Excel录入技巧.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,.,*,在使用,Excel,时，首先就需要录入数据，要想让自己数据录得巧、录得省，还是需要掌握不少实用的技巧。录入技巧快速填入相同内容选中多个单元格后，,.,输入字符，然后按,Ctrl+Enter,组合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。快速复制上单元格选中下面的单元格，按,Ctrl+(,.,为西文的单引号,),组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。快速输入系统日期按下,Ctrl+;,组合键，即可快速输入系统日期。文本数字输入技巧,.,一般情况下，在单元格中输入的任何数字，均以“右对齐”格式放置，而且,Excel,会把综当成数字来处理。如果你要输入文本格式的数字，除了事先将单元,.,格设置为文本格式外，只要在数字前多输一个,(,单引号,),即可。分数输入技巧如果事先将,Excel,单元格设置为“分数”格式，即可在其中输入,2/3.5,.,/6,这样的分数数据。除此以外，可以在“常规”单元格中按“,0,空格分数”的格式输入分数，如输入的“,02/3 ”(,表示空格,),即可显示“,2/3,.,”，并按,15,位的数字精度进行数据处理。不过，此法输入的分母不能超过,99,，否则输入结果显示为,0,。输入法快速切换技巧单击“数据”“有效性”，,.,打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡，选中“模式”下拉列表中的“打开”，最后单击“确定”按钮。只要选中了某种输入法有效的单元格，,.,已经设置的输入法就会被自动激活。信息快速添加技巧如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格然后按,F2,键。光标就会在数据尾部出现，输入,.,数据后回车即可。参数快速插入技巧如果知道所使用的函数名称，但又不了解它的参数使用方法，可以在编辑栏中输入等号及函数名，然后按,Ctrl+A,键，,.,Excel,自动打开参数输入对话框，就能直接输入各个参数了。快速编辑技巧如果想对,Excel,单元格中的内容进行编辑，只须用鼠标双击需要编辑的位置,.,，光标就会插入十字光标的双击点。用鼠标双击,Excel,工作表的标签，直接输入文字并回车，可以快速修改标签的名称。重复操作要想将某一单元格,(,或区,.,域,),的格式,(,字体、字号、行高、列宽等,),应用于多个位置，可以将上述单元格,(,或区域,),选中。然后双击“格式刷”按钮，鼠标拖过要设置格式的若干区域，,.,完成后再次单击“格式刷”结束操作。如果要绘制多个“直线”或“椭圆形”等，可以双击,Excel“,绘图”工具栏上的相关按钮，接着就可以重复绘制图形,.,了。若想在双击某个按钮后取消这个功能，只需单击该按钮或按一下,Esc,键。轻松实现多行文本输入,Excel,默认单元格输入一行文本，实现多行文本输入,.,的简单方法是：当你需要在单元格中开始一个新行时，只要按,Alt+Enter,组合键即可，从而在一个单元格中输入两行乃至多行文本。读出来帮你校,.,对,Excel,增加了一个“文本到语音”功能，它可以朗读单元格中的数据。你只要将,Word,文件粘贴到工作表中，单击“工具”、“语音”子命令，就可,.,以打开“文本到语音”工具栏。选中工作表中需要朗读的区域，单击工具栏中“按行”或“按列”朗读按钮。再单击“朗读单元格”按钮，,Excel,就会读出,.,所菜单元格区域中的所有内容。其中汉字和数字的朗读比较准确，英语单词只能分解为字母逐个读出，但用于一般校对已经足够了。数据同步滚动如何你需要同,.,时观察距离较远的两列数据，可以按以下方法操作：将鼠标移到水平滚动条右端的拆分框上，变成双向光标后水平拖动，即可用竖线将当前工作表分割为左右两,.,个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见，此后即可按常规方法使两列数据同步滚动。如果需要取消竖直分割线，只须用鼠标双击它就可以了。小数点,.,或零输入技巧要想让,Excel,自动填充固定位数的小数点或固定个数的零，可以进行如下设置：单击“工具”菜单中的“选项”，打开“编辑”选项卡，选中,.,“自动设置小数点”复选项。如果需要自动填充小数点，应在“位数”框中输入,(,或选择,),小数点右面的位数,(,如“,2”),。如果需要在输入的数字后面自动填,.,充零，则应在“位数”框中输入减号和零的个数,(,如“,-3”),。