基于目标的时间管理.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,基于目标的时间管理,本次课程的内容,第,1,部分：时间管理的基本知识,第,2,部分：基于目标的时间管理的核心方法,第,3,部分：练习基于目标的时间管理方法,第,4,部分：制定你的行动方案,时间管理的基本知识,第一部分:,有效时间管理的前提条件,有效时间管理的三角模型,1.1,有效时间管理的前提条件,时间管理不是一个普通的课程,事项的紧急性,事项的重要性,既重要又紧急的事项,重要但不紧急的事项,紧急但不重要的事项,不重要又不紧急的事项,第一优要做,第二优要做,第三优要做,第四优要做,1.1,有效时间管理的前提条件,目标才是有效时间管理的提前条件,拥有正确而强烈的目标,没有正确的目标、目标游离不定,1.1,有效时间管理的前提条件,目标与时间管理的关系,赌徒,赌场赢钱,拾荒者,拾到更多的废品,慈善工作者,找到更多的善款,企业家,企业成功,打工仔,赚更多的加班工资,失业者,？,网络写手,？,家庭主妇,？,高中学生,？,人类的时间是受目标来牵引的：目标越是明确、越有意义、越是紧迫、人们越愿意投入时间。,1.1,有效时间管理的前提条件,人的多重目标的关系与时间分配,人类个体目标的多重性,婚姻家庭相关目标,获得满意和幸福婚姻,自己和家人健康,子女成才,工作学习相关目标,寻求或保住满意的工作,完成工作业绩目标,个人学习与成长,财富地位相关目标,经济收入增加,房子、车子、存款,被尊敬和崇拜,兴趣爱好相关目标,体育、旅游、艺术,交友、宠物、游戏,追星、赌博,1.1,有效时间管理的前提条件,运用“时间管理九宫格”思考自己的人生目标,目标的重要程度,目标的紧急程度,高,中,低,中,高,低,1.1,有效时间管理的前提条件,运用“时间管理九宫格”思考自己的人生目标,工作学习,婚姻家庭,兴趣爱好,工作学习,婚姻家庭,兴趣爱好,工作学习,婚姻家庭,兴趣爱好,婚姻家庭,婚姻家庭,婚姻家庭,工作学习,工作学习,工作学习,兴趣爱好,兴趣爱好,兴趣爱好,婚姻家庭,婚姻家庭,婚姻家庭,工作学习,工作学习,工作学习,兴趣爱好,兴趣爱好,兴趣爱好,工作学习,婚姻家庭,工作学习,婚姻家庭,工作学习,婚姻家庭,第一种选择,（科学家、艺术家）,工作学习,工作学习,工作学习,第三种选择,（大量的普通人）,第二种选择,（企业家、管理者）,第四种选择,（少数事业,/,婚姻失败者）,1.1,有效时间管理的前提条件,管理者成长的阶梯和普遍真理,优秀的管理者都是一步一步成长起来的,双赢是管理者成功的基石,企业需要被满足，个人需要才可能被满足,管理者成长有两条线路,企业内部和企业外部,今天的职位是昨天的工作结果，今天的工作决定明天的职位,昨天的工作决定了今天的收获，今天的工作决定明天的收获,做好今天的工作，意味着,工作,/,职位,1,工作,/,职位,2,财富,/,地位,/,荣誉,工作,/,职位,3,工作,/,职位,4,工作,/,职位,5,财富,/,地位,/,荣誉,财富,/,地位,/,荣誉,财富,/,地位,/,荣誉,财富,/,地位,/,荣誉,时间,1.1,有效时间管理的前提条件,对应现实工作情境的思考,总经理,行政副总,生产副总,营销副总,销售部,售后部,市场部,供应部,生产部,技术部,行政部,人力部,财务部,在现实中，我们每一个人都处在特定组织中的某一位置。,1.2,有效时间管理的“三角模型”,目标,计划,行为,时间,定义一定时间内要完成的一项或多项工作的数量和质量,通过一定的约束手段，以达到合理分配时间和保证计划严格执行,制定实现目标的行动方案,单元小结,有效时间管理的前提是要有正确的目标。,时间管理课程应该具有帮助学习者确立正确的人生和工作目标的作用。,有效的时间管理应该遵循“时间管理的三角模型”所给出的路径（目标计划行为）。