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市农村信用社公文处理办法

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XX市农村信用社公文处理办法

第一章      总    则
第一条  根据《国家行政机关公文处理办法》等有关规定，为进一步加强公文管理规范，提高处理水平，特制定本办法。
第二条  公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章制度，施行经营管理措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。
第三条  公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条  对公文处理要做到及时、准确、安全，严格遵守保密制度，确保党和国家秘密的安全。
第五条  联社办公室是公文处理的管理机构，负责建立有关公文管理的各项制度，对本机关科室和基层信用社的公文管理工作进行指导、监督、检查。
各信用社及所辖营业网点、联社各科室、直属单位指定公文管理人员具体负责公文管理工作。
公文管理人员请假的，主任必须指定她人代理。
第六条  各营业网点设置公文传阅夹、内刊（《农村合作金融》）传阅夹以便于公文资料的传阅交流。
第七条  各信用社主任、营业网点负责人应当重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对公文处理工作的领导和检查。
上级文件精神要认真抓好贯彻落实。要求办理的事项必须在规定时限内完成。要求组织学习的，必须及时组织学习，并做到有记录、有考勤、有签名。
第二章      公文种类
第八条  我社公文种类主要有：
（一）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问。
（二）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（三）决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
（四）公告、通告
“公告”适用于向外宣布重要事项或者法定事项。
“通告”适用于一定范围内，公布应当遵守或者周知的事项。
（五）通报
适用于传达重要精神或者情况，表彰先进行为，批评错误行为。
（六）通知
适用于传达上级机关的指示；要求下级机关办理和需要知道或执行的事项；批转下级机关的公文或者转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文；发布规章、制度、办法等。
（七）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（八）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批等。
（九）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章      公文格式
第九条  公文格式一般包括：发文机关、标题、发文字号、主送机关、正文、附件、印章、发文日期、主题词、抄送单位、抄报单位、机密等级、缓急程度等。
（一）发文机关应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办机关应当列在前。
（二）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。转发公文，标题一般不用被转发公文的文号。
（三）发文字号，包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
（四）主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。
（五）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
（六）公文应当标注主题词。
（七）秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“保密”；紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”。
（八）公文应在附注处注明联系人的姓名和电话，以便联系落实。上行文应当注明签发人姓名，平等排列于发文字号右侧。
（九）抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，抄报机关是指需要知晓的公文的上级机关。抄送机关、抄报机关应当使用全称或者规范化简称、统称。
第十条  公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），正文采用3号仿宋字，一般每面排25行，每行排28字。文件打印日期以签发日期为准。公文装订应以下方和右边为齐，做到美观、整齐。
第四章     行文规则
第十一条  机关行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。科室不以科室名义对机关行文。向下级机关的重要行文，一般同时抄送需要知晓公文的有关科室、领导，抄报需要知晓公文的上级管理机关、部门。
第十二条  行文一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
 第十三条  请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，如需要同时送其它机关的，应当用抄送或抄报形式，但不得同时抄送下级机关。
除特殊情况，请示、报告一般不直接主送领导个人。
报告不得夹带请示事项。
第五章     发文办理
第十四条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、会稿、核稿、签发、复核、编号、缮印、校对、用印、分发等过程。
第十五条  发出的公文，原则上“谁主办、谁拟稿”，主办科室经办人员及科室负责人负责拟稿。
第十六条  拟制公文，对涉及其它科室职权范围内的事项，主办科室应当主动与有关科室协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，应当积极协调，仍不能取得一致时，应及时报请领导协调。
涉及其它科室职权范围内事项的公文，应由其它科室会稿。拟稿人和参加会稿人应在相应栏内签名。
第十七条  草拟公文应当做到：
（一）拟写公文要符合国家的法律、法规，符合金融方针政策。
（二）实事求是，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，文字精炼，言简意赅。
（三）公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（五）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（六）应当使用国家法定计量单位。
