时间管理培训-焦莉丽(牛商网).pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,2013/8/14,#,时间管理培训-焦莉丽(牛商网),什么是,时间？,有人说，“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”,假设：,有家银行，每天早晨向你的帐号拨款,8.64,万元。,你这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也无任何规定。,条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天用，也不能节余归自己。,也就是说，,前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有,8.64,万元。,请问：你如何对待这笔钱？,那么，时间到底是什么,当然，,每天不留分文地全数花完才能得到最大价值！,你可能不晓得,其实我们每个人都有这样的一个银行，它的名字是,时间,每天时间银行会为你在帐户里自动存入,86,400,秒,供给毫无弹性,无法储蓄,无可取代,无法失而复得,时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是,24,小时，所以我们无法开源。,时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。,任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。,时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。,时间是一种,供给毫无弹性、无法积蓄、无可取代、无法失而复得,的宝贵资源,你的时间,每分每秒都在消亡,包括此刻,区别仅在于，这一刻是否有意义，怎样让它有意义。,如果，我们平均,80,岁寿命？,1-20,、,60-80,忽略不计，余,40,项目 每天耗时,40,年耗时 结余,我们剩下多,少年的时间去创造生命的价值？,一日三餐,小时,年,年,交通,小时,年,年,电话,小时,年,年,看电视、上网,小时,年,年,看报、聊天,小时,年,年,刷牙、洗脸、洗澡,小时,年,年,休假、白日梦,闹情绪、身体不适,小时,年,年,?,1-20,、,60-80,忽略不计，余,40,项目,每天耗时,40,年耗时 结余,我们只有,3.3,年,的时间去创造,价值！,我们如何管理它？,睡眠,8,小时,13.3,年,26.7,一日三餐,2.5,小时,4.2,年,22.5,交通,1.5,小时,2.5,年,20,电话,1,小时,1.7,年,18.3,看电视、上网,3,小时,5,年,13.3,看报、聊天,3,小时,5,年,8.3,刷牙、洗脸、洗澡,1,小时,1.7,年,6.6,休假、白日梦,闹情绪、身体不适,2,小时,3.3,年,3.3,人的一生应该这样来度过的：当他回首往事时，不因虚度年华而悔恨，也不因过去的碌碌无为而羞耻。,保尔,柯察金,问问自己,你,经常来不及吃早餐,吗？,每周你不止一次要加班工作吗,？,会出现忙碌了一天，却又不知道忙了多少事情吗？,会出现偶尔时间很紧张，偶尔又闲的,闷得慌吗,？,你需要,5,分钟甚至更多的时间在电脑里找一份文件吗？,你是否总觉得计划赶不上变化？,你是否觉得不受打扰，专心工作的时间越来越短了？,你在某件工作上耗费的时间总是大于之前的预计？,“没时间”是你的口头禅吗？,你忘记了重要承诺和约会。,如果你有,5,个问题回答是肯定的！你就需要学习如何有效地进行时间管理！,认识时间管理,由于时间所具备的四个,独特性,供给毫无弹性,无法积蓄,无可取代,无法失而复得,所以时间管理的对象不是时间，它是指面对时间而进行的自管理者的管理,如何,面对时间的流失而进行自我的,管理,将过去做为现在改善的,参考,把未来做为现在努力的,方向,立刻去运用正确的方法做正确的,事,耗时因素分析,1,、电话,11,、没有沟通或沟通不准确,2,、不速之客的干扰,12,、下属的训练和发展不充分,3,、会议（预约、没预约）,13,、拖延、犹豫、做白日梦,4,、争吵、发火,14,、不会说“不”,5,、缺乏目标、时间计划、优先计划,15,、做事不能善始善终,6,、杂乱的办公室和办公桌、个人的无序性,16,、很少交派下属办事,7,、无效率的代表、委托人,17,、员工不足或工作不力,8,、做无用的尝试,18,、闲谈私事过多,9,、同一时间，想法、尝试过多,19,、缺乏自我约束,10,、不现实的时间期望,20,、缺乏协调和团队精神,21,、错误的倾听,31,、怨天忧人,22,、缺少反馈,32,、压力、紧张,23,、争议、个人问题,33,、不充分的工具与设备,24,、忧虑、恐惧、焦虑,34,、信息不完全或信息来的太迟,25,、不充分的计划、错误的变更,35,、不充分的登记系统,26,、约会等待时间过长,36,、过多的文案工作、邮件、读物,27,、记忆本身,37,、宠物、外界活动,28,、差的记忆,38,、不耐烦、办事急燥、草率,29,、对结果行为的迷惑,39,、不懂该事先做的事,30,、疲劳、讨厌,40,、对交派下去的工作很少检查,请在,上述耗时因素清单中,找出您在,时间,损失中最,经常出现、最浪费时间的,5,个因素！