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供应链管理供应链管理系统

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第9章 供应链(购销存)管理系统
供应链(购销存)是用友ERP-U852管理软件的重要组成部分,它突破了会计核算软件单一财务管理的局限,实现了从财务管理到企业财务业务一体化的全面管理,实现了物流、 资金流管理的统一。本章主要讲授购、 销、 存业务处理的功能与特点,购、 销、 存业务处理系统的基本操作流程与方法等内容。
9.1 供应链(购销存)业务处理系统概述
供应链管理系统包括采购管理、 销售管理、 库存管理和存货核算等模块。其中每个模块即能够单独使用,也能够与相关子系统联合使用。
9.1.1 供应链(购销存)业务处理系统的功能与特点
1.供应链(购销存)业务处理系统的功能
供应链(购销存)业务核算是企业经营管理的重要环节,繁杂的购、 销、 存业务核算与管理工作一直困扰着企业,供应链(购销存)业务处理系统正是根据企业供应链(购销存)业务的特点设计开发的核算与管理软件,一般来讲,供应链(购销存)业务处理系统应具备以下功能:
(1) 物资采购业务的核算:根据企业业务经营与财务管理方面的要求,处理有关物资采购方面的经济业务,主要包括请购、 定购、 到货、 入库、 采购发票、 采购结算等全过的管理, 能够处理普通采购业务、 受托代销业务等业务类型。企业可根据实际业务情况,对采购业务处理流程进行可选配置。并登记各种核算账簿以及进行采购业务分析。
(2) 产品销售核算:按照国家有关规定, 处理有关产品销售方面的经济业务,包括销售报价处理、 销售定货、 销售开票、 销售调拨、 销售退货、 发货折扣、 委托代销、 零售业务等,并根据审核后的发票或发货单自动生成销售出库单,处理随同货物销售所发生的各种代垫费用,以及在货物销售过程中发生的各种销售支出。对产品的销售业务进行核算统计,同时,进行各种销售业务分析。
(3) 库存商品的管理和核算: 按照国家有关规定, 处理有关库存商品管理方面的经济业务。主要包括审核各种入库单据、 管理出入库数量、 同时处理库存商品调拨业务、 盘点业务、 组装拆卸业务等,另外对于库存商品的控制(保质期管理、 代销商品管理、 不合格品管理、 现存量管理、 安全库存管理等),同时进行入库流水账、 库存台账等库存账簿管理和统计分析、 存货出入库成本的核算、 出入库成本的调整、 存货跌价准备的处理等。
2. 供应链(购销存)业务处理系统的特点
根据企业对材料物资和库存商品的、 进、 销、 存核算与管理的要求,供应链核算系统应具备以下特点:
(1) 核算数据量大。
(2) 税金计算政策性强。
(3) 数据间的计算关系复杂。
(4) 成本计算方法多。
(5) 数据传递关系多等。
3. 供应链(购销存)核算业务实现电算化的意义
供应链(购销存)核算是企业管理中非常重要的部分,由于业务量非常繁多,且手工处理易出现差错,因此,实现供应链(购销存)核算电算化,使广大财务工作者从繁杂的手工处理中解脱出来,准确,高效地进行管理具有十分重要的意义。
9.1.2 供应链(购销存)核算的业务流程和数据流程
1. 企业供应链(购销存)核算模式
一般来说,其供应链(购销存)手工核算流程如下:
(1) 商品购进,具体分以下三种情况:
①购进商品验收入库,同时支付货款或开出承兑商业汇票。
②购进商品,先承付货款或开出承兑商业汇票后验收入库。
③购进商品,先验收入库后支付货款,或开出承兑商业汇票,月终时记账。月终尚未支付或尚未开出承兑商业汇票的商品,下月初对上述分录用红字冲回。
(2) 商品销售,也分三种情况:
①销售实现:包括采用支票、 委托银行收款、 异地托收承付、 商业票结算方式以及零售商品销售的各种销售实现。
②销售退回:主要核算由于质量、 品种等原因发生的退货处理。
③销售成本结转:根据各单位具体情况采用先进先出、 加权平均、 移动平均、 后进先出等方法计算商品销售成本,定期结转销售成本。
(3) 商品储存: 盘盈及盘亏的核算处理。
2. 系统核算流程
(1) 购货业务系统核算流程描述示意图,如图 9-1所示。
录入购货发票
得入库单确认结算方式
审核 登账
部门经营情况
应交税金进项税账
库 存
商品账
编制会计分录
税金发票联扺扣清单
编制会计分录
账务处理系统

