沟通控制程序.doc

文件编号
YZ-QP-003
文件版本
B
文件名称：沟通控制程序
页码页次
5 / 5

版本更新记录
版本
日期
描述
更变人
A
2012-1-10
新版本
潘金璘
B
2013-11-8
增加：1、4.12订单管理部沟通职责：2、4.13财务部职责：3、在5.5.3增加沟通会议项目，加入“形成会议决议”；5.1.5管理者代表对外联络事宜；5.1.6客户代表联络组织与客户品质事宜；
潘金璘

分发单位
序号
分发
份数
部门

序号
分发
份数
部门
1
■
1
市场/外贸部
7
■
1
品管部
2
■
1
开发部
8
■
1
SMT部
3
■
1
工程部
9
■
1
人事部
4
■
1
采购部
10
■
1
生产部
5
■
1
PMC/仓库部
11
■
1
改进服务部
6
■
1
财务部
12
□

编制日期﹕2012-1-10
编制人：
批准人﹕
1 目的
1.1 明确内外沟通信息传递的方法和途径，确保内外信息得以有效传递并及时处理，从而增进理解和提高质量管理体系的有效性。
2 范围
2.1 适用于与本公司整体运作有关的内、外部信息沟通。
3 定义
3.1 无
4 职责与权限
4.1 总经理：确保各部门与部门之间内、外部相关信息得到沟通和传递；
4.2 管理者代表和客户代表：负责对外联络有关品质体系事宜，并向总经理汇报绩效及改进事宜；
4.3 品管部:负责统筹与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、整理及保存工作；
4.4 人事部：负责政府机关和公司级别管理相关的信息，并做好相关传递、处理、整理及保存工作；
4.5 市场部:负责与顾客有关的信息进行沟通，并在公司内部及时传递；
4.6 开发部：负责统筹与产品设计技术参数有关的技术信息，并做好相关传递、处理、整理及保存工作；
4.7 工程部：负责统筹与产品生产加工过程有关的技术信息，并做好相关传递、处理、整理及保存工作；
4.8 采购部：负责统筹与供方有关的信息传递、处理、整理及保存工作；
4.9 仓库部：负责统筹物流有关的信息传递、处理、整理及保存工作；
4.10 体系部：负责公司层次质量管理体系工作相关的信息传递、处理、整理及保存工作；
4.11 改进服务部：负责公司层客户投诉产品质量信息的收集，整理分析提供改进方案；
4.12 生产部：负责生产有关信息的收集传递、处理、整理及保存工作；
4.13 订单管理部：负责订单信息的收集传递、处理、整理及保存工作；
4.14 财务部：负责资管理信息、税务的信息收集传递、处理、整理及保存工作；
5 程序
5.1 外部信息分类
5.1.1 财政、工商、税务、公安、消防、环保、第三方认证机构等单位的信息；
5.1.2 产品法律法规、标准、条例类信息；
5.1.3 相关方（顾客、供方等）的信息反馈及投诉；
5.1.4 市场动态、行业动态（包括竞争对手）相关的信息；
5.1.5 管理者代表：对外联络品质体系事宜，并向总经理汇报绩效及改进意见；
5.1.6 客户代表：联络组织与客户品质事项；
5.1.7 其它外部信息。
5.2 内部信息分类
5.2.1 质量体系运行情况、质量方针、目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等；
5.2.2 公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况；
5.2.3 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况；
5.2.4 其它信息，如员工有关公司内部管理的建议和意见等；
5.3 外部信息收集、传递及处理分工
5.3.1 工商、税务、财政等信息由财务部负责收集、传递及处理；
5.3.2 第三方体系认证机构的信息由体系部负责收集、传递及处理；
5.3.3 对公安、消防、环保信息主要由人事部负责收集、传递及处理；
