口岸公司会议管理制度.doc

十一、口岸公司会议管理制度

第一章 总 则

第一条 公司经营管理睬议指的是，在公司经营管理过程中因纵向、横向协调沟通的需要，或者是针对公司运作过程中所出现的问题而召开的各种会议。
第二条 公司的经营管理睬议（以下简称会议）所合用的范围是总经理直线控制下的一些同公司经营运作有关的会议，它所涉及的议题涉及：任务的布置或总结，问题的分析和解决等，重要分为经营工作会议、管理工作会议、综合性会议三种，以及管理人员会议和全体员工会议两大类。
第三条 经营工作会议，重要是讨论与公司业务经营有关的会议，如项目论证、项目开发、谈判准备、文献讨论等。
第四条 管理工作会议，重要是讨论与管理工作有关的会议，如新制度的颁布、员工思想动态分析、表彰与批评等。
第五条 综合性会议，是指介于经营和管理两者之间、既有经营议题又有管理议题的会议。
第六条 制订本制度的目的是指导和规范公司经营管理睬议的运作，目的在于改善公司会风，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量。
部门或项目工作小组召集会议可参照本制度的精神。
公司决策层如董事会和决策委员会等的会议按照公司章程和单项有关制度或条例执行。

第二章 召开会议应遵循的基本原则

第七条 会议的召开须遵循下面几个基本原则：
1 一致性原则。公司的经营管理睬议讨论的原则或议题须同公司现行制度保持一致性，遵循制度所规定的准则或者同制度构成一个完整的体系。其它制度涉及：公司章程、公司的考评制度、公司的报酬制度、公司的业务运作流程、公司的工作报告制度等以及其它制度和规章。
2 流程化原则。对于特定的会议类型，制定相应的运作流程，按照一定的模式进行，做好必要的准备工作，以便总经理对所有公司内部所召开的经营管理睬议进行有效的指导和控制。
3 有效性原则。每一次所召开的公司经营管理睬议都应当达成的预定的效果，绝对不能“会而不议，议而不果”。在召集会议前，应告知与会者有关会议的议题、是否规定其发言等。每次会议只告知与会议议题有关的人员出席。
4 节约性原则。会议的召开应当遵循节约性原则，时间要安排得恰当有效。会议的主持人根据会议的内容以及重要限度将有关事项在会议召开之前界定好。主持人和发言人的时间也应有所限定。
5 求同存异原则。会议上应当允许不批准见的出现，要让持有不批准见的人畅所欲言。关于一般的问题，可以采纳少数服从多数的原则，但对于事关重大或比较严厉的议题，则应采纳智者的意见。
6 民主集中原则。会议讨论议题，应本着集思广益的原则，鼓励与会者充足参与讨论，由会议主持人将集体的意见集中在一起，形成会议共识。
7 会议备档原则。对于会议过程中所出现的所有重要事情，特别是经营管理的一些原则问题的讨论，都应当记录下来，以备查阅，作为公司日后工作的参考资料。

第三章 召开会议的基本规定

第八条 会议召集人在会议召开之前将会议的主题、地点、时间和对与会者的规定等下发或告知所有与会者。
第九条 会议主持人和与会人员都应在会前做好有关准备工作，涉及拟好会议议程、提案、报告总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等。
第十条 所有与会者在会议进行期间都应当准确、充足地表达自己的立场，用简洁的语言、清楚的逻辑使所有与会者理解自己的立场观点。
第十一条 所有与会者都应当遵守公司的会议制度，不迟到，不早退，不无端缺席。由于特殊因素不能完整地参与会议的与会者，应提前向会议召集人说明情况，并且将自己的观点尽量用书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表达。
第十二条 会议的基本人员应当涉及：召集人，与会者，记录员。会议原则上应由召集人主持，也可由召集人指定别人代为主持。
第十三条 会议开始时，由会议主持人宣布会议的议程。
第十四条 会议记录人应坚持实事求是的原则，记录会议议题、出勤情况、讨论要点，涉及形成的一致意见和不批准见。记录员应署名。会议记录范本见附件。
第十五条 会议讨论过程中，与会者应注意文明用语。发生争执时，会议主持人应当采用恰当的方式进行协调。
第十六条 在会议结束之前，应当由主持人对会议进行总结，并对会议记录进行审议署名。
第十七条 假如会议不是由总经理召集或主持，会议记录应呈送总经理。
第十八条 会议结果是否向全体员工公布，由总经理酌情决定。
第十九条 紧急会议的召开，也应当按照上面的规定进行。
第二十条 与会者应对会议讨论情况或会议结果保密。

