公司标准化管理规范及编写规定.doc

***有限公司
管理规范

版本：A版 文件编号： GL01-01

标准化管理规范及编写规定

编 制 ***
审 核 ***
批 准 ***

2011-01-20发布 2011-01-20实施
目 录
1. 范围 3
2. 引用标准、有关文件 3
3. 管理职责 3
4. 标准化管理的分类、内容、编制流程及实施、更改 3
5. 管理标准编写的基本要求 6
6. 管理标准文件版本、文件编号、编制文件的具体规则 7
7. 记录的版本、编号的具体编制规则 9
8. 记录保存 9
9. 附件说明： 9
10. 文件编制审批更改流程： 10

标准化管理规范及编写规定

1. 范围
1.1. 本标准规定了公司标准化管理规范、分类、各部门的职能、编写规定、内容与要求、检查与考核。
1.2. 本标准适用于公司标准化管理规范的全过程；但适用于各类行政文件（表格）的编写规定及管理（除与质量类、技术类有关的文件编制及管理外）。
2. 引用标准、有关文件
2.1. GB 1.1 标准化工作导则 标准编写的基本规定；
3. 管理职责
3.1. 公司综合管理办公室（简称：综合办）负责标准化规范管理的归口部门。
3.2. 各有关部门负责分管专业的标准化文件的编写、修改、完善和贯彻、检查与考核。
3.3. 公司品管课、技术课、综合办负责分管专业的标准化规范管理文件的审核，呈报公司分管领导审批后执行。
3.4. 本标准由公司综合办提出及归口统一管理。
4. 标准化管理的分类、内容、编制流程及实施、更改
4.1. 公司标准化管理的分类、内容：
公司标准化管理依据相关文件的性质及重要性程度、适宜公司管理须要为宗旨，以质量类文件作为第一执行标准、技术类文件作为第二执行标准、行政类文件作为以上两类文件的补充文件，相互间既有联系又相辅相成，既互不干涉又分别独立，其使用和实施采用独立管理模式；其主要分类为两大类：外部文件和内部文件；内部文件又分为三类：程序文件、技术文件、行政文件。
公司标准化管理的分类相关内容见下表：
序号
文件分类名称
文件编号规则
实施所依据
文件名称
归口部门
备注
大类
小类
1
外来文件
法律法规
W/F/QP－－年代号

品管课

W/F/JS－－年代号

技术课

W/F/GL－－年代号

综合办

质量文件
W/QP－－年代号

品管课

技术文件
W/JS－－年代号

技术课

行政文件
W/GL－－年代号

综合办

2
内部文件
程序文件
QP－
《文件控制程序》
品管课

技术文件
JS－
《文件控制程序》
技术课

行政文件
公司级
GL－
《行政文件
管理办法》
综合办
公司各部门须执行的
部门级
B/GL－
本部门
本部门须执行的，综合办备案
系级
（班组级）
X/GL－

