公司差旅费借支报销管理规定.doc

公司差旅费借支报销管理规定

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2020年4月19日
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陕岩财物[ ] 第2 号
签发人:
★
陕西岩林门业有限公司
差旅费借支报销管理规定
1、目的
为有效控制费用,加强对出差人员费用管理力度,确保公司人员更好开展工作,有效节约成本,特制订本制度。
2、定义
差旅费是指职工因公司工作需要,被派往异地办理业务所发生的费用。差旅费包括短途乘车费、出租费、订票费、长途车船费、异地住宿费、异地市内交通费、完成业务所产生的专项费用及公司给予出差的综合补助费。
3、适用范围
本制度适用除营销中心外公司其它各部门。
4、出差申报批准程序
因工作需要,公司有权安排本公司职工在异地办理相关业务,职工无权拒绝。
4.1派遣批准
1)职工出差实行派遣制。部门经理(主管)职务以上人员出差由总经理批准;其它非生产一线人员出差三天之内的由主管部长或者部门经理批准,超过三天的报总经理批准备案;采购人员、安装服务人员、生产工人出差五天之内的由本部门主管部长或者经理批准,超过五天的报总经理备案批准。
2)对于外出业务隶属本部门职能,但需要其它部门人员外出或者共同配合外出办理的出差事宜,双方部门共同协商,由用人部门批准派遣,批准程序同上;
3)对于外出业务隶属两个以上部门,而且业务又必须同时派遣多人才能予以完成的出差事项,几个部门共同协商,由主要部门批准派遣,批准程序同上;
4)多人共同出差时应指定一人作为临时负责人。临时负责人负责借款、业务管理、述职、报销等事宜。
5)出差派遣人员要具备实现出差任务的综合技能,力求与其岗位职责一致,外派人员务必少而精。
4.2出差申请单填写报批
1)接到通知出差事宜后,出差人员应去行政人事总务部填写<出差派遣单>,由出差人持<出差派遣单>与<借款单>逐级办理签字手续。
2)<出差派遣单>格式及填写规范见附表1。<出差派遣单>一式三份,一联本部门留存、一联行政人事总务部备案,一联交财务作为借支备用金的依据。
5、差旅费借支、使用及会计帐务处理
因公出差,可预先向公司借支备用金。
5.1借款及<出差派遣单>批准流程
1)由出差人员在财务部门填写<借款单>。<借款单>格式及填写规范见附表2,由出差人员持<借款单>办理借款手续。
2)签字程序为:部门主管(经理)→分管部长(副总)→行政备案→财务主管审查→总经理批准。
5.2借款额度
省内按每人每天150元预借;省外及发达地区按每人每天200-300元预借;业务专向费用预借额度由派遣部门根据业务要求决定。
5.3差旅费使用
出差借款原则上实行谁出差、谁借款、挂谁帐、谁报销,专款专用的原则。
5.4差旅费用会计处理
差旅费根据出差从事业务目的列入相关部门管理费用(经费)名下,实行部门考核制,考核责任单位为行政人事总务部。
借支部门—管理费用(经费)—差旅费 —长途车船费
—短途车费
—市内交通费
—异地住宿费
—出差补助费
—业务专项费
6、差旅费报销范围、乘车住宿标准和补助标准及其它事项说明
根据职务级别公司规定:副总经理别以上人员出差所产生的差旅费实报实销,不享受差旅费补助;对副总经理以下人员差旅费实行包干补助制。
6.1差旅费报销范围
1)副总经理级别以上人员出差期间发生的以下费用予以实报实销:短途交通费、出租费、订票费、长途车船费、异地办事市内交通费及异地办事公务费(如邮电费、复印费、传真费、住宿费、通信费、就餐费、应酬招待费等)。
2)副总经理级别以下人员出差期间发生的以下费用予以实报实销:短途交通费、订票费、长途车船费(标准以内)、异地办事市内交通费、住宿费(标准以内)及异地办事公务费(如邮电费、复印费、传真费、专项费等)。如出差时携带重物确需乘坐出租车时,车票予以报销,否则不予报销。
6.2出差乘车标准
出差人员出差期间乘坐的交通工具视其职务等级采用不同标准。
超标准部分不予报销,低于标准部分的差额30%给予个人奖励。
出差人出差乘坐交通工具标准
级 别
乘 坐 标 准
飞 机
火 车
轮 船
副总经理以上级别
头等舱
软卧
头等舱
经理(主管)、部长
经济舱
硬卧
二等舱
其它人员
---
硬座
三等舱
6.3出差人出差期间住宿标准
出差人员出差期间住宿视其职务等级采用不同标准。未按标准乘车超标准部分不予报销,低于标准部分的差额15%给予个人奖励奖。同性两人出差住宿费标准减半。
出差人员住宿费用标准
区域
省内
省外