,基于目标的时间管理的核心方法,第二部分:,设置工作目标,制定工作计划,约束个人行为,2.1,设置工作目标,目标,计划,行为,时间,合理、重要而又紧迫的目标可以使我们优先分配我们的时间，并全神贯注。,2.1,设置工作目标,普遍认同的理论观点,目标设置原则：,跳一跳，够得着。,设置的目标,约等于,实际能力,设置的目标,略大于,实际能力,设置的目标,远大于,实际能力,设置的目标,略小于,实际能力,设置的目标,远小于,实际能力,2.1,设置工作目标,目标设置过程中的现实矛盾,上级倾向于进取,下级倾向于保守,2.1,设置工作目标,矛盾的解决之道,上级,下级,目标越高大，任务越艰巨，一旦突破,/,达到，自己的能力越发强大,人的潜力是巨大的,让下属充分理解挑战高目标的意义,在上述共识的基础上级与下属之间协商制定具有一定挑战性的目标,2.1,设置工作目标,目标设置的原则：,SMART,原则,S,（,Specific,）：明确具体的,M,（,Measurable,）：可衡量的,A,（,Acceptable,）：可接受的,R,（,Realistic,）：现实可行的,T,（,Timetable,）：有时间限制的,2.1,设置工作目标,设置目标的方法,1,、目标递增法,2,、目标分解法,3,、目标倒推法,4,、上限平均法,5,、平均加和法,6,、浮动目标法,2.1,设置工作目标,设置目标的方法：,1,、目标递增法,1,、目标递增法,根据团队以往的业绩增长幅度，确定下一阶段的业绩目标。,举例：,最近三年，公司的销售业绩分别是,2000,万元、,2500,万元、,3000,万元，即第二年比第一年增长,25%,；第三年比第二年增长,20%,，两年平均增长率,22.5%,。,如果以近两年的平均增长率,22.5%,为目标，则下一年度的销售目标就是,3675,万元；如果追求在第三年业绩的基础上增长,30%,，则是下一年的销售目标是,3900,万元,2.1,设置工作目标,设置目标的方法：,2,、目标分解法,2,、目标分解法,根据企业的总目标来分解和确定部门和员工要实现的目标。,举例：,一家彩电企业明年的重要目标是生产,100,万台彩电，那么基于这一总目标，销售部门的销售目标，生产部门的生产目标，采购部门的采购目标，乃至人力部门、市场部门、财务部门、物流部门的目标便很容易被分解出来。,2.1,设置工作目标,设置目标的方法：,3,、目标倒推法,3,、目标倒推法,通过倒推的方法，使方向性目标由模糊性目标变为清晰化目标。,举例：,“仓库管理提高到一个新水平”,方向（模糊）性目标。,倒推方法：,问：怎样才能体现仓库的管理水平？答：安全工作、服务质量、经济效益、自动化建设（二级目标）,问：怎样评价安全工作？答：事故数,/,率、损失值、安全制度（三级目标）,2.1,设置工作目标,设置目标的方法：,4,、上限平均法,4,、上限平均法,一般是指将同一岗位的前,1/3,业绩优良者的业绩平均值作为要求来考核全体员工的目标。,举例：,某销售团队有,A,、,B,、,C,、,D,、,E,、,F6,名销售人员，他们在本年度的销售额分别为,140,万元、,120,万元、,110,万元、,160,万元、,130,万元、,180,万元。,由此可以看出，,D,、,F,就是本团队的前,1/3,业绩优良者，他们的平均销售额为,170,万元。那么，就可以以,170,万元作为所有销售人员下一年度的销售目标。,2.1,设置工作目标,设置目标的方法：,5,、平均加和法,5,、平均加和法,是指对同一岗位各员工的业绩提取平均值，再乘以一个改进系数，并以此作为被考核部门或员工的业绩目标。,举例：,某销售团队有,A,、,B,、,C,、,D,、,E,、,F6,名销售人员，他们在本年度的销售额分别为,140,万元、,120,万元、,110,万元、,160,万元、,130,万元、,180,万元（上一个例子）。,他们的平均销售额为,140,万元，再乘以改进系数,1.1,或,1.2,，就得到,154,万元或,168,万元。那么，,154,万元或,168,万元就可以作为其销售人员下一年度的销售目标。