本部门
本系（班组）须执行的，本部门备案
说明：
1.文件编号规则：
（a）W、F分别为外来文件、法律法规的代号；
（b）无“B/X”标识的GL文件均为公司级受控文件；
（c）B、X分别为部门级、系级（班组级）文件的代号；
（d）QP、JS、GL、ZD分别为程序文件、技术文件、行政文件、职代会文件的代号；
（e）为编制或提交转发部门（指外来文件）的代码；
（f）为文件的顺序码；文件类从01开始的；
（g）年代号为文件印发或转发年份的最后两位数。
2.文件版本编号规则：
（a） 版本号为英文字母A、B、C、D......换版顺序表示；
（b） 修改号0、1、2、3......修改次数顺序表示，其中：0表示新编制的原版文件；
（c） 外来文件版本识别以施行年份为识别标记号。
4.2. 其相关文件的具体说明如下：
4.2.1.内部文件：指本公司内部管理须要而制定的文件。
a.程序文件：与质量有关的体系文件（如：ISO9000文件等），由公司品管课归口管理，具体依据《文件控制程序》执行。其代码： QP--表示程序文件。
b.技术文件：与技术有关的资料或文件（如：图纸、工艺文件等），由技术课归口管理，具体依据《文件控制程序》执行。其代码： JS--表示技术文件。
c.行政文件：与公司规划、指导及规范公司行政事务工作直接有关所必须编制的文件，称为行政文件（如：公司决议、通知（告）、报告、指示、批复、会议纪要、各类行政管理过程所须文件等），由综合办（简称：综合办）归口管理，具体依据 《行政文件管理办法》执行。其代码：GL--表示行政文件，ZD--表示与职代会有关的行政文件。
4.2.2.外来文件：指国家级（或公司上级）所制定的与我司直接有关（用于指导公司经营管理方面）、必须引用或执行的文件。
a.法律法规：指国家或本地区所颁布的法律法规，如：公司法、合同法、劳动法等。
b.质量文件：指国家或所属行业所颁布的（产品）质量标准，如：ISO9000质量标准、生产许可证等。
c.技术文件：指国家或所属行业所颁布的（产品）技术标准，如：泵业技术标准等。
d.行政文件：指本地区（或公司上级）所颁发的行政文件，如：上级总公司、上级部门等。
4.3. 公司标准化管理的编制
4.3.1.重要或涉及几个部门的标准文件，由标准化管理分类归口部门负责组织各有关职能部门共同编写，必要时应组织会签；如：程序文件由品管课负责组织，以此类推。
4.3.2.专业管理标准文件，由各有关职能部门内部自行组织编写，提交归口部门审核其规范性，具体依据本标准中的“第5条 管理标准编写的基本要求”执行。
4.3.3.管理标准是法律法规性文件，一般不涉及具体的管理实施细则，也不涉及保密内容。
4.3.4.标准化管理文件依据不同的性质分类如下：
a. 规范管理文件按层级分为三级：1)公司级、2)部门级、3)系级（班组级）
b. 规范管理文件按性质分为四类：1)基本规定、2)作业流程、3)报表图表、4)CI规范
c.规范管理文件按业务领域分为八类：1)组织规程类、2)人事管理类、3)行政管理类、4)财务管理类、5)发展规划类、6)业务管理类、7)信息统计类、8)生产技术类
d.规范管理文件按保密程度分为三类：
1) G类(General)，即通用类，对保密性无要求；其代码：G--表示通用性
2) S类(Secret)，即机密类，限制在公司部门经理(含下属企业经理)以上和相关工作人员范围内；其代码：S--表示机密性
3) T类(Top Secret)，即绝密类，限制在公司少数高层管理人员和相关人员范围内；
其代码：T--表示绝密性
4.4. 公司管理标准的批准与发布
1.4.1. 公司管理标准，由公司总经理批准；一般实施细则由授权公司分管领导批准。
1.4.2. 批准后的管理标准由相关归口部门发布给公司各部门，同时提交综合办备案（电子档及文本）。
1.4.3. 公司管理标准的编写与批准过程中形成的资料，由原编写部门及时整理归档，同时提交综合办备案（电子档及文本）并监督实施。
4.5. 公司管理标准的实施
4.5.1公司管理标准发布后，就是公司所实施的法规或规章制度，应在公司的各项管理过程和活动中得到执行。
4.5.2重要或涉及公司级的管理标准，由综合办负责组织实施指导与检查考核。
4.5.3专业管理标准，由标准化管理分类归口部门负责组织实施指导与检查考核。
