隆基泰和档案室策划案.doc

隆基泰和档案室策划案
一、调查
对公司的整体状况进行调查了解，了解公司的基本业务，熟悉档案资料的形成状况，形成初步印象。
二、档案室建筑及其基本设施要求
1、合适的场地
档案室室内环境要符合要求,做好防火防潮防虫等工作,坚固安全,方便借阅利用。其最小面积应能容纳目前的各种资料存放，还必须考虑一定的发展空间； 地板承重应大于5kN/m2，采用密集架时应不小于12kN/m2； 一般馆室门高2m，宽1m，具体以公司实际情况为准；除设档案库房外还要设有阅览室。
2、装具
有档案柜及其他必要的装具，最好使用金属装具，以更好的防火防虫。
3、保管设备
主要是计算机、打印机、专业扫描仪、桌椅、空调、温湿度计、空调设备、消防设备、照明设备、监控报警设备以及日常工作中所需的工具。
4、柜架排列
柜架号从入口按顺时针方向，自左向右顺序排列。柜架之间的通道宽度要合理，在0.9~1.2米之间。柜架两端要与墙壁保持一定距离，排列方向应与窗户垂直，以防阳光的直接照射。柜架外用标签注明所存档案类别、范围、档号。

三、对档案文件资料的管理
1、 收集
在档案室建立之初，要把公司的文件按部门逐一收集，将具有档案保存价值的文件留下来进一步整理。待档案室步入正轨之后按照以下要求收集：
A文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷；
B企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。
注：各部门的资料管理人员要在档案室工作人员的指导下对文件资料进行初步的整理，并在规定的时间内将档案文件移交到档案室。
2、整理
（1） 整理立卷
立卷：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。
A每个年度，部门内的档案按内容上的来龙去脉关系或者时间上的联系性进行排序，确定档号；
B每卷档案编写页号，编制卷内文件目录一式两份，一份置于卷首，一份用于编制案卷目录，填写卷内备考表；
C 编制案卷目录，将卷内文件目录按顺序排列，装订在一起；
D 区分不同价值确定其保管期限：永久、定期；
注：档案保管期限的制定是一个较复杂的问题，应与相关领导沟通后再行决定。
E 将案卷目录录入计算机检索系统中，以便日后查找利用；
F 将装订好的档案装入档案盒中按顺序分门别类的排列在档案架上，并制作好大类标牌，以便档案对号入座，方便日后工作。

（2）分类编号
根据档案分类法规定的分类方法和公司档案的实际情况制定适合公司档案的分类法。据我目前了解到的公司情况，初步认为年度——组织机构分类法较适合本公司,即先按年度分开，然后在每个年度下按组织机构分类。
档案大体可以分为以下几类：行政类、宣传类、人力资源类、财务类、营销类、工程类、预决算类等。其中的声像档案要刻录成盘与纸质档案分开保存。

每一类及其编号如下规定，作为参考：
行政类 XZ
工商税务等证照 01
资质管理 02
政府来文 03
总部来文 04
公司发文 05
公司会议纪要 06
制度一（执行版） 07-1
制度二（原版） 07-2
工程合同一 08-1
工程合同二 08-2
其他合同 08-3
招标文件 09
投标文件 10
项目证件及相关资料一 11-1
项目证件及相关资料二 11-2
其他 12

宣传类 XC
宣传片 01
媒体报道 02
文艺活动 03
仪式资料 04
来访视察资料 05
荣誉资料 06
其他 07

人力资源管理类 HR
本部门、员工工作计划及绩效考核资料 01
在职员工档案 02
离职员工档案 03
公司部门、员工工作计划及绩效考核一 04-1
公司部门、员工工作计划及绩效考核二 04-2
劳动合同 05
社保、医保及其他保险 06
考勤记录 07
其他 08

财务部 CW
财务管理制度 01
财务管理计划 02
年度报表 03
月度报表 04
会计账簿 05
会计凭证 06
税务材料 07
审计报告 08
资产评估 09
本部门、员工工作计划及绩效考核资料 10
其他 11

营销部 YX
本部门、员工工作计划及绩效考核资料 01
业务合同 02
市场调研资料 03
月度市场分析报告 04
营销管理制度 05
与代理单位往来 06
销售日报 07
面积与测绘 08
预售证 09
预（销售）售合同 10
客户档案一 11-1
客户档案二 11-2
客户档案三 11-3
其他 12

