公司质量环境职业健康安全管理手册模板.doc

公司质量环境职业健康安全管理手册模板

110
2020年5月29日
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标 题:更改记录
章节号:0 版本状态:A 第1页共75页

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标 题:目录及标准条款对照表
题 目
GB/T19001-
标准
GB/T24001-
标准
GB/T28001-
标准
0 管理手册修改记录

0.1 目录及标准条款对照表

0.2 颁布令

0.3 管理者代表任命书
5.3
4.3.3
4.3.3
0.4 手册介绍
5.5.2
4.4.1
4.4.1
0.5 引用标准

0.6 术语和定义

0.7 公司概况

0.8 质量、环境方针及目标批准令

1.0 管理手册的管理

2.0 组织架构图

3.0 职能分配表

4.1管理体系总要求
4.1
4.1
4.1
4.2.1 总则
4.2.1

4.2.2 管理手册
4.2.2
4.4.4
4.4.4
4.2.3文件控制程序
4.2.3
4.4.5
4.4.5
4.2.4 记录控制程序
4.2.4
4.5.4
4.5.4
5.0管理职责

5.1 管理承诺
5.1
4.2 4.4.1
4.2 4.4.1
5.2 关注顾客和其它相关方
5.2
4.3.1 4.3.2
4.3.1 4.3.2
5.3质量和环境方针
5.3
4.2
4.2
5.4.1质量和环境目标、指标和管理方案
5.4.1
4.3.3
4.3.3
5.4.2质量和环境管理体系策划
5.4.2
4.3.3
4.3.3
5.4.3环境因素的识别和评价控制程序

4.3.1

5.4.4 法律、法规和其它要求及合规性评价控制程序

4.3.2/ 4.5.2
4.3.2 /4.5.2
5.5.作用、职责、责任和权限与沟通

5.5.1作用、职责、责任和权限
5.5.1
4.4.1
4.4.1
5.5.2管理者代表
5.5.2
4.4.1
4.4.1
5.5.3信息交流与沟通控制程序
5.5.3
4.4.3
4.4.3
5.6管理评审控制程序
5.6
4.6
4.6
6.0资源管理

6.1 资源的提供
6.1
4.4.1
4.4.1
6.2人力资源控制程序
6.2
4.4.2
4.4.2
章节号:0.1 版本状态:A/0 第2页共75页

标 题:目录及标准条款对照
章节号:0.1 版本状态:A/0 第3页共75页

题 目
GB/T19001-
标准
GB/T24001-
标准
GB/T28001-
标准
6.3基础设施
6.3
4.4.1
4.4.1
6.4 工作环境
6.4

7.0产品的实现

7.1产品实现的策划
7.1
4.4.6
4.4.6
7.2与顾客有关的过程控制程序
7.2
4.3.1 4.3.2 4.4.3 4.4.6
4.3.1 4.3.2 4.4.3 4.4.6
7.3 设计开发
删减条款
7.4 采购控制程序
7.4
4.4.6
4.4.6
7.5 销售和服务的提供
7.5
4.4.6
4.4.6
7.5.1销售和服务提供的控制
7.5.1
4.4.6
4.4.6
7.5.2销售和服务提供过程的确认
7.5.2
4.4.6
4.4.6
7.5.3标识和可追溯性
7.5.3

7.5.4 顾客财产
7.5.4
4.4.6
4.4.6
7.5.5 产品防护
7.5.5
4.4.6
4.4.6
7.6监视和测量设备
删减条款
7.7 环境因素运行控制程序

4.4.6

7.9应急准备和响应控制程序

4.4.7

4.4.7
8.0测量、分析和改进

8.1 总则
8.1
4.5.1
4.5.1
8.2.1 顾客满意程度测量控制程序
8.2.1

8.2.2 内部审核控制程序
8.2.2
4.5.5
4.5.5
8.2.3过程的监视和测量
8.2.3
4.5.1 4.5.2
4.5.1 4.5.2
8.2.4产品的监视和测量控制程序
8.2.4
4.5.1 4.5.2
4.5.1 4.5.2
8.2.5 环境绩效的监视和测量控制程序

4.5.1
4.5.1
8.3不符合控制程序
8.3
4.4.7 4.5.3
4.4.7 4.5.3
8.3.1不合格品控制程序
8.3
4.4.7 4.5.3
4.4.7 4.5.3
8.3.2环境不符合、事件、事故的处理程序
8.3
4.4.7 4.5.3
4.4.7 4.5.3
8.4数据分析
8.4
4.5.1
4.5.1
8.5 改进

8.5.1持续改进
8.5.1
4.2 4.3.3 4.6
4.2 4.3.3 4.6
8.5.2/3纠正和预防措施控制程序
8.5.2 8.5.3
4.5.3
4.5.3
9 附录一 程序文件目录