,1.,2,.,3.,4.,5.,时间管理误区 之 工作缺乏计划,误区一,因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；,不做计划也能获得实效；,不了解做计划的好处；,计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；,不知如何做计划。,导致后果,目标不明确,没有进行工作归类的习惯,缺乏做事轻重缓急的顺序,没有时间分配的原则,误区二,职责权限不清，工作内容重复,事必躬亲，亲力而为,沟通不良,工作时断时续,导致后果,不知道什么最重要,每件事都去做,没时间去想什么最重要,时间管理误区 之 组织工作不当,恶性循环,忙人的恶性循环,时间管理误区 之 时间控制不够,误区三,习惯拖延时间。,不擅处理不速之客的打扰。,不擅处理无端电话的打扰。,泛滥的“会议病”困扰。,导致后果,对时间麻木,时间安排无序,离目标越来越远,时间管理误区 之 整理整顿不足,误区四,不擅处理文件归类,桌面杂乱无章,导致后果,浪费时间,不容易专注,没目标方向，无连贯性,时间管理误区 之 进取意识不强,误区五,个人的消极态度,做事拖拉，找借口不干工作,唏嘘不已，做白日梦,工作中闲聊,导致后果,荒废时间,毫无进步,如果我们一直处于迟钝的时间感觉,中,，则,可能,随时,被,社会所淘汰！,世界上所有的成就,都是,现在,所,塑造的,如何做好时间管理？,明确目标,有计划、有组织地进行工作,分清工作的轻重缓急,合理地分配时间,与别人的时间取得协作,制定规则,遵守纪律,时间管理,六项基本原则,原则一 明确目标,目标,是指,你想或期望通过努力而取得的一个确切的、明确的结果。,制定,目标,有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能,。在,选择或制定目标时应考虑两个,方面,目标,要符合自己的价值观,要,了解自己目前的,状况,成功,完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得,成功,。,SMART,原则,S,-Specific,具体的，不能笼统,M,-Measurable,可衡量的,A,-Attainable,可达到的，指付出努力的情况下可以实现，避免过高或过低的目标,R,-,R,elevant,相关的，指目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性,T,-Time based,基于时间的，指完成目标的期限,有效的目标,冲洗并清洁这辆汽车,经常温习学校功课,对所有客户提供更好的服务,需大大减少投诉的数量,今天下班以前,尽快处理,不具体,不可衡量,时间约束不清楚,每周冲洗并清洁这辆汽车的里里外外,每天至少花一小时温习数学功课,在,24,小时内回复每位客户的电子邮件,在目前的基础上，将客户投诉数量减少,50%,今天下午,18,：,00,以前,明天到公司第一件要做的事情,将大目标子目标化,写下一个大目标,写出实现该目标所有的必要条件及充分条件，作为小目标，即第一层树杈,写出实现每个小目标所需的必要条件及充分条件，变成第二层树杈,如此类推，直到画出所有的树叶,-,即时目标为止，才算完成该目标多杈树的分解,所谓有计划、有组织地进行工作，,就是,把,目标正确地分解成工作,计划,通过,采取适当的步骤和,方法,最终,达成有效的,结果,原则二 有计划、有组织地进行工作,目标,任务描述,输入,方法、步骤、工具,输出,完成考核标准,开始时间,结束时间,原则之三 分清工作的轻重缓急,紧急,不紧急,重要,不重要,重要且急迫,重要不急迫,紧急但不重要,不紧急也不重要,紧急,不紧急,重要,不重要,危机,急迫的问题,有限期的任务，会议的,准备事项,准备及预防工作,计划,关系的建立,培训，授权，创新,细琐的工作,浪费时间的闲聊,无关紧要的信件,看太多的电视,干扰，一些电话,一些会议,一些紧急事件,凑热闹的活动,偏重于第一象限结果：,压力,筋疲力竭,危机处理,忙于收拾残局,偏重于第三象限结果：,短视近利,缺乏自制力，怪罪他人,危机处理,轻视目标与计划,偏重于要第四象限结果：,全无责任感,依赖他人或社会机构维生,危机处理,忙于收拾残局,结果：,有远见，有理想,平衡，纪律，自制,少有,危机,运用四象限法则,在正确的时间做正确的事！