高效工作与时间管理.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,19,LYKBX.2009,高效工作与时间管理,高效工作与时间管理,众智企业管理咨询有限公司,主讲：李源快,2009,年,9,月,清人文嘉,今日歌,今日复今日,，,今日何其少,今日又不为,，,此事何时了,人生百年几今日,，,今日不为真可惜,若言姑待明朝至,，,明朝又有明朝事,为君聊赋今日诗,，,努力请从今日始,鲁迅,用“分”来计算时间的人,比用“时”来计算时间的人,时间多,5,倍,朱自清,洗手的时候，日子从水盆里过去，吃饭的时,候，日子从饭碗里过去，默默时便从茫然的,双眼前过去，我觉察它去的匆匆了，伸出手,遮掩时，他又遮掩着从手边过去，天黑时，,我躺在床上，它便伶伶俐俐地从我身上跨过,，从我的脚边飞过去了，等我睁开眼睛和太,阳再见，这又算溜走了一日。我掩面叹息，,但是新来的日子因而又开始叹息地散过去了,壹,.,时间的真谛,(,一,).,时间管理的意义,席勒说：,时间的步伐有三种：未来姗姗来迟，现在像箭,一般飞逝，过去永远静立不动。,美国管理学会主席吉姆,海斯说：,一个人可以学会更有效地使用多种管理工具，,以便在同样多的时间里使自己更加富有成效。,陶渊明说,：,盛年不再来，一日难再晨，,及时宜自勉，岁月不待人,。,我国谚语作出了对时间最准确的结论,一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴,在某些情况下，时间资源所获得的收益,比资本和劳动力两项资源所能获得的收,益要大得多、重要得多,！,时间是最贵而有限的资源，,若不善加管理，一切失之于,惘然，评估一个人日行成效,，最容易的做法就是考核其,对时间管理及应用,世界管理大师彼德,.,杜拉克,想体会一年有多少价值,想体会一月有多少价值,去问失败重修的学生,去问不幸早产的母亲,想体会一周有多少价值,去问定期周刊的编辑,想体会一小时有多少价值,去问等待相距的恋人,想体会一分钟有多少价值,想体会一秒钟有多少价值,去问错过火车的旅人,去问死里逃生的幸运人,想体会一毫秒有多少价值,去问错失金牌的运动员,(,三,).,不同的民族有不同的态度,中国人,比较随性，大而化之，例如喜宴迟到,、工作时随性；兴致来了就特别有劲、加班,、干劲十足，感觉很重要,日本人,分秒必争，可以相同的一件事做十几,年，但其态度严谨，一就是一，二就是二，,非常执着，只有公司，没有个人,美国人,是契约式的工作精神，订好游戏规则,就依规则进行，下班时间一到，立即消失，,不见人影，非常注重个人,德国人、印尼人,拉丁系人,（意大利、法国、西班牙、葡萄牙）,(,四,).,时间运用误区,管理时间的经验法则墨菲定律：,任何事情都不像它表面所见的那么简单,每件事情做起来都比想象中要耗时间,某些事情的出错是无可避免的,工作永远太多而时间永远太少,又譬如,80/20,定律,告诉我们，常常是,20,的关,键努力产生,80,的绩效。有,80,的工作时间与付出,是浪费的。公司,80,的业务来自,20,的客户，,80,可以用的资料集中在,20,的档案中，,80,的电话来,自认识的,20,的人。因此，这些,20,就是掌握关键,。例如,你的工作可能十几项或二十项，但关键的工,作可能只有三、四项,主管人员时间管理的迷思,能者多劳，有事找他准没错（变相惩罚了时间高手）,最活躍的管理人員完成的工作最多,推迟决策（仔细思考）会提高品质与绩效,授权可以节省时间（所托得人才会有效果）,自己去干，工作会完成的更好（不敢授权）,效率取代效能，只知,do the thing right,而非,do the right thing,工作越辛苦，完成的工作就越多,只要去做，就会有绩效,每天累惨才,算,工作有绩效,我同情那些疲劳不堪,毫无,事务,组织的殉职者,只赞扬他们的责任心,克拉伦斯,兰德尔,贰,.,时间管理重要的观念,(,一,).,时间的投资与花费,有人曾统计过，一个活到,72,岁的美国人,一生的时间分配：,睡觉,21,年,工作,14,年,个人卫生,7,年,吃饭,6,年,旅游,6,年,排队,5,年,学习,4,年,开会,3,年,打电话,2,年,找东西,1,年,其他,3,年,使用金钱有两种方式,当费用花掉、当投资理财，同样时间,也是如利用金钱一样，将固定收入做有效分配,，把时间当金钱的比喻投资，虽然时间不会回,顾，但对有限的时间也能转化为内在价值。,转化时间的投资观念,知识，经验，能力,成就,一周总时间：,24,7 168hr,扣掉睡觉、吃饭,70h(,每天,10hr),还有,98hr,在作什么？