社团干事礼仪培训.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,社团干事礼仪培训,一、名片礼仪,本节点睛,内容讲授,本节点睛,名片主要用于自我介绍和建立联系之用，在交际中，经介绍与他人认识之后，如带有名片，应立即取出，双手递给对方；收到名片的一方如果备有名片一定要迅速取出递上，若没有或用完了，则应表示歉意。,1.名片的功能,自我介绍,替代信件,留言的作用,礼单的作用,在对外交往中，使用名片有三不准,不能随便进行涂改,不提供私宅电话,不要印多个头衔,2.名片的制作,材料,卡片纸,尺寸,5.59,色彩,控制在三种颜色之内,印刷,不要手写,我，沙叶新,上海人民艺术剧院院长,暂时的,剧作家,永久的,某某委员、某某董事、某某教授、某某顾问,这些都是挂名的,.名片的内容,名片的归属,所在单位、所在部门、企业标志,名片的称谓,姓名、行政职务、学术技术职称,名片的联络方式,地址、邮政编码、办公室电话、传真、Email、手机号码,注意：中文、外文各印一面,交换名片的礼节,职务低者先递（注：不可强递）,从高阶开始交换,(,切记不要先于上司向对方递交名片,),。,准备好随时可以递出（名片不可放在裤子口袋）,场合、时间选择,名片礼仪,名片放在什么地方？,西装的内侧口袋或公文包内。,保证西装口袋不因放置名片而鼓起来。,不要将名片放在裤袋里。,养成一个基本的习惯：会客前检查和确认名片夹内是否有足够的名片,下面我们有请几个同学上来做下示范,名片的递送与交换,递交名片时把握好时机,遇到以下几种情况，需要将自己的名片递交他人，或与对方交换名片。,希望认识对方。,表示自己重视对方。,被介绍给对方。,对方提议交换名片。,对方向自己索要名片。,初次登门拜访对方。,通知对方自己的变更情况。,打算获得对方的名片。,注意事项,男士不宜主动给自己朋友的夫人或女朋友留名片，以免发生不必要的误会。,返回,名片的索取,一、交易法：把自己的名片首先递给对方。所谓“将欲取之，必先与之，来而不往，非礼也”，把自己的名片给别人，对方一般也会把自己的名片给你。,“张教授非常高兴认识你，这是我的名片，张教授多指教。”,二、明示法：明确表示,“老王，好久不见了，我们交换以下名片吧，这样联系更方便。”,三、谦恭法：跟名人，跟有地位的人打交道,“汪老，您的报告对我很有启发，希望有机会向您请教，以后怎样向您请教比较方便。”,名片的递交,足量携带,合理放置,讲究顺序,1.尊者优先（了解对方身份时）,2.近者优先 顺时针散发（不了解对方身份时）,注重细节,1.展示文字最重要部分,2.双手拿着名片两个上角,3.不用左手递名片,4.要说“请多指教”、“多多联系”等话,名片的接受,起身迎接,表示谢意,回敬对方,一定要看,目的：1.表示对交际对象的重视,2.了解对方的确切身份,现场收藏,注意:绝不要当场在对方的名片上写备忘事情,小结,1.递名片礼仪,（1）名片的准备,（2）名片的递送技巧,观察意愿,把握时机,讲究顺序,方法正确,2.接名片礼仪,起身迎接,口头致谢,仔细阅读,回敬对方,放置到位,递名片的礼节,双手食指、拇指执名片的两角，文字正对对方，胸部高度弧线递出，同时自我介绍.,如双方同时递出，左手接对方名片，右手从对方稍下方递出.,收名片的礼节,双手接过对方名片，可轻声读出对方姓名及职位,如对对方姓名等有问题可有技巧的提问,勿马上放入口袋、可将名片按对方位置放在自己面前,最好能牢记对方姓名及职位,礼仪训练：,两人一组，自我介绍，握手，递接名片。先后请三组同学练习。,六、电话礼仪,1.