谭小芳讲师：时间管理实践培训.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,谭小芳讲师：时间管理实践培训,纲要,什么是时间管理,时间管理测试,时间管理的四象限法则,时间管理练习,两种工作模式,时间管理原则,什么是时间管理,问题的提出,你是否同时进行着多项工作，但似乎无法全部完成？,你是否每晚回家的时候累得精疲力竭，却又觉得好象有什么事没有做完？,你是否觉得总是没有时间运动或休闲，甚至是随便玩玩也没空？,心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！”,每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。,常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。,问题的本质,时间管理失序,做事缺乏计划性,做事分不清主次,不善于说“不”,无法恰当处理外部的干扰,忙,茫,盲,道具：,铁桶一只，大石头两块，碎石若干，,细沙一堆，水一罐,方法：,把以上物品装进铁桶。,提问：,如果请你做这个实验，你将会按怎,样的顺序把以上物品装进铁桶？,启示：在这个实验中，铁桶象征着什么？细沙象征着什么？碎石象征着什么？大石头又象征着什么？水象征什么？这个实验又说明了什么？,小实验,什么是时间管理,“时间管理”,由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是探索如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标的行为。,目的：,通过计划统筹而相对合理利用和节约时间,时间管理,如果你的生命只剩下三天，,你会做哪三件事情？,什么是你生活中最重要的事情？,你的人生意义如何？,你希望成为何种人或完成什么目标？,想想看你有什么长期目标,想想看人生中最重要的人际关系是什么,想想看你最希望有什么贡献,重新思索你最希望得到的感受是什么？平和，信心，快乐，或是,列出你认为最终重要的三，四件事,假设你只有六个月的生命，想想这星期内你要做些什么？,假设你至少有三四十年的生命，这星期内你又要做些什么？,哈佛的调查,哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：,3%,10%,60%,27%,有清晰且长期 的目标,有清晰但短期 的目标,有较模糊目标,无目标,二十五年后,60%,27%,25,年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都朝着同一个方向不懈地努力，现在，他们几乎都成了社会各界的顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英,大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期目标不断被达成，生活状态稳步上升，成为各行各业的不可或缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等,几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩,几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人，抱怨社会，抱怨世界,10%,3%,时间管理测试,测试题,1、你认为当天的工作是否必须完成？,A、是B、否,2、你会制定年度计划并具体安排每天的工作吗？,A、是B、否,3、你的文件是按照重要性分类管理吗？,A、是B、否,4、你会把同样、同类、同时使用的东西放在一起吗？,A、是B、否,5、你的办公室是否很整洁干净？,A、是B、否,6、你会尽量减少开会次数吗？,A、是B、否,7、如果工作时间很紧，你会经常看表并作出下一步的安排吗？,A、是B、否,测试题,8,、工作之际你是否会稍作休息、劳逸结合呢？,A、是B、否,9,、工作很忙时，你是否会有紧迫感？,A、是B、否,10,、你曾向别人请教如何利用时间吗？,A、是B、否,11,、你对每天的工作是否能分清轻重缓急。,A、是B、否,12,、“只要善于利用时间，你每天就可以多出一点时间”。,A、是B、否,13,、你会为不熟悉的工作预先制定计划吗？,A、是B、否,14,、你清楚自己工作效率最高与工作效率高低的时间分布吗？,A、是B、否,测试题,15、你对突然插进来的要和事能接受吗？,A、是B、否,16、来访者不愿意透露来意，你会在工作室会见吗？,A、是B、否,17、你在工作时，有电话找你，你会出于礼貌地听对方长篇大论吗？,A、是B、否,18、你会花很多时间对自己的工作成果反复检查以确可成无一失吗？,A、是B、否,19、为得高工作效率，你经常起负荷工作吗？,A、是B、否,20、你宁可自己动手也不会把工作委派给他人吗？