定要求画定位线，但放置的位置一定要合理。,四.其他管理对象,3、办公用品的标识,四.其他管理对象,不利于6S的问题：,个人办公桌内办公用品太多，使用过程中浪费大（没有用完就过期或作废）；,办公用品重复库存多（公司、部门、班组、个人层层库存）；,办公用品品种繁多，购买的随意性大。,办公用品控制途径：,尽可能控制个人持有量；,尽可能让办公用品发挥最大的功效；,最大限度的减少办公用品的品种；,最大限度的减少办公用品库存；,6S管理,之,文件 6S,文件6S的目的,1.文件的共享和有效利用,2.减少寻找文件的时间，提高工作效率,3.办公室空间的有效利用,4.办公环境的改善,5.提高办公效率,办公室文件资料6S的基本原则,1.文件不重复保管：一种文件只在一个位置保管,2.对原件实施管理：不随意复印或使用复印件,3.分类归档管理：不要是文件私有化,4.文件统一规格：原则上统一为A4纸,5.简化报告文件：原则上报告限定在12张A4纸,6.文件去放方便：能够快速的取出保管文件,一.整理：留下有必要保管的文件,明确哪一类文件需要，哪一类文件不需要。无效和不需要的文件及时清理。明确废弃基准是必要的。,（1）使用之后废弃,（2）保管后废弃,（3）保管、保存后废弃,二.整顿：将文件分门别类，归入文件夹，文件架，并做好标识,1.使用合适的文件夹,2.在文件夹的封面，侧面上注明类别名称，保管担当，保管期限,3.在首页建立目录表，必要时每一类设一张分页纸，便于迅速寻找,4.设置专门的文件柜存放文件,三.清扫：维护文件的状态,对归档的文件，特别是中长期保管的文件和文件柜，要定期进行清洗维护。对经常使用的文件也要进行必要的维护，损坏或遗失的文件要进行及时的修补，发行新的版本，要及时回收销毁旧版本。定期清扫清洁，特别注明做好防潮、防虫等工作。仅具有参考价值的资料，要特别注明；文件增加变更时，要及时更改目录索引。,四.清洁：专人管理，责任分明,决定文件管理责任人，并将责任人名字明确标识在文件柜或文件夹上。一般的，以安排经常使用此文档的员工承担清洁维护的责任较好，防尘、防潮防蛀，定期修补维护。,五.素养：养成好的习惯,时时要求员工能很好的维护文件的6S状态，做到爱护性的使用文件，使用完之后及时归位，按规定要求复印和发放文件，节约纸张，培养员工良好的习惯。,六.安全：确保文件适当使用,1.安全的使用：在恰当的地方及时间使用正确的文件,2.安全的保管：用适当的方法报关文件，确保文件的完整性,3.文件的保密性：文件在恰当的范围内由适当的人使用,安全警钟长鸣,在办公室6S的工作中，因为文件柜等办公家具有搬动的可能，所以大家在工作中一定要注意人身安全！,The End,