,2.1,设置工作目标,设置目标的方法：,6,、浮动目标法,6,、浮动目标法,是指在实现目标的过程中，根据环境的变化或市场周期来对既定的目标加以灵活调整，以使企业对员工业绩要求更趋合理。,举例：,某销售团队有,A,、,B,、,C,、,D,、,F,、,E6,名销售人员上一年度的平均销售额为,140,万元。如果乘以改进系数,1.2,，那么本年度的销售目标就是,168,万元。,但是，本年度出现了明显的经济不景气或行业不景气，那么就要对既定的销售目标乘以适当的系数。比如，在上述,168,万元的既定目标下，如果遇到经济或行业不景气，并且假如不景气十分严重，因而目标需要降低,20%,，则其目标应下浮为,134.4,万元。反之，如果经济或行业特别景气，则目标应适当上浮（一年中有淡旺季之分时，也可以采取这一方法）,2.2,制定工作计划,目标,计划,行为,时间,只有有了计划，目标才可能得以实现，或者说目标才有意义。,2.2,制定工作计划,制定工作计划的方法系统,1.,目标,过程化,2.,过程,事项化,3.,事项,时间化,4.,时间,图表化,1.,目标过程化,分析和列出决定最终结果目标实现所涉及的主要活动步骤。,2.,过程事项化,分析和排列出所有活动步骤中涉及到的影响最终结果目标实现的关键事项。,3.,事项时间化,分析和规定过程中每一关键事项的起止时间或完成事项所需的时间长度,并在必要时标明要取得的成果,.,4.,时间图表化,用图表形式呈现上述三个步骤所输出的成果，以便控制实现目标的工作进度。,制定工作计划的,四步框架,2.2,制定工作计划,（一）目标过程化,1.,目标,过程化,2.,过程,事项化,3.,事项,时间化,4.,时间,图表化,制定工作计划的四步框架,我的目标,我,时 间,步骤,1,步骤,2,步骤,3,步骤,5,步骤,4,定义：,“目标过程化”是指，分析和列出决定最终结果目标实现所涉及的主要活动步骤，它们总是以时间的先后顺序而展开的。,2.2,制定工作计划,（一）目标过程化,举例,我的目标,我们,实现目标的过程,步骤,1,：画册的策划,步骤,2,：文案的撰写,步骤,3,：准备素材,/,图片,步骤,4,：画册设计,责任人：,1,名策划人员、,2,名平面创意人员。,工作目标：,15,天内完成公司形象画册的策划与设计。,制定工作计划的四步框架（一）：目标过程化,2.2,制定工作计划,（二）过程事项化,1.,目标,过程化,2.,过程,事项化,3.,事项,时间化,4.,时间,图表化,制定工作计划的四步框架,我的目标,我,步骤,1,步骤,2,步骤,3,步骤,5,步骤,4,定义：,“过程事项化”是指，分析排列出所有活动步骤中涉及到的影响最终结果目标实现的关键事项。,事项,1,：,事项,2,：,事项,3,：,事项,1,：,事项,2,：,事项,3,：,事项,1,：,事项,2,：,事项,3,：,事项,1,：,事项,2,：,事项,3,：,事项,1,：,事项,2,：,事项,3,：,2.2,制定工作计划,（二）过程事项化,举例,过程,步骤,1,：画册的策划,步骤,2,：文案的撰写,步骤,3,：准备素材,/,图片,步骤,4,：画册设计,事项,1.,撰写策划方案,2.,讨论和修改方案,1.,撰写文案,2.,讨论和修改文案,1.,策划与准备,2.,拍摄素材,1.,基调设计,2.,创意设计,3.,审议画册,4.,修改至定稿,责任人：,1,名策划人员、,2,名平面创意人员。,工作目标：,15,天内完成公司形象画册的策划与设计,制定工作计划的四步框架（二）：过程事项化,2.2,制定工作计划,（三）事项时间化,1.,目标,过程化,2.,过程,事项化,3.,事项,时间化,4.,时间,图表化,制定工作计划的四步框架,定义：,“事项时间化”是指，分析和规定过程中每一关键事项的起止时间或完成事项所需的时间长度,并在需要时标明要取得的成果和实施原则。,过程,事项与时间计划,2.2,制定工作计划,（三）事项时间化,举例,责任人：,1,名策划人员、,2,名平面创意人员。