省会城市
其它城市
偏远地区
沿海发达城市
中小城市
部长
120
100
50
150
120
经理(主管)
80
80
30
120
80
其它人员
60
60
20
100
60
(元/人.天)
6.4出差补助标准
副总经理职务以下人员出差期间除继续享受公司午餐补助外,考虑到出差期间生活、通讯等花销较大,公司对出差人在出差期间给予必要补助简称出差综合补助。
出差综合补助标准
区域
省内
省外

省会城市
其它城市
偏远地区
沿海发达城市
中小城市
部长
40
30
20
50
40
经理(主管)
30
20
15
40
30
其它人员
15
15
10
30
20
(元/人.天)
6.4出差特殊情况处理
1)会议出差
事前有书面申请,经总经理批准后方可参加。审批及报销按差旅费报销规定执行,如属于会议单位统一安排食宿的,实报实销,不再发放包干补助。
2)外出学习培训
事前有书面申请,经董事长(或总经理)批准后方可参加。审批及报销时按参加会议执行。
3)带车出差
带车或者随车出差,长途乘车费、异地市内交通费原则上不予报销。带车出差车辆运行费由司机借款、单独报销,按车辆管理有关制度执行。司机应视为出差人员享受出差报销和补助。
4)就近出差(当天返回)
各部门有关人员因公业务在杨凌(在工厂工作人员)或者西安(在西安工作人员)周边办事且当天返回发生的交通费原则上实报实销,不视为出差,不享受出差补助。但办事人员必须在办完事情当日或者次日将乘车票据粘贴经部门负责人审核签字后转交行政人事总务部登记备存,由行政人事总务部每月定期汇总后在财务部门报销,并将款项发还当事人。
5)本省偏远地区出差:
主要指在农村收购木材验货事宜。
6)接待出差
对外地业务单位能够提供伙食或住宿的,一律由业务单位统一安排,根据实际情况由公司与业务单位协商,出差人员不再享受期间的出差补贴,工作外派期间的市内交通费按实报销。
7)出差变更
员工外出期间,因故需招待应酬,或者出差路线、乘坐交通工具、地点等发生变化需事先电话申请,经部门主管同意后,方可实施,否则,发生的费用由个人自理。
8)外驻出差
因业务需要被派往某地区长期工作时,不享受差旅费补助和交通费、住宿费提成。
9)其它事项
出差人员趁出差之便,事先经主管经理批准就近返家省亲办事的,不报销绕道和在家期间的出差补贴、住宿费和交通费;出差人员因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用均个人自理;未经批准出差超期期间住宿费、异地交通费不予报销且无出差补助。
10)沿海发达城市
指省会城市、直辖市和省级城市。
7 出差天数计算标准及换休
出差天数以中午12:00为界限,以车、船票的时间为标准。出发时间≤12:00的,出差天数为1天,反之为半天;到达时间＞12:00的,出差天数为1天,反之为半天。
假设张某出差起始日N1( .5.5),出发时间是中午8:50分,出差归来日N2( .5.12),到达时间下午15:20分,那么张某出差天数为:N2-N1-1+1+1=8天
出差期间出差人考勤应按出差考勤登记。出差期间遇到星期天、法定节假日享受补助,但不予换休;夜间连续8小时乘车返回者,准予换休半天。
8 出差汇报、述职及考核
1)各部门在安排外派出差任务时,必须填写清楚出差的目的及任务,有关领导在安排外派出差任务之前必须和对方进行工作沟通与协商,确保出差人到达异地能尽快顺利完成目标任务。
2)出差人员返程后必须填写出差履职述职报告(报告格式及填写规范见附表3)。出差履职述职报告经外派领导审查确认任务已如期完成,主管领导方可予以签字。出差述职报告转行政人事总务部与派遣单装订存入档案。
3)出差人员返程后应及时履行相关手续,如:外派采购任务应办理物资入库手续;学习考察应将资料提交行政人事总务部登记存档;
9 出差费用报销
9.1差旅费报销时间要求
出差人员应在返程后10日之内,按照有关要求办理借款冲账手续(即差旅费报销)。凡逾期未报账的,公司将按照每逾期1天加收借款总金额2‰的滞纳金。如遇特殊情况不能按时冲帐,可书面申请,经总经理签字同意后方可延期,但最长不可超一个月。否则过期不予报销。
拟报销票据必须是合法有效。用途、日期、地点必须与出差地点时间任务相吻合。
9.2差旅费报销程序
经办人填写”差旅费报销单”→部门主管签字→分管部长签字→办公室备案→费用会计签字或盖章→财务经理(主管)签字或盖章→总经理(董事长)批准→财务部出纳出具核销单。
9.3注意事项
1)出差人员车票及补助费按一个往返填写一张报销凭证,超过规定标准的部分不予报销;会议安排的住宿和陪同客人一起住宿的,超标准部分经总经理批准,方可报销。
2)出差人员在报销出差费前必须将述职报告交办公室备案,办公室将出差人员的<出差申请单>和<述职报告>作为审核出差费报销单的依据。否则,办公室有权拒签。
3)审核批准责任
派遣部门负责人对出差事项的真实性、必要性、任务完成情况负责;办公室对出差费进行综合管理和考核,并对出差人考勤、换休负责;会计人员对票据真实性、合法性、金额准确性负责;出纳负责现金清算及向出差人填发借款冲销证明;财务主管(经理)对整个报销票据准确性和完整性及用途界定分类负责。
10出差费报销单填写及票据粘贴要求
1)票据粘贴方法及要求:按出差行程将不同用途票据按票面金额大小分类粘贴,大的贴下面,小的贴上面,并在报销单上注明票据的张数和总金额。差旅费用报销单应妥善贴好,不符合标准,或填报单据不符、金额不符、一律退回出差人员。
2)一张出差费报销单应含本次所有出差人员出差期间发生的规定额度内的所有费用(车费、住宿费、招待费、会务费等),不允许一次业务分次报销。
3)报销单填写
出差报销单由出差人自行填写。出差乘车、住宿提成及补助由行政部门清单计算填写(并需在票据背面标识),财务部门复核。单据不得涂改、串改。
11说明
本制度解释权归财务部。