4.6. 公司管理标准的更改
4.6.1遇到下列情况，应对公司管理标准进行更改。
a. 法律、法规、规范（标准）等发生修改；
b. 公司组织机构发生变化、工作流程发生变动；
c. 原管理标准不适应公司管理过程和活动的需要，提出改进要求；
d. 原管理标准相互不协调；
e. 原管理标准条文有差错或不易操作。
4.6.2需要进行更改的公司管理标准，由原编写部门填写《文件编制、转发、更改、废止申请单》，经授权公司分管领导批准后实施。
5. 管理标准编写的基本要求
5.1. 管理标准的编写符合国家（行业）的法律、法规、规范（标准）的规定。
5.2. 应用标准化原理和方法，标准的内容应简化、优化、统一、协调；标准的文字应准确、简明、通俗易懂、逻辑严谨；标准的名词、术语、符号、代号应统一。
5.3. 应运用国内外先进的管理经验，结合行业和公司的特点，把行之有效的管理标准纳入标准。标准应具有可检查性，便于执行和检查。
5.4. 管理标准的构成
一般正文的构成：范围、引用标准、有关文件、术语、符号、代号、管理职责、管理内容和要求、、检查和考核、相关记录。
5.4.1 范围
a.主题内容
简要说明标准的主题内容（一般不超过50个汉字）。
建议采用下列典型用语： “本标准规定了……。”
b.适用范围
主要规定标准的适用范围或应用领域。必要时应明确说明不适用范围或领域。
建议采用下列典型用语：
“本标准适用于……。”
“本标准适用于……，也适用于……。”
“本标准适用于……，……也应参照执行。”
“本标准不适用于……。”
5.4.2 引用标准、有关文件
主要说明标准中直接引用的标准、有关文件；配合使用的标准、有关文件。
5.4.3 术语、符号、代号
a.标准中采用的术语、符号、代号，在现行国际标准、国家标准、行业标准中没有规定时，应在标准中给出定义或说明。
b.定义或说明应准确、简明，必要时应写明依据。
5.4.4 管理职责
主要规定负责该管理事项的管理者和管理部门，以及涉及的有关部门的管理范围和职能分配。
5.4.5 管理内容和要求
a.管理内容和要求是管理标准的核心，是为实现管理职能所规定的管理内容和要求。
b.管理内容和要求的编写顺序可依组织、计划、指挥、协调、控制等职能排列，也可按事项的逻辑关系或时间序列排列。
c.管理内容和要求的对象包括事项的配置、状态、程序、目标、职责与接口、方法与准则，并规定完成事项的质、期、量的要求。
d.应规定事项相关的信息管理和数据收集、分析和利用的要求。
5.4.6 检查与考核
规定对有关部门执行和完成管理标准的情况进行检查与考核的程序与方法。
6. 管理标准文件版本、文件编号、编制文件的具体规则
管理标准化文件的版本、编号是其文件的唯一识别标识，且在五年内不可将该文件编号给其他新增文件编号，达到可追溯性（即该文件自首次拟定批准实施后起至文件废止五年内，均享有该文件的唯一识别标示，不可更换或新分配给新制定的文件）；达到易于跟踪、检查、监督管理等的有效性、适宜性、可追溯性。
6.1. 管理标准文件的封面制作（见附表一），公司标题采用小二号（加粗），文件标题采用三号（加粗），其余均用四号（或小四号）宋体。
6.2. 管理标准文件用纸采用国际标准A4型（210毫米×290毫米）；
6.3. 管理标准文件的版本具体规则为大写英文字母的顺序依次递增更换；修改号用阿拉伯数字的顺序依次递增更换；具体表示如下：
如：A/0--表示A版第0次修改号；C/3--表示C版第3次修改号；
6.4. 管理标准文件编号的具体规则如下：
公司级的标准化管理标准的编号从001起的阿拉伯数字顺序递增；
公司级行政文件、职代会文件的编号从01的阿拉伯数字顺序递增；
如：W/F/QP05-03-10 -- 表示2010年版第3号外来质量标准，归口管理品管课；
ZD01-03 -- 表示公司级第3号行政文件，归口管理职代会；
GL021-09 -- 表示公司级第9号行政文件，归口管理总务课财务系；
X/GL06-08 -- 表示资材课的系级第8号行政文件，归口管理资材课；
具体文件编号的编制规则：
□ / □ / □ / □□ ① ― ② ―□□
外来文件代码
W 法律法规 文件级别 编制部门代码 年代号（两位）
F （公司级/部门级/系级） （见表1）
空白/B / X 02 / 021等

