北航国际合作与交流处信息化建设.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2021/2/8,#,科学构建外事管理服务,体系,快速实现国际交流合作工作巨大发展,北航 国际交流合作处,马进喜 处长,2025年11月8日,北航外事管理服务体系,北航外事工作信息化建设,目 录,特色,管理系统化,出国、引智、交流、合作等各项业务各自,形成完整体系,，又互为关联、支撑，统一形成国际交流工作管理服务体系,管理规范化,规章制度科学、健全，职责明确,工作流程完整、细致，执行落实充分到位,“进程表,统计表,总结表”,业务信息化,自主开发外事综合办公自动化系统，全面覆盖各项业务，办公水平得到跨越式提升,北航外事管理服务体系,框架体系,出国出境,严格审批制度,双重审批：,规范管理模式,建立“两库一档”（出访人员信息库、护照管理库、出访团组档案）,完善服务机制,首问责任制,护签专办制,北航外事管理服务体系,业务审批,外事审批,审批、管理、服务三位一体,框架体系,专家引智,引智工作布局,北航外事管理服务体系,基础性全方位参与,“北航聘请短期外国专家项目”、外籍教师,培育式发展,“,北航学科引智平台,”,培育大基地、大项目，吸引大专家,高端牵引,大基地支撑、大专家龙头、大项目带动（“111”基地、千人计划、外专千人、青年千人、高端外国专家等）,项目申报,（公开指南）,项目评审,（答辩评审）,项目批复,（书面批复）,项目执行,（具体标准）,项目总结（过程成果）,框架体系,专家引智,引智项目管理体系,北航外事管理服务体系,流程完整、执行规范、管理到位,框架体系,交流合作,建立立体管理模式,横向：区域国别管理,纵向：项目管理,创建规范、细致的管理流程,（以来访接待为例）,北航外事管理服务体系,接待前,接待方案,日程安排,背景材料,接待后,建立完整接待档案（来访纪要、联系人信息等）,后续工作：落实会谈成果,北航国际交流工作管理服务体系,北航外事管理服务体系,合作伙伴网络,来访接待,专家引智,学生国际化培养,国际会议,出国出境,合作伙伴网络建设为核心，各项业务有机关联，共同发展，推进国际交流合作工作整体提升,北航外事管理服务体系,北航外事工作信息化建设,目 录,综述,需求,数据信息量大，纸质管理不利于查询和统计,各个业务之间相互独立，协同工作困难,重复性工作多，亟待提高工作效率,数据缺乏统一标准，需提高标准化水平,综述,开发者不明白需求,使用者不懂如何开发,有变动，不易更改,自主设计、自主开发,2004,年,开始开发,2008,年,V1.0,上线,2009,年,升级,2011,年,V2.0,开发,2013,年,V2.0,上线,经过多次升级与改进，形成了一套完整、全面、高效、便捷的,外事综合办公自动化系统,建设中的问题,综述,特色,业务与系统磨合,10,年，系统完善高效,多业务数据互通，提供全方位的管理,业务上网，依托网络提供全面服务,系统结构模块化、参数化，灵活性强,综述,表单基础内容项,报告模板,数据库,数据关联映射表,定制化高级选项,XXXX,管理,进度管理表,参数,配置表,外围,工具,表单基础内容项,报告模板,数据库,数据关联映射表,定制化高级选项,XXXX,管理,进度管理表,表单基础内容项,报告模板,数据库,数据关联映射表,定制化高级选项,XXXX,管理,进度管理表,表单基础内容项,报告模板,数据库,数据关联映射表,定制化高级选项,XXXX,管理,进度管理表,在线,申请,综述,用户前台,以师生需求为原则，提供一“站”式服务,1,、在线申请,出国出境申请,出国出境提交总结,举办国际会议申请,国际会议提交总结,授予名誉学衔申请,聘请外籍教师申请,学生交换项目申请,自动生成申请表,用户前台,以用师生求为原则，提供一“站”式服务,2,、在线查阅信息,详细办事流程,相关文件下载,各国签证要求,文件填写说明和样表,外事软件使用指南,用户前台,以师生需求为原则，提供一“站”式服务,3,、在线查询办理进度（以出国为例）,Step 1,校内审批,-,已完成,请来出国出境科取批件，去人事处（办公楼,423,）办理政审,Step 2,办理证件,-,已完成,请,点击查询,个人证件信息，并准备签证材料,Step 3,办理签证,-,正在进行中,请耐心等候,用户前台,以师生需求为原则，提供一“站”式服务,4,、在线查阅个人信息,个人信息,姓名：,张三,身份证号：,35896196602115212,证件信息,证件类型：,护照,证件号：,PE0011001,签发日期：,2013-01-01,有效截止日期：,2018-01-01,出国境记录,出访日期：,2012-02-11 2012-02-18,国家,/,地区：,加拿大,任务类型：,学术会议,管理后台,一、以业务需求为导向，提供高效便捷管理,1,、数据标准化,2,、内容可配置化,3,、设计人性化,根据出访国家地区自动生成,根据出访时间自动生成,出国出境管理,外籍教师管理,国际会议管理,名誉学衔管理,护照信息管理,来访接待管理,合作伙伴管理,合作协议管理,学生项目管理,通讯录管理,新闻通知管理,注册用户管理,管理后台,一、以业务需求为导向，提供高效便捷管理,4,、多业务数据互通,管理后台,合作伙伴管理,来访接待管理,出国出境管理,联系人管理,名誉学衔管理,合作协议管理,一、以业务需求为导向，提供高效便捷管理,4,、多业务数据互通,通过关键字匹配、检索并显示,后台自由设定关联内容,合作伙伴管理：合作伙伴名称,出国出境管理：出访境外单位名称,联系人管理：联系人所在单位名称,合作协议管理：合作单位名称,名誉学衔管理：所在单位名称,合作伙伴详情页面,管理后台,合作伙伴的,联系人资料,（联系人管理）,合作伙伴的,历史来访记录,（来访接待管理）,我校与合作伙伴签署的协议,（合作协议管理）,我校出访合作伙伴的记录,（出国出境管理）,双击可进入“来访接待管理”查看详情,二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率,管理后台,让工作更简单！