若采用前一种设置，则输入,268,后显示,2.68,。若采用后一种设置，则输入,268,后显示,.,268000,。在单元格区域内换行将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如：,A10,内容很长，欲将其显示在,A,列至,C,列之内，步骤为：选定区域,A1,.,0:C12(,先选,A10),，选择“编辑”菜单之“填充”的“内容重排”，,A10,内容就会分布在,A10:C12,区域中。此法特别适合用于表格内的注释。,.,多次输入的特殊符号有时在一张工作表中要多次输入一些特殊符号,(,如,),，非常麻烦，对录入速度有较大的影响，可以采用一次性替换的方法来解决：首先用,.,户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代替,(,如*,),，请注意这个字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成后，打开“编辑”菜单中的“替,.,换”在“替换”对话框中的“查找内容”框中输入代替的字符“*”，在“替换值”框中输入“”，取消“单元格匹配”的选择，然后按“替换”按钮一个一,.,个去替换，如果用户可以确定工作表中的全部“*”的作用都是代替“”，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。自动调整小数点如果用户有一,.,大批小于,1,的数字要录入到工作表中，那么请在开始录入前进行如下设置，录入速度会因此而提高数倍：选择“工具”“选项”，单击“编辑”标签，选中“,.,自动设置小数点”复选框，在“位数”编辑框中微调需要显示在小数点后面的位数，用户可以根据自己的需要进行输入，单击“确定”按钮即可。直接打开文本,.,文件选择“文件”“打开”，再单击“文件类型”下拉列表中，选择“文本文件”，这样就可以从打开得文本文件中获得所需数据了。导入文本文件内容使用,.,打开的方法导入数据有一个缺点，一旦数据进入,Excel,后，就无法于该文本文件同步了。这时，可以使用“导入文本文件”来操作：选择“数据”“获取,.,外部数据”“导入文本文件”，同样可以获得文本文件中的数据，在导入数据的同时,Excel,会将其作为外部数据区域，这样用户就可以在需要的时候刷新,.,数据或者定期对数据进行刷新。将数字格式化为文本类型在,Excel,中，通过选择含有数值的单元格，并且在“格式”菜单中选择“单元格”项，在数字标签,.,中选定文本格式，并单击“确定”按钮。利用此技巧，还可以将数值格式化为邮政编码、电话号码、社会保险号等等，只需要在数字标签下选择框中选特殊项，,.,并且确定适当的类型。快速输入含小数点的数字当需要输入大量带有小数点的数字时，例如,0.0987,，通常是分别输入“,0”,、“,.”,、“,0”,、“,9”,、,.,“,8”,、“,7”,共,5,个数字，不仅容易出错，而且效率也很低。其实，可以利用,Excel,中的自动设置小数点的功能，从而达到提高输入速度的目的。,3,所示,.,，打开“工具选项编辑”标签页，首先勾选“自动设置小数点”复选框，再在“位数”编辑框中设置小数点右边的位数就行了。这样，带小数点的数字时，,.,就只需要直接输入数字，而可以省略小数点的输入，它会在回车键后自动定位,!,输入重复数据,Excel,支持自动填充功能，要输入重复数据，可以再一个单元,.,格输入以后，再自动填充一下就行了。但如果要输入重复数据的单元格是离散的，或要输入的重复数据是星期几、几月几日等，自动填充功能就不能完成任务了,.,。其实你可以先选中所有要输入重复数据的单元格，然后输入该数据，最后在按住,Ctrl,键后打回车键。,Excel,中快速定位假如,Excel,工作表有,33,.,333,列，如果第,23456,列的数据需要修改，怎么办,?,无论用鼠标拖滚动条，还是用键盘上的翻页键，都需要很长时间。这时候，试一试如果按住,Shif,.,t,键拖滚动条，是不是很快就能找到,?,自动转换大写金额很多用户在制作财务报表的时候，经常需要将数字表示为大写的数字金额，如果只依靠单纯的输入的话,.,，将会非常的麻烦，其实可以用设置单元格格式的方法来实现。首先鼠标右键单击需要用大写金额显示的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”,.,，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，并且在“分类”列表中选择“自定义”，在类型框中输入“,DBNum20,百,0,拾,0,元,0,角,.,整,”,，再选中此类型即可。