工程部 GC
政府来文 01
工程管理制度与技术标准 02
本部门、员工工作计划与考核资料 03
对外发文 04
与设计院往来 05
与监理单位往来 06
与主体施工企业往来 07
与其他施工企业往来 08
工程周例会 09
设计类 10
图纸类资料 11
现场签证和变更单 12
合同类一 13-1
合同类二 13-2
工程周报、月报 14
工程检查 15
验收备案资料 16
工程资料 17
其他 18

预决算 YS
招标类 01
投标类 02
预算书 03
材料报价单 04
工程变更资料 05
工作联系单 06
工程签证 07
工程款支付 08
决算 09

3、检索
为了方便档案的查找利用，要建立相应的检索系统，包括纸质的档案检索目录、检索卡和计算机检索系统，检索系统的电脑化有利于检索效率的提高。对于电子文件的保存与检索要设置相应权限,未经允许人员不得擅自检索，以保证档案信息安全。
4、借阅
应在档案室中设置阅览区域，并提供相应的阅览设备，包括计算机、桌椅、纸笔、打印机等等。具体要求以《公司档案管理制度》中的相关条款为准（见附件）。
四、鉴定
1、成立由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定小组，负责对文件材料价值和到期档案的鉴定。
2、制定本企业文件材料的归档范围与保管期限表。保管期限一般分为永久与定期。
3、对到期档案的鉴定，需继续保存的应重新划定保管期限，无保存价值的档案经批准后销毁，要有相应的销毁清册来记录。档案销毁时必须要实行两人以上监销。
五、保管
1、档案保管
（1）保管工作应以预防为主，防治结合，确保档案完整与安全。
（2）档案入库前要检查档案，对受污破损档案进行修补去污。
（3）对不利于档案保管的纸质材料和字迹，可以复印或加膜等方式进行保护。
（4）光盘档案和其他磁性载体材料等应放在专门的装具中
（5）珍贵档案和重要档案应进行备份，且要严格限制使用。
2、 库房管理
（1）采取防火、防盗、防光、防虫等八防措施
（2）对温湿度进行控制，配置精准的调节仪器。
（3）定期检查库房设备运转情况，及时排查隐患。
（4）定期核对库藏档案，库藏档案发生变化时应记录说明
六、人员配置
配置全职或兼职档案工作人员，分别负责不同的工作，主要有档案室主管与其他工作人员。要对工作人员有相应的素质要求，注重专业人员的任用。

