如何做好一名助理.ppt

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等等,11,、产品助理,在现实生活中平时接触比较多的助理职位有：董事长助理、总经理助理、经理助理、行政助理、人事助理、项目助理等等岗位,主要是介绍助理的定义及基本分类,三、做一名好助理，主要应在以下,8,个方面努力：,（一）要认清自己，处事有原则,找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就找不着“感觉”。助理围绕着中心工作，上协助领导，下联系员工及部门，在处理事情过程中，把握好工作分寸，管理不巨细，参谋不决断，助手不揽权，不越权，不越位，不缺位，工作要到位。,另外，助理对于工作岗位上的事情，要有自己的立场，不能随波逐流。,举例；比如以前我在营销中心担任内勤时（其实换种说法也叫销售助理），是一个服务的角色，同时也是一个管理者的身份。当时定下了一个请假制度，制度中说如果需要请假，提前一天在,ORT,登记，并告知直接上级审核，审核通过后最后由营销内勤批准。但结果员工直接同直接上级请假，而未告知营销内勤，事后也没采取措施来处理。结果导致这种想象越来越严重。,通过此事件说明了，全力协助制度的执行落地，如果有人违法了这个制定，就按照规定处理，并把处理结果通告全部门，让其他员工以此为鉴！,重点：找准工作重心，处事要有原则，坚定立场,（二）要耳聪目明，作好参谋工作,从大的方面说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优，“拍板定案”。决策制定后要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。,这点非常重要，也是提升自我的好机会。在做营销内勤工作时，我除了把事务性工作做好，同时也是高管及整个团队的眼睛、嘴巴、耳朵等，一定要做到耳听八方，眼观四路，了解团队人员的现状。,比如：,1,）当发现团队中有人业绩不理想时，可以找他们谈心，了解情况，尽自己 的一份力量，同时把信息及你的建议想法一起及时反馈给他的直接上级，以便上级能更好的支持。,2,）如果有了解到团队成员中发生喜事或者丧事，一定要及时问候，告知相应上级表示祝福和问候，体现出合才“家”的文化。另外，如果这件事情有涉及到其他部门，那第一时间反馈到相应的对接人，以便接下来的工作顺利进行。（例：合才的福利：婚事、丧事、生育等）,注意点：当发现问题了解实情后，要及时向上级反馈，同时带着你建议的解决方案；而不是一味的去向上级索取答案。,3,）假如现有个客户,C,报名参加了某个课程，突然发现此客户,C,是销售人员,A,和销售人员,B,都在跟进的，作为营销内勤怎么处理这件事情？,方法：先了情况，然后再最初决策；了解情况时，分别找,A,和,B,单独分开谈话,（切记不能一起谈话），了解到如果确实是,A,和,B,同时在跟进的事情，处理一：,协商一起跟进，根据合才营销中心的分配机制，落实好分配的比例，达成一致；,如果此方法不成，那就处理二：客服,CRM,系统查询，客户记录的最初跟进人。,（所以平时每月定好时间点上交跟进的客户，录入到,CRM,系统，一是成为公司资源，,二是提供查询客户的依据。）,解决问题的思路：,1,）,发现问题,-,分析问题,-,解决问题,2,）发现问题,-,分析问题,-,解决问题,-,预防问题,3,）发现问题,-,清楚目标,-,效果导向,-,原因分析,-,解决方法,-,行动计划,-,总结、预防,方法,3,是目前教练经常用的方法；过去是基于过去看未来，我们是要基于未来看过去。,效果导向是这个问题解决后给我们带来的意义和好处。最后，重点是要解决问题的行动计划，要落实到位！,（四）要高效快捷处理有关事务,助理必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有限的时间里办好应办之事。要善于“分身”，明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为。为好应为之事。该别人“代劳”之事，要分解任务到人，并明责授权，责权相等。一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工作。