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厦门大学关于举办国际及港澳台地区学术会议暂行规定为了进一步标准我校举办国际及港澳台地区学术会议审批和管理，根据有关规定和要求，特制定本暂行规定。第一条举办国际及港澳台地区学术会议，有利于促进我校对外交流与合作，活泼我校学术气氛，提高我校科研与教学水平以及学科自身开展能力，提升我校国际竞争力，为此学校积极鼓励并支持具备条件单位主办或承办该类会议。但举办国际及港澳台地区学术会议，要从我校根本利益出发，统筹安排，目明确，以我为主，为我所用，精简务实，厉行节约，切忌为追求会议影响，而盲目扩大会议规模、提高礼宾规格。第二条学校国际处、港澳台办是我校申报国际及港澳台地区学术会议归口管理单位，负责受理会议申报并负责办理境外代表入境手续。科技处和社科处分别负责对自然科学类和社科类学术会议进展学术和形式审查以及局部经费资助审批。第三条凡我校各单位，在申请以我校名义举办国际及港澳台地区学术会议时应首先明确我校为会议主办者或承办者。由其它单位主办、拟由我校承办国际及港澳台地区学术会议在申报时须提供主办方委托函或任务批件。第四条主办一般国际及港澳台地区学术会议要求应在上年度10月份前向学校国际处、港澳台办报送方案进展预报。并且至少提前6个月向科技处或社科处提交一份国际会议及港澳台地区学术会议申报材料。第五条举办重大国际会议，指外宾人数在100人以上或会议总人数在400以上一般性国际会议，外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上自然科学技术领域专业或学术性国际会议，外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席高级别国际会议，以及涉及重大敏感问题或重要国际问题会议，应在上年度10月份前向学校国际处报送申报材料。未经批准，任何单位和个人不得擅自邀请和许诺外国副部级以上现职和前政要以及外国驻华使节参加论坛和研讨会性质国际会议。第六条根据上级审批制度有关规定，未经批准，任何学院、部门和单位不得对外申办、承诺举办国际及港澳台地区学术会议；不得以已与外方商妥为理由要求认可和批准；不得为取得外方赞助而同意举办国际及港澳台地区学术会议。经批准同意申办会议，有关单位在对外申办过程中不得作出超出授权范围承诺或承当额外义务。会议主办单位〔院、系、所〕收到批件后，方可进展筹备工作，但在收到批件之前，暂不许许诺。第七条会议主办单位应组成相关学术委员会和组织委员会，会议学术负责人和组织委员会应有相应学术地位和组织能力，能承当会议学术活动和具体会务工作。第八条会议会务工作，即会议场地、用车、与境内外代表联系、接送、住宿、用餐等，由主办或承办单位负责落实。第九条会议经费一般由主办单位自筹解决，原那么上应在申报之前落实并上报主管部门。第十条邀请国外代表参加会议，会议主办单位应在会议之前一个月填写?外国人来华签证申请表?(从国际处网站下载)交国际处办理来华签证手续。第十一条邀请台湾地区代表参加会议，会议主办单位应在会议之前一个月把被邀请人员名单、单位、职业报港澳台办。第十二条一般学术会议，不邀请省、市以及国家领导出席。如属高规格国际会议，需请省、市以及国家领导出席开幕式，会议主办单位应提前三周提出书面申请〔附会议开幕式议程、主要代表名单及简历、领导发言稿〕报学校国际处或港澳台办。未经批准，任何单位和个人不得擅自邀请。第十三条重要会议，假设请学校领导出席会议开幕式，主办单位应提前两周将电子版申报材料及领导发言稿〔中英文〕报学校国际处。第十四条会议完毕后，主办或承办单位应在1个月内将会议总结、重要照片等送交国际处/港澳台办、科技处或者社科处。第十五条本暂行规定自学校批准之日起施行，以前下发有关规定假设与本暂行规定相抵触，以本暂行规定为准。第十六条本暂行规定由国际处、港澳台办负责解释。附件：厦门大学关于举办国际及港澳台地区学术会议申报材料要求会议主办单位须向学校科技处或社科处提交一份国际会议及港澳台地区学术会议申请报告和?厦门大学拟举办国际性及港澳台地区学术会议材料申报表?，申请报告主要包括以下内容： 1.会议简况：〔1〕会议名称〔中英文〕〔2〕会议时间、地点〔3〕会议主办、协办及合办单位介绍〔4〕会议规模、范围、总数及外宾人数〔5〕举办国际会议由来、背景〔历届举办情况〕和必要性〔6〕会议议题和主要内容〔7〕会议性质、宗旨和意义〔8〕与会境外学者名单〔9〕是否邀请党和国家领导人以及境外地区政要或前政要出席会议〔如邀请，需注明另行报批〕〔10〕有关国际组织情况并附上相关详细背景材料〔11〕相关涉台及其它敏感问题及对策等 2、与会境外学者名单〔包括姓名、国别、出生日期、工作单位、联系方式〕。 3、经费预算：详细列出会议预算需合理编制、经费来源及开支情况。厦门大学申办国际及港澳台地区会议流程图申办院系提前6个月提交会议申请〔自然科学类〕申办院系提前6个月提交会议申请〔社科类〕提交至社科处进展学术及形式审查提交至科技处进展学术及形式审查转国际处/港澳台办起草公文呈分管校领导审批由校办出文报送上级部门国际处/港澳台办报福建省外事办公室审批〔涉台学者会议报福建省台湾事务办公室〕反应至社科处反应至科技处反应至申请院系报教育部国际与合作交流司〔涉台学者会议报教育部港澳台事务办公室〕厦门大学拟举办国际及港澳台地区学术会议材料申报表会议名称〔中英文〕举办会议时间、地点主办、协办、合办单位及会务联系人会议规模、外宾人数、台湾学者人数举办会议由来、背景及必要性会议主要内容〔主要议题〕会议性质、宗旨及意义与会境外学者名单〔包括姓名、国别、出生日期、工作单位、联系方式〕是否邀请党和国家领导人及外国政要或前政要出席有关国际组织情况相关涉台及其它敏感性问题及对策经费预算其它需要说明情况〔注：可根据内容调整表格〕

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