,A、是B、否,时间管理测试,积分标准：,1-14题选择A得1分，选择B不得分；,15-20题选择B得1分，选择A得不得分。,然后将各题所得分数相加。,时间管理测试,测试结果：,（1）总得分17-20分。你的时间管理能力很强，你很有毅力，能够坚持不懈地把工作做好，是个难的好员工。,（2）总得分为11-16分。你对时间的管理能力一般，你总是想放松自己，有时又能够很好地管理自己。,（3）总得分为10分及以下。你的时间管理能力很差，你的计划从来不能实现，没有时间观念，总是找各种理拖延，懒惰是其中的主要原因。如果不改变这种状况，将会比较危险。,时间管理的四象限法则,时间自然法则总结,我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶,我们利用时间，否则时间利用我们,艾森豪威尔原则,紧急,不紧急,重要,不重要,陷阱1：时间的配置不对,消极相应 vs 积极掌控,规划重于做事,最好的控制是预防,预防胜于处理,陷阱2：拖延,除了第四项外，其他事情做起来都不太愉快,不急的事情拖延后往往变成紧急的事情,紧急,不紧急,重要,不重要,克服：思维习惯的改变,这件事情令人感到为难，但是它非做不可，因此我将立即做完它，以便尽快忘掉它。,养成速战速决的习惯,将事情切成几块小块任务，快速的完成每一块的任务,完成最关键的部分，让事情看起来像昨晚80%一样,陷阱3：事必躬亲,韩非子.,八经,下君：尽己只能,中君：尽人之力,上君：尽人之智,诸葛亮凡事事必躬亲，后来过劳而死,为何事必躬亲？,因为怕别人取代,不放心别人，不信任别人,要求标准过高,陷阱4：有求必应,会花太多时间。时间不够时会牺牲第二项,受人尊敬重要，还是受人欢迎重要,不好意思决绝请求的原因,接纳请求比拒绝请求容易,担心触怒请求者,想做广受爱戴的好人,不知道如何拒绝他人的请求,每个人都有一个好朋友，叫“施小惠”，可以适当拒绝,陷阱5：沟通不够,自己承担所有事情,出现错误不及时汇报,最后一分钟的通知,不合团队合作,结论：时间管理架构,紧急,不紧急,重要,不重要,均衡,时间管理练习,基本假设,每天上班时间为 8 点-18 点（含往来交通时间，中午有 1 小时休息）,假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情,代办事宜,你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生,星期六是一个好朋友的生日,-,你还没有买礼物和生日卡,你有好几个月没有回老家，也没有写信或打电话,有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（,19,点以前），估计要花,1,小时,明晚,8,点有个,1,小时长的电视节目，与你的工作有密切关系,明晚有一场演唱会,你在图书馆借的书明天到期,外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李,你要在星期五交计划书之前把它复印一份,明天下午,2,点到,4,点有一个会议,你欠某人,200,元钱,-,他明天也将参加那个会议,你明天早上从,9,点到,11,点要听一场讲座,你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面,你没有干净的外套，一大堆脏衣服没有洗,你想好好洗个澡,你负责的项目小组将在明天下午,6,点钟开会，预计,1,小时,你身上只有,5,块钱，需要取钱,大家明天晚上聚餐,你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录,这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需,2,小时,你收到一个朋友的信,1,个月了，没有回信，也没有打电话给他,星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费,15,个小时，而且 只能用业时间,你邀请女朋友后天晚上来你家吃烛光晚餐，但家里什么吃的也没有,下个星期二，你要参加一次业务考试,代办事宜,你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生,星期六,是一个好朋友的生日,-,你还没有买礼物和生日卡,你有好几个月没有回老家，也没有写信或打电话,有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或,星期三,晚上去面试（,19,点以前），估计要花,1,小时,明晚,8,点有个,1,小时长的电视节目，与你的工作有密切关系,明晚,有一场演唱会,你在图书馆借的书,明天,到期,外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李,你要在,星期五,交计划书之前把它复印一份,明天,下午,