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个人知识管理 从建立资源管理开始

作者：杨舜仁信息网

前言

随着信息科技的的快速发达，个人的信息技能，成为知识工作者的最重要技能，计算机与网络已经成为白领上班族的基本配备。在强调智能资本的新知识经济时代里，白领工作者如何去提升自身的知识技能呢? 埋首工作之中，往往忽略了如何用有效的方法工作、所谓事倍功半便是缺乏方法的明例，分析你平时的工作，你会发现花掉你最多时间的事情，往往不是解决事情本身的时间，而是寻找相关数据的时间(找电话号码，找会议记录，找相关法规数据，收发传真等)，因为寻找这些数据有时并不会需要很多时间，但如果每一件，你都需要花费30%的时间，长时间累积下来，便是不可思议的时间浪费。因此提供个人工作的最重要思维，即是如何节省时间，避免投资重复性劳务性时间的浪费。

个人知识管理的重要性

企业应因知识经济积极推动知识管理，白领知识工作者更是因该早日建立自己的知识管理系统，来提升自己的竞争力。所谓的知识管理，便是一种知识整理的方法，透过有效的知识管理，在信息工具的协助下，让原本简单的数据，变成具备更多价值的信息或是知识，检验一个人知识含量的最直接的标准，即是工作的效率与时间的长短，当不同的两个人，在处理相同的事务所需的时间的长短，可以了解这两个人知识管理准备工作的多寡，当一个人，平常便做好数据的整理管理工作，许多工作再执行时，自然是举手之劳，左右逢源了。因此 知识管理的重点工作，是作知识的有效整理与储存，检索与搜寻及分享与传播。因此知识整理是知识管理的第一步，有效的建立情报搜寻机制是有效应用知识，让数据摇身一变，成为有价的知识甚至智能的重要步骤。

减少劳务性工作

个人e化知识管理的重点便是,如何善用信息工具来做好上述工作.首先,便是将上述相关数据数字化.白领阶级上班族的办公元素,不外乎包括;计算机,电话,传真,网络环境与档案柜,知识管理的第一步便是将相关档案柜的数据数字化,包括;平片电话通讯簿,文件数据文件等等.唯有数字化后,才能在作进一步数据储存与整合.
分析你每天做的事情，你会发现你每天有八成的时间是在作下列事项;
(1) 寻找名片或是电话名册
(2) 整待办工作事项，安排行事历，
(3) 打电话，回电子信箱，寄信，收发传真，通知发布群组讯息，
(4) 归档，寻找资料，搜集情报，作研究报告，搜寻网站与主题研究，
(5) 撰写企划书与规划书，发想，脑力激荡，项目管理
(6) 安排会议，开会讨论，会议规划，与同事讨论开会，

在上述的工作项目中，你会发现有许多共同的工作元素，将之整理可以归成下列几类;
(1) 名片资源管理 (2)行事历时间管理 (3) 通讯系统管理 (4) 文件情报系统管理 (5) 企划项目管理 (6) 群组与会议管理

名片资源是许多知识工作的基础

名片资源管理:名片资源管理是许多工作资源的核心，不只限于名片管理，应该包括各种资源的管理，例如电子信箱管理，工作各种配合的同事，客户与协力厂商的数据，各种研究单位，数据提供单位，媒体，生活所需的各种服务资源，甚至相关网站等等不仅是我们与相关人员的联络依据，透过信息科技的协助，我们不仅可以快速取得你所需的特定对象的各种联络信息，其次你可以透过有效的分类，作有效的群组动员，如果你能做好适当的索引关键词，例如;纪录会面的时间，地点，团体，或是介绍人关系人，专长技能与个人等相关关键词句，透过全文检索的超强功能，你可以做出许多平时人脑所办不到的搜寻能力。知识的力量，乃在于透过资料的整理，创造出新的价值，一个良好的名片管理系统，将有助于我们轻易的找到某些特定的信息，例如:某个特定专长的所有名单，某个特定城市或是街道的所有名单，等等

整合

除了名片资源管理之外，不管是行事历时间管理，通讯系统管理，文件情报系统管理，企划项目管理，群组与会议管理等都是知识管理的重点，这些项目之间彼此都环环相扣，如果你能建立一个良好的系统架构与检索方式，将可大幅缩短你的工作时间。