归档格式讲解.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,工程文件归档格式讲解,内容提纲,第一部分,有关几个概念,第二部分,归档工程文件整理步骤的环节,第三部分,文件归档格式说明及复制要求,第一部分,有关几个概念的理解,一、有关几个概念的理解,归档工程文件的概念,由互相联系的若干工程文件组合而成的一种档案保管单位（也称为基本单位）。,例如：原始资料（各类施工记录、隐蔽工程检查记录等）；成果资料（各类总结报告等）；实物资料（岩芯、标本等）,一、有关几个概念的理解,文件级（件）卷内目录,是指档案保管单位的目录。例如：成果报告中的目录；会议纪要合订后编制的目录；工程开工申请/开工令合订后编制的目录等,一、有关几个概念的理解,立卷、案卷级卷内目录,立卷 应遵循防治工程文件自然形成规律，保持案卷内工程文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。,案卷级卷内目录 是将同一类别的文件材料保存在同一档案装具时，依次排列组成的目录。（一般不超过10件）,一、有关几个概念的理解,工程文件整理的概念,就是将归档工程文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒等使之有序化的过程。,二、归档工程文件整理步骤的环节,六个环节,：,装订分类排列编号编目装盒,装订：就是把工程文件处理成件的过程。,件基本单位。,文件的修整（补）：一是有破损残缺的；二是很小，用白纸衬上，修复后基本符合A4纸张；三是去除生锈的金属物（针）；四是对字迹模糊的底稿（如实验室的复写纸检验报告）进行抢救（复制、建立台账等）。,文件级卷内文件材料题名的填写要准确。工程名称（地名、标段）、专业名称、卷内文件的内容（要突出）如：巴东县黄土坡滑坡A标段施工基槽地质素描记录及位置图,二、归档工程文件整理步骤的环节,分类,遵循三个原则：,一是分类方案要细化；,二是类名设置宜粗不宜细；,三是归档条款的设置要结合保管期限,工程文件的分类（见示例）,治理工程项目文件资料归档范围和保管期限表（见指挥部下发的文件归档规定）,二、归档工程文件整理步骤的环节,排列：,卷（件）内文字材料的排列：,1)按重要程度排列。对一组文字材料的排列，可采取重要的在前、次要的排后，即按文字材料内容的重要程度进行排列。总体性、结论性、成果性的文字材料都是重要的文字材料，应排在前面，如按成果材料原始记录、中间性材料等顺序排列。,2)按地区排列。如果卷内科技文件材料属于若干小区域，即可按小的行政、自然或专业区域排列。,二、归档工程文件整理步骤的环节,排列：,卷（件）内文字材料的排列：,3)按时间排列。指形成的时间或文件内容所反映的时间顺序排列。,4)按文件材料之间的固定关系排列。请示和批复，批复在前，请示在后；正文和附件，正文在前，附件在后；来文和复文，复文在前，来文在后；正本和原稿，正本在前，原稿在后。,5)按文件材料的客观形成过程进行排列。,6)按文件材料所反映的对象在工作程序上的衔接关系进行排列。,二、归档工程文件整理步骤的环节,排列：,卷（件）内图文混合材料的排列：,文字材料在前、图样在后。,如果文字材料只是对图样材料进行补充或局部性的一般说明，则图样在前，文字材料在后。,卷（件）内图样材料的排列：首先按目录所标顺序进行排列。对没有编制图样目录的图样排列如下：,1)按隶属关系进行排列。,2)按总体和局部关系进行排列。,3)按比例尺进行排列。从大到小,4)按地区特征排列。如地质勘探图样等,二、归档工程文件整理步骤的环节,排列：,案卷级的卷内（分类）目录排列：,原则上以保管期限表条目为准，对号入座，同一类或同一保管期限的文件尽量放在一起。,注意结合工程实际情况，工程没有的条款跳过，继续排下面的条款。