图9-1 购货业务流程描述示意图

(2) 商品销售业务系统核算流程描述示意图,如图 9-2所示。

录入税务发票
得入库单确
定结算方式
审核登账
查询部门情况
应交税金销项税账
商品销售收入账
销售成本核算
编制会计分录
税金发票抵扣联清单
会计凭证
销售成本 账
库存商品 账
财务处理系统
期末结转 本年 利润

图9-2销货业务流程描述图

(3)供应链管理系统核算功能简图,如图 9-3所示。
供应链管理系统
日常业务
综合查询
记账凭证
系统管理
采购业务
销售业务
库存业务
总账查询
查明细账
汇总查询
其它查询
凭证查询
凭证传递
基本信息
基础档案
数据管理
建账管理
存货核算

图9-3 供应链管理系统功能简图

9.2 供应链(购销存)业务处理系统的应用
9.2.1 供应链(购销存)业务处理系统的初始化
与以前版本的软件相比,用友ERP-U852供应链管理系统功能更完善、 选用面更广、 更具有开放性,这就需要有更多的各种设置。
在”桌面”上单击”开始”菜单,在”程序”项下的”用友ERP-U8”菜单下”企业门户”,进入企业门户,在企业门户窗口的”基本信息”中选择”系统启用”,打开该对话框,在其中选择”应付””应收””采购管理”、 ”销售管理”、 ”库存管理”、 ”存货核算”六个子系统。每选择一个子系统都会出现日期提示,点击”确定”。再点击退出按钮重新回到”企业门户”
1. 基础档案信息
使用供应链管理系统之前,应做好手工基础数据的准备工作,如对存货合理分类,准备存货的详细档案,进行库存数据的整理及与账面数据的核对等。供应链管理系统需要增设的基础档案信息包括以下几项。
(1) 存货分类
如果企业存货较多,需要按照一定的方式进行分类管理。存货分类是指按照存货固有的
特征或属性将存货划分为不同的类别 , 以便于分类核算与统计。如工业企业能够将存货划分 为原材料、 产成品、 应税劳务;商业企业能够将存货分为商品、 应税劳务等。
设置存货分类时以”账套主管”进入”企业门户”界面,点击左下边的”设置”,然后在列表的”基础档案”中的”存货”项目中选择”存货分类”弹出”存货分类”对话框,如图9-4和图9-5所示。

图9-4 企业门户窗口

图9-5 存货分类对话框窗口
在企业日常购销业务中,经常会发生一些劳务费用,如运输费、 装卸费等,这些费用也 是构成企业存货成本的一个组成部分,而且它们能够拥有不同于一般存货的税率。为了能够 正确反映和核算这些劳务费用,一般在存货分类中单独设置一类,如”应税劳务”或”劳务费用”。
(2) 计量单位
企业中存货种类繁多,不同的存货存在不同的计量单位。有些存货财务计量单位、 库存计量单位、 销售发货单位可能是一致的,如自行车的 3 种计量单位均为”辆”。同一种存货 用于不同的业务,其计量单位也可能不同。如对某种啤酒来,其核算单位可能是”瓶”,也就是说,财务上按瓶计价;其库存单位可能按”箱”,1箱=24瓶,因此,在开展企业日常业务之前,需要定义存货的计量单位。
设置计量单位时以”账套主管”进入”企业门户”界面,点击左下边的”设置”,然后在列表的”基础档案”中的”存货”项目中选择”计量单位”弹出”计量单位”对话框,如图9-6所示。

图9-6 计量单位对话框窗口
(3) 存货档案
设置存货档案时以”账套主管”进入”企业门户”界面,点击左下边的”设置”,然后在列表的”基础档案”中的”存货”项目中选择”存货档案”弹出”存货档案”对话框,选中某一存货点击”增加”按钮,出现”增加存货档案”对话框。如图9-7所示

