合同订立审批流程.doc

合同协议订立审批、审核制度为明确公司合同订立中的各级权限，规范公司合同协议订立行为，加强对合同协议使用的监督，防范和降低因合同协议的签订而给公司带来的风险，特制定本制度：（本制度适用于公司所有书面合同协议的审批，包括合同、合约、协议、契约、意向书等规范性文件的审批。）流程步骤说明负责人1合同的谈判、起草1.1各部门合同经办人与合同对方就合同意向和内容进行协商1.2在合同基本内容没有分歧的情况下初步起草合同1.3在本公司有范本合同的情况下，尽量使用范本合同1.4为提高合同审批的签订的效率，业务经办人应在合同起草阶段，与财务部、顾问、审计部就相关条款进行沟通。如有需要，及时向总经理汇报。业务经办人2签约承办部门审核2.1合同在起草完毕后，交签约部门审核2.2签约部门对合同草稿进行审批，并出具审批、修改意见，并退回业务经办人重新拟定合同条款2.3如签约部门无意见，则可送执行部门审核签约部门3 执行部门审核3.1执行部门对转送过来的合同草稿进行必要的审核，并出具相应的意见3.2如签约部门与执行部门为同一部门，则不执行该程序合同执行部门4协助部门审核4.1协助部门转送过来的合同草稿进行必要的审核，并出具相应的意见4.2合同如无需其他部门配合，则不执行该程序协助部门5财务部门审核5.1财务部对经上述流程完毕后送来的合同草稿进行审核、审批5.2审核的内容含：5.2.1合法性。包括合同协议的主体、内容和形式是否合法，合同协议订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备，资金的来源、使用及结算方式是否合法5.2.2经济性。主要指合同协议内容是否符合公司的经济利益。5.2.3可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格 5.2.4严密性。包括合同协议条款及有关附件是否完整齐备，文字表述是否准确，附加条件是否适当合法，合同协议约定的权利义务是否明确以及数量、价款、金额等标示是否准确。财务部6审计部、法律顾问6.1审计部、顾问对完成上述合同会审草稿文本进行审核，审核合同文本流转程序、合同文本内容、如有需要进行修改，确保合同的签订最大限度上保障公司的利益。审计部、法律顾问7合同确认7.1合同经办人负责将经修改过的合同文本送合同对方确认。7.2合同经办人应保证经过各部门相关负责人业务审核的合同文本不得随意修改7.3如合同对方坚持对合同做修改，业务经办人应明确了解对方的修改意见，并书面通知业务部负责人、财务部负责人、顾问，从业务、财务、顾问三方面确认是否能够修改，以及如何修改。经办人、业务部门、财务部、法律顾问8合同签署及存档8.1合同文本经主体双方确认完毕后，经相关责任人认可后签订合同8.2合同签订后，除签约（执行）部门留存外，财务部、审计部也许各持一份以备完成后续工作经办人、业务部、财务部9合同的履行9.1各部门的合同凡涉及付款的、合同经办人应填写相关单据、合同复印件到财务请款9.2合同相关部门保证、监管我方、对方按约定履行合同。经办人、业务部、财务部、审计部公司合同会审签单合同名称合同编号：合同概况经办人签字：年 月 日签约承办部门意见部门负责人签字：年 月 日执行部门意见部门负责人签字：年 月 日协助部门意见部门负责人签字：年 月 日财务部门意见部门负责人签字：年 月 日审计部、法律顾问意见部门负责人签字： 年 月 日总经理意见总经理签字：年 月 日注：（如意见内容较多可另做附件说明）合同付款流程步骤说明负责人备注1.按合同要求填写相关费用支出单据1.1按合同付款约定方式、时间填写付款相关单据（支出证明单）1.2请款单据后附合同复印件及其他相关证件经办人2.相关部门经理审核2.1相关部门经理审核合同付款。相关部门经理3.审计部、物业、工程、使用部门审核3.1若该次付款为累计付款达到100%的最后一次付款，则该笔费用必须有相关部门出具审核意见、认可合同对方已完成合同规定的义务。经审计部审核后，方可送财务部经办。审计部、物业、工程、使用部门4.财务部审核4.1财务部对上述审核程序、文件、签字进行复核，同时与账簿记录的付款情况进行核对，检查本公司与付款对象的往来情况，确定实际支付金额。财务部会计、财务部经理、财务部总监5.公司总经理审核5.1公司总经理对付款程序的认可总经理6.财务部付款6.1财务部根据审批完毕的支出单据，按有关规定付款。财务部出纳