,注意案卷题名填写要写文件材料标题的全称。,二、归档工程文件整理步骤的环节,编号：,编制工程文件材料的页号,卷内成套的图样、说明书、概算书等已编制有统一页号，可不另行编号。其它凡是有书写内容的页面，没有统一编页号，或编号顺序不连贯，且案卷采用装订形式的档案材料都需重新按排列顺序编页号。装订的案卷卷内文件材料页号编写位置：单面在右下角；双面正面在右下角，背面在左下角。图样材料正面无空白位置可在背面编写页号。案卷内的卷内目录和备考表不编页号。,二、归档工程文件整理步骤的环节,编号：,编制工程文件材料的件号,不装订的案卷应在卷内每份文件材料首页右上角加盖“档号章”并逐件编件号。这时每件材料可用原来编制的页号，不必重新编统一的页号。档号章式样如下：,档案号,分类代字,件号,总卷号,案卷号,电子文件号,001SG,管,1,1,电1,2 cm,1 cm,二、归档工程文件整理步骤的环节,编目：,就是把案卷级目录装订成册，建立档案总帐（明细帐）式样。,填写案卷级卷内（分类）目录,卷内目录，放在卷内文件材料首页之前，是卷内文件材料的“明细表”。各项内容填写要求如下：,1）,件号按卷内文件材料排列的先后顺序，从“1”起依次排列。（文件级叫序号）,2）文件材料题名填写文件材料标题的全称，图样材料填写图标的正式图名。,二、归档工程文件整理步骤的环节,编目：,填写案卷级卷内（分类）目,3,）文,件编号填写文件的文号或图样的图号。,4）责任者填写直接编制部门或主要责任者。设计图应填写盖出图章的设计单位，竣工图填写施工单位。,5）日期填写编制文件的年、月、日（2004.01.28）,二、归档工程文件整理步骤的环节,编目：,填写案卷级卷内（分类）目,6）页数/张填写每件文件材料的总页数或图的张数（文件级卷内目录为“页次”填写每份文件首页标注的页号。最后一份文件的起止页号。）,7）备注无特殊说明的不填写，有需说明的可简要填写。,二、归档工程文件整理步骤的环节,编目：,填写案卷级卷内（分类）目,注意：文字材料应逐件登录，图样材料一般逐张登录，即每张图纸应作为一件对待，不能将一组图作为一件登录。出图时已汇编成册并编有正式题名的图，可作为一件登录。,填写案卷封面：采用案卷外封和案卷内封两种形式。外封面印制在卷皮的正表面，内封面排列在卷内目录之前。,上交,分类案卷,件数,卷数,总卷,号,保管,期限,二、归档工程文件整理步骤的环节,装盒：,无酸纸做成的装具；,操作过程：,第一步是把归档文件材料按件号装入盒内，同类别代字，同一保管期限下件号连续，根据文件材料多少选择装具大小；,第二步是填写档案盒封面及脊背项目。,第三部分,文件归档格式说明及复制要求,格式说明：,封面项目的填写：,1）档号：,SD指湖北省地质灾害防治中心；001 XG指给的档号、指项目管理；批类别代字；1指批字类的件号。,2）案卷题名：,拟写应简明、准确揭示卷内档案材料的内容。主要包括：项目名称,+,内容特征,+,档案材料名称（文件名称）。,项目名称应采用规范的全称，要与任务书、说明书及有关设计文件所载明的项目名称一致。,第三部分,文件归档格式说明及复制要求,格式说明：,2）案卷题名：,内容特征如果某方面的全部档案材料组在同一案卷，其内容特征用上位概念标明。（如“抗滑桩施工记录”这一上位概念来概括1.3.1、1.3.2、1.3.3、1.3.4）,档案材料名称（文件名称）即卷内文件名称，如说明书、计算书、施工图、竣工图等。,注意：不要套用文书档案案卷题名的结构（责任者,+,问题,+,文件名称）。项目名称可用代字或代号反应。,第三部分,文件归档格式说明及复制要求,格式说明：,3）编制日期：,填写卷内文件材料起止日期。,4）保管期限：,填写该案卷划定的保管期限。,5）密级：,依据保密规定，按卷内文件最高密级填写。一般都填“内部”如果有特殊标明的，如地形图或某文件规定的。,案卷脊背的填写与封面一致,谢 谢 各 位！,