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TradeCRM 外贸业务管理系统功能简介

TradeCRM是一套专业的外贸业务管理软件，是一个将工作中既重要又复杂的邮件、传真、客户关系、外贸业务、办公文档、任务和时间等信息和资源有机地关联之后，进行集中、统一和有效管理的平台，是对外贸业务实际操作的总结和提炼。真实地再现了业务中的数据流转顺序和业务处理的逻辑。

通过使用TradeCRM，企业可以将所有的业务数据和单据存储在数据库中，完美实现对重要业务数据和资源的保护和重复利用。强大的打印模板设计工具，可以满足用户自定义多种格式与内容的单证的需求。系统同时提供PDF、WORD、EXCEL、TIF等多种文档输出格式，还可直接通过集成的邮件或传真功能进行发送，最大程度地方便用户在协同模式下工作。

同时方便各个级别的管理者，根据各自的权限，在完成自己的工作的同时，随时查询历史记录，监督并掌握职责范围内的所有业务情况和人员的工作，大大提高、改善工作效率和效益。

TradeCRM外贸业务管理系统可分为十大功能模块，涵盖了业务中各方面的工作：
ü 数据管理
ü 机会管理
ü 业务管理
ü 供应管理
ü 财务处理
ü 进度管理
ü 快递管理
ü 统计分析
ü 审核管理
ü 提醒管理

一、 数据管理
此模块包括公司与分支机构档案管理、员工档案、合同条款管理、样品间与样品档案管理、商品档案管理、客户档案管理、供应商档案管理等功能，归档并管理业务中积累的真实数据。
a) 样品间与样品档案管理
此模块实现样品间与样品信息档案的管理，例如：客户原样、市场收集的样品、工厂来样、船样等等。

b) 商品档案管理
此模块包括对商品分类、海关商品编码、商品档案、销售价格档案、供货价格档案的管理。客户询价、打样、订货的商品都必须先在商品档案里对商品信息进行登记。销售价格档案为销售合同提供数据，供货价格档案则作为采购合同定价的依据。

c) 供应商与客户档案管理
此模块能够完整地记录合作单位的基本情况、所有相关的活动、样品收发记录、传真与邮件的往来、具体联系人的信息等等，为客户关系管理与业务管理提供了坚实的数据基础。

二、 机会管理
与客户的初步接触、客户的订购意向、业务的开始阶段，都可以在TradeCRM中作为“机会”进行管理。此模块包括以下几个功能：
a) 销售机会管理
可以完整记录客户的采购意向，并跟踪记录、确认询盘与对外报价的工作。

b) 询盘记录管理
能够单独管理某个机会中的商品的询盘，并且分析、记录价格的成本结构。

c) 对外报价管理
可以方便地从询盘记录中导入价格，并生成报价单。对于含有配件的套装商品，系统能够同时生成配件的报价列表。此处无需打印，就可以方便地将报价单通过邮件或传真功能直接发给客户。

三、 业务管理
作为外贸业务系统中的核心，此模块能够集成前期工作所产生的数据，方便、准确地生成销售合同。并经由“出货安排”，生成进仓通知、出货通知、托运单等订舱、托运相关单据，以及报关单证、客户议付单证、清关单证等报关、议付工作所需的文档。信用证、核销单等重要单证，在此处也得到全面的跟踪与管理。
a) 销售合同
通过“数据管理”中的销售价格档案，确认合同中的价格。同时，方便地选择储存在数据库中的条款，快速生成合同。还可通过销售合同，直接转入采购合同的安排。此处可以同时选择多个销售合同，一次性完成采购安排的工作。

b) 信用证管理
记录银行信用证的关键信息，便于跟踪管理。

c) 出货安排
全面考虑实际出货时的复杂情况（例如，多份合同下的商品同时出货；一份合同下的商品分批出货；多份合同下的商品分批、部分出货），并按照清晰的逻辑关系进行处理，保证数据不错，不乱。