生产、休闲、打发时间,统计每周用在生产的时间，,8hr 5,日,40hr,据统计,40hr,中扣除莫名其妙,的,浪费,(,感觉很忙,),，,剩下真正工作有效的时间只有,60,，,亦即,40hr 60,24hr,你的成就、经验、能力主要来源就来自于此,24,小,时（每周）人生成就奠基主要看,20,至,30,岁,每年约有,52,周，亦即,24hr 52,周,1248hr,一生中你最主要的时间,1248hr 10,年,12480 hr,每月工资与时间投资价值公式,（每小时价值工资）,每月工资,40hr,（每分钟价值工资）,（,每小时价值工资）,60,分,让我们算一下时间工资帐,?,?,(,二,).,造成时间浪费的重要因素,一,.,浪费时间的案例,电话又响了，急事的、请示的、投诉的、朋友聊,天的,都是不得不接的电话。可是，手头上正,在写的一个计划，一个上午了，还没写几个字,会议已经开了两天了，还没有什么结果，东一句,西一句，说着说着就跑题了。有的人在会上长篇,大论、表扬与自我表扬；有的人开了半天会，还,不知来干什么；还有的，把开会当休息，闭目养,神，你们爱发言发言、爱争吵争吵吧,整天就如救火车、哪里有火情就马上赶到哪里。,可是这里也救火、那里也救火，天天忙救火，就,没有时间静下来想想，”火灾”是从哪里来的？,二,.,中阶主管常发生浪费时间的情形,做事无轻重缓急和主次之分，经常本末倒置,，终日埋头于无关重要的事务上,喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，浪费,自己的时间,对下属工作不放心，替下属做工作，结果整,天被埋在事务性的工作里,上司不定期的召见使中层经,理的时间具有很大的随意性,对自己熟悉和喜欢的事情尽,快做完，对于棘手的事情拖,延进行，只有通过加班完成,客观原因,上级领导浪费时间,（开会、,等命令,、不懂授权,、政策摇摆,）,工作系统浪费时间,（访客、官样文件、审批程序、,流程效率,、,沟通出错、不,知,运用工具,）,生活条件浪费时间,（通讯、环境、交通、朋友闲聊、家住郊,区,、无目标打发时间、环境混乱,）,三,.,一般浪费时间的情形,缺乏明确的目标,拖延,缺乏优先顺序,想做的事情太多，而且有头无尾,缺乏条理与整洁,不懂授权,不会拒绝别人的请求,仓促决策,懒惰与心理消极,行动缓慢,作,事拖拉,会,议冗长,不,速之客闯入,话干扰,经常加班加点,穷,于应付突发事件,漫谈、聊天,交,待不清，事情做错,不敢拍板，等指示,考,虑事情过于复杂,管事必亲躬,完,美主义办事,凭,记忆办事,主办人员迟到,参,.,事务特性与时间管理分析,(,一,).,时间管理象限座标图,急迫,不急迫,重要,象限,象限,不重要,象限,象限,象限,既重要又急迫,危机处理、三点半、老板,象限,很重要但不那么急,预算、企划、目标、健检进行,象限,不重要但急迫,电话、会议、不速之客、临时被指派,象限,不重要又不急迫,闲聊、逛街、连续剧、倒垃圾,急迫,不急迫,重要,象限,象限,不重要,象限,象限,拖延是造成工作无效，因为原摆在第二象限的重要事，,原本可以从容有序的完成，但因姑息、拖延而变成第一,象限，造成第一象限压力太大，许多事情因急迫、压力,乃草草了事,(,品质、效率下降,),，再加上第三象限把时间,消耗,掉了，每天忙到好不容易喘一口气，又往第四象限,偷懒，如此恶性循环，也就造成我们都感到时间不够用,，觉得好忙好忙，但又忙的没有结果、没有效率。,急迫,不急迫,重要,象限,象限,不重要,象限,象限,拖延,偷懒,(,二,).,浪费时间的错误的决定方式,一般人,大部分是,以,1342,处理事情,时间观念,稍为好的,次序是,1324,既重要又急迫,不重要但急迫,不重要又不急迫,很重要但不那么急,既重要又急迫,不重要但急迫,很重要但不那么急,不重要又不急迫,(,三,).,时间管理下的正确决定方式,成功,者,会抓第,象限提早完成，时间管理优先顺序：,1234,重要紧急的事马上做,，例如考试、赶三点半和急病求,医等，做完之后检讨是不是能预防,以后不要发生的这么突然，因为太,常发生，压力太大，对健康很伤。,第,1,优,先,是,重要且紧急的事,第,2,优,先,是,重要但较不紧急的事,第,3,优先,较不重要但却紧急的事,第,4,优先,较不重要且并不紧急的例行工作,真正能作好时间管理的模式,其次是做重要而不紧急的事,，这类事情影响深远，如做身体,健康检查和学习新知识、新技能等，这类事情的效益是中长,期的，如果一再拖延，会变成重要又紧急的事，所以应该拟,定具体目标和化整为零的计划，按时完成。