综合管理信息系统QC成果报告.doc

完善院综合管理信息系统提高工程设计管理流程效率小组名称：院综合管理信息系统推广和应用QC小组XXXXXXXXX2011年3月完善院综合管理信息系统提高工程设计管理流程效率QC成果报告1 小组概况11注册登记小组名称院综合管理信息系统推广和应用QC小组注册日期2009.02课题名称完善院综合管理信息系统提高工程设计管理流程效率注册编号2009.03成立日期2009.02小组类型改进型所属部门XXXXXXXXX信息中心从事专业计算机12小组成员序号姓名性别年龄工龄文化程度职称组内分工QC学习(小时)1xxxxx男4725本科高级工程师组员322xxxxxx男4928本科高级工程师组员323xxxxxx男3613本科工程师组长324xxxxxxx男328本科助理工程师组员3213活动情况本次QC小组活动，我们始终坚持工作踏实、刻苦耐劳、精诚合作的精神。自2009年2月成立以来，本着PDCA循环的原则，采用分散与集中相结合的活动方式，共进行了16次集体活动，并保持了详细记录，人均接收质量教育约40小时。活动日期2009.22010.12活动次数集中活动16次每次活动时间33.5小时活动小时50小时活动出勤率95%人均TQM教育40小时活动情况一轮PDCA循环2 选题理由2.1 我院于1998年推广使用基于Lotus Notes的长城办公自动化(OA)系统，但由于该系统存在一系列的问题，最终于2000年底不得不停止使用。为了与企业MIS系统集成，开发企业统一的Intranet应用平台，我们于2001年又开发了基于B/S结构的第一版OA系统，之后在原系统的基础上开发了收发文系统，图档管理系统等。该系统由于信息发布的安全性、目标性差等原因，经过多年的使用原系统已经不能满足我院目前发展的需要，原系统暴露出诸多问题。由于系统经过多人多次开发和修改，使得系统数据不集中，系统功能分散，无完整设计流程管理系统，OA系统整体利用率偏低。2.2 另随着无纸化办公、工程设计管理网络化以及远程办公系统等新要求，原OA系统已远远不能满足使用需求，提高院综合办公管理系统的充分性和有效性已迫在眉睫。2009年初，院决定开发新的综合管理信息系统，由信息中心负责，特成立QC小组，通过小组活动加快改进原系统的功能性、系统性和充分性的课题就摆在当前工作的重中之重。3 现状调查现有OA系统由ASP语言开发，功能单一，安全性较低，功能覆盖不全，部分职能部门业务未实现信息化，没有人员的群组机制，信息发布对象无法选择个人相关信息实时提示等，系统功能缺乏人性化；另设计流程纯手工模式流转，效率较低，人为因素影响工程进度情况，数据利用率不高，同时也无信息系统相应的规章制度，网络办公效率很低。为此，特确定小组确定课题为完善院综合管理信息系统提高工程设计管理流程效率。3.1 目标值：通过上述现状分析，小组课题目标确定如下：1）提高系统利用率；2）提高工程设计管理流程效率；目标一系统利用率现状目 标350页/日3000页/日系统利用率（访问量）：每天平均访问系统的人数乘以每人平均访问系统的页面数现状:1003.5=35目标：30010=3000目标二现状目 标12天/每项目3天/每项目 工程设计流转速度工程设计流程速度：实际设计流转过程所花费的平均天数现状：每个项目平均花费12天时间目标：每个项目平均花费3天时间3.2 目标的可行性分析：小组成员有丰富的现场实施、设计开发经验，技术能力较强，素质较高，并参与过相关的QC活动，具有一定的实践经验。小组与开发单位合作开发本系统，合作单位北京理正在勘察设计行业的信息化建设方面具有领先技术，并在设计院CAD辅助设计软件开发上积累丰富的经验，产品包括CAD辅助设计软件、设计院管理信息系统、协同设计软件三大系列产品，覆盖了整个勘察设计领域，技术实力上有保证。领导重视，从人力、物力、财力上给予大力支持，解决了后顾之忧。通过对市场的充分调研，国内设计行业管理系统的技术、功能的详细研究比较、分析，能够确定合理的设计方案。