d) 进仓通知
能够根据出货安排中的数据与供货商信息，同时生成多张指导供货商发货的进仓通知。能够详细记录本次进仓的商品明细、地点和时间安排等内容。

e) 出货通知
能够根据出货安排或进仓通知中的数据，生成指导仓库的出货通知。

f) 托运单
能够根据出货汇总或报关商品汇总的数据，生成委托货代公司订舱的托运单。

g) 报关单证
生成并管理出口报关过程中的所有单证，包括保险单据、产地证、信用证等。此处也可记录报关过程中发生的所有费用，方便统计成本。

h) 议付单证
生成所有收款时所需的单据，并可同时记录佣金的支付情况与各项费用，方便成本核算。

i) 清关单证
此功能适用于客户所需清关单证与议付单证不同的情况。

j) 客户扣款通知
记录除货款外，需要向客户收取的、或替其支付的费用的明细。

k) 核销单管理
方便地记录和管理从外汇管理局领回的核销单的数量与使用情况。通过跟踪，预防核销单未能及时收回、交单与核销的问题，保障企业的利益。

四、 供应管理
此模块管理外贸企业与供货商之间的业务，从购销合同到付款结算。
a) 购销合同
可以通过销售合同直接生成相关的购销合同，方便跟踪与管理。

b) 供货商货款
可以从出货安排中导入数据，根据商品的实际出货情况生成指导供货商开发票的单据，其中可统计在各种情况下发生的费用，并从最终开票金额中扣除（例如，代为采购的物料费用，因质量问题产生的扣款等）。此处可选择是否“计入直接成本”，以便在成本核算中统计。

c) 供货商扣款通知
记录因各种情况需要向供货商收取的、或替其支付的费用的明细。

五、 财务处理
此模块管理外贸业务中与财务相关的具体工作。
a) 费用组
可以将业务过程中，经常发生的费用合并成组。使用的时候一次性添加，大大提高工作效率。

b) 应收款管理
此处可以登记并管理所有应该收取的款项，并可以根据收款水单冲销应收单据。

c) 应付款管理
此处登记并管理所有应该支付的款项，并可以根据付款水单冲销应付单据。

d) 费用中心
此处可以登记并管理所有公司运营中发生的费用，可以将费用的使用情况联系到个人。方便公司统计每个员工所产生的成本。

e) 出货成本分析
此处可以按照船期来统计每个客户的业务为公司带来的成本和利润，辅助公司制定经营策略。并且可以根据供货商货款中设定的退税比例计算出退税金额。

六、 进度管理
此模块可以按照预设的项目进度安排，跟踪并监督项目的进展情况。是一个很好的项目统计表，以及团队内部的交流平台。目前主要有以下四种进度模板：
a) 销售合同跟踪
以销售合同编号为主线索跟踪销售合同相关信息。可以在业务管理中，通过销售合同列表启用进度。

b) 销售合同明细跟踪
以销售合同号和商品编号为主线索跟踪销售合同中每个产品的相关信息。每个产品形成一个单独的进度。

c) 机会明细跟踪
以机会编号和商品编号为主线索跟踪机会管理中每个产品的相关信息。每个产品形成一个单独的进度。可以在机会管理中启用进度。

d) 样品开发跟踪
以样品编号为主线索跟踪样品开发的相关信息。可以在样品档案中启用进度。

七、 快递管理
此模块可以管理业务中发生的所有快递，并记录所邮寄货品的清单。还可以根据预设的运单格式，快速套打快递单据。

八、 统计分析
此模块有多种统计分析的方法，能够通过表格和图形，多角度地显示统计之后的动态业务数据。例如：可以直观地比照成本预测和实际结算的结果。统计报表可以输出为多种格式（例如，PDF、WORD、EXCEL、TIF等）。

九、 审核管理
TradeCRM中可以进行：
a) 多级审核，对关键业务进行多级审核，避免能够给企业带来损失的错误。
b) 可选条件审核，可以灵活地设定审核的条件。适应业务中多变的情况。
c) 进行审核通知，审核产生和通过时，都可以发出通知给相关人员。

 可以进行审核管理的模块：机会管理、对外报价、销售合同、采购合同、出货安排、议付单证、扣款通知等。

十、 提醒管理
TradeCRM成功地将时间管理与业务管理相结合，能够提醒：
a) 具体时间点事前与事后的提醒。（例如：报价日期、船期、应收款日期、应付款日期等）
b) 审核通知。
c) 单据修改情况（例如：销售合同、采购合同）。
d) 自己以及其他人员。
因此，很好地避免延误与错失所带来的风险。