第四章 会议运作流程

第二十一条 根据本制度的总则和基本规定，会议的召开应遵行下面的流程：
召集人告知

在记录上签字
会 议 记 录

会议讨论
形成意见、作出决定
宣布议程、布置任务或下达指令
与会者准备
主持人总结

总经理参与

不是

贯彻会议决议
公布会议结果
形成会议决议
报告总经理
是

第五章 例会制度

第二十二条 公司每年在年末举行一次由公司全体员工参与年度经营管理睬议，对本年度的经营运作进行总结，并且就下一年度的经营提出相关的建议。
第二十三条 为了避免会议过多或反复，公司正常议题一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。在公司经营运作过程中，应适当实行“三会结合”的例会制度，即：周例会、月例会、季度例会。
第二十四条 例会制度同样遵循第一、二、三章的各项条款，同时也遵循本章下面各项条款中的规定。
第二十五条 周例会制度。会议时间：每周星期一上午。
1 与会人员：总经理、部门主管以及其他指定人员。
2 重要议题：上周的工作总结，本周的一些工作安排，其它相关问题。
第二十六条 月例会制度。
1 会议时间：每月第一个星期一上午，同周例会合并。
2 与会人员：总经理、部门经理以及其他指定人员。
3 重要议题：上月（涉及上周）的工作总结，本周（涉及本周）的工作安排，其它相关问题。
第二十七条 季度例会制度。
1 会议时间：每季度的第一个星期一，同本周、本月的例会合并。
2 与会人员：总经理、投资部、贸易部、研究部的所有人员、财务部经理、办办公室主任以及其他指定人员。
3 重要议题：上个季度（涉及上周、上月）的工作总结，同年度计划的差距，下个季度的工作重点，下一周以及下个月的工作计划，本季度通过员工考评所发现的一些重大问题及其相应的措施，其他相关问题。
第二十八条 在特殊情况下，假如例会在时间上碰到阻碍，那么总经理应当就例会的召开时间等相关事项作出另行告知。

第六章 工作小组会议制度

第二十九条 工作小组指的是公司为了加强横向协调和联系以完毕某项跨部门合作的项目小组或者项目论证小组。
第三十条 工作小组会议制度在遵循第一、二、三章中的所有条款以及工作小组工作流程的基础上，还必须遵循本章下面各个条款的规定。
第三十一条 工作小组会议的重要结果应以书面形式反映，有关技术问题的会议结果必须形成可操作的说明书或控制手册。
第三十二条 假如公司总经理未出席会议，应由主持人及时将会议讨论情况和结果以书面形式向总经理报告。
第三十三条 工作小组会议的记录应当界定保密条款。
【附件：会议记录范本】
第一页：封面
一、会议基本情况
会议时间

会议地点

会议主题

会议召集人

会议主持人

与会人员

会议出勤
迟到： 因素：
早退： 因素：
缺席： 因素：
记录页数
共 页（连同本页封面）
记录附件
散发文献 页； 主持人发言稿 页； 与会者发言稿 页
签 字
记录员： 主持人： 召集人：
续页：记录正文
二、会议进程记录

结束页
三、会议结果（决定或决议等）