（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（九）拟写、修改和签批公文，均应使用钢笔或毛笔、碳素墨水，不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水和水彩笔等容易擦掉和褪色扩散的书写工具。
第十八条  公文送领导签发前，由公文核稿人员进行核稿。核稿的重点是：是否符合金融方针政策及有关规定，文件要素是否齐全，是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，文字的表示是否清楚明了，公文格式是否符合本办法的规定等等。经核稿需要对文稿进行实质性修改的，应退回拟稿部门（人员）。
第十九条  公文经核稿后送分管的领导签发，重要的或涉及面广的，必须由正职领导签发。审批公文，签发人应当明确签署意见，并写上姓名和时间，如只签上姓名，视为同意。
公文一经签发，不得再改动。如需改动，应再送领导签发。
第二十条  编制文号前，文秘人员应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第六章     收文办理
第二十一条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。
第二十二条  收文人员公文签收应当逐件清点。应登记收文登记簿和来文签阅单，根据文件的来文机关登记编号，公文标题、来文号、收文号、收文时间等应逐项填写清楚，以保证文件查找方便、迅速。
联社公文打印后先行用电子邮件发送到基层信用社电子信箱；书面公文印发后一般放置于营业厅铁皮信箱，各信用社必须及时收取书面文件，以免延误工作。
第二十三条  收到公文后，文秘部门（人员）应当及时提出拟办意见送领导批示后办理。需要两个以上部门办理的应当明确主办科室、会办科室。紧急公文，应当明确办理时限。
办理公文传阅应当随时掌握公文动向，避免漏传、误传和延误。属急办件的，应交主办科室（人员）先办，以保证按时完成。
传阅正式公文，使用来文签阅单；传阅其它资料，使用资料传阅单。
第二十四条  主办科室（人员）收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本科室（人）职权范围或者不宜由本科室（人）办理的，应当及时退回交办的文秘部门（人员）并说明理由，由文秘人员上报领导及时协调解决。
第二十五条  审批公文时，对有需批办事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其它审批人圈阅视为同意。没有需批办事项的，圈阅表示已阅知。  
第七章     公文归档
第二十六条  公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第二十七条  归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，便于保管和查阅。    
第二十八条  拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。发文时，公文管理人员必须留存公文底稿。
第八章   公文管理
第二十九条  公文由文秘部门、各社公文收发人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。    
第三十条  绝密级和注明不准翻印的公文不得翻印。
第三十一条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。    
第三十二条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。    
第三十三条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，能够销毁。
第三十四条  销毁秘密公文应当指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。    
第九章   电子邮件管理
第三十五条  各信用社确定一名电子邮件管理员管理本社电子信箱。管理员必须具备电脑操作能力，能进行基本收发邮件操作，并管理好电子信箱。
第三十六条  电子邮件管理按《XX市农村信用社电子邮箱管理办法》有关规定执行。
第三十七条  联社主送基层信用社的非绝密公文，由办公室在第一时间经过电子邮件先行发送。
第三十八条  电子邮件管理员每日至少应登录邮箱一次。
第三十九条  电子邮件管理员收到邮件后，可先行打印传阅。对有规定时限的公文、通知等，必须及时打印，送领导签阅，及时落实工作。
第十章     罚   则
第四十条  为促进本办法的贯彻落实，对于违反本办法的，联社将进行通报批评，并酌情对有关责任人处以500元以下罚款；罚款一律由责任人自付，不得以任何名目报销。因文件管理问题造成工作延误等严重后果的，严肃追究有关责任人责任，并给予行政处分。违反公文管理保密规定的，按照有关法律、法规、规章制度处理。
第四十一条  未明确指定公文管理人员、电子邮件管理人员的，对信用社主任处以200元罚款。
第四十二条  未把收到的公文记录在收文登记簿的，或收到公文后未填制文件签阅单的，每份对收文人员处以100元罚款。收文登记簿或文件签阅单有关要素登记不全的，每份对收文人员处以50元罚款。遗失公文的，每份对收文人员处以200元罚款。
第四十三条  收文人员收文后，公文无故积压超过一天未送领导批办的，每份对收文人员处以100元罚款。信用社领导对公文未签阅的，每份对该领导处50元罚款；应批示而未做批示的，每份对该领导处100元罚款。领导批示后有关人员未按时完成工作任务（如未按时上报有关材料）的，对责任人员处以100元罚款。
第四十四条  营业网点未设置公文传阅夹或内刊（《农村合作金融》）传阅夹的，对网点负责人处以200元罚款。
第四十五条  未整理归档公文的，对公文管理人员处以200元罚款。归档不规范（如未按顺序整理）的，对公文管理人员处以100元罚款。
第四十六条  电子信箱管理员不具备电脑操作能力，不能进行基本收发邮件操作的，处以200元罚款。未每日登录邮箱一次的，每少一次处50元罚款。对有规定办理时限的公文、通知，未及时送领导签阅，造成工作延误的，每份处200元罚款。
收到规定办理时限的电子邮件后未及时处理的,参照第四十三条处罚。
第四十七条  电子信箱管理员违反《XX市农村信用社电子邮箱管理办法》规定，利用信箱进行与工作无关的活动，一经发现每次处以50元罚款。
第十一章    附   则
第四十八条  本规定适用范围为：各信用社及所辖营业网点，联社各科室、直属单位。
第四十九条  联社办公室不定期对本办法执行情况进行督促检查，未认真执行本规定的，将对有关责任人进行严肃处理。
第五十条  本办法由联社办公室负责解释和修订。
第五十一条  本办法自印发之日起施行。