客户需求
一、 询价及报价：
催工厂报价
发给工厂报价
整理及翻译询价
客人询价

技术要求、疑问咨询客人（或工厂）,并要求客户（或工厂）回复、图样确认

询价及报价归档
报价给客人

注意点：
A、处理询价时须捉住一个中心：报价须及时，一般为三天内回客人; 超过三天者, 须报业务经理备案并说明原因，请示处理意见。
报价处理原则: 1. 常规产品按价目表, 若没有价目表,请工厂报价,并按公司规定报价公式: 工厂价/8.9/0.8结合市场浮动(不超过5%)报价
2. 特殊产品或数量大的询价, 须请示报价幅度
3.对外报价须有经手人及核对人签字
4.报价单采用公司统一要求格式
B、 客户传真件由业务助理(叶文强)统一登记询价号,经苏经理阅后分配给相应业务员
C.、邮件统一由苏经理收件、阅后,文件转给相应业务员,由业务员自行登记询价号后按询价流程处理。
D、客人询价或技术要求不清或工厂反馈须相关要求时,跟客人了解及确认再行询价、报价;
E.、询价及报价文件须归档，时间为每个月归档一次，附有文件登记索引表,可按客人或其他可行方式整理，须有电脑记录。
F、付款条件
G、产品报价有效期，目前暂定为60天
H、每个报价单需要标出产品总数量及总金额
I、碰到特殊产品或产品超过一定数量（总价超过$40000）的询价要求，须特别请示苏经理或总经理

二、 订单处理
订单回签客人
工厂订单签回
下单给工厂
收到客人订单

价格问题及技术问题反馈给客人

订单数据统计

(具体见订单操作流程图,附后)
注意点：A、收到客人订单须统计总金额、总数量；确定商品、规格、数量、技术要求、付款条件、交货期、检验方式等各方面要求。
B、下单给工厂：1、若客人价格是近期已询价，可综合比较工厂间报价及考核质量交货期等问题后，择优下单，但厂商须为公司在册的合格供应商（附表）
严格按公司下单及核对订单要求文件，见附件
2、客人未询价或采用价目表价格，须先向工厂询价再下单
3、一般在正式下单前，须请工厂再做优惠。总额人民币15万元以上或单项产品价格在$25000以上的订单，下单前要请示苏经理或总经理签字确认。
4、对于交货期(比如有罚金等)需特别注意并明显标识！！！
5、给工厂的订单做好须先提交苏经理或小黄核对（今后增加人选） 6、订单核对后，由相关业务员提交给沈总签字、盖章
7、沈总签字盖章后，统一交给小刘传给工厂
C、从客人下单至订单回签给出客人的时间，不超过7天。
D、若订单产品的技术要求相对复杂或不明确时，须出图供客人确认；或要求客人提供相关技
术资料与工厂确认。
E、及时催款、收货款或L/C正本，并核对修改L/C条款（对公司不利的）， 客人付款条件须先报总经理确认批准。
F、工厂订单签回工作，现由小刘催促工厂，相关业务员协助，须特别注意工厂订单三天内必须签回。
G、若工厂对订单有修改，由小刘交由胡总或沈总审核。审核后， 由沈总统一指示对订单的
最终处理。
H、相关业务员应注意询问小刘工厂订单是否及时签回，并及时将订单回签确认给客人。
I、 对于每个订单，相关业务员须做好数据统计工作（包括客人、订单号，金额、交货期等），
并报给苏经理登记。
J、执行中途订单要求有变更的，相关业务员应注意及时更新资料或重新制作订单， 并及时通知工厂变更、确认、签回。
K、根据订单要求跟踪生产进度，及时与船务部、质检部联系，发现问题立即解决。
L、按时出货、及时收款，保质保量完成每个订单。
M、定期询问客户对产品的反馈，对本公司的服务满意度等情况，发现问题定期反映，并在业务部会议上讨论解决方法。（业务部后续会议讨论并设计出合理的表格或文字范本以便业务员统一操作）
三、 质量报怨
回复客人
报怨给工厂
查找订单
收到客人报怨