电话基本礼仪,表情：要面带微笑,姿态：要保持端正,声音：要清晰柔和,中途：避免做他事,电话沟通的礼仪：,微笑的语气,稳定的声音,和缓的语调,亲切的态度,2.打电话礼仪,事先做好准备,选择恰当的时间,遵守三分钟原则,做最后祝福感谢,关于打电话的礼仪,（1）选择适当的时间机会。,不打电话的几种情况：刚上班的半个小时内，快下班的半个小时，早、中、晚吃饭、休息时间，休闲放假期间不打公事电话。对方心情不好时别打,。,最好时间为上午9点，下午3点半。,（2）通话三分钟原则。,长话短说，废话少说。别让对方猜你。,一般以 35分钟为宜。,（3）拨错电话及时道歉。,()有所准备，注意礼节,通话之前应该核对对方公司或单位的电话号码、公司或单位的名称及接话人姓名。写出暗花要点及询问要点，准备好在应答中使用的备忘纸和笔，以及必要的资料和文件。估计一下对方情况，决定通话时间。,接通电话后，应主动友好，自报一下家门和证实一下对方的身份。打电话要坚持用“您好”开头、“请”字在中，“谢谢”收尾，态度温文而雅。,3.接电话礼仪,迅速接听并自报家门,认真倾听并作出回答,复述来电的重要内容,养成做电话记录的习惯,真诚地致谢,具体要求：,（1）接听电话要及时。,迅速接听,接电话首先应做到迅速接，力争在铃响三次之前就拿起话筒，这是避免让打电话的人产生不良印象的一种礼貌。,超过六声应首先表示歉意。,接电话时，也应首先自报单位、姓名，然后确认对方，如果对方没有马上进入正题，可以主动请教。,（2）语言要规范。,第一句话先问候对方：“您好！”第二句话：自报家门：“这里是行健文理学院办公室”。,重要的第一声,当我们打电话给对方，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心理一定很愉快，使双方对话能顺利展开，对对方有较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。,喜悦的心情,打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱着“对方看着我”的心态去应对。,清晰明朗的声音,接电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳、充满活力。因此，打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。,续：关于接听电话的礼仪,（3）认真倾听（有回应），随时准备做好记录。,要点重复。,要有,左手拿电话接听习惯,，右手随时准备拿笔记录一些要点：何时，何地，何事，何人，带何东西资料，多少（数字）。,1）积极反馈,作为受话人，通话过程中，要仔细聆听对方的讲话，并及时作答，给对方以积极的反馈。通话汇总听不清楚或意思不明白时，要马上告诉对方。在电话中接到对方邀请或会议通知时，应热情致谢。,2）热情代转,如果对方请你代转电话，应弄明白对方是谁，要找什么人，以便与接电话人联系。此时，请告知对方“稍等片刻”，并迅速招认。,3）做好记录,如果要接电话的人不在，应为其做好电话记录，记录完毕，作好想对方复述一遍，一面遗漏或记错。可利用,电话记录卡片,做好电话记录。,（,4）机密不外露,。,为保密，自己人之间的谈话时应用手掌盖住话筒，涉及公司机密时，应避免访客或第三者在场时打。,（5）结束通话：,一般情况下，,地位高者、受尊重者、打电话者先挂机，并且礼貌说再见。,（6）注意通话时，嘴里不能吃东西，如口香糖、瓜子等。,三、空间礼仪,人们常常说：距离产生美。因此，我们在与,人交往的时候，一定要注意把握好距离的分寸。,一般情况下，人际交往的空间距离可分为：,1.亲密距离（45cm以内）,2.