图9-7 存货档案对话框窗口
在”存货档案” 窗口中包括 4 个选项卡:基本、 成本、 控制和其它。
在”基本” 选项卡中 , 有 6 个复选框 , 用于设置存货属性。设置存货属性的目的是在填制单据参照存货时缩小参照范围。
销售:用于发货单、 销售发票、 销售出库单等与销售有关的单据参照使用 , 表示该存货可用于销售。
外购:用于购货所填制的采购入库单、 采购发票等与采购有关的单据参照使用 , 在采购发票、 运费发票上一起开具的采购费用 , 也应设置为外购属性。
生产耗用:存货可在生产过程被领用、 消耗。生产产品耗用的原材料、 辅助材料等在开具材料领料单时参照。
自制:由企业生产自制的存货, 如产成品、 半成品等, 主要用在开具产成品入库单时参照。
在制:指尚在制造加工中的存货。
应税劳务:指在采购发票上开具的运输费、 包装费等采购费用及开具在销售发票或发货单上的应税劳务、 非应税劳务等。
在”控制” 选项卡中,有3个复选框。
是否批次管理:对存货是否按批次进行出入库管理。该项必须在库存管理系统账套参数中选中”有批次管理”复选框后,方可设定。
是否保质期管理:有保质期管理的存货必须有批次管理。因此该项也必须在库存管理系统账套参数中选中”有批次管理”复选框后,方可设定。
是否呆滞积压:存货是否呆滞积压,完全由用户自行决定。
(4) 仓库档案
设置仓库档案时以”账套主管”进入”企业门户”界面,点击左下边的”设置”,然后在列表的”基础档案”中的”业务”项目中选择”仓库档案”弹出”仓库档案”对话框,选中某一存货点击”增加”按钮,出现”增加仓库档案”对话框。如图9-8所示。

图9-8 仓库档案对话框窗口
存货一般是存放在仓库保管的。对存货进行核算管理,就必须建立仓库档案。
(5) 收发类别
设置仓库档案时以”账套主管”进入”企业门户”界面,点击左下边的”设置”,然后在列表的”基础档案”中的”业务”项目中选择”收发类别”弹出”收发类别”对话框,点击”增加”按钮,输入资料。如图9-9所示。

图9-9 收发类别对话框窗口
收发类别用来表示存货的出入库类型 , 便于对存货的出入库情况进行分类汇总统计。
(6) 采购类型 / 销售类型
设置仓库档案时以”账套主管”进入”企业门户”界面,点击左下边的”设置”,然后在列表的”基础档案”中的”业务”项目中选择”采购类型”弹出”采购类型”对话框,点击”增加”按钮,输入相关资料。”入库类别”可点击小放大镜,如图9-10所示。定义销售类型与定义采购类型一致,这里不再说明。

