采购部部门职责.doc

采购部门职能一、目的负责公司的原辅材料、配件等各类物资的采购，保证生产经营活动顺利进行。二、职责1、 主动与申购部门联系，核实所购物资的规格、型号、数量、验货时间等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。 2、 熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。3、 以搞好“采购供应，保障经营需要”为原则，抓好采购管理，了解公司及下属各企业的物资需求及市场供应情况，熟悉各种物资采购计划。 4、 熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、型号、规格、单价、品质及供应商品的厂家、供应商，要准确了解、掌握市场供求即时行情，适时组织采购。 5、 按“谁经手谁负责”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道采购，降低采购成本，提高采购质量； 6、 及时完成部门下达的各项采购任务，及时保障企业正常经营需求，采购均以“物资申购单”为依据。 7、 严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知收货员及用货部门负责人，按规定办理验收入库手续。共同把好质量、数量关。 8、仓库每月应对仓存进行一次盘点,并交一份给采购部,采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向。9、采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失. 三、物料采购审批流程1生产性物料订购审批流程a.采购员根据计划部门的采购通知单及物料需求表、结合最低订购量、安全库存量确定订购数量；由采购员依据物料需求表编制物料订购单予资材部经理批准采购。b.物料需求表应包括制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、单耗、需用量、库存量、订购量、需求时间、制造单位等资料。四、物料订购单的开立、分发与变更1所有原（物）料的采购必须采用本公司的物料订购单，物料订购单一式四份，一份由采购存档，一份由财务结算，一份由仓库收货及进度跟踪，一份供应商存档。2采购人员在确认供方能够满足本次采购要求下填写物料订购单，并明确供应商名称、制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、交货时间、品质要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件,应在物料订购单上注明所附文件的识别方式。3已下达的物料订购单如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供应商未正式生产前通知供应商，否则供应商有权不予接受修改内容。如供应商已投产需测算数量及金额，报业务部与客户协商处理。订单修改后须编制新的物料需求表及物料订购单并注明“修改”字样，或注明原单号作废字样，取消并收回已经分发的物料需求表、物料采购单（含部分修改或全部修改）；订单取消亦同。五、采购物料的交期控制1采购人员在物料订购单发出后要与供应商联系确认交期与数量并回传确认函，急单采购要将约定交期回复需求部门，并建立采购台帐，在采购各个阶段以电话、传真形式联络供应商，跟催交期，如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明异常原因及预定交货日期，呈资材部经理核示后转送需求部门，依需求部门意见拟订对策处理。2仓管人员应根据物料订购单提供原（物）料到位的数量与质量信息，提醒采购人员未按交期到货的信息，以利及时处理物料采购时出现的一系列异常。六、验收及入库1采购物资到厂后，供应商将送货单交仓管员，由仓管员引导供方将物资存放在待检区。供应商送货单必须注明我公司物料订购单单号及订购数量、送货数量等信息。2由采购员和仓库管理员在一个工作日内依物料订购单对检验物资进行验证。验证内容包括：物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，数量按抽样比例进行量测，遵照孰少孰准严则按比例进行扣除。验证合格后开具送检入库单在二小时内通知检验人员进行检验。检验合格后由仓管员依照定置管理进行归位摆放，并依送检入库单及时填写存货吊卡和登记存货计数帐；检验不合格需退货的填报验退单办理退货手续。3入库数量与订购数量必须相吻合，严格执行入库数量上浮比率标准，超出部分填写验退单通知采购人员予以退回供应商处理。如供应商确需寄存于我司仓库等待订单的，由仓管员在厂商寄存物料登记簿上登记。并将寄存物料按定置管理摆放，并做好标识；交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但不影响订单生产，有利降低库存积压的由仓库主管复核，经资材部经理同意，可免补交，短交如需补足时，仓管员应通知采购部门联络供应商处理。4由于品质不符合规定标准，但不影响顾客要求，或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级物资，采购人员应与供应商联系退换或返修，如由我公司特采或降级处理，采购和仓管人员应跟踪该批物资对我公司的费用影响，并通知供应商对该批物资进行折价或补偿处理。5送检入库单须依据物料订购单、送货单或发票载明供应商名称、订购单号、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、订购数量、送检数量、入库数量、单价、金额、备注，送检入库单经仓管员、检验员、仓库主管签字后将结算联、财务联连同送货单、发票交采购人员。6采购人员对照物料订购单、送检入库单、发票、合同、定价表进行核对，核对无误后交采购经理复核并同时登记采购台帐核销采购订单，复核后转交财务办理入帐手续。七、账务及付款规定1、采购部门应独立建立客户往来台账，登记来料和付款情况，并定期与不定期与客户对账。2、付款时，由销售部门开出一式两联的汇款申请单或预付款申请单。一联报账留存财务，二联采购留存记账。并附上相关合同单据交给财务审核付款。3、财务部门应对采购部上报的单据及时审核。（注明：若因审核不及时，照成产品延期到货，应扣财务绩效2分）八、报表的填报采购人员依据采购台帐每月底报送采购月报表及应付帐款余额表，报送相关部门人员（财务、总经办、资材部经理）。九存档