办公室管理文件1..doc

文件名称
文件编号
HZSKWJ001
综合办公室管理文件
页 次
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版 次
1.0
生效日期

部门权责
直接上级：董事长、总经理
1. 行政文件的发放
行政命令包括指示、命令、规定、人事制度,管理制度，奖惩考核等。
内容及要求：所有行政命令都要以书面形式下达生效,管理制度、人事任命、嘉奖惩处等重要行政命令的下达，要由董事长和总经理签字认可，并注明生效日期,未注明生效日期的次日生效。
2。 规章制度的健全
规章制度包括公司的人事制度，考核制度，管理办法，纪律要求等在内的管理制度。
内容及要求：负责制度的编写和推行并监督完善。各行政命令或会议中提及的新的管理制度要及时更新,逐渐健全公司的制度体系。制度生效以总经理和董事长签字日期次日生效.
3。 管理文件的归档
管理文件指公司范围内的流转文件，部门工作文件报表等，包括办公室的职能文件。
内容及要求:部门管理文件由各部门归口管理,办公室负责对各类文件分档排号，定期梳理各部门的管理文件,检查文件的完整性正确性。
具体实施为部门管理月计划，管理月内集中对该部门管理文件集中梳理，结合部门意见调整文件内容及流转方式。更新后的表格等管理文件要求重新纳入管理程序中，由公司总经理签字认可后执行.
4。 外联业务的办理
外联业务包括各类证照（公司证照、人员证件）的办理及维护年检、公司资质的维护、年度平均性工资申报及社保公积金基数调整、安全标准化工地办理、公司办公各类行政费用的缴纳,外联接待等.
内容及要求：及时处理公司对外的行政业务，对每个业务的办理时间清晰明确，并定期核查办理或更新时间，确保所有外联业务在相应的节点及时完成。关系到公司其他部门工作的相关信息，要第一时间通知部门负责人。
5。 人事管理的执行
人事管理包括人员招聘解聘、培训、考核、薪酬、劳动关系的管理。
内容及要求：确保所有人员的劳动关系清晰合法,明确双方义务责任，负责公司人员对劳动关系及工资组成保险缴纳的解答工作。
制定并执行与考核结果相关的薪酬管理制度.每月工资发放日前将所有人员工资准确造册。总经理审批后，申请财务工资发放。
所有人员的任命及解聘要由公司总经理的审批，办公室秉持公司利益不受损的原则办理相关事宜。
6. 公司会议的组织
公司会议包括每周例会，月度例会等。
内容及要求：负责组织落实有关会务准备工作，会议前,将公司的会务安排、会议主体、会议要求以书面传达各部门，会后两天内将会议纪要发送到与会人员，便于各部门梳理会议提出的待完成项及下阶段工作要求。
另外，办公室对公司例会的纪律及要求要有统一的文件约束,如会议中处理来电，例会中各部门需要反应的工作重点，公司例会的各个环节说明等。
7。 印鉴文印的管理
印鉴文印包括公司法人章、合同章、公章以及文印资料企业资料。
内容及要求：企业基本资料提供复印件，特殊原因原件需带出的，需获得总经理的批准，办公室方可借出。
公司用章实行审批制,如合同审批流转表， 其他情况要向公司总经理请示,征得同意后,用章人登记使用事项签字确认。重大事项要按权限必须经公司董事长或总裁同意并签字，方能用印。因特殊原因,签章或资料需要带出的，征得总经理同意后，写明原因签字叫办公室留存至印章还回。
8。 行政用品管理
行政用品包括实现一切行政管理事务所需的固定资产及办公室耗材。
内容及要求:包括行政办公用品的采购、保管和发放工作。以及定期对各部门行政资产进行清点。
制定办公用品的发放办法，大型物品的发放要有总经理签字。小型用品填写发放登记表，领用人签字。定期整理分析用量，提出新的采购计划和数量，提高采购效率。
9.文件的收发管理
这里的文件收发包括信件、报刊及传真文件。
内容及要求:办公室负责各类文件的收发，公司各类传真文件关系各个部门的工作，不能有任何遗漏，由办公室负责收取，再通知个部门相关事宜,文件的发出也由办公室统执行。
10。公司用车管理
公司用车指人员因工作需求使用公司车辆。
内容及要求：所有用车需在办公室备案，并登记随车的行驶记录表,每月办公室要根据行驶记录核对公里数。
11．其他事务管理
包括企业协会会费缴纳、公司节假日礼品采购、公司活动安排、公司人员体检安排、车辆维修管理、来宾招待、办公区卫生维护等，以及总经理下达的临时任务等。
人员设定
岗位名称
岗位人数
岗位主要职能描述
办公室主任
1人
综合管理、人力劳资
文秘
1人
行政事务及后勤管理
办公室主任
1。全面负责制定办公室年度工作计划并在实施中检查、落实，以确保公司年度管理目标的实现。管理制度文件的管理和修改；
2。全面负责办公室职能范围的各项工作，做好各类文件、资料的起草、打印、校对、整理、存档;
3.全面负责办公用品、低值易耗品的采购、发放、登记按制度执行，每月登记台账,做到账物相符；车辆使用按制度执行，无重大(主责）交通安全事故；上报统计报表及时准确，无明显差错；
4。组织协调部门各岗位员工按相关制度实施、监督检查视实施情况；
5.具体负责统计局、建设部的统计报表的及时申报工作；
6。具体负责各类证照的年检、复证、换证得协调，配合相关部门做好申报工作；
7.具体负责公司印章、合同章、法定代表人章的保管、使用,防范法律风险；
8.合理安排公司车辆的使用，加强对驾驶员及车辆的管理，控制车辆使用成本；
9。负责组织办公室档案、台账、统计工作和公司内外部的报批、报审工作;
10。严格按照贯标要求，全面、认真、及时地做好本职相应贯标资料的制作、收集、整理、汇总工作；
11.完成公司领导交办的其他工作。
办公室文秘
1.协助办公室主任努力完成公司年度项目管理目标;
2.协助办公室主任做好会议日程安排，通知落实,会议记录，会议文件的拟定打印，发放；
3。外来文件的收发、登记、传阅、保存;
4。内部文件的起草、打印、校对、审批、发放、保存；
5.信息汇总、整理、流转、保存；
6.协助部门主任做好办公室、台账、统计工作和公司内外部的报批、报审工作；
7。协助部门主任做好贯标资料组织工作；
8.完成部门主任交办的其他工作。