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事，“亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。工作有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实，力求实绩、实效。工作不能摆花架子，更不能弄虚作假。要真实地反映情况，扎实地开展工作。,做事的标准之一：每分每秒做最有生产力的事情；,作为助理每天有很多事务性工作，所以每天工作开始前，前天晚上就整理好明天 的工作计划，事情的优先排序是：重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要等顺序；（,ORT,每天坚持写总结和计划的目的也就是为了清晰我们的工作）另外，在当中的工作中，我们经常会遇到一些突发事件。当事情来了，先不要手忙脚乱，而是快速整理下思路，弄清此事是否需要马上解决？如是，则停下原来的工作马上处理；如不是，则可以先完成手头上刚在做的事情，然再处理，一切根据情况而定。,事情优先排序的原则,危机,紧急的问题,有限期的任务、会议,准备事项,准备事项,预防工作,价值观的澄清,计划,关系的建立,真正的休闲充电,干扰，一些电话,一些信件、报告,许多紧急事件,许多凑热闹的活动,细琐、忙碌的工作,一些电话,浪费时间的事,“,逃避性,”,活动,无关紧要的信件,紧急,不紧急,重,要,不,重,要,（五）要不断提升个人素质，增加人文魅力,自身素质强，就会产生人文“魅力”和影响力。要当好助理，要靠权力的影响力，但更重要的是靠非权力的影响力。只有二者有机结合，才能更好地开展工作。要注重发挥自身非权力因素的影响力，靠德、识、才、学，靠高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作。在提高自身素质的同时，还要学会尊重，学会理解，学会“给予”，尊重上级，理解同级，善于“给予”下级。培养人才，帮助人展现才能，实现价值。,（六）要注意自身形象，起好表率作用,作为助理要加强自身修养，注重自我形象塑造。同时，要引导部门员工强化形象意识，形成塑造形象的共识。工作中，要重视外在形象的“包装”，全心全意地、热情细致地待人接物，为人处事。要经常并善于“换位思考”，想一想假如自己是领导或是员工怎么办，设身处地地搞服务、办实事、办好事。,作为助理：保持积极的心态，能够激发你的激情；保持愉快的心态，能给身边的人带来正面的能量。,YES，,I AM READY！,（七）要制订并完善游戏规则,一方面要根据工作需求，建立一套切实可行的工作勾只奥制度，并不折不扣地去执行。另一方面要在工作实践中不断地加以完善。比如，之前在营销内勤岗位上制定激励制度、日常工作制度等，用制度管人、管事。根据游戏规则，奖优罚劣。表扬、奖励好的，批评、惩罚坏的。不能好坏不分，是非不明，不能让“会叫唤的孩子多吃糖”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如捣蛋的”怪圈，建立并逐步完善好人能够积极办好事，坏人不敢办坏事的良好机制，确保公司工作正常、有序、高效运转。,概要的重要就是：一是制度具有可行性和价值行；二是自身要,100%,按制度做事，以身作则，三是要监督执行制度，落实到位，不允许有人违背；四是不断完善；,（八）要努力营造温馨快乐的工作环境,要着力创造工作的良好环境，用良好的环境去影响人、改造人、约束人。积极倡导、思想上重视，工作上要研究、策划，采取切实有效的举措。努力创造一种用事业留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作环境。,在合才：本身我们就有“军队,+,学校,+,家庭”的文化，那我们就应该维护好这个工作环境。,（九）加强目标感，盯紧目标,作为助理，经常会接到上级命令；或做某件事情需要其他人的协助、配合；如何让事情高效、顺利完成是非常重要的。有以下需要注意的：,1,、加强对目标感的追求；,2,、当接到上级某个事件的命令时：根据事情的紧急性来处理，如果此事件需要一个时间段，那每个阶段我们都要盯紧，了解事情的进展进度，及时同上级汇报进展过程。如果是临时通知，很快可以处理完的，那处理之后及时汇报给领导。汇报方式：当面、电话、短信（短信一定要收到回复为准）,举例：做营销内勤时，江总给我一个命令，给一个客户发送一份邮件的案例！