行政公文写作规范培训.doc

《行政公文》专题讲座讲授提纲
一、公文概述
1、广义：处理公务的文字材料。引出分类。。。
2、狭义
根据2000年8月24日《国家行政机关公文处理办法》规定现有行政公文的种类有13种（类）。分别为：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案，报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
二、公文的结构模式
1、凭——事——断
事——析——断
断——事——析
2、开头的几种方法
根据开头：根据、依据、按照、遵照、经
目的开头：为了、为
原因开头：由于、因为
引文开头：（用于批复、复函）
时间开头：（用于通报）
事情开头：（用于通报）
总结开头：
当前的形势和任务：在
三、公文的语言特点
1、平实
2、简明
3、庄重
4、准确
四、公文中数字的运用
1、章节序数的标定
第一级：一、二、三。。。。。。
第二级：（一）、（二）、（三）。。。。。。
第三级：1、2、3。。。。。。
第四级：（1）、（2）、（3）。。。。。。
2、字体的操作
公文中常用的字体是黑体、宋体、小标字体和仿宋体。
字号：3号黑体字用于——密级、紧急程度、主题词。主题词的词目推荐使用3号宋体字
小标宋体用于发文机关标识。
2号小标宋体用于标题
3号仿宋体用于正文、发文字号
签发人姓名用3号楷体字
3、阿拉伯数字问题
除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
4、成文日期的写作必须使用汉字
五、行文规则
1、行文关系：行文关系是组织关系在公文行文中的体现。组织关系有领导与被领导关系（隶属关系）、平级关系、不相隶属关系。
2、行文方向：公文的运行方向。有上行、下行、平行。
3、行文方式下行：逐级下行、多级下行、越级下行、通行。
上行：逐级上行、越级上行。
4、行文制度：
（1）联合行文
必须是同级、平级
按党政军团排列顺序
（2） 越级行文的几种情况
情况特别紧急，逐级上行会耽误时机；
对直接上级的检举、控告；
上级指定越级办理的；
长期的不到解决的。
六、文种的选用
1、根据发文机关的写作意图（目的或要求）
2、根据发文机关的职责权限
3、根据行文关系（组织关系在行文中的体现）
4、根据文种的适用范围
七、公文的格式
一份完整的公文是由一些规定的项目构成的，如发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间、主题词等。这些项目就是公文的构成要素，或称公文的组成部分。
公文的文面格式即公文的规格式样，是指公文的各个要素在公文文面上标识的位置和书写的样式。
《国家行政机关公文格式》将公文的各个要素划分为眉首、主体、版记三个部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称“眉首”；置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
（一）、眉首（文头）
发文机关、发文字号、份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人等。
发文机关标识一般由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。发文机关全称应以批准该机关成立的文件的名称为准。发文机关标识大字居中套红印在文件的首页上端，约占图文区的三分之一或五分之二。字体应选用小标宋体字。版头下面有一条宽度等同版心的间隔横线，作为分界线。党的文件在间隔线间印上一棵五角星。使用这种套红版头的文件，通常称之“红头文件”。
联合行文，文件版头可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。
（二）、行文
1、标题、主送机关、附件等
标题的构成：三个要素——发文机关、发文事由、文种
例：国务院关于坚决稳定物价的通知
标题的省略：几种情形——省略发文机关；省略发文事由；省略发文机关和发文事由的
例：关于坚决稳定物价的通知
中华人民共和国主席令
全国人民代表大会公告
通告
标题的安排：梯形、双梯形。
机关事务应用文的标题写作
（1）、公文式：单位名称，时间期限，内容范围，文种
（2）、揭示主题式
（3）、综合式
丰收，蕴藏在科技之中
———XX县大灾之年三麦喜夺丰收的总结
摸准老天爷的脾气
保养土地爷的身体
掌握大肚汉的胃口
主送机关：负有承办、答复和执行任务的机关。
（三）、版记（文尾）
1、主题词：是指能够准确表达公文主题内容便于公文检索查询的规范化名词或名词性词组，可以准确简要地概括文件的主要内容。主题词标引的顺序是先标类别词，再标类属词再加文种。
例：（1）国务院关于加强水土保持工作的通知
先标类别词“农业”再标类属词“水土保持”再标文种“通知”
农业 水土保持 通知
（2）关于成立xxxx办公室的通知
机构 通知
（3）关于xxx同志职务任免的通知
人事 干部 职务 任免 通知