七、其他
档案管理过程中除以上几个环节外，还涉及到档案的保密、统计、档案工作人员的职责等各个方面。每个环节的工作都要遵循一定的规章制度，具体要求参见附件。

附件

档案管理制度
第一章 总则
第一条  为了完整、系统地保存本公司在工作活动中形成的公文、图纸、合同、资料、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片、传真等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适用公司领导决策科学化和公司各项工作的需要，为公司积累门类齐全、结构合理的档案史料，以充分发挥其作用，根据《中华人民共和国档案法》《中央国家机关房地产档案管理办法》等法律法规，并结合本公司实际情况，特拟订档案管理办法。
第二条  本办法所称档案指我公司自成立以来在工程建设、质量管理、营销策划、投资决策、人事工资、企划宣传等活动中形成的对公司有保存价值的底图、图表、文字材料、图片、声像资料等不同形式的历史记录。
第三条 我公司各类档案是公司发展过程中各项活动的真实记录和反映，是全体员工的智慧结晶，全公司各部室和员工都有保护义务。
第四条 为了维护档案的完整与安全，充分发挥其作用，由公司档案室对总部各部室以及分公司各部室的档案资料进行统一收集和集中管理，其它任何部门和个人不得以任何理由分散保管，据为己有。
第二章 档案的收集归档制度
第一节 归档范围
第五条 本制度所指档案归档范围是指本公司及其子公司在其生产活动中形成的文件资料、图纸、声像影音等形式对公司日后发展具有利用价值的档案材料，主要包括：
1、公司形成注册材料
2、行政档案
各种会议过程中形成的报告、总结、计划；公司的发展计划、目标等有关文书方面的资料。
3、基建档案
工程设计阶段形成的材料：设计依据性文件、工程设计原始资料、方案设计、初步设计籍附图、主要设备表、概算书、技术设计文件、施工图设计文件（工程施工图、施工图设计说明书、计算书、预算书等）
工程施工阶段形成的材料：施工准备工作文件，包括施工承包协议文件和施工执照、施工组织设计、开工报告、图纸会审记录、施工预算书等；施工文件，内包括工程测量定位记录、建筑材料实验报告、隐蔽工程施工记录、工程沉降位移观测及变形观测记录、设计变更和材料代用审核文件，以及施工记录、大事迹等；施工验收、总结文件，包括工程验收文件、工程质量检验评定及缺陷处理文件、交工验收证明、施工技术总结和竣工验收报告。
工程竣工阶段形成的材料：以竣工图为核心在工程建设和工程对象的使用、维修活动中形成的基建档案。
4、销售档案
公司在销售前期指定的销售计划、目标以及销售人员和销售商品的型号种类，销售中签订的合同，以及售后服务 条款等。
5、实物档案
公司自成立以来获得的各种证书、奖励等材料
7、设备仪器档案
公司购买的各种设备的在开箱前应包括的各种材料，主要有设备购置文件，包括设备技术经济论证材料、设备购置协议或合同书等；随机文件，包括设备图册和说明书、设备合格证、装箱单和配件目录，以及设备安装规程等；设备安装、使用过程中形成的文件，包括设备安装记录、调试记录和总结报告，设备运行记录，设备检查保养和事故记录等。
6、人事档案及其他档案材料
7、不属于归档范围的文件：重份文件、未履行的文件材料、草稿等文件材料。
第二节 归档时间
第六条 根据本公司具体情况，其归档时间可以分为以下几种：
1、随时归档。行政文件，各个行政部门在形成的文件完成其利用使命后，在三天之内向档案室移交，并注明移交文件部门、名称、数量以及其他一些档案室人员应该注意的情况；机密性较强的文件，由于保密的需要，要求随时形成、随时归档；外来文件，如外购设备的随机文件，委托外单位设计的文件等。
2、工程技术档案应按照工程进度，随时进行收集和整理，在施工过程中，文件材料存在监理单位或监理单位处，在工程竣工后，负责人员应该在三日内向档案室移交，档案室人员与工程负责人员检查核对文件数量以及文件内容，以保证应归档文件的成套性。
3、集中归档，没有归档的文件在每年的年底集中归档，还未完成的文件在第二年尽快归档，工程项目档案还未完工的待完工后归档。
4、各分公司在每年的6月份和12月份各集中归档一次。
第三节 归档方式
第七条 平时归卷
1、平时归卷是指在日常工作中，将办理完毕的文件材料随时收集整理、分类归入有关案卷类目内（到年底复查调整，在正式组成案卷）
2、平时归卷可以及时处理文件，便于年底归档工作的顺利进行，并保证应归档文件的齐全完整。
第八条 年底归档
1、档案文件归档时，正件与附件、正本与底稿，原始文件与修改文件，请示与批复，批转与原件，多种文字形成的统一文件应放在一起组卷
2、归档时文件材料要有条理，有系统，保持文件之间的联系，一般按文件时间的先后顺序，并注意正件在前，附件在后
正文在前，底稿在后
批复在前，请示在后
转发件在前，原件在后
3、不同年度的文件一般不放在一起组卷，对于跨年度文件归档要注意：
长远计划、规划、预算归入开始年度
多年的总结、决算归入最后年度
总结计划写在一起的文件，归入总结内容设计的年度
请示、批复的文件归入请示的年度
会议文件归入会议闭幕年度
专案文件归入结案年度
4、工程档案
由于其具有特殊项，须在整个工程竣工验收后，在进行整理、归档，其中基建文件由公司自行整理归档，监理资料和施工资料有施工单位和建立单位整理好后一起交由我单位进行保管。
第四节 归档要求
第九条 归档要求的提出，是确保档案质量的直接手段，最基本的要求，主要有以下几项：
1、由有关业务部门和业务人员负责归档工作，档案部门进行指导和协助。
2、归档文件在内容与形式上要达到“档案化”标准。这主要是指归档文件应当做到内容完整、字迹工整、图像清晰、材料优良，各个文件材料一定要使用签字笔进行书写，不能使用
圆珠笔，有利于长久保存。
3、归档文件材料必须进过系统整理，凡是需要归档的文件，由有关部门及其有关人员收集齐全完整，核对准确，并加以系统整理，组成案卷，方可归档。
4、实行科技文件归档审签制度。为确保归档文件的完整和系统，凡需归档的科技文件，都应经过项目负责人审定和有关领导人审批签字。为此有必要建立和健全科技文件归档审批表制度。审批表的内容主要包括：归档文件的项目名称、项目代号、归档文件形成时间、项目主要责任人、归档文件完整情况评价、审批人签字和日期等，归档审批表需同归档文件一起移交给档案部门。
5、文件在归档前，应由主管领导确定档案保管期限和密级，密级一般分为机密、绝密、秘密，保管期限一般分为短期、长期和永久保存。
第五节 归档手续
第十条 归档手续主要包括以下两个方面
1、编写归档文件的简要说明。为了便于对归档文件进行检查和验收，有助于日后的管理和使用，在归档时，应由有关的归档人员编写归档文件简要说明。其内容包括文件名称和代号、文件完整准确和系统的情况及价值说明等。
2、填写归档文件移交清单。移交清单，也可称移交目录或清册，是文件归档和接收的凭证。它由档案部门设计，归档者填制一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留一份，以备查考。移交清单格式为：
档 案 移 交 目 录
序 号
部 门
题 名
张数
期限
密级
备注