,3,、当下达一个命令给部门同事，需要配合时；在事情进展的过程中一定要追踪进展程度。,一定要谨记：不要犯“我以为”的错误！,（十）营造短信文化,在合才，短信也是合才文化之一，它是建立良好关系的一个工具。很多企业这种短信文化是没有的。如果我们作为项目助理去到企业的话，可以引进，并持续！,如果新人进入一家公司，就接收到来自同事或者上级的欢迎短信，内心是温馨的；,如果工作中遇到不开心的事情，有同事给你一条打起的短信，内心会充满力量；,如果平时下班后，有同事发一些分享成果的短信，那我们可以学习其中的方法，提升自我；,举例：比如营销中心的每天的工作情况汇报短信和好消息分享信息；,四、接受上级命令的三个步骤：,步骤1：立刻回答“是”，迅速走向上级,步骤2：记下上级交办事项的重点步骤3：理解命令的内容和含义,注意点1：不清楚的地方，询问清楚为止,注意点2：尽量以具体化的方式，向上级确认命令的内容,注意点3：要让上级把话说完后，再提出意见或疑问,五、与上司的相处之道,*,理解上司的立场,*,有事情要先向上司报告,*,工作到一个段落，需向上司报告,*,向上司提出自己的意见,*,向上司提供情报,*,依上司的指示行事,*不要在背地说上层主管的闲话,六、与下属相处的礼仪,*,以身作则：“己所不欲，勿施于人”,*,平等待人：忌拉帮结伙、任人唯亲；要惟才是举、平等待人,*,礼遇下属：尊重,*,关心下属：冷暖挂心上,*,信任下属：“士为知己者死”,*,接近下属：知无不言，言无不尽、上情下达,七、与同事相处的礼仪,*,真诚合作,*,同甘共苦：一个 好汉三个帮,*,公平竞争,*,宽以待人,严于厉己：人非圣贤，孰能无过,八、客户或者朋友等介绍的礼仪,作为助理，上级经常会接见一些客户或朋友，作为上级的助理协助接见是很正常的事情，所以需要注意介绍时的礼仪：,*,先介绍位卑者给位尊者：,*,年轻的给年长的,*,自己公司的同事给别家公司的同事,*,低级主管给高级主管,*,公司同事给客户,*,非官方人事给官方人士,*,本国同事给外国同事,九、交换名片的礼仪,作为助理，陪同上级会见一些客户或朋友，这是很正常的事情，所以需要注意交换名片时的礼仪：,*,如果是坐着，尽可能起身接受对方递来的名片,*,辈份较低者，率先以右手递出个人的名片,*,到别处拜访时，经上司介绍后，再递出名片,*,接受名片时，应以双手去接，并确定其姓名和职务,*,接受名片后，不宜随手置于某个地方,*经常检查皮夹,*,不可递出污旧或皱折的名片,*,男士名片夹或皮夹置于西装内袋，避免由裤子后方的口袋掏出,*,尽量避免在对方的名片上书写不相关的东西,*,不要无意识地玩弄对方的名片,*上司在时不要先递交名片，要等上司递上名片后才能递上自己,的名片,十、端送茶水的礼仪,作为助理，上级经常会见一些客户或朋友，端送茶水也是工作的一部分，所以需要送茶水的礼仪：,步骤1 准备好器具,步骤将茶水等用品放在托盘上,步骤先将托盘放在桌上再端送给客人,步骤奉茶水时客人优先,步骤留意奉茶水的动作,步骤拿起托盘退出会客室,如果没有托盘，则用双手端起茶水。给客户倒水要倒七分水，不能太满溢出来也不能太少看着不够喝。纸杯要用新的一次性杯子；来访者已进入上级办公室的，则进入办公室前一定要敲门。进去后双手端着杯子，（注意，手要握低一点，不能碰到杯口，这样客户会感觉您很注意卫生），然后走到客户身边稍微弯腰把水放在其旁边，放的时候也要两手放下，然后轻轻地转身出来带上门即可。,故事分享：,一个上了年纪的木匠准备退休了。,他告诉雇主，他不想再盖房子了，,想和他的老伴过一种更加悠闲的生活。,他虽然很留恋那份报酬，但他该退休了。可是，木匠的心思已经不在干活上了，,不仅手艺退步，,而且还偷工减料。,木匠完工后，雇主来了。,他拍拍木匠的肩膀，诚恳地说：,房子归你了，这是我送给你的礼物。,木匠感到十分震惊：,太丢人了呀,要是他知道他是在为自己建房子，他干活儿的方式,就会完全不同了。,你就是那个木匠！,每天你钉一颗钉子，放一块木板，垒一面墙，,但往往没有竭心全力。,终于，你吃惊地发现，,你将不得不住在自己建的房子里。,如果可以重来,但你无法回头,人生就是一项自己做的工程，,我们今天做事的态度,决定了明天住的房子,感恩惜福,祝各位亲爱的家人在合才王国的这个平台上,心 想 事 成！,愿天下最美好的事情都发生在你和你的家人身上,!,