当一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。
（4）国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知
先标反映第一主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”，然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”，最后标通知
经济管理 企业 破产 劳动 就业 通知
2、抄送机关：只需了解、协助办理的或备案的机关。（含抄报、抄送、抄发）
3、印刷说明
八、文种的选讲
决定、通报、通知、报告，请示，会议纪要、函
（一）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
无论是汇报工作还是反映情况都是以情况为基本的。在反映情况的过程中，要对情况作一些分析，并提出看法和意见，但这些不能代替情况本身。情况是首要的基本的。
尽管报告具有建议性，但它所述的是今后的打算，不具有领导和指导作用，不能付诸实践中去指导和领导所属人员的行为。它所述的工作安排只是希望，是建议性质的。
1、 工作报告。这类报告是就各个阶段、各个方面的工作向上级机关提出，以使上级机关及时了解情况、掌握全局，并求得领导的支持和帮助。
工作前，报告工作的计划、设想和意见；
工作中，报告各个方面的情况或动态、趋向，或成绩、经验，问题、教训以及下一步工作的打算等；
工作后，则是全面性的总结汇报，并提出今后的工作意见。
2、汇报工作的报告。重点放在做了哪些工作，采取了哪些措施，取得的主要成效，还存在什么问题以及有哪些经验教训上。
3、反映情况的报告。应在说明情况的基础上，对所反映情况作一定的分析（第一：工作的时间、条件等背景；第二：上级的指示精神。它是工作开展的基本依据；第三：方针政策的贯彻落实情况，工作的过程进度，工作的方法和措施等）。然后指出所反映情况的性质、发展趋势和可能产生的后果，以表明自己的看法。最后，还可针对所反映的情况提出建设性的意见，供上级机关和领导的参考。
4、提出建议的报告。应先说明提出建议所针对的情况作为提出建议的根据，然后对情况作适当的分析，指出其性质和对工作的影响程度，以说明提出的具体意见或办法的必要性。在此基础上，再分项列述提出的建议。结尾常用：“以上报告若有不当，请指正。”
（二）请示：适用于向上级机关请求指示、批准
下级机关、组织请求上级机关给予指示或进行审核，或加以同意解决，或予以批准时所使用的公文文种。
1、以下几种情况需要请示：
·对国家的法律适用范围、对象拿不准，对党和国家现行方针政策不甚了解，或因情况特殊难以执行规定，有待上级明确指示或答复才能办理的事项；
·超出机关职权范围的问题（如机构设置、人员编制、资产购置、财政支出等）；
·属于主管上级机关、组织、领导人明确规定必须请示批准才能办理的事项；
·因工作中发生了新情况而又无章可循，请求上级给予支持；
·本地区，本部门情况特殊，难以执行统一规定，需要变通处理的问题；
·本部门内部意见分歧大，难以执行统一规定，需要上级做作裁决；
·因事由重大，为防止工作中失误等情况，需要请求得到指示才能办理的。
2、请示写作时应注意的问题：
·一文一事，一文只有一事；
·主送机关只有一个，不能多头请示；
·若受双（多）重领导的，主送机关也只有一个。其他用抄报形式随带其后。（原则：党政分开；业务归口；不送个人。）
·不能越级请示。若越级要抄报被越过的机关。
·请示没有抄送、抄发机关。
·联合请示要搞好会签。
·除领导者直接交办的事项外，请示不送领导者个人。
3、请示的写作
请示的开头（缘由）：提出请示的原因所在。它为请示事项奠定基础，必须写的充分，在请示中起着关键的作用。一方面，它为请示的事项和要求提供客观依据，另一方面，它使上级机关认识到解决问题的必要性和重要性。
写作时应写：提出请示的原因和目的，把问题的重要性、迫切性及其他政策法律理由写出来，使所请示的问题引起领导的关注。
请示的开头写作时理由要充足，有说服力。例如要写一份修缮办公楼请求上级拨款的请示，如果只写“办公楼陈旧，设备老化”显然理由不足，关键是办公楼怎么陈旧，哪些设备老化，老化到什么程度，如果不修，将对办公效率产生哪些不利影响。把这些关键的地方写清楚，理由才充分，上级才有可能批准拨款。理由要充足还有一个主攻方向问题，即理由要集中，不要分散领导的注意力。例如，要写一份购买大客车作班车用的请示，就要集中力量写为什么要买大客车作班车，以前职工是怎么上下班的，现在为什么要用班车。这些写清楚了，这份请示就有说服力了。请示中不必写班车的司机哪里来，司机的工资、客车的保养维修费从哪里出，更不要写职工原来坐公交车上下班常遇交通堵塞，有的职工只好骑自行车上下般等。这不仅分散上级领导的注意力，而且给上级领导不批准买班车留下话柄。
请示的事项（内容）：写出处理问题的系统意见和完整方案。围绕目的，拿出切实办法，找出最佳解决方案，以供领导参考。