私人距离（45cm120cm之间）,3.社交距离（120cm360cm之间）,4.公众距离（大于360cm）,记住：没有距离，就没有朋友。,四、拜访礼仪,一、,拜访的意义,二、,公关活动中的拜访类型,通过拜访，人们可以交流信息、统一意见、发展友情。不能只在有求于人的时候才想到拜访,。,事务性拜访,礼节性拜访,私人性拜访,一、拜访准备,1.拜访预约,预约方式,电话预约,信件预约,切忌搞“突然袭击”，做“不速之客”！不得已时提前5分钟认打个电话。,预约时间,私宅拜访,写字楼拜访,晚上7点30分至8点、或节假日前夕,最好不要在星期一、或工作日的上下班时间,原则上必须提前5分钟到达。但在现实生活中去办公区域拜访应提前5至7分钟到达。,办公区域的预约准备,A、,制定拜访目标,B、,准备好名片,C、,资料准备,D、,适宜的礼品准备,E、,熟悉交通路径,插图,二、着装准备,1.,出门拜访之前，应根据访问的对象、目的等，将自己的衣物、容貌适当的加以修饰。可以形象的反映出你对被访者的尊重,。,2.,如拜访的地点设在对方的办公区域，则应着正装或所在单位的制服，既代表了社团的形象，又传递出“你很重视这次拜访”的友好信息，使其愿意于你合作！,三、拜访的举止与要求,拜访办公区域时的举止,A、到达接待处，清晰、礼貌的自报来处。,B、被带到接待处后安静等待。,C、初见被访对象主动起身招呼，做自我介绍，并对对方抽出宝贵时间表示感谢！,四、拜访的礼规,1.,初次见面的礼规,2.事务性拜访中的礼规,初次见面的礼规,1.第一次拜访的概括性夸赞,2.善于及时发现在上次拜访后的细小变化,3.赞美一定要尽量具体,事务性拜访中的礼规,1.首要规则是准时,2.到达时，告知对方接待人员你的名字和预约的时间，递上名片。,3.安静，耐心的等待，不要在中途打电话，或者看手表。,4.被引到办公室时，如果是第一次见面先做自我介绍；如果认识，互相问候并握手。,怎样拜访客户？,1.约定时间和地点,事先打电话说明拜访的目的，并约定拜访的时间和地点。,不要在客户刚上班、快下班、异常繁忙、正在开重要会议时去拜访。也不要在客户休息和用餐时间去拜访。,2.需要做哪些准备工作？,阅读拜访对象的个人和公司资料。准备拜访时可能用到的资料。,穿着与仪容。,检查各项携带物是否齐备（名片、笔和记录本、电话本、磁卡或现金、活动策划、合同）。,明确谈话主题、思路和话语。,.出发前应注意：,最好与客户通电话确认一下，以防临时发生变化。,选好交通路线，算好时间出发。,确保提前5至10分钟到。,4.到了客户办公大楼门前,再整装一次。,如提前到达，不要在被访公司溜达。,5.进入室内,面带微笑，,向接待员说明身份、拜访对象和目的。,从容地等待接待员将自己引到会客室或受访者的办公室。,如果是雨天，不要将雨具带入办公室。,续：,在会客室等候时，不要看无关的资料或在纸上图画。接待员奉茶时，要表示谢意。,等候超过一刻钟，可向接待员询问有关情况。,如受访者实在脱不开身，则留下自己的名片和相关资料，请接待员转交。,6.见到拜访对象,如拜访对象的办公室关着门，应先敲门，听到“请进”后再进入。,问候、握手、交换名片。,客户请人奉上茶水或咖啡时，应表示谢意。,7.会 谈,注意称呼、遣词用字、语速、语气、语调。态度从容自然。会谈过程中，如无急事，不打电话或接电话，如果能当着对方将手机关机，那表示特别尊重对方或此次会谈特别重要。,8.告 辞,根据对方的反应和态度来确定告辞的时间和时机。,说完告辞就应起身离开座位，不要久说久坐不走。,感谢对方的接待。握手告辞。,如办公室门原来是关闭的，出门后应轻轻把门关上。客户如要相送，应礼貌地请客户留步。,观看视频,谢谢观赏,