注意点：A、若接到客人报怨， 先核对问题要点, 及跟客人要相关证据(证据不明的情况下)；
B、报怨给工厂：1、将相关质量问题及证据发给工厂
2、工厂回复
3、以争取损失降到最低，客户、工厂最大满意的原则处理方式
4、此项文字工作暂由小刘处理，相关业务员处理客户、本公司、工厂的报怨情况。
C、处理报怨须坚持原则，及时、准确、专业、公正。
D、在新近业务助理小叶上手后，此项将转由他统一负责，其他业务员协助。
四、 业务开拓
搜索、广告或其他有效途径

客人跟踪、联络
新客户询价处理
建立新客户档案
发开发信

注意点：A、对新客人的了解，建立完善的客户档案文字资料，及合适的评价
B、询价处理须迅速、服务到位、耐心细致
C、定期跟踪
D、与客户建立良好的沟通环境

TradeCRM的实现过程
一、 询价及报价：

通过结合附件功能与进度的文本记录实现相关信息的收集
对外报价
进度跟踪
询盘记录
机会管理

A. 在收到客户询价意向时，可以在机会管理中生成一个新的机会，详细记录意向的具体内容，同时建立询价记录与报价记录。报价记录中的价格可以从历史报价中导入，也可以从询盘记录中导入。从询盘记录中导入时，输入转换比率，即可将询盘记录的人民币价格转换为外币价格，并可自动计算产品总数量与总金额。同时，可以输入详细的付款条件、报价有效期等。对于金额大的报价单，可以在报价审核中，根据设置好的条件，由相应主管经理审核后，再按照统一的格式通过传真功能或邮件发送。
B. 可以通过TradeCRM收到客户的询价传真或者询价邮件之后，由主管分发给相应业务员。并由业务员自行建立询价记录后，按询价流程处理。
C. 通过TradeCRM的客户关系管理，可以方便地同客人与工厂了解及确认不清楚的技术要求及报价。
D. 询价及报价文件安全地保存在数据库中，方便业务人员随时查询。

通过销售合同，进行采购安排，生成采购合同。并通过邮件或传真发送。
二、 订单处理

价格问题及技术问题反馈给客人
订单数据统计
订单回签客人
工厂订单签回
收到客人订单

A. 在销售合同中可以从对外报价中直接导入详细的商品、规格、数量等信息，并完善技术要求、付款条件、交货期、检验方式等具体细节。
B. 对于金额大的订单，可以根据设置好的条件，由相应主管经理审核后，再按照统一的格式通过传真功能或邮件发送。
C. 对于交货期(比如有罚金等)等需特别注意的信息，可以通过进度管理来跟踪。
D. 给工厂的订单做好后，可以通过审核设置，由指定的业务经理预先核对。
E. 订单核对后，可提交给总经理电子签名、电子盖章后，通过传真功能或邮件统一传给工厂。
F. 从客人下单至订单回签给客人的时间，以及工厂回签的时间，可以通过进度管理来跟踪。
G. 执行中，对销售合同与采购合同的修改，系统每次都会询问原因，由业务人员记录并保存在数据库中，方便业务主管的审核与查询。
H. 对于每个订单的数据统计工作（包括客人、订单号，金额、交货期等），在系统的统计分析功能模块中，可以很方便地完成。
I. TradeCRM可以记录客户的投诉、意见及对产品的反馈。便于公司在业务部会议上讨论并解决。由于系统中完整地保存了所有的业务数据与文件，客户反馈的处理过程可以做到：及时、准确、专业、公正。

三、 询价及报价：
新客户询价处理
建立新客户档案
发开发信
搜索、广告或其他有效途径

通过TradeCRM进行客户的跟踪与联络

TradeCRM可以加强企业对客户关系与合作机会的管理与把握。能够将联系活动、快递、样品、传真、邮件、商品档案与联系人等信息有机地联系起来。方便用户开展业务，显著提高工作效率，为企业创造更大的价值。