,二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率,管理后台,让工作更简单！,管理后台,二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率,1,、一键式创建报告,报告模版可后台添加修改,后台数据,一键,创建报告,管理后台,管理后台,管理后台,管理后台,出国出境管理,教工出国出境批件,学生出国出境批复,校内审批表,教工出国出境申请表,学生出国申请表,国际会议管理,国际会议申请表,国际会议总结表,申报国际会议请示报告,国际会议总结报告,-,上报,外籍教师管理,人事处,-,办理工作证,人事处,-,办理一卡通,财务处,-,退住房押金,财务处,-,添加工资编号,外专局,-,工作许可申请报告,外专局,-,专家证报告,-,新办,外专局,-,专家证报告,-,延期,外专局,-,专家证报告,-,注销,工信部,-,来华邀请信报告,出入境,-,外国人签证、居留,许可申请,出入境,-,居住证明模版,审批用,-,应聘考核意见书,审批用,-,聘用审核审批通知书,外籍教师聘用申报表,外国文教专家推荐信,名誉学衔管理,名誉学衔申请表,护照信息管理,护照归还收据,来访接待管理,来访纪要,合作协议管理,合作背景摘要,合作背景情况,管理后台,二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率,2,、强大的数据统计功能,自由设定统计项,三维数据统计,单位,博士生,硕士生,本科生,小计,材料科学与工程学院,53,13,9,75,电子信息工程学院,55,9,3,67,自动化科学与电气工程学院,26,12,6,44,能源与动力工程学院,29,4,7,40,航空科学与工程学院,16,15,5,36,计算机学院,51,37,8,96,机械工程及自动化学院,12,14,6,32,经济管理学院,18,4,7,29,数学与系统科学学院,7,1,2,10,生物与医学工程学院,15,3,3,21,人文社会科学学院,5,4,2,11,外国语学院,0,3,11,14,交通科学与工程学院,7,3,5,15,可靠性与系统工程学院,10,14,4,28,宇航学院,40,9,11,60,飞行学院,0,0,162,162,仪器科学与光电工程学院,17,1,9,27,物理科学与核能工程学院,9,3,4,16,软件学院,0,1,2,3,法学院,3,1,4,8,项目类别,学术会议,合作研究,培训学习,讲学讲座,交流考察,其他活动,小计,正高级职称,191,49,2,9,109,26,386,副高级职称,97,42,2,0,56,21,218,中级职称,96,35,1,2,42,12,188,初级职称,3,1,1,0,18,4,27,博士生,258,15,96,0,4,2,375,硕士生,84,9,53,0,11,10,167,本科生,6,1,218,0,28,67,320,合计,735,152,373,11,268,142,1681,二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率,3,、批量信函制作,管理后台,称谓,姓名,论文名称,Mr.,AA,KKK,Mr.,BB,SSS,Ms.,CC,JJJ,.,.,.,Excel,数据,称谓,姓名,xxx,论文名称,xxxx,2012.1.2,Word,模版,批量,Word,信函,Mr.AA,xxxx,KKK,xxx,2012.1.2,Mr.AA,xxxx,KKK,xxx,2012.1.2,Mr.AA,xxxx,KKK,xxx,2012.1.2,Mr.AA,xxxx,KKK,xxx,2012.1.2,Mr.AA,xxxx,KKK,xxx,2012.1.2,Mr.AA,xxxx,KKK,xxx,2012.1.2,Mr.AA,xxxx,KKK,xxx,2012.1.2,Mr.AA,xxxx,KKK,xxx,2012.1.2,Mr.AA,xxxx,KKK,xxx,2012.1.2,Mr.AA,xxxx,KKK,xxx,2012.1.2,Mr.AA,xxxx,KKK,xxx,2012.1.2,Mr.AA,xxx,KKK,xxxx,2012.1.2,我们的办事流程,教工学生填写表格,工作人员辛苦录入信息,工作人员制作审批单、批件,工作人员电话通知教工、学生,教工打电话查护照、查出国记录,回国交总结,传统办事流程,信息化建设,出国出境办事流程：,谢谢！,演讲完毕，谢谢观看！,