,案例小故事：,穆尔,于,1939,年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是,160,美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪,1000,美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现，,80%,的业绩都来自于,20%,的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，穆尔的下一步就是将其中购买量最小的,36,个客户退回公司，然后全力服务其余,20%,的客户。,结果,如何？第一年，他就实现了月薪,1000,美元的目标，第二年便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司（,Kelly-Moore Paint Company),的董事长。,原则,之四 合理地安排时间,这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性，还体现,了,帕累托,定律,（也称,80/20,定律,）：,总结果的,80%,是由总消耗时间中的,20%,所形成,的,，,按,事情,的,重要程度,编排,行事优先次序的准则是建立,在,重要,的少数与琐碎的,多数,的,原理的基础上,。,80%,的销售额是源自,20%,的顾客；,80,%,的电话是来自,20%,的朋友；,80,%,的总产量来自,20%,的产品；,80,%,的财富集中在,20%,的人手中,；,80/20,原则启示,启示：,20%,的工作事项创造,80%,的工作价值；抓住工作的关键，集中,80%,的主要精力做,20%,的主要工作，可以保证,80%,的工作结果；改进这,20%,的工作处理方法，可以获得,80%,的新效果。,误区：,面面俱到,都想做好；,完全主义,都想做完；,平均分配时间和精力。,80/20,法则,团体中的重要项目，是由全体中小部分的比例造成的,当你面临很多工作而不知所措时，应该想到帕累托原则,锻炼自己寻找,20,重要工作，并解决它。,因为我们不是全能，也不想做完美主义者，能力、时间、空间总是会受到限制的。,所以另,80,的工作没有完成，就不再显得那么重要了。,把时间用于少数重要的事。,掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。,原则五 与别人的时间取得协作,团 队,尊 重,协 作,时间安排,原则六,制定规则、遵守纪律,在,进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。,即使,外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。,由于,不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。,分析自己使用时间的方式和状况,1,、,实施,步骤,熟悉,并准备一份,“,时间使用清单表,”,（如表一,）,在表一,中列出,约,30,项每星期中的主要活动，并分成五或六,类,在列出在所有活动并予以分类后，将每一活动按顺序编号，如表,一,准备一份的,“,一星期日志与简略分析表,”,（如表二），将表一中的活动对应地列在表二,中,在下周一开始的时候，请注意随时携带你的表二，每半小时在表二的适当位置记上该活动的,号码,该星期结束时，表二的所有空格都应该有一个号码。现在统计每一项活动出现的,次数,然后把表二中的,“,时间小计,”,填到表一的,“,每星期实际花费时间,”,上,将,“,每星期估计花费时间,”,减,“,每星期实际花费时间,”,的余数填在表一的,“,上两项时间的差额,”,上。如果是负数，表示你花费在该活动上的时间多于你的估计；如果是正数，则,正好相反,为每项活动算出,“,占每星期总时间的百分比,”,，公式如下,：百分比,（,%,）,=,（每星期实际花费时间,168,）,100,检查数目字。,“,每星期实际花费时间,”,的总计应该等于,168,，而,“,占每星期总时间的百分比,”,的总计应该是,100%,。若有些微差异，不必担心。本项练习的目的在于显示你的时间去处，而不是一项讲精确的,练习,再把每一类所有活动的数目字相加，并分门别类制成一表，可对你如何使用时间有更明显的印象,。如,表,三,表,一：时间使用清单表 时间统计,表,二：一星期时间日志与简略分析表,时间,表三 一星期时间总结表 时间,统计,拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，写出你对下列问题的答案：,1,、我如何浪费我的时间？未来有,何途径,可预防或减低时间的浪费？,2,、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？,3,、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？,4,、别人如何浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？,5,、我做的哪些事既重要又紧急？