目标可行四、原因分析我们对现有OA办公系统存在的一些问题进行了分析，经过小组认真总结原OA办公自动化系统的经验教训，并结合现有的OA系统的使用情况及网络系统的状况，确定制约全院员工进一步提高OA系统使用率的原因，以便更好地进行管理信息系统的设计优化，小组成员根据现状情况进行长时间讨论、深入分析，列出了各项可能影响结果的因素并绘制关联图如下：功能覆盖面不广，部分职能部门业务未实现信息化管理系统功能不完善，技术落后会议发布后无短信及其他通知方式缺少进度监控手段设计过程手工流转，人为因素影响效率低无相关制度规范部分员工有抵触情绪，不会用，怕用缺乏必要的培训活动缺少信息交流共享途径出差、开会等因素无法处理业务缺少业务信息提示功能缺少设计资料交流共享途径人工进行信息传递及信息反馈速度慢系统利用率低工程设计流程效率低完善院综合管理信息系统提高工程设计管理流程效率原因分析图五、要因确认：对上述14项末端原因，我们进行了要因确认：根据要因确认关联图中的末端因素分析，我们对2009年前三个月OA系统影响进一步提高工作效率的各个末端因素统计分析，我们认为制约我院提高OA管理系统使用率的主要原因在于以下几点：1、现有系统功能不完善，技术落后，需要进一步开发完善；2、主要生产管理工程没有实现电子化，缺少相应的设计流程管理等功能；3、建立相关制度，信息系统利用制度化。六、制定对策：根据要因关系图及统计表，小组制定的对策方案及实施措施如下:序号要因目标对策措施负责人完成时间1现有系统功能不完善，技术落后采用A技术，开发完成综合信息管理信息系统主要功能模块开发经营、管理等功能模块及辅助办公模块重新编写程序模块，加强各类信息的可管理性及方便性，主要包括：企业信息门户、领导查询、经营管理、生产管理、协同设计、文档管理、图档管理、即时消息等。xxxxx2009.92缺少设计流程管理等功能实现设计流程信息化管理，各环节业务数据有机整合开发设计流程管理模块开发适合我院实际情况的设计流程管理模块xxxxx2010.23推广应用制度不得力建立健全相关的应用制度，消除部分员工顾虑制定相关的应用制度加强员工培训工作，耐心细致帮助员工熟悉系统操作，同时制定相应的管理制度。xxxxxx2010.12七、实施对策在实施过程中充分发挥了小组成员个人专长和积极性，具体实施如下：实施一：使用新技术开发系统主要功能模块针对这一问题，小组进行了以下工作：开发系统平台、经营、管理等功能模块及辅助办公模块等。经过小组一年多的调研、需求分析、系统设计、开发和测试，“XXXXXXXXX工程设计流程管理系统”。系统由我院与北京理正软件设计研究院有限公司共同开发完成。系统基于微软 .NET框架（.NET Framework）实现，即在Web应用开发一层，使用.NET进行开发；关键的业务组件是通过Web Service服务组件实现。系统按照“表现层（ASP.NET）业务层（Web Service组件）数据层（SQL Server）”三层次的模式实现，构成灵活和易于扩展的应用架构。小组根据这突出问题的，在此阶段完成如下功能模块的开发工作：(1)、企业信息门户：应用系统的统一入口和集成应用的环境，是各类信息的收集、管理、发布和利用的窗口。在个人工作桌面中，可以集中处理本人的各项任务和待办事务，及时获取管理所需的各种信息，成为真正的事务处理与协同办公平台。(2)、领导查询：围绕企业的经营需要，为公司领导提供经营和生产的真实、第一手资料服务，准确、及时地收集、查询和统计经营、生产的各种信息。(3)、经营发展管理：为企业开展经营管理活动提供帮助，满足经营发展部及时、准确地跟踪、获取市场及客户信息、管理合同、监督合同执行等方面的需要。提供市场信息管理、投标管理、委托管理、合同及收付费、客户信息管理及相关查询、统计。(4)、生产管理：为生产管理部进行项目登记、分配、任务下达，项目产值分配，外协项目管理和技术文件出版审核提供方便，可以及时了解设计项目的进展，对生产运行情况进行动态监控。(5)、文档管理：可以方便地对各种文档进行分类管理，既可用于对日常办公文件的管理，又可用于项目文件的管理，还可以管理个人文件，实现文件的上传、下载、浏览、编辑、传递、共享，可对文档的版本进行管理。(6)、图档管理：主要用于对工程设计文件档案、资料档案及情报信息档案进行规范化管理，保护企业多年积累的宝贵图纸资料，提高档案资料的利用率，内容包括：资料收集、整理；档案管理、档案查询、借阅、浏览、下载、档案统计、电子档案导出、备份等。(7)、即时消息：既为企业内部日常通讯与沟通提供了便捷工具，不登录综合管理信息系统就能发送消息给在线的同事，进行一对一、一对多或多对多的交谈、讨论，传递文件；又提供了办理个人业务的工作平台，与业务系统集成应用，把领导和员工要处理的各种业务工作和信息，以“任务”的形式主动“推”到使用者面前并进行任务分类，使用者可以直接处理自己的待办工作和任务。同时实现了消息的手机短息通知功能。实施二：开发工程设计流程管理功能模块小组在前期完成系统平台、及主要功能模块开发工作的基础上，进行了设计流程管理模块的开发工作。通过对设计策划与任务分配、设计输入、互提资料、设计校审、质量评价、送审、出版、设计变更、归档等的全过程信息化管理，满足院加强设计质量管理、提高生产效率的需要。