会议管理制度.doc

大阳投资有限公司
文件名称
会议管理制度
文件归属
人力资源管理手册
执行日期
2013年10月**日
文件状态
执行文件
文件版本
HR-00*-A
页 码
第 10 页共10页
编 制
行政人事部
审 核

审 批

会议管理制度
一、 总则
1、本制度中会议指的是，在公司经营管理过程中因纵向、横向协调沟通的需要，或者是针对公司运作过程中所出现的问题而召开的各种会议。
2、本制度适用于公司及各部门的工作会议和专项会议，如公司领导工作例会、总经理办公会、部门例会、各种专项会议等。
3、制订本制度的目的是指导和规范公司经营管理会议的运作，目的在于改进公司会风，提高会议质量，减少会议数量、缩短会议时间。
4、公司决策层如董事会和决策委员会等的会议按照公司章程和单项有关制度或条例执行。
二、权责
1、责任分配
1）行政人事部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督；
2）会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。
2、行政人事部负责各种公司会议的会场安排、设备准备，负责管理保存所有会议纪要原件。
三、会议组织
1、会议程序
一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：
确立会议议题→安排会议议程→发出会议通知→会务准备→做会议记录和摄像、录音→整理会议纪要、决议→相关领导阅改、签批→印发有关部门、人员，并归档。
2、确立会议议题
会议的议题有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。
3、提前发出会议通知
1）通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；
2）方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；
3） 出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排；
4） 通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。
4、会务准备
会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、签到簿、备用桌椅、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心、投影仪、幻灯片和白板或黑板等。
根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。
5、各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。
几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。
一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。
四、 会议纪要要求
1、必须全面记录会议的内容。
2、必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点。
3、会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出。
4、起草会议纪要应采用打印体。
5、会议纪要应在会后的当天提交。
6、重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。
五、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档
1、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由行政人事部存档备查。
2、各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送办公室统一归档备查。
3、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
六、会议室管理
1、会议室使用登记手续
1）凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续；
2）会议室预约登记手续由行政人事部办理；
3）会议结束后将会议纪要送行政人事部备案。
2、会议室必备的物品、用品和环境
1）会议室备有会议桌、椅；
2）会务准备有特殊要求的，与行政人事部协商；
3、会议室保洁
1）注意保持会议室的环境卫生；
2）严禁在会议室及桌面堆放与会议室配套物品无关的设施；
3）严禁在会议室处理与工作无关的事情。
七、会议纪律和要求
1、公司级会议的保密
1）与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露；
2）会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况；
3）故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。
2、会议纪律
1）会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续；
2）不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假；
3）会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听；
4）会议发言要言简意赅，按照规定时间发言；
5）会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议时间应控制在120分钟内。各级会议主持人应主动接受监督；
6）会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。
3、处罚
l 迟到、早退、缺席
1）迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；
2）早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;
3）缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
l 处罚
1）无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；
2）无正当理由缺席每次处以20元的罚款；
3）凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
4）以上处罚由会议记录人将召集人签字确认的会议记录出勤记录交行政人事部从工资扣除。
八、 会议跟进
1、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定。
2、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准。
3、行政人事部负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据。
4、部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。
九、附则
1、本办法的拟定与修改由行政人事部负责，报董事长批准后执行。
2、本办法由行政人事部负责解释。
十、附件
附件1 会议纪要范本
附件2 会议考勤表
附件3 会议通知

附件1
会议纪要范本
第一页：封面
一、会议基本情况
会议时间

会议地点

会议主题

会议召集人

会议主持人

与会人员
附《会议考勤表》
记录页数
共 页（连同本页封面）
记录附件

签 字
主持人：
召集人：
记录员：

续页：记录正文
二、会议进程记录

结束页
三、会议结果（决定或决议等）

附件2
会议考勤表
会议名称： 会议时间：
序号
姓名
签名
签到时间
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

说明：1、会议实行签到制度，不得代签、补签，否则一律按缺勤处理。
2、本考勤表会议结束后由行政人事部留存，并作为绩效考核和处罚的依据。
3、缺席、病假、事假、迟到、早退在备注栏里注明。

制表人： 行政人事部审核：

附件3
会议通知

先生/女士
谨定于 年  月   日 时     分 于    
召开                  会议，请准时参加！
随本通知送提案书 份，若有提案请填写后于开会前提交。　　

此致,　　 　　

具体事宜请与 联系。

召集人：

日 期：