图9-10 采购类型对话框窗口
定义采购类型和销售类型 , 能够按采购、 销售类型对采购、 销售业务数据进行统计和分析。采购类型和销售类型均不分级次,根据实际需要设立。
(7) 产品结构
产品结构用来定义产品的组成,它包括组成成分和数量关系,以便用于配比出库、 组装拆印、 消耗定额、 产品材料成本、 采购计划、 成本核算等引用。产品结构中引用的物料必须首先在存货档案中定义。比如:计算机由显示器、 主机、 键盘、 鼠标组成;主机由机箱、 软驱、 主板、 硬盘、 CPU组成。要求在存货档案中定义好这些物料的编号、 名称、 规格型号等、 输入产品结构时要先输入父项,后输入子项。即先加入计算机的下一层结构,然后输入主机的下一层结构。
(8)成套件: 由多个存货组成, 但不能拆开单独使用或销售的存货为成套件。对于没有成套件管理的企业, 用户能够不设置; 成套件不能进行组装、 拆卸。
(9)费用项目:
销售过程中有很多不同的费用发生 , 如代垫费用、 销售支出等,在系统中将其设置为费用项目,以方便记录和统计。
(10) 发运方式:
用户在处理采购业务或销售业务中的运输方式时, 应先行在本功能中设定这些运输方式。本功能完成对运输方式的设置和管理, 用户能够根据业务的需要方便地增加、 修改、 删除、 查询、 打印运输方式。
(11) 货位档案:
本功能用于设置企业各仓库所使用的货位。对存货进行货位管理的企业, 在使用本系统提供的录入期初结存或进行日常业务处理之前, 首先应对本企业各仓库所使用的货位进行定义, 以便在实物出入库时确定存货的货位。
(12) 非合理损耗类型:
在企业的采购业务中, 由于运输、 装卸等原因采购的货物会发生短缺毁损, 应根据不同情况, 作出相应的账务处理。属于定额内合理损耗的, 应视同提高入库货物的单位成本, 不另作账处理; 运输部门或供货单位造成的短缺毁损, 属于定额外非合理损耗的, 应根据不同情况分别进行账务处理。因此企业应在此事先设置好本企业可能发生的非合理损耗类型以及对应的入账科目, 以便采购结算时根据具体的业务选择相应的非合理损耗类型, 并由存货核算系统根据结算时记录的非合理损耗类型自动生成凭证。
以上各项设置完毕后,就能够进入相关供应链模块处理相关业务。
2．各系统其它设置
　　( 1) 应收款管理系统相关设置及期初余额录入
①从”企业门户”进入应收款管理系统, 执行”设置”中的”选项”命令, 打开”账套参数设置”对话框, 点击”编辑”按钮, 在”账套参数设置”对话框中, 应收账款核销方式选择”按单据”, 坏账处理方式为”应收余额百分比法”, 其它参数能够根据具体情况处理。
②执行”设置”中的”初始设置”命令, 进入”初始设置”对话框, 进行以下设置。
基本科目设置: ”应收科目1131”、 ”预收科目2131”、 ”销售收入科目5101”、 ”应交增值税科目21710105”;
坏账准备科目设置: ”坏账准备提取比例为0.5％”、 ”坏账准备期初余额为10000”、 ”坏账准备1141”、 ”对方科目5502”。
③执行”设置”中的”期初余额”命令, 打开”期初余额－查询”对话框, 进入”期初余额明细表”窗口。点击”增加”按钮, 打开”单据类别”对话框, 选择”应收单”, 进入”应收单窗口。录入相关数据。例如: 沈阳机床集团的期初余额为99600元, 东北特钢的期初余额为58000元。
( 2) 应付款管理系统相关设置及期初数据录入
①从”企业门户”进入应收款管理系统, 执行”设置”中的”选项”命令, 打开”账套参数设置”对话框, 点击”编辑”按钮, 在”账套参数设置”对话框中, 应付账款核销方式选择”按单据”。