5.3.4 对顾客信息的反馈及投诉、市场动态、行业动态（包括竞争对手）等相关的信息，由市场部负责收集与传递；顾客信息的反馈及投诉，按照《顾客有关的过程控制程序》执行；
5.3.5 对供方信息反馈由采购部负责收集、传递及处理；
5.3.6 对产品法律法规、标准、条例类信息由开发部负责收集与传递；
5.3.7 各部门直接从外部获取的其它类信息，如质量/环境改进技术、管理信息等，可收到后反馈到主导部门，由主导部门负责分类、整理，根据需要传递到相关部门；
5.4 内部信息收集、传递及处理
5.4.1 对内部信息各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理，并按规定要求及时进行传递；
5.4.2 需要其它部门协助处理的信息，应由信息接收部门传递至相关部门，并进行协调，如有必要，可组织各相关部门共同研究处理；
5.4.3 各种紧急情况、安全事故类信息，由发现部门迅速传递给人事部，人事部根据事态的严重程度，召集相关部门分析原因，研究对策，并采取必要手段加以处理。
5.5 沟通的方式
5.5.1 文件沟通
5.5.2 可通过文件的形式传达上级方针政策和精神、安排和布置工作、通报工作情况、表彰有关部门和人员，从而达到沟通的目的。
5.5.3 会议沟通
本公司会议如下：
序号
会议名称
周期
会议主题
主持人
参加人员
1
管理评审会
每年至少一次
质量管理体系的评价，提出变更的需求及改进的机会
总经理
总经理、高管及各部门负责人
2
公司周例会
每周一次
对公司近期市场、采购、生产、品质运作等方面的情况及日常工作的研讨
总经理
各部门负责人和高管
3
部门周例会
每周一次
分析上周部门工作质量情况，明确下周工作重点
部门负责人
部门全体人员
4
月度质量总结会
每月一次
顾客退货、投诉和投怨和内部产品质量问题的总结
品管经理
公司经理级、经理级以上人员和必要人员
5
生产协调会
每天一次
三天内生产的研讨与调度
PMC主管
PMC/仓库/品管/生产/工程部门负责人
6
项目进度检讨会
每周一次
开发项目进度检讨
项目负责人
市场、开发、采购、改进服务部、PMC及相关的工程师
7
物料检讨会
每周一次
1、检讨下周计划物料到料时间；2、市场下周成品机需求量。
PMC主管
PMC部全员、采购部全员、订单管理部主管
8
财务例会
每月一次
1、检讨资金运作事宜；
2、成本控制；
3、各支出预算
财务部经理
总经理、运营副总、后装市场副总、物控副总、技术副总、财务部/经理、主管
9
产销协调会
每月一次
1、把上个月的产销准确率，销售达成情况进行检讨；2、考虑库存，确定下个月的产销计划3、各机型的安全库存量每月更新。
运营副总
运营副总、后装副总、外贸经理、生产副总、物控副总、PMC主管、订单管理部经理
10
临时会议
不固定时间
临时决定
临时决定
议题相关人员
会议沟通执行《会议管理制度》 形成会议决议；
5.5.4 用《联络书》总结、报表、报告、通知和通告传递信息进行沟通；
5.5.5 其它沟通形式：腾讯通、互联网、传真、电话、信函、内部刊物、宣传栏、看板和问卷调查等形式进行沟通。
5.6 沟通发现的问题按《纠正措施和预防措施控制程序》执行。
5.7 沟通内容（信息）的归档与保存。
5.7.1 各部门均需做好信息原稿和接收信息的保管和归档、处置工作，属于文件类的按《文件控制程序》执行，属于记录类的按《记录控制程序》执行。
6 相关文件
6.1 《文件控制程序》
6.2 《记录控制程序》
6.3 《纠正措施和预防措施控制程序》
7 使用表单
7.1 《通知签到表》
7.2 《会议记录》
7.3 《联络书》
8 流程图
8.1 沟通管制流程图
流程
责任部门
相关表单
NG
OK
采取纠正/预防措施正/预防措施

是否需作纠正/预防措施
信息的交流与沟通
信息的传递与处理
内/外部信息的整理
信息汇总、保存
内/外部信息收集
内/外部信息的分类

各部门

各部门

各部门

相关部门

相关部门

相关部门

相关部门

《联络书》

《通知》

《会议通知签到表》

《会议记录》

《8D报告》