提出的看法或处理意见要具体明确、切实可行。既不能模糊混乱或过于概括、让领导不得要领、难以迅速作出判断，也不能不顾实际可能随意给领导出难题，更不能只讲问题不表明看法。
请示的指示要具体写出什么样的指示；请求办法要具体写出是什么样的办法。请求上级拨款也不能只笼统写一个钱数，如一个工程项目请求上级拨款五百万，而应该简要地列出工程概算，让上级领导知道为什么要拨款五百万。
请示的结尾用语（请示要求）：“以上请示妥否，请批示。”“以上请示当否，请批复。”“以上请示若无不当之处，请速批复”。“以上请示若无不妥之处，请即批复。”
（三）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
函，又称公函。
不相隶属机关之间不论级别高低，都不存在职权上的指挥与服从关系，都是平等的。有关主管部门是指此项工作的执法管理部门，不管其级别如何，这要这项工作归它管，要开展此项工作就必须得到它的批准，它的批准具有法律效律。在行文实践中，有人以为要请求批准就应该用“请示”，这是一种误解。请示是向上级机关请求指示、批准，只有行政上隶属的和业务上归口的指导机关才能称为本机关的上级机关。公文本身并不显示对行文对象的尊重与否，关键是要符合国家规定选择恰当的文种。
1、函与通知的不同
·性质不同：函主要用于机关之间相互商洽和询问与答复问题，因而属于商洽性的；通知属于告知性的。
·行文关系不同：函主要在同级和不相隶属机关之间使用，属于平行文；通知一般用于上级对下级机关行文，属于下行文。
·效力不同：函没有领导作用。一般而言，既没有行政约束力，也没有法律效力；通知有行政约束力。
2、 函的分类
从行文方向分：有去函（来函）和复函
去函是指主动就公务事项发出的函件。复函指商洽工作、答复问题的函。这类函在标题中要写“复函”。
从格式上分：有公函和便函
公函，机关之间联系公务，格式正规，行文郑重。便函，只不过是公函的简化。
它仍用于公务活动，需保持使用的严肃性。所谓简化，是说它的手续不甚严格，可以个人签署，也可以不用机关印章，格式上灵活随便。
从用途上分有商洽函、询问函、答复函、请求批准的函。
3、 函的写作
商洽函：机关单位之间商洽工作、联系事项用商洽函。这种函的正文多为缘由、事项、结尾三部分。缘由是讲发函的原因、根据、理由或情况，如第一次联系，还要简单介绍一下本机关、本单位。事项是商洽的内容所在，要讲清楚需要商洽的具体事项，希望对方如何协助办理。这部分要观点明确、意见具体，便于对方理解和答复。结尾是提出予以复函或予以办理的具体要求。例：“上述要求，请予函复”、“盼复”、“请及时复函为感”“专此函达”
询问函：询问函所问的问题是本机关职责范围内应当予以解决但又无据可查或难以解决的问题。被询问的机关可以是与此问题有关的平级机关或不相隶属机关。这种函的正文多为缘由、问题、结尾三部分。缘由是问题产生的情况、原因或起因、过程，以使对方了解问题产生的原因或背景，便于回答。问题部分要把问题究竟是什么，请求对方解答或解决什么都写清楚。结尾部分一般提出明确要求。例：“请予协助为盼”、“请即函告”、“企盼回复”。
答复函：也称复函答复一定要依据本机关的职责范围、本机关的客观条件和能力去解答。复函不能越职权去处理或解答问题。这类复函对有关单位有指示和约束作用，其效力相当于批复。复函的正文一般分为引述、答复、结尾三部分。引述即引述来函，是答复的起因，规范句试为“你单位×月×日的来函收悉”。答复是复函的实质性内容，要据实据理据情予以中肯回答，如给解决办法，办法要切实可行。结尾多用“此复”、“特此函复”、“专此函复”。
请求批准的函：这是向有关职能部门请求批准的函。写法类同于请示。
（四）、通知：适用与批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公
文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员
1、 通知的分类
批转转发性通知
指示性通知
事项性通知
任免性通知
会议性通知
2、指示性通知的写作
通知的缘由：发通知的目的、原因、意义；发通知时的形势；问题的重要性和迫切性等
通知事项：包括从哪些方面加强改进某项工作，具体的方法、措施等
结尾常用：本通知自发布之日实施，特此通知。
3、会议性通知的写作
关于召开ＸＸＸＸＸ的通知
：
召开会议的背景。。。。。。现定于Ｘ月Ｘ日在Ｘ地召开ＸＸＸＸ的会议。现将会议有关事项通知如下：
一、与会人员：概念或范围
二、会议时间：
三、会议地点：
四、会议内容：
五、报到时间：
六、报到地点：
七、需带资料：
八、其他：
1、会务费
2、路线
3、回执等
（五）、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项的行政公文。
1、与会议记录的不同：
（1）、性质不同
（2）、格式不同
（3）、记与理的区别
（4）、存与发的区别
2、标题的写作
3、正文的写作
开头：会议的概况 ——包括召开会议的背景；召集会议的单位；会议的时间、地点；主持人；与会人员。。。。。。。
会议的宗旨 ——会议的宗旨；会议的议程；会议所产生的意义和作用；对会议的评价。。。。。。