②执行”设置”中的”初始设置”命令, 进入”初始设置”对话框, 进行以下设置。
基本科目设置: ”应付科目2121”、 ”预付科目1151”、 ”采购科目1201”、 ”采购税金科目21710101”;
期初余额的录入方式与应收款管理系统相同。
( 3) 采购管理系统期初数据
采购管理系统可能存在两类期初数据: 一类是货到票未到即估入库业务, 另一类是票到货未到即在途业务。
①从”企业门户”进入采购管理系统, 执行”业务”中的”入库”的”入库单”命令, 打开”期初采购入库单”窗口, 点击”增加”按钮, 确定所选择的仓库、 供货单位、 部门、 入库类别、 采购类型, 再选择所要输入的存货的编码、 数量、 暂估单价等信息。
②执行”设置”中的”采购期初记账”命令, 进入”初始记账”信息提示对话框, 点击”记账”按钮, 系统弹出”期初记账完毕! ”点击”确定”即可。
( 4) 录入销售系统期初余额
销售系统期初数据是指销售系统启用日期之前已经发货、 出库但未开具销售发票的存货, 如果企业有委托代理业务, 则已经发生但未完全结算的存货也需要在期初数据中录入。
进入销售管理系统, 执行”设置”中的”期初录入”的”期初发货单”命令, 打开”期初发货单”窗口, 点击”增加”按钮, 确定所选择的发货日期、 销售类型、 客户名称、 销售部门等相关信息, 再选择所要销售的存货的仓库、 品名、 数量、 不含税单价等信息。点击”保存”。然后对该发货单进行审核。
( 5) 录入存货核算系统／库存管理系统期初余额
①从”企业门户”进入存货核算系统, 执行”期初设置”中的”期初数据”的”期初结存”命令, 打开”期初结存”窗口, 选择某一仓库, 点击”增加”按钮, 输入所选择的存货的编码、 数量、 单价等信息, 点击”记账”按钮, 系统对所有仓库进行记账, 最后系统弹出”期初记账成功”对话框。
②从”企业门户”进入仓库管理系统, 执行”初始设置”中的”期初数据”的”期初结存”命令, 进入”初始结存”信息提示对话框, 选择某个存货的仓库( 材料库) , 点击”修改”按钮, 再点击”取数”按钮。然后点击”保存”。录入完毕后进行审核。
同理, 能够经过取数方式输入其它仓库期初数据。
9.2.2 供应链(购销存)系统业务处理
本课主要以供应链系统中的一笔采购业务为线讲解本系统的应用。
1.在采购管理系统中填制并审核采购请购单
在”桌面”上单击”开始”菜单,在”程序”项下的”用友ERP-U8”菜单下点击”企业门户”,进入企业门户, 选择”企业门户”左下角的”业务”,在列表上选择”供应链”中的”采购管理”中的”业务”,再选择”请购”中的”请购单”, 进入”采购管理"子系统中的”采购请购单”界面, 如图 9-11 所示。

图9-11采购请购单对话框窗口

　　在”采购请购单”界面, 单击”增加”按钮, 选择部门”采购部”, 业务员”白雪”, 存货编号选择”005”, 输入数量300, 无税单价95, 供应商为”微软”, 单击”保存”按钮, 然后单击”审核”按钮审核。
2.在采购管理系统中填制并审核采购定单　
在”桌面”上单击”开始”菜单,在”程序”项下的”用友ERP-U8”菜单下点击”企业门户”,进入企业门户, 选择”企业门户”左下角的”业务”,在列表上选择”供应链”中的”采购管理”中的”业务”,再选择”订货”中的”采购订单”, 进入”采购管理"子系统中的”采购定单”窗口, 单击”增加”按钮, 在”采购定单”的格内单击鼠标右鍵, 在弹出的快捷菜单中选择”拷贝采购请购单”并点击左键进入”过滤条件窗口”对话框, 如图 9-12 所示。

图9-12拷贝采购请购单窗口
　　进入”过滤条件窗口”对话框后, 单击”过滤”按钮, 进入”生单选单列表”窗口; 双击需要参照的采购请购单, 单击”增加”按钮, 完成了将采购请购单的相关信息带入采购定单的任务, 补充相关信息后, 单击”保存”按钮, 然后审核。
　　3.在采购管理系统中填制到货单
在”桌面”上单击”开始”菜单,在”程序”项下的”用友ERP-U8”菜单下点击”企业门户”,进入企业门户, 选择”企业门户”左下角的”业务”,在列表上选择”供应链”中的”采购管理”中的”业务”,再选择”到货”中的”到货单”, 进入”采购管理"子系统中的”采购到货单”窗口, 单击”增加”按钮, 在”采购到货单”的格内单击鼠标右鍵, 在弹出的快捷菜单中选择”拷贝采购定单”, 打开”过滤条件窗口”对话框, 单击”过滤”按钮, 进入”生单选单列表”窗口; 双击需要参照的采购定单, 单击”增加”按钮, 完成了将采购定单的相关信息带入采购到货单的任务, 补充相关信息后, 单击”保存”按钮, 如图 9-13 所示。