,第三是紧急但不重要的事,，如没有事先约的访客或打来闲聊,的电话，则长话短说，或每天留些空白时间来处理这类的事,，或以替代方式处理。,最后一类是不重要也不紧急的事,，如闲逛街或闲聊或无目的,看电视等等，偶而为之，但限时结束；或者提升层次，逛街,提升为对流行的观察或人的观察，闲聊提升为讨论或主题交,流，看电视提升为有目的的新信息的接收。,肆,.,转变时间价值观念的方法,(,一,).,自我心灵思想重建方法,心灵思想重建是在主导个人价值观系统的建立，来,正确评估并决定你的目标、方向,(,你的梦想,),将想法具体化，订定达成目标的行动方案与期限,有贯彻到底的坚强决心,具体目标,行动方案,行动期限,坚强决心,个人价值观系统,(,二,).,自我行为习惯转化方法,行为习惯转化是在建立立刻去做的行动力,确定工作的优先顺序,能时常自我检讨改进,(,三,).,自我目标计划操作方法,目标计划操作是在厘清目标清单,确定自己人生的阶段方向,作一份平日常浪费时间的检讨表，随时提醒自己,伍,.,时间管理控制因素及技巧,(,一,).,时间管理效率的改善方法,一,.,克服拖延的的习惯,由重要的事情开始着手工作,建立时间运用计划表,培养时间价值的意识,加快工作的节奏感,日本人就把快食、快便、快,便,、快行、快思,、快说的六快之人，称为人中之杰,一旦开始，不要因懒而借故停止,从最糟的浪费时间项目开始改善,详细的工作阶段计划,时间浪费发生不可找借口,任何工作应设定截止期限,二,.,提高生产力,在一天最有效率的时段中，作计划中最重要的事,每天至少要有半小时到,1,小时的,不被干扰,时间,养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作焦点，专心工作,要有坚忍毅力，一气呵成；一次处理完才不会浪费时间,同一类的事情最好一次把它做完,把零碎时间用来从事零碎的工作,观察每天因被干扰而形成的时间段,工作中断时，要有回去工作的驱动力,要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作,一半而无结果,表现出很有精神的样子，如此生产力自然会提高,应设定完成工作的期限,(,二,).,主管人员的时间管理方法,一,.,授权,懂得分工授权，明白下属可以帮您处理许多烦琐事务，花很,多时间处理小事情是非常不明智的,要培养下属成为有解决事务能力的人,要教导部属，如何做所交办的工作，以免出错重来,凡事不拖拉，今日事今天毕，让下属知道您的习惯,要向外界争取资源协助您,要为下属形成一些习惯和程序，让他们知道什么时候该做什,么和不做的后果，根本不需要您的催促,避免令自己成为浪费部属时间的主要因素,二,.,善用节省时间的工具,通讯电话、电邮、传真、语音系统，运用办公自动化设备,交通工具,电脑档案管理,利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间,三,.,讨论与会谈,话要说在前面，任何讨论要先向对方作时间的暗示,在拒绝别人的时候，附以理由并提供其他途径,要避免开头的无聊题外话,您与下属或上司的沟通，要弄清楚您主题是什么,注意时间尾数：开会订在,4,：,00,时，,不如订在,4,：,15,，则迟到的时间会减,少。另外应事先订好散会时间,尽量将不紧急性的电话集中，打电话,前先准备好有关的资料,筹备会议之前，是否先探寻取代会议的各种可行途径,开会时我是否讲求技巧以增进会议的效率与效能,四,.,计划与生产力,明订目标及日程计划，列出重要度与完成期限，,避免拖延,每天,(,挪,15,分钟安排,),有效日计划，确认,每天所能完成的最大能量,列出工作项目排出优先顺序，排定行事历,将待完成的事项，写在随时可见的地方,确实执行，主动排除干扰,当日因故未能完成事项，应优先转载次日清单,将较困难或不易一次完成的事件，分段执行,(,把大象吃掉,),目标就像一个筛子，和目标有关系就去做，和,目标没关系就不必做，这样会让你的生活井然,有序，并且有目的,创造额外的时间区,不要拘泥形式，做事情看效果，而不一定看是否,所有的程序都走到,不要去处理重复出现的事情，看看能不能程序化,，或者把引起这种事情的原因杜绝掉,每天保留少量的时间做计画，,并思考与工作有关的问题,微小而不重要的决策应迫使自己迅速作出回应,增加自己能力，以便在获致资料的第一时间，即,从事决策制定,终止任何毫无益处的经常性工作或例行性活动,无谓应酬应学会说不，因这可能浪费您大量的时间,谢谢大家！,