,6,、我做的哪些事对我的目标很重要？,7,、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？,这些问题的答案应能提供许多使你将时间使用得更理想的构想,。,每,6,个月做一份一星期时间使用清单，也是极佳的构想，第二次做的时候就轻松多了。,新的坏习惯在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同萨缪尔,约翰生所言：,“,习惯的束缚平常是感觉不出来的，等到发现时又已经变得难以破除了。,”,定期使用清单，使你有一个更好的机会打破那些束缚。,时间,管理并没有什么高超的技巧，关键就在于持之以恒。,1,、认识计划,战略计划,应用于组织，为之设立总体目标和寻求组织在环境中地位的,计划,。,战略,计划趋向于覆盖较久的时间间隔，通常以年为单位，涉及较宽的领域和不规定具体的目标,；,作业计划,规定目标如何实现的细节的,计划,。,作业计划趋向于覆盖较短的时间间隔，如月度计划、周计划、日计划，主要偏重于实现的方法。,如何制定计划,2,、计划,注意,事项,事先,的了解：,所在,部门的业务定位,所在,岗位的业务定位,上级,主管的业务目标,上,级,主管对你的期望和要求,与,其它,相关岗位的业务接口关系,遵循,5W2H,原则,Why,:,为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持,What,：任务的内容和达成的目标,When,：在什么时间段进行,Where,：任务发生的地点,Who,：哪些人员参加此任务，由谁负责,How,to,：用什么方法进行,How,much,：需要多少成本,如何制定计划,设置,控制点（,milestone,）,在,目标或任务中设置阶段性的里程碑，通过检查，可以及时发现问题，对自己难以解决的，还可以获得同事或领导的支持。比方说，我们计划在,3,天之内给六层楼的地面刷上油漆，那么第一天就要设立控制点，如果不能刷完,2,层，显然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保证任务最后的如期完成。,坚持,工作周记和工作日记，对计划的执行情况进行总结，发现和纠正各种偏差，同时对计划进行调整和滚动。另外，还可以对前期的工作时间分配进行分析，不断改进时间管理,。,如何制定计划,计划管理,WBS,（工作任务分解,）,WBS,（工作任务分解）是创造出产品所必须进行的全部活动的清单，它是,PERT,、,GANTT,分层计划以及预算和人员分配的基础,。,PERT,（网络计划评审技术）,PERT,（网络计划评审技术）是以网络图的形式制定计划，求得计划的最优方案，并据以组织和控制开发进程，达到预定目标的一种科学管理方法。,利用计划工具,不要让别人浪费你的时间,1,、打电话的艺术,事先的约定与准备,保持简短而明确的开场白,控制通话时间、保持通话主题,过滤电话,2,、当你被打断时,来自上司的打断,有一位职员，每当他应召支见上司时，他手上总是带着一件仍待完成的工作：编写一份报告、检查报告草案、或者阅读必要的资料等，一来可以利用在一旁等待上司打电话或是其他事务处理的时间，二来可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以尽快结束对话或事情的安排，三来还可以让主管对他的工作态度留下深刻的印象,。,不要让别人浪费你的时间,来自下属的打断,你,是否曾经训练你的助理，将他人可能的打扰含集中起来，然后每天或每星期一次地向你汇报？,你是不是尽可能地把集体例会列为每日,/,周工作的一部分？,你是不是每天都会保留一段固定的时间，供下属向你提出问题，同时在一旦发觉某些工作日程发生改变时，会告诉对方何时见面较合适？,你,是不是曾经鼓励下属以便条,/,邮件方式提出问题，而不必亲自上门打扰你的工作？,你,是不是立即向下属回话，使他们不至于认为他们必须经常打扰你，才能立刻获得回应,？,来自同事的打扰,双方应事先达成共识。你应该力求对他们的要求保持热心、,同情及,随时,愿意协助,的态度，可是，你更应该让他们知道这么做往往会影响到你的工作效率。,不要随意打扰对方。你可以,从容、,预先地与同事联系你的要求、时间,等。,想想为什么你的中断情形无法受控：你不喜欢得罪他人？你喜欢参与每一件事？别人经常来询问你的意见，使你觉得自己很重要？你不善于结束他人的来访？你让别人习惯于经常咨询你的意见？你就是喜欢不断地和他人交谈？,一些省时之道,1,、等待的时候做什么,带本书看；写点东西；修改报告；检查语音邮件；打电话；用录音机口述信件等,。,2,、逆势操作,当别人没有在做某件事的时候，你就去做，这样可以省下许多等待的时间,。,3,、追求互赖模式,双赢的精髓便是：人与人之间存在着合作的潜力，合作将能取得远大于个人凭一已之力创造的成就。,凡在事业上有所成就的人，都有一个成功的诀窍：变,“,闲暇,”,为,“,不闲,”,，也就是不偷清闲，不贪逸趣。,