移交人： 接收人：

年 月 日

第三章 档案整理制度
第一节 档案分类
第十一条公司档案档案大体可以分为以下几类：行政类、宣传类、人力资源类、财务类、营销类、工程类、预决算类等。其中的声像档案要刻录成盘与纸质档案分开保存。编号如下：
行政类 XZ
宣传类 XC
人力资源管理类 HR
财务部 CW
营销部 YX
工程部 GC
预决算 YS
其他 QT

第二节 档案立卷
第十二条 每一大类档案（工程档案除外）按照时间进行立卷，工程档案按照项目进行立卷，每一个工程项目组一个卷。
1、卷内文件排列：
A卷内文字文件的排列
文件立卷后，组合在每一份案卷里的文件要尽量保持文件间历史联系，保着便于查找的原则，对卷内文件进行系统排列，这就需要有关部门人员和档案室人员进行合作，部门工作人员在进行归档时应该对归档文件进行检查，因为他们是最了解档案间联系的人，档案室人员应该在归档时进行检查，以确保文件之间的历史联系，保持档案间的原始记录性。在对卷内文件进行排列时应注意：正件在前，附件在后
正文在前，底稿在后
批复在前，请示在后
转发件在前，原件在后
不同年度的文件一般不放在一起组卷，对于跨年度文件在排列时要注意：
长远计划、规划、预算归入开始年度
多年的总结、决算归入最后年度
总结计划写在一起的文件，归入总结内容设计的年度
请示、批复的文件归入请示的年度
会议文件归入会议闭幕年度
专案文件归入结案年度
B卷内图文混合文件的排列。如果案卷内的文字文件是对整个对象或整个案卷或多份图样进行的总说明，则文字在前，图样在后。；如果案卷内的文字文件只是对案卷内的某份图样文件进行补充或局部性说明，这时图样在前，文字在后。
C图样文件排列。对于形成时编制了图样目录的，只需按已编制的图样目录进行排列即可；未编制图样目录的可以按隶属关系、总体和局部关系、图幅比例、地区特征或时间顺序进行排列。
D特殊载体材料文件。对于一些照片、影像等，要写清时间、地点、人物等内容，然后按时间顺序排列。
2、编号。文件排列后，要对文件进行编号，在文件的左下、右下角编写页号，在文件的右上角填写文件的件号，以固定文件的位置
3、填写案卷目录和卷内文件目录
案卷目录是档案室保管档案的花名册，案卷排列顺序确定以后，逐渐登记到案卷目录上，案卷目录格式为：
卷宗号： 部门： 时间： 年 月 日—— 年 月 日
顺序号
案卷号
案卷标题
起止日期
卷内张数
保管期限
备注