2,点到,4,点有一个会议,你欠某人,200,元钱,-,他,明天,也将参加那个会议,你,明天,早上从,9,点到,11,点要听一场讲座,你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面,你没有干净的外套，一大堆脏衣服没有洗,你想好好洗个澡,你负责的项目小组将在,明天,下午,6,点钟开会，预计,1,小时,你身上只有,5,块钱，需要取钱,大家,明天晚上,聚餐,你错过了星期一的例会，要在,下星期一,之前复印一份会议记录,这个星期有些材料没有整理完，要在,下星期一,之前整理好，约需,2,小时,你收到一个朋友的信,1,个月了，没有回信，也没有打电话给他,星期天,早上要作一次简报，预计准备简报要花费,15,个小时，而且 只能用业时间,你邀请女朋友,后天晚上,来你家吃烛光晚餐，但家里什么吃的也没有,下个星期二,，你要参加一次业务考试,在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何对这些项目进行有效的时间管理呢？,把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表；,确定每件事情的重要等级和紧急程度；,根据重要程度把事情重新排序，列出任务完成计划。,把要做的事情全部看一遍，拟列一个时间表；,编好时间表后，再确定每件事情的重要等级和紧急程度,根据编好的时间表，考虑：,这件事如果不做，会有什么后果？如果认为不会有任何影响，那么这件事情便该立刻取消。,哪些事情可以放弃不做？为什么？,这件事可以由别人代做而又不影响效果？将不必亲自处理的事情清楚的交给别人去做。,哪些事情可以由别人代做？为什么？,哪些事情是非自己处理不可的要事，哪些是非自己处理不可的琐事，,区别重要度,，将自己处理的要事选取精神最好的时间处理，将自己处理的琐事利用空档的时间处理。,哪些是自己需要处理的事情？为什么,列出任务执行计划，执行吧！,健康看牙医，洗澡，等等（1、15）,家庭给家里打电话，等等（3、14、17）,友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等（2、8、11、18、21）,爱情准备烛光晚餐，等等（23）,工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等（5、9、10、12、13、16、19、20、22、24）,金钱夜间兼职的面试，等等（4）,兴趣看演唱会，等等（6、7）,两种工作模式,组织结构流程优化，建立并行、串行的工作模式,崔西定律,任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比。简化工作是所有高效成功人士的共同特质。例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度为9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。,建立并行、串行的工作模式，简化流程,并行工作模式,什么情况下能并行工作,起床,洗脸刷牙,出门,热牛奶,更衣化妆,整理公文包,热面包早点,吃早餐,小王的一个早晨,看电视早新闻,5,分钟,5,分钟,5,分钟,5,分钟,5,分钟,5,分钟,5,分钟,5,分钟,2,分钟,起床,洗脸刷牙,出门,热牛奶,更衣化妆,整理公文包,热面包早点,吃早餐,看电视早新闻,串行工作模式,A,B,C,D,主要领导不到场会议不能开,要充分考虑工作的连续性,会议没结束形不成工作决议,决议没有下达工作无法开展,工作尚未结束无法进行考核,时间管理原则,基本原则,珍惜时间，学会断网,善用佳软,白纸,+铅笔,Google Calendar,Google工作表,其它,Tadalist,Mindmanager,Freemind,学会有效的授权,做好时间管理的长期准备和短期准备,为高效的时间管理，培养良好习惯,会议时间管理,时间管理的长短期准备,长期准备,购买工具书/增加知识储备/提高能力,训练你的快速阅读能力,把常用的文件/文具放好,养成存放思想档案和作记录的习惯,时间管理的长短期准备,临时准备,明天的工作前晚进行优先级排序,将相关的工作列在一起,把工作计划放到随时可见的地方,每天早晨比规定时间起早十分钟,做好正式工作前的准备工作,培养好的习惯,利用各种装备如电话/信件等节省时间,把最困难的事放在效率最高的时候,利用零碎时间处理例行性事务,午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会,休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料,每晚沉思片刻/,回顾与总结,会议时间管理,明确开,会目的,作好会,前准备,准时出,席会议,严明会,场纪律,会后纪,要跟踪,会上有,议有决,会议时间管理,A,B,C,D,F,E,