,Excel,中快速输入前面带,0,的数字如果直接在单元格输入前面带,0,的数字如“,001”,，则确定后单元格内显示“,1”,，前面,.,的,0,被丢掉了。解决的一般办法是先选中所有需要输入前面带,0,数字的单元格，再在任一被选中的单元格上单击右键，选“设置单元格格式”，在弹出的对话框,.,中单击“数字”标签，再在“分类”框中选“文本”即可。但这样操作无疑是比较麻烦的，最简单的办法是：在输入数据时先打一个单引号，再输入前面带,0,的,.,数字，前面的,0,就不会被丢掉了。如：要输入“,001”,则在单元格内键入“,001”,即可。快速输入分数在单元格中输入“,0 3/4”(,注意：中间有一,.,个空格,),，则显示为分数,(3/4),，反之则会显示为日期,(3,月,4,日,),。另有妙用的,号在输入,11,位及以上数字,(,如身份证号码,),时，在数字前面加上一个,.,英文状态下的“,”,，即能正常显示，反之以科学计数法显示。此时，该单元格格式为文本形式，其“数值”只能排序，不能用于函数计算。自动更正法输入特,.,殊文字选择“工具”“自动更正”，打开“自动更正”对话框，在“替换”下面填入“,CT”,，在“替换为”下面填入“电脑应用文萃”,(,不含引号,),，然后,.,按“确定”按钮。以后只要在单元格中输入,CT,及后续文本,(,或按“,Enter”,键,),后，系统会自动将其更正为“电脑应用文萃”。小提示在,Excel,中,.,定义好的自动更正词条在,Office,系列其他应用程序,(,如,WORD),中同样可以使用。如果确实需要输入文本,CT,时，可先输入,CT0,及后面的文本，然,.,后删除一个,0,即可。查找替换法快速输入符号有时要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特殊符号,(,如,),，非常麻烦，这时可以用“替换,.,”的方法来进行：先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母,(,如,X,。注意：不能与表格中需要的字母相同,),，等表格制作完成后，用“编辑”“,.,替换”,(,或直接按,Ctrl+H,快捷键,),，打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“,X”,，在“替换值”下面的方框中输入“,”,.,，将“单元格匹配”前面的“”号去掉,(,否则会无法替换,),，然后按“替换”按钮一个一个去替换,(,如果表格中确实需要字母,x,时，这样做就可达满足这要求,.,。注意：此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面或上面的单元格中，最好选定,A1,单元格。,),，或按“全部替换”按钮，一次性完成全部替换,(,这样做表格,.,中所有的,x,都被替换掉，且鼠标可以选定在任何单元格中,),。小提示在按住,Ctrl,键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格,(,或区域,),，输入文本,(,如,.,),，然后按下“,Ctrl+Enter”,键，也可将该文本同时输入上述选定的单元格中。利用选择列表快速录入数据如果需要输入的文本在同一列中前面已,.,经输入过，且该列中没有空单元格，右击下面的单元格，选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其,.,快速输入到选定的单元格中。格式定义法有时需要给输入的数值加上单位,(,如“元”等,),，少量的可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。,.,通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的：如，选中需要添加单位的单元格，选择“格式”“单元格”，打开“单元格格式”对话,.,框，单击“数字”标签，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“,#,平方米”，按下“确定”按钮，以后在上述单元格中输入数,.,值,(,仅限于数值,!),后，单元,(,平方米,),会自动加在数值的后面。巧用,Excel,中的符号栏选择“视图”“工具栏”“符号栏”，然后就可以从中选择相,.,应的符号就可以了。巧用字符映射表选择“开始”“程序”“附件”“系统工具”“字符映射表”，单击特殊符号按钮，再通过上一个、下一个按钮调,.,出各类符号，选中后，单击选择按钮，再单击复制按钮，就可以粘贴到了,Excel,中了。,.,在线,ERP