卷内文件目录是每一卷档案的目录册，一般置于卷首，揭示了本卷内的全部档案，便于查找和利用。卷内文件目录格式一般为
顺序号
件号
责任人
题名
日期
页号
备注

4、填写备考表。备考表附于案卷最后一页，用于总结性的记录案卷目录及其所包括案卷的基本情况。格式如下：
备考表
本卷情况说明

立卷人：
检查人：
立卷时间：
5、案卷封面的填写
案卷封面的项目有案卷题名（项目名称+内容特征+文件名称）、案卷管理性内容项目（责任者、编制日期、保管期限、密级）、档号项（全宗号+案卷目录号+案卷号+页号）；案卷脊背标签只需填写案卷题名和档号。
第十三条 立卷注意事项：
1、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
2、立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。
3、立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
4、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。
5、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
6、图纸档案单独立卷，便于保存。移交人员一定要写清图纸的部门、项目名称及图纸的具体实施环节。
第四章 档案鉴定制度
第一节 档案保管期限表
第十四条 编制档案保管期限表，由公司领导、有关部门负责人和档案室人员共同参与制定档案保管期限表，各部门工作人员应按照公司的档案保管期限表对公司档案进行归档。档案保管期限表的结构一般包括：
档案保管期限表
顺序号
标题
保管期限
附注
说明

注：档案的鉴定不能完全按照档案保管期限表进行鉴定，对于一些新鲜的文件材料要具体情况具体分析，有相关负责人确定其保管期限，并告知档案室人员，如有必要加入档案保管期限表。
第二节 档案的销毁
第十五条 经过鉴定，对那些已经失去保存价值的档案，可以着手销毁工作，为保证鉴定工作的严肃性，销毁工作必须严格按有关手续进行。
1、编制销毁清册，办理报批手续，销毁清册应一式两份，一份留档案室保管，一份交领导审批、保管。
2、剔除、销毁档案。对于已经获得批准销毁的档案，由档案部门从档案库中加以剔除，并实施销毁，销毁时应与保卫部门或保密部门进行联系，请他们指派专人进行监销。销毁档案应十分谨慎，可以设置观察期为3年到5年，同时建立封存档案的利用记录，观察期过后在进行一次甄别，对在观察期内仍然被利用的档案，应提交下一次鉴定时复审，将确实不曾利用的档案销毁，销毁时应根据档案内容的保密程度，采取就地销毁、移交和回收等不同方式。
预销毁档案观察记录表
全宗号
案卷号
题名
日期
责任人
利用者
利用日期
备注

3、撰写鉴定报告，包括鉴定的目的与要求，鉴定的档案范围、鉴定成员名单、鉴定原则、方法、过程及结果等。
4、善后处理工作，主要包括以下几方面：注销，将销毁的档案从登记簿上划掉；变更，凡是鉴定中调整的档案保管期限，应对有关的管理工具做相应的变更；调整案卷，案卷内有档案被销毁的，应对案卷进行调整或重新组合；调整排架；整理鉴定工作文件。
第五章 档案的保密制度
第一节 密级的设定
第十六条 根据公司档案情况，密级可以设为一般文件、机密文件、绝密文件、秘密文件。一般文件是指可以随时提供给公司任何员工利用的档案；机密文件是指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益遭受损害的文件，例如技术资料、工程建设的重要图纸等。绝密文件是指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益遭受重大损失的文件材料。
第二节 密级的解除
第十七条 该部分主要包括以下几方面内容：
1、密级的解除，保密文档经过一段时间的保密管理后，被认定为适宜公开利用时，即可解密，例如已经过期的图纸等文件。
2、解密审定，档案解密需经主管领导审定，方可解密。
3、解密的实施，在密级标识旁注明“解密”字样，对解密文件的保管借阅取消保密措施，视同普通文件。
第三节 保密措施
第十八条 属于保密文档资料应放在设备完善的保密装置中保存，保密文档应按保密等级加盖标识符，保密档案的借阅应经过严格的批准手续，保密档案的复印应经过严格的手续，机密档案的复印应经过相关主管的批准，绝密档案禁止复印。
第六章 档案保管制度
第十九条 档案的库房保管制度：
1、库房要做到符合八防（防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温高湿、防光），达到三无（无霉变、无丢失、无差错），保证档案材料的完整和安全，定人定时做好库房温湿度变化的观测和记录。
2、认真做好有利有弊、装具的除尘卫生工作，禁止一切与保管档案无关的及损害档案材料的物品入有利有弊，保持库内整洁。
3、档案箱内的案卷，要按不同保管期限分别安排，调阅后要及时放回原处，安排不足为训有序，并绘制有效示意图。
4、库房内严禁吸烟，不得使用电器设备，不得堆放杂物或与档案无关的物品。
5、熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的听人穿鼻情况定期进行检查核对，做到帐物相符，对已破损和字迹褪色的档案，应及时复核、复制，并及时修复。
6、库房应基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》，库房、办公、阅读三分离。
7、一般库房应控制标准温度14℃~24℃，标准温度45%-60%，照片库房应保持温度15℃~25℃，湿度55%-65%，其他声像档案库房湿度18℃~24℃，相对湿度35%-45%，对电子档案应放防磁柜，并定期检查，每四年倒一光盘，并异地存一套，底图因放在特殊的底图柜中，一般应采用平放、卷放，不宜采用折叠方法，而蓝图及复印图可以采用折叠组卷方法进行保存。
8、库房内要安置湿度测试仪，第天定时测记，并根据 气候及湿度情况，及时通风或开头除湿机，将库房温湿度控制在标准的范围内。
9、对库藏档案每月一小查，半年一大查，发现问题及时处理，混战 档案数量，填写检查记录，确保档案的完整与安全。
10、工作人员每天下班关管好门窗、水电。
第七章 档案借阅制度
第一节 借阅登记
第二十条 1、公司工作人员借阅公司档案要填写《档案借阅登记表》，《档案借阅登记表》主要包括借阅部门、借阅人、批准人、借出人、文件名称、文件类别、存档位置（档号、案卷）、归还日期、收存人、备注等。档案借阅登记表一式两份，一份交由借阅人，一份留档案室保存备查。