标准化文件分类代码 顺序号
JS（或QP、GL、ZD）
6.5. 编制文件的基本规则
6.5.1 质量手册、技术文件、行政文件的结构层次分别为：第一层为“1”“2”...，第二层为“1.1”“1.2”...，第三层“1.1.1”“1.1.2”...，第四层为“1.1.1.1”“1.1.1.2”...；
6.5.2 程序文件的结构层次分别为:第一层“1”“2”“3”...，第二层为“流程”顺序号如1代表3.1，第三层为“控制要求”内顺序号如1代表3.1.1，第四层为“控制要求”内第2层用a.b....顺序如a代表3.1.1.a；
6.5.3 所有文件若有第五层可用（1），（2），（3）....顺序号，如（1）代表3.1.1.a. 1。
6.5.4 编制文件涉及部门名称均使用部门代码或简称，统一按 “部门名称代码简称对照表” (见下表)执行；
表1 部门名称代码简称对照表
简称
代码
各部门名称

简称
代码
各部门名称
企
01
综合办
生管
04
生产管理课
总
02
总务课

品
05
品管课
财
021
财务系

资
06
资材课
人
011
人事系

生
07
生产课
技
03
技术课

组
08
组装课
职
11
职代会专用

7. 记录的版本、编号的具体编制规则
记录的版本、编号是其记录的唯一识别标识，与行政文件的标识要求一样。
6.6. 记录的标识统一在表格标题栏的下一行的右上角，采用小五号宋体；
6.7. 记录的版本具体规则为两位阿拉伯数字的顺序依次递增更换；具体表示如下：
如：00--表示第0次版本；03--表示第3次版本；
6.8. 记录编号的具体规则如下：
如：《**》文件的记录G00-03 --表示第0号版本《**》行政类文件的相关记录；
《**》文件的记录Q00-03 --表示第0号版本《**》质量类文件的相关记录；
具体记录编号的编制规则：
□ □□ ― □□
版本号
001 / 02 顺序号
01
标准化文件分类代码
J（或Q、G、Z）
8. 记录保存
1. 文件编制、转发、更改、废止申请单
2. 公司受控文件发放总目录表
3. 文件评审单
4. 文件发放/退收登记表
5. 增、退、补领文件申请表
6. 销毁文件记录清单
7. 文件编制、更改、审批、发放、实施流程图
9. 附件说明：
1. 附表1 标准化管理标准的封面（样稿）
2. 附表2 公司受控文件发放总目录表 G00-01
3. 附表3 部门受控文件目录单 G00-02
4. 附表4 文件评审单 G00-03
5. 附表5 文件编制、转发、更改、废止申请单 G00-04
6. 附表6 文件发放/退收登记表 G00-05
7. 附表7 增、退、补领文件申请表 G00-06
8. 附表8 销毁文件记录清单 G00-06
9. 附表9 记录清单（表式部分） G00-08
10. 文件编制审批更改流程：
个人工作业务总结
本人于2009年7月进入新疆中正鑫磊地矿技术服务有限公司(前身为“西安中正矿业信息咨询有限公司”)，主要从事测量技术工作，至今已有三年。
在这宝贵的三年时间里，我边工作、边学习测绘相专业书籍，遇到不懂得问题积极的请教工程师们，在他们耐心的教授和指导下，我的专业知识水平得到了很到的提高，并在实地测量工作中加以运用、总结，不断的提高自己的专业技术水平。同时积极的参与技术培训学习，加速自身知识的不断更新和自身素质的提高。努力使自己成为一名合格的测绘技术人员。
在这三年中，在公司各领导及同事的帮助带领下，按照岗位职责要求和行为规范，努力做好本职工作，认真完成了领导所交给的各项工作，在思想觉悟及工作能力方面有了很大的提高。
在思想上积极向上，能够认真贯彻党的基本方针政策，积极学习政治理论，坚持四项基本原则，遵纪守法，爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心。积极主动学习专业知识，工作态度端正，认真负责，具有良好的思想政治素质、思想品质和职业道德。
在工作态度方面，勤奋敬业，热爱本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，能够主动寻找自己的不足并及时学习补充，始终保持严谨认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。
在公司领导的关怀以及同事们的支持和帮助下，我迅速的完成了职业角色的转变。
一、回顾这四年来的职业生涯，我主要做了以下工作：
1、参与了新疆库车县新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿的野外测绘和放线工作、点之记的编写工作、1:2000地形地质图修测、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，提交成果《新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿普查报告》已通过评审。
2、参与了库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估项目的室内地质资料编写工作，提交成果为《库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估报告》，现已通过评审。
3、参与了《新疆库车县巴西克其克盐矿普查》项目的野外地质勘查工作，参与项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘查线剖面测量、测绘内业资料的编写工作；最终提交的《新疆库车县康村盐矿普查报告》已通过评审。
4、参与了新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量监测工作，项目包括：野外地质测量与室内地质资料的编写，提交成果为《新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量年报》，现已通过评审。
6、参与了《新疆博乐市五台石灰岩矿9号矿区勘探》项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。
7、参与了《新疆博乐市托特克斜花岗岩矿详查报告》项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。
通过以上的这些工作，我学习并具备了以下工作能力：
1、通过实习，对测绘这门学科的研究内容及实际意义有了系统的认识。加深对测量学基本理论的理解，能够用有关理论指导作业实践，做到理论与实践相统一，提高分析问题、解决问题的能力，从而对测量学的基本内容得到一次实际应用，使所学知识进一步巩固、深化。
2、熟悉了三、四等控制测量的作业程序及施测方法，并掌握了全站仪、静态GPS、RTK等测量仪器的工作原理和操作方法。
3、掌握了GPS控制测量内业解算软件（南方测绘 Gps数据处理）以及内业成图软件（南方cass）的操作应用。能够将外业测量的数据导入软件进行地形图成图和处理。
4、在项目技术负责的指导下熟悉了测量技术总结的编写要求和方法，并参与了部分项目测量技术总结章节的编写工作。
5、在项目负责的领导下参与整个测量项目的组织运作，对项目的实施过程有了深刻理解。通过在项目组的实习锻炼了自己的组织协调能力，为以后的工作打下了坚实基础。
二、工作中尚存在的问题
从事测绘工作以来，深深感受到工作的繁忙、责任的重大，也因此没能全方位地进行系统地学习实践，主要表现为没有足够的经验，对于地形复杂的地段理解不够深刻；理论知识掌握不够系统，实践能力尚为有限。以上问题，在今后工作中自己将努力做到更好。
三、今后的工作打算
通过总结四年来的工作，我无论从工作技术上，还是从世界观、人生观、价值观等各个方面，都有了很大的提高。今后，我会在此基础上，刻苦钻研，再接再厉，使自己在业务知识水平更上一层楼，为测绘事业的发展，贡献自己的力量。

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