企业内部沟通机制.doc

公司内部沟通机制第一章 总 则一、目的 为建立公司内部正常、顺畅的沟通渠道，方便员工之间、员工与公司之间交流，提高工作效率，特制定本制度。二、适用范围 本制度适用于公司内部涉及到文件沟通、会议沟通及其他形式沟通。三、管理权责3.1总经理权责 3.1.1总经理召开的会议、公司例会、临时性会议的通知、召集，会议资料的准备、会议记录、会议决议追踪及呈报； 3.1.2总经理信箱（传统信箱以及电子信箱）的管理，定期收、呈； 3.1.3企业制度、正式文件的颁布、发行； 3.1.4公司决议事项和总经理指令的通知、传达； 3.1.5有关事务的联络、协调、催办。 3.2各部门负责人权责 3.2.1出席要求参加的会议、执行会议决议； 3.2.2根据会议要求、上级指示或工作需要，向所属部门、员工传达会议决议及公司的政策、规章、要求等； 3.2.3定期或不定期向总经理作述职汇报，及相关业务状况的呈报； 3.2.4部门会议的通知、召集、会议资料的准备、会议决议追踪及呈报； 3.2.5有关事务的联络、协调、催办。 第二章 细 则四、具体规定4.1公司组织内部的正常沟通渠道有如下三种形式： 4.1.1正式的文件(含文书)沟通 4.1.2会议沟通(例行会议、临时性会议) 4.1.3非正式场合、形式的沟通(总经理信箱、个别交谈等) 4.2文件(含文书)沟通 4.2.1规章、制度类文件A、各种规章制度及作业程序、作业规范、操作标准并经相关权责负责人审核、批准的正式文件，有专一主题、格式化、适用期长，一般不针对具体个人、具体时间，并在相应范围内必须遵循的基础性制度；B、公司制订的制度规章，由公司及部门颁布、签发。 4.2.2联络、通知类文书A、进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等文书。一般适用期较短，针对性较具体，适用期过后，多数无保存价值或存档年限短。另外，有些临时性或试行性制度也可采用此类形式。 B、各部门之间、公司内部之间具体事务联络、协调、知会等事宜办理都可用工作联络函（附件1）形式体现、传递。C、上级领导的通知、指令的传达、发布,也都可用工作联络函形式体现。 4.2.3签（呈）、报告、报表类文书A、下级呈报上级专项工作汇报、签呈及各项业务报表等，需填写签呈表（附件2）上报，呈递分为定期及不定期两种； B、须定期呈报有：a.生产计划报表、生产月报表、品质分析报表、毛利预算表、财务收支预算、采购资金计划表等；B.市场部的业务报表、销售及费用月计划表及相关分析报告等； c.财务部的财务报表、财务分析报告、责任单位成本绩效报告； d.下级对上级的述职报告、工作报告。 C、不定期呈报a.专项工作报告；b.具体事项呈报核准的签（呈）。 4.2.4会议记录类文书A、各类会议由主持人负责做会议签到表（附件3），并安排专人做会议记录；B、对会议决议涉及具体工作安排，须确认追踪结果，由会议记录者形成工作事项追踪表（附件4），经主持人指定专人进行追踪、确认。（副）总经理主持会议的决议事项的追踪、确认除非总经理另行指定，原则上由（总）经理室负责；C、对会议决议涉及一般事项的规定须传达、通知、知会的，由会议记录者形成工作联络函，经主持人签名确认后，发放相关人员； D、重要会议的会议签到表，经主持人签名确认后，由会议记录者复印分发或传阅与会人员或相关人员。 4.2.5文件沟通途径说明A、审批、发布a.公司性制度由（总）经理室组织制订，经相关权责负责人审核，总经理批准后，颁布、发放；b.各部门内部制度由部门在不与公司制度相抵触的前提下提出或组织制订，经部门经（副）理审核，总经理批准后，颁布、发放；c.对会议记录类的文书按本制度4.2.4条款执行； d.对须张榜公布的公告、任命、通知等文书发布前，由部门负责人审稿，必要时上呈总经理审阅(核)； e.所有签（呈）报告、报表均需层呈至上二级领导。 B、发放记录a. 对传阅的文件、文书，由发放部门要求传阅对象在文件传阅登记表（附件5）签章记录；b.对正式发放文件，由发放部门要求收件者在文件分发/回收记录表（附件6）上签收登录；c.对工作联络函、工作事项追踪表等的文书，必要时，发出部门可要求收文者在文件分发/回收记录表签收登录，收文者不得拒签，拒签者予以记过处分。C、传递规定a. 文件传递采用专门的文件夹传递，文件夹外除有“部门专用”字样外，用不同颜色色标区分文件性质； b. “急件”使用红色色标，“密件”使用白色色标，一般性呈阅文件使用黄色色标，部门间传递文件或部门内传阅文件采用绿色色标；c. 收文者在接收来文后需在规定的时间内着手处理文件中的相关事宜，其中“急件”时限为1小时，其他文件为4小时； D、文件存档由行政部负责，所有颁布、发放的文件必须存档一份。4.3会议沟通 4.3.1会议类别A例行性会议； B临时性会议。 4.3.2例行性会议 4.3.3临时性会议由总经理或部门负责人依需要时动议召集 。 4.3.4会议管理A、例行性会议如有变更原则上应提前一个工作日通知，如无变更则不另行通知；B、临时性会议原则上应至少提前2小时通知参加人员；C、会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者,事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意； D、会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)；E、主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议； F、会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一； G、会议记录按本制度4.2.4条款执行。4.4非正规场合、形式的沟通 4.4.1 日常工作接触中，工作的汇报和指导。 4.4.2除工作接触外，各部门负责人应定期或不定期与下属进行交谈通，以增进彼此了解，掌握人员的动态信息，帮助决策层把握方向，适当准确地制定相关政策，具体实施原则如下：A、总经理与各部门负责人每个月应有一次交谈沟通，总经理同下二级部属，每季度应有一次交谈沟通；B、部门负责人与下属人员每周应有一次交谈、沟通。5、合理化建议的征集 公司指定人员定期到一线员工中征集意见、建议；意见、建议一经采纳，公司会根据情况给予相应奖励。第三章 附 则五、 本制度由行政部负责最终解释、修改和监督。六、 本制度由总经理批准，自颁布之日起生效、执行。*有限公司 *部*年*月*日附件1：工作联络函工作联络函发函部门发出日期经办人部门负责人联系事项：附注：1、请贵部门协助于 （时间）之间完成。 2、如有其他意见或特殊情况，请以书面形式将具体情况回复我部。收函部门收函日期经办人部门负责人回复意见或落实情况：备注：在本表内不能完全表述清楚的情况，应以附页形式辅助说明。附件2：签呈表签呈表致 送日 期发件部门发件人主 旨事由： 申请人签名：领导批示： 签名： 日期：附件3：会议签到表 会议签到表 编号： 会议主题会议时间会议地点会议主持人主要内容序号姓名部门序号姓名部门113214315416517618719820921102211231224出勤说明应到 人，实到 人，缺席 人，出勤率 。缺席说明记录人签字签字日期附件4：工作事项追踪表工作事项追踪表序号工作事项责任人完成时间追踪人进程结果追踪备注备注：以上工作事项必须按照规定日期完成。附件5：文件传阅登记表文件传阅登记表来文部门：来文时间：文件负责人：文件份数：文件标题：领导批示：传阅签名时间意见附件6：文件分发/回收记录表文件分发/回收记录表分 发 记 录 回 收 记 录序号文件名称文件编号及版本分发部门/人员数量签收人收签人时间