建立和推行统一的制图标准，及时发布、传递、共享专业间互提资料文件，减少错漏碰缺，提高设计质量；方便图纸文件的收集、分析、整理，可以自动拆图，自动提取图框中的工程属性信息、自动归档，减轻设计人员的负担，提高生产效率。经营生产项目管理流程实施三：加强推广应用措施：制定相关的应用制度，加强培训工作小组为确保新系统能够成功应用，为此小组开展了大量的推广应用措施。首先新系统投入运行的前后进行了多次全员培训，对于员工的问题耐心仔细的反复讲解，确保每一位员工都能够熟悉系统的操作方法，这样才能在系统上线后业务流程能够顺利的运行。其次，我们为了规范员工使用系统的行为，制定了XXXXXXXXX综合管理信息系统相关使用规范。根据国网公司和xxxxxx公司信息化管理工作的要求，依据XXXXXXXXX管理体系QHSE和信息化管理工作的实际需要，为规范院信息化管理工作，强化院信息化安全管理措施，信息中心整理编写院信息化管理工作相关制度，包括计算机机房管理办法、计算机类设备管理办法、电子文档安全管理办法、信息系统数据备份管理办法、计算机信息系统密码管理办法、信息技术资料归档管理办法、网络与信息安全管理办法、计算机信息网络管理办法。八、效果检查经过小组成员一年多的共同努力，找出了OA系统制约提高工作效率的主要原因，并采取了切实可行的措施解决问题，同时，也达到了本次活动预期目标：1、使用较新技术ASP.NET技术，安全构架系统底层平台，在此平台的基础上集成开发出管理工作相关模块及辅助管理和即时消息模块。管理效率明显提高，业务职能部门与核心业务实现了信息化和“无纸化”管理，沟通成本大大降低，避免了数据的重复录入，实现了部门之间、相关人员之间的分工协作与管理信息的有序流动、有效利用和充分共享。个性化的任务推送机制，在第一时间以多种途径将工作任务送达用户，加快业务流程流转速度，有效提高管理工作效率。系统利用率（访问量）：活动前目 标活动后350页/日3000页/日5400页/日2、设计效率明显提高，系统引导性强，生产人员任务明确，每天一开机就能及时看到本人承担项目的进度提醒，及时处理各种待办事务，避免工作延误；设计人员在统一的协同设计平台开展设计工作，协作效率得到提高；系统智能化程度高，设计人员的工作量大为减少。工程设校审速度：活动前目 标活动后12天/每项目3天/每项目2天/每项目3、设计管理更加规范，有效地促进了QHSE管理体系贯标工作，设计人员严格执行质量管理要求的意识明显提高，基本消除了“事后补单”的现象；设计隐患得到有效控制，设计质量有了保证。内、外部质量审核工作效率显著提高，质量记录和数据真实、可靠、实时。特别是提供了QHSE体系管理的新思路和实用的技术手段，改变了QHSE管理体系运行要么靠强制、要么靠自觉的被动局面；“下达任务策划设计送审打印归档统计”一体化设计管理的成功实践，破解了“设计项目管理难，设计管理信息系统应用难”的难题。设计过程流转（质量记录流转反映）：99.8%99%46%活动后目标活动前4、员工对系统的认识有一定提高，经过多次的培训和相应制度的建立，消除了员工的抵触情绪。随着对系统的熟悉，感觉到系统给工作带来的便利，逐渐乐于使用系统，从而提高各业务流程的流转速度。九、巩固措施1、印章管理全部网上流转2、2010年4月以后开展的工程项目全部进行网上流转； 3、形成的制度名称：计算机机房管理办法、计算机类设备管理办法、电子文档安全管理办法、信息系统数据备份管理办法、计算机信息系统密码管理办法、信息技术资料归档管理办法、网络与信息安全管理办法、计算机信息网络管理办法十、总结与打算通过阶段QC小组活动，使小组成员感到选择身边的事和日常的事，这样选题具有针对性，所以在活动中，我们讲究实效、讲究运用的正确性和可操作性，同时也感到小组成员的积极参与，是本次小组活动取得良好效果的关键。我们将继续开展QC活动，努力学习，勤奋工作,积极开展推广工作，另外还要紧跟技术的发展，在不断完善程序功能的同时，关注设计院业务发展对信息化方面更多的要求。为保证综合管理信息系统能深入持久地推广使用，小组认为应从以下几个方面加强系统的使用管理和改进。（1）继续完善系统功能，如协同设计、工程总承包管理系统等；（2）加强制度建设和培训力度，从制度和观念上强化实用；（3）进一步改进系统的人性化功能模式，更好地适应我院的应用环境。 XXXXXXXXX信息中心QC小组 2011年3月30日活动计划09.03-09.0409.04-09.0509.05-09.0809.09-09.1009.1009.1109.12-10.0410.05-10.0710.810.10课题选定设定目标现状调查原因分析要因确认制定对策对策实施效果检查巩固措施总结打算