总经理:

陕西岩林门业有限公司
二零零八年五月一日

12附件
1、借款单
借 款 单 (NO:123456)
借款人
署名

所在
部门

借款
日期

用途分类

借款事
由或者
用 途

借 款
金 额
大写:
小写￥
部 门
主 管
审 核

财 务主 管审 核

出纳
署名

总经
理审
核

财务审核
说明事项
1、至本次借款日,前期你尚有未还借款余额 元;
2、付款方式:□电汇 □网银 □现钞 □外币 □私人借款 □备用金借款
3、其它说明:专款专用、按期报账,月底扣除。

2、出差派遣单
出差派遣单 (NO:123456)
出差人
署 名

业务
所属
部门

拟定
出差
天数

出差
目的
地点

出 差
事 由
或 者
目 的

出差费
用用途
归属

部 门
主 管
批 示

行政
主管
审核

总经
理批
准

3、出差履职述职表
出差履职述职表
年 月 日
出差人 署名

业务所属部门

出差目的地点

出
差
履
职
述
职
报
告

部门主
管批示

分管副
总签字

行政主
管审核

4、差旅费报销单
差旅费报销单
单位:元
出差
人(数)

用途
科目

出差
天数

出差
地点

出差行程简况
序号
差旅费类别
张
票面金额(元)
应报金额(元)

1
长途车船费

2
异地市内交通费

3
住宿费

4
乘车提成

5
住宿提成

6
出差补助费

7
出差发生其它费

合计

经审查本次出差应报总费用: 元。
派遣
部门
审核

行政
部门
审核

财务
部门
审核

董事
长总
经理