图9-13采购到货单窗口
　　4．在库存管理系统中填制并审核采购入库单
　　在”桌面”上单击”开始”菜单,在”程序”项下的”用友ERP-U8”菜单下点击”企业门户”,进入企业门户, 选择”企业门户”左下角的”业务”,在列表上选择”供应链”中的”库存管理”系统。在”日常业务”,选择”入库”中的”采购入库单”, 进入”库存管理”子系统中的”采购入库单”窗口, 单击”生单”按钮, 进入”选择采购定单或到货单”窗口, 打开”采购到货单”选项卡, 在”过滤”中选择需要参照的采购到货单, 如图 9-14 所示选中左下角”显示表体”复选框, 在下边的入库仓库中选择”原材料”, 单击”确定”按钮, 系统弹出”确认要生单吗? ”信息提示对话框。确认后生成入库单并对入库单审核。如图 9-15 所示

图9-14选择采购定单或到货单窗口

图9-15采购入库单窗口
　　5．在采购管理系统中填制专用采购发票并执行采购结算
　　启动采购管理系统, 执行”业务”里的”发票”中的”专用采购发票”命令, 进入”采购专用发票”窗口, 单击”增加”按钮, 单击鼠标右鍵, 在弹出的快捷菜单中选择”拷贝采购入库单”, 打开”过滤条件窗口”对话框, 单击”过滤”按钮, 进入”生单选单列表”窗口; 双击需要参照的采购入库单, 单击”确定”按钮, 完成了将采购入库单的相关信息带入采购专用发票的任务, 补充相关信息后, 单击”保存”按钮。如图 9-16 所示。

图9-16采购专用发票窗口
　　在采购管理系统中, 执行”业务”里的”采购结算”中的”自动结算”命令, 打开自动结算对话框, 单击”确定”按钮, 系统弹出”结算成功”信息。点”确定”按钮完成。
　　6．在应付款管理系统中审核采购专用发票并生成应付凭证
　　首先进入”企业门户”窗口, 选择”财务会计”中的”应付款管理”, 执行”日常处理”里的”应付单据处理”中的”应付单据审核”命令, 打开”单据过滤条件”对话框, 选择供应商”03( 微软) ”, 单击”确定”按钮, 进入”应付单据列表”窗口, 选中需要审核的单据, 单击”审核”按钮, 系统提示”审核成功”。
　　执行”日常处理”中的”制单处理”命令, 打开”制单查询”对话框, 如图 9-17 所示。

图9-17制单查询对话框
选择”发票制单”, 选择供应商为”03( 微软) ”, 进入”采购发票制单”窗口。单击”全选”, ”凭证类别”为”记账凭证”, 点”确定”生成记账凭证, 如图 9-18 所示。

图9-18生成记账凭证窗口
　　7．在存货核算系统中记账并生成入库凭证
　　进入”企业门户”, 在”供应链”中选择”存货核算”系统。执行”业务核算”中的”正常单据记账”命令, 打开”正常单据记账条件”对话框, 如图 9-19 所示。

图9-19正常单据记账条件对话框
　　选择查询条件, 单击”确定”按钮, 进入”正常单据记账”窗口, 执行”财务核算”中的”生成凭证”命令, 点击”选择”按钮, 打开”查询条件”对话框, 选择”采购入库单( 报销记账) ”选项, 单击”确定”按钮, 如图 9-20 所示。进入”未生成凭证一览表”窗口, 选中需要审, 选择要制单的记录行, 单击”确定”按钮, 进入”生成凭证”窗口。

图9-20查询条件对话框
　　生成的凭证在保存完之后, 都在左上角有”已生成”的标志, 表示凭证已经传递到总账系统。
　　8．在应付款管理系统中付款处理并生成付款凭证
　　进入”付款管理系统”, 执行”日常处理”里的”付款单据”中的”付款单据录入”命令, 点击”增加”按钮, 选择供应商”03( 微软) ”, 结算方式为”转账支票”, 金额为33345选项, 单击”确定”按钮。此时, 已经完成了生成”付款凭证”的工作, 同样, 当点击”保存”按钮后, 凭证的左上角出现”已生成”标志, 说明凭证已经传递到了总账系统。

复习思考题:
1. 简述供应链系统的功能;
2. 简述供应链系统的特点;
3. 简述供应链系统需要做哪些基础档案信息设置?
4. 如何在采购管理系统中填制并审核采购请购单?
5. 如何在采购管理系统中填制专用采购发票并执行采购结算?