Lotus-Domino-Notes-OA发展规划.doc

Notes 发 展 规 划
一、中/短期目标
1、 开发工作流引擎；
2、 审批流程电子化；
3、 文档管理电子化；
4、 知识管理；
5、 培养员工自主提IT需求意识；
6、 掌上办公室；
7、 智能型OA；
8、 综合门户。

二、目标说明
对中/短期目标分别说明和分解。详细见下：
开发工作流引擎。公司现有流程引擎编程实现审批功能非常复杂，基本功能没有实现组件化和标准化。例如：开发新的审批电子流时意见填写、记录审批人、审批时间、退回、授权他人审批、代办等基本功能没有标准化甚至根本没有引功能。新的审批流程模板将在下述方面进行标准化，组件化。标准化和组件化的功能通过配置既可实现相应功能，不需要开发或者简单开发。
具体功能点如下：
1、 规范审批。所有审批必须有意见、审批人、审批时间、当前处理人、当前状态。意见、审批人和审批时间通过配置实现（通过配置实现指此功能的实现不需要开发，只需要管理员配置），当前处理人和当前状态自动记录，在显著位置显示，方便用户查看进度。
2、 退回。当前审批人将申请退回给上一处理人或者上上一处理人重新处理。
3、 授权。当前处理人授权其他人审批，授权后被授权人成为当前处理人，并发邮件通知被授权人处理。
4、 代办。指定某段时间内的审批全部由代办人处理，并通知。例如A部门经理设置代办为：2009-11-09至2009-11-15之间的审批由助理经理代办。则在此期间发送给部门经理审批的申请全部自动转发给助理经理办理。
5、 待办。开发一个待办数据库，收集所有待办事宜，用户进入此库可以查看和办理所有待自己审批或办理的事务。
6、 加签。当前处理人可以将申请发送给任意人员，征求他的意见。被征求人可以在申请上填写自己的意见。此功能开发成标准组件。标准组件指将该功能做成标准组件，在需要加签功能的地方进行部署，只需要简单的开发既可实现。
7、 流程统计。统计流程审批中，每人每次审批时间。
审批流程电子化。公司很多审批流程是传统的纸质审批。难以规范填写、申请人和处理人了解进度困难，审批效率低，审批效率无法统计，查询历史审批记录难，保存困难，丢失率高。审批流程电子化能够解决上述问题，可以提高办公效率，规范管理，加强监管和优化流程。例如：对于特别紧急的事情，领导不在办公室时，可以通过笔记本移动审批或手机审批。用户在填写申请表时填写不规范，电子化后可以提供丰富的指引和规范的选择，来规范填写。电子化还有利于审批的监控。用户可以通过电脑随时查看审批进度，领导通过电脑考核下属办事效率，电子化还可以对审批流程进行统计，统计各环节的办公效率，从而加强监控，为优化审批提交决策依据。
文档管理。通过电子化防止文档的丢失，实现文档的版本管理，优化文档的管理和查询。从今年6月份至今，仅本人知晓的文档丢失事件就有两起，一起是7月份的PO丢失；一起是对各部门对体系文件全面核查，发现共有1301份有效文件无法查找。通过电子化可以有效避免丢失，实现纸质方式无法实现的版本管理和快速查找。
知识管理。我们公司是一家高科技企业，知识是公司重要的财富。对知识进行积累和共享，有利于知识的传递和员工的创新，预防知识随着员工的流失而流失。知识分为显性知识和隐性知识。显性知识指记录在电脑或者其他地方的知识，容易被他人获取。隐性知识指存储在员工脑袋里的知识。知识管理的主要任务是利用好显性知识、挖掘更多的隐性知识，让员工乐于分享知识，方便获取需要的知识，利用和学习他人的知识。
培养员工自主提IT需求意识。对公司员工进行信息化培训，培养员工信息化素质和意识。鼓励员工主动的提IT需求，解决业务上的问题，促进信息化上一个新台阶。
掌上办公室。随时随地收发公司邮件，审批文件，阅读工作报告，掌握公司动态。
智能型OA。随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，打造新一代“智能型OA”，提高组织决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务是我们新的目标。
综合门户。公司系统越来越多，集中显示所有系统信息，用一个账号就能登录所有系统的需求将会越来越突出。门户网站是解决这个问题的好办法。
三、执行步骤
对各目标的实际顺序和任务进行分解。短期目标详细说明，中期目标简要描述。
第一步：开发工作流引擎。包括：规范审批，退回，授权，代办，待办，加签，流程统计。
第二步：资讯系统部电子化。将我部门的审批全部电子化，并将所有我部负责的流程和信息整合到一个首页，统一我部门的入口，并向全公司宣传。我部门需求电子化的内容包括：工作总结，软件项目上线申请，电脑物品申请，IT资源需求申请（深圳/曲江），USB存储设备使用授权申请，发送外部邮件申请，Internet访问权限申请，系统账号恢复申请，邮箱备份存档申请，增加邮箱限额申请，远程登录权限申请等。
第三步：工作流引擎优化。根据资讯系统部使用电子流的情况，找出工作流引擎的不足，并进行优化。
第四步：广泛征求意见。征求公司领导对审批的意见，征求行政部对审批的意见，征求其他部门对审批的意见，然后根据大家的意见优化工作流引擎。
第五步：行政部电子化。将行政部负责的审批电子化，并制作行政部首页，然后向全公司宣传。公司用户只要登录行政部首页，就可进入或者新建行政部负责的流程。
第六步：其他部门电子化。对其他部门审批电子化。
第七步：文档管理。各部门重要文档实现电子化管理，防止文档丢失，方便管理和查询。
第八步：知识管理。在知识密集型部门推广知识管理，实现显性知识的共享，充分挖掘员工的隐性知识，并配合各部门建立相关的制度。
第九步：培养员工主动提IT需求意识。对公司员工进行信息化培训，培养员工信息化素质和意识。能够主动的提出需求，解决业务上的问题。
第十步：掌上办公；
第十一步：智能型OA；
第十二步：综合门户；
四、详细计划
详细计划如下：
序号
步骤
周期
（天/人）
备注
1
工
作
流
引
擎
规范审批
2

退回
3

授权
1

代办
10

待办
30
包含待办库的开发及旧有库的改选
加签
2

流程统计
8

预计完成时间：2010-4-15
2
审
批
电
子
流
资讯系统部电子流
50

资讯系统部首页
8
通过首页可访问或者新建任何申请
工作流引擎优化
5

广泛征求意见
20

行政部电子化
80

其他部门电子化
80

预计完成时间：2010年6月
3
文档管理
60

4
知识管理
90

6
培养员工主动提
IT需求意识
15

预计完成时间：2010年12月
7
掌上办公
50
根据实际情况再订详细计划
8
智能型OA
360
根据实际情况再订详细计划
9
综合门户
100
根据实际情况再订详细计划
合计
974

4