档案借阅登记表
借阅部门

借阅人

批准人

借出人

借出时间
年 月 日
借阅期限

文件名称

文件类别

文件件数

存档位置

归还日期
年 月 日（盖章）
收存人

备注

2、档案异地借阅需首先填写《档案借阅申请表》，经过领导批准后，填写《档案借阅登记表》，然后向档案员借阅，借阅机密、绝密档案必须当日归还，如需再用，第二天再借。
档案借阅申请表
借阅部门

借阅人

文件名称

文件类别

件数

借阅日期
年 月 日
批准人
（签名或盖章）
借阅事由

3、对于借阅档案到期未还的人，档案员应进行催还，填写《阅档催还单》。
阅档催还单
同志：
您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，请依档案调阅规则于 月 日前送还。
档案室
年 月 日
档号
件号
名称
借期
送还期
数量
备注

注：档号=全宗号+案卷目录号+案卷号+页号
第二节 借阅审批权限
第二十一条 1、保密档案的借阅审批权限：机密、绝密文件的借阅需经公司总经理批准；项目审批原件的借阅需经公司总经理审批。
2、携带外出审批权限：携带机密、绝密文件及项目审批原件档案外出，须填写《档案借阅申请表》，经公司总经理签字审批后，填写《档案借阅登记表》，然后向档案保管员借阅，并采取相应的保卫措施，借用机密、绝密文件及项目审批原件需要当日归还，如需在用，第二天在办理借阅手续。如遇特殊情况或紧急情况，档案员也必须征得公司总经理的电话同意，然后尽快补办上述手续，未经公司总经理同意，不得携带机密、绝密文件及项目审批原件外出。
第三节 借阅要求
第二十二条 借阅要求如下：
1、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
2、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
3、必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
4、档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
5、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
6、档案借阅要及时清退，不得积压。归还档案时，须经检查无误后，方可注销。
7、外单位来借阅工程资料，需提前一天通知档案员，以便准备，外单位来人须经相关部门经理确认后方可借阅资料。一般情况下只提供档案复印件，如确需资料原件，需说明理由并由相关部门经理办理借阅手续后方可外借，如借用重要资料原件，须由相关部门经理办理借阅手续，再由总经理批准后方可借阅，所有外借资料必须当日及时归还，如需在用，第二天在办理借阅手续。
第八章 档案管理员职责
第二十三条 档案管理员责任如下：
1、负责集中统一管理公司全部档案，按时完成公司档案的收集、整理、立卷、归档、保管等项工作，对缺失文档或未及时归档的文件，档案员有责任追讨。
2、对于工程档案，档案员需同工程项目部、监理单位一同或委托监理单位定期对施工资料进行检查和指导，以督促施工单位做好施工资料的形成、积累和立卷工作。
3、定期检查档案状况，对损坏档案及时进行修补。
4、按照公司规章制度做好档案管理工作。
5、遵守档案借阅制度，严禁将档案带出档案室或私自外借。
6、保守公司秘密，不得以任何借口泄露公司机密。
7、熟悉所管档案的内容，准确、及时的为利用者提供利用。