,工作目标：,15,天内完成公司形象画册的策划与设计,制定工作计划的四步框架（三）：事项时间化,过程,步骤,1,：画册的策划,步骤,2,：文案的撰写,步骤,3,：准备素材,/,图片,步骤,4,：画册设计,事项与时间计划,1.,撰写策划方案,1,天,2.,讨论和修改方案,1,天,1.,撰写文案,1,天,2.,讨论和修改文案,1,天,1.,策划与准备,0.5,天,2.,拍摄素质,2.5,天,1.,基调设计,2,天,3.,创意设计,3,天,4.,审议画册,0.5,5.,修改至定稿,2.5,天,2.2,制定工作计划,（四）时间图表化,1.,目标,过程化,2.,过程,事项化,3.,事项,时间化,4.,时间,图表化,制定工作计划的四步框架,定义：,“时间图表化”是指，用图表形式呈现上述三个步骤所输出的成果，以便控制实现目标的工作进度。,过程,事项,时间和,目标,时间,1,2,3,4,5,1,2,3,4,5,1,2,3,4,5,1,2,3,4,5,1,1,2,3,2,1,2,3,1,2,3,2.2,制定工作计划,（四）时间图表化,举例,过程,事项,时间和目标,时间,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,步骤,1,：,画册的策划,1.,撰写策划方案,1,天,2.,讨论与修改方案,1,天,步骤,4,：,文案的撰写,1.,撰写文案,1,天,2.,讨论与修改文案,1,天,步骤,3,：准备素材,/,图片,1.,策划与准备,0.5,天,2.,拍摄素质,2.5,天,步骤,4,：画册设计,1.,基调设计,2,天,2.,创意设计,3,天,3.,审议画册,0.5,4.,修改至定稿,2.5,责任人：,1,名策划人员、,2,名平面创意人员。,工作目标：,15,天内完成公司形象画册的策划与设计,制定工作计划的四步框架（四）：时间图表化,2.3,约束个人行为,目标,计划,行为,时间,通过一定的约束机制，以达到合理分配时间和保证计划严格执行,.,2.3,约束个人行为,有效的计划不能得到有效执行的原因,外部干扰,个人习惯,个人心态,2.3,约束个人行为,具体表现,尽力而为,时间还早,/,还有时间,完不成也无关系,别人也这样,QQ/MSN,始终开着,每天上网浏览新闻,/,朋友博客,不好意思拒绝他人的打扰,碰到谈得来的人话夹子一打开就关不住,为人热情,有要必应，并以此为美德,领导有新的指示,下级临时来求助,客户突然提出请求,同级临时有问题需要协作,不速之客打扰,外来邮件,/,电话等,外部干扰,个人习惯,个人心态,三个原方的原因,2.3,约束个人行为,三大策略,用以框正自己的心态,用以矫正自己的习惯,用以应对外来的干扰,2.3,约束个人行为,三大策略,：（,1,）框正个人心态,不好的心态表现,：,尽力而为,时间还早,/,还有时间,完不成也无关系,别人也这样,工作与个人发展,工作与家庭幸福,职场的竞争规律,个人的成长规律,框正个人心态,2.3,约束个人行为,三大策略,：（,2,）矫正个人习惯,不好的习惯表现,：,QQ/MSN,始终开着,上网浏览新闻,/,朋友博客,不好意思拒绝他人打扰,话夹子一打开就收不住,为人热情,有要必应,价值导向,每日计划,日事日毕,矫正个人习惯,2.3,约束个人行为,三大策略,：（,3,）应对外来干扰,常见的外来干扰,：,领导有新的指示,下级临时来求助,客户突然提出请求,同级临时有问题需要协作,不速之客打扰,外来邮件,/,电话等,解释,限制,拖延,委托,应对外来干扰,本单元小结,在本单元，我们主要分享了三个方面的内容：,设置工作目标的六种方法,1,）目标递增法；,2,）目标分解法；,3,）目标倒推法；,4,）上限平均法；,5,）平均加和法；,6,）浮动目标法。,制定工作计划的四步框架,目标过程化过程事项化事项时间化时间图表化。,约束个人行为的三大策略,1,）一个方块；,2,）一个三角；,3,）一个圆。,