标 题:颁发令
章节号:0.2 版本状态:A/0 第4页共75页

0.2颁发令
为进一步提高本公司的管理水平,促进产品质量/环境管理活动系统化、规范化,与国际标准接轨,根据ISO19001: <质量管理体系 — 要求>、ISO14001: <环境管理体系 — 要求及使用指南>标准要求,结合公司实际情况,组织有关部门和人员编制了< 管理手册 >,经审核现批准予颁布实施。
本<管理手册>是对公司质量、环境一体化管理体系作了总体的描述,是进行企业管理、开展质量和环境管理活动的法律和准则。具体阐述了公司的管理方针、管理目标、公司的管理机构和管理体系要求,是公司各项管理工作的基本准则和指南。对内用以统一、协调公司产品实现活动,对外则阐明公司的质量和环境管理体系和提供第三方审核使用。要求全体员工认真学习,在各项管理工作中,必须严格遵照执行。这是本公司遵守国家相关法律、法规和其它要求,持续提高公司的产品符合性和管理水平,有效满足相关方的要求,改进社会环境的保障。
本手册从颁布之日起开始实施

总经理:
12月1日

标 题:管理者代表任命书
章节号:0.3 版本状态:A/0 第5页共75页
0.3 任 命 书
为贯彻执行GB/T19001— <质量管理体系—要求>和GB/T24001— <环境管理体系 — 要求及使用指南>标准要求,加强对管理体系运作的领导,特任命 陈崇华 同志为本公司管理者代表,并履行以下职责和权限:
①、负责组织建立、实施和保持公司质量和环境管理体系;
②、向最高管理者报告质量和环境管理体系的业绩和任何改进的需求,并为质量和环境管理体系的改进提供依据;
③、确保在整个公司内提高满足相关方的要求意识、污染预防、节约资源、产品实现和遵规守法的意识;
④、代表公司负责就管理体系有关事宜与外部各方面进行联络。

总经理:
12月1日

标 题:手册介绍
章节号:0.4 版本状态:A/0 第6页共75页

0.4 手册介绍
1. 目的
1.1 本<管理手册>(以下简称”手册”)是按照GB/19001: <质量管理体系—要求>、GB/24001: <环境管理体系 — 要求及使用指南>标准要求结合本公司实际情况编写的,”手册”对本公司管理体系的要求和职能部门的质量和环境管理活动及相互之间的关系进行了全面陈述。
1.2 本”手册”,是本公司根据”过程方法”对”两标一体化”管理体系进行策划的结果。
1.3 本”手册”是本公司管理活动的纲领性文件,对内用来建立管理体系,对外则是介绍本公司管理体系的专用文件,可作为顾客或认证机构审核和评价本公司管理体系的依据。
1.4 本”手册”是本公司对顾客和相关方作出的管理承诺,是全体员工管理活动的准则,全体员工应认真学习和理解本”手册”的规定,并严格贯彻实施,做到将顾客的要求作为我们关注的焦点,确保本公司有能力稳定地提供满足顾客要求和适用法律法规要求的产品,有能力满足与环境保护有关的法律法规要求,创造更好的企业效益和社会效益。
2. 认证覆盖范围和地址
2.1本手册适用于公司不锈钢制品、陶瓷制品、硅胶制品、木制品、刀剪、五金、菜板、塑料木器制品的销售活动;
2.2认证地址和审核地址:广东省阳江市阳东区北惯镇东莺村委会打石山
3. 删减条款
1)组织对销售的产品和服务的监视和测量不使用监视和测量设备,对采购产品的监视和测量是经过验证产品的规格、外观、数量,是否满足采购要求,对销售服务经过顾客满意度的调查实施监测,故对7.6条款进行删减。
2) 本公司只负责销售产品,不涉及产品的设计开发,因此删除GB/19001: <质量管理体系—要求>标准的7.3条款,不影响为顾客提供满意的产品。
标 题:引用标准、术语和定义
章节号:0.5、0.6 版本状态:A/0 第7页共75页

0.5 引用标准

0.6.1 GB/T19001- idtISO9001: <质量管理体系 要求>
0.6.2 GB/T19000- idtISO9000: <质量管理体系 基础和术语>
0.6.3 GB/T24001- idtISO14001: <环境管理体系 规范及使用指南>

0.6 术语和定义

0.7.1 本手册采用GB/T 19000－ 和GB/T24001- 标准中的术语和定义。

标 题:公司概况
章节号:0.7 版本状态:A/0 第8页共75页

0.7 公司概况

阳江市阳东天戟有限公司成立于 12月,注册资金人民币100万元,位于广东省阳江市阳东区北惯镇东莺村委会打石山,公司经营:不锈钢制品、陶瓷制品、硅胶制品、木制品、刀剪、五金、菜板、塑料木器制品的销售;。
”诚信养德,用户至上,追求卓越,质量保证,热诚服务”是公司的宗旨;”以质量求生存,以信誉求发展”是公司的经营理念,现有一批年轻的工作队伍,在公司各项文化指引下,团队出现了积极向上、团结一心的工作态度,为公司的发展营造了良好的氛围。
公司自成立以来,始终以”客户的需求为中心”,赢得了用户的支持与信赖,所提供的产品从未发生过质量问题。

标 题:质量、环境管理及目标批准令
章节号:0.8 版本状态:A/0 第9页共75页

0.8 质量和环境管理方针及目标批准令
为了满足顾客要求,并争取超越顾客期望,将控制环保产品、环境保护第一的理念贯穿于产品销售服务的全过程,实现质量保证、环境保护的战略目标。根据公司质量和环境管理体系及公司销售服务实现的特性,经广泛征求员工意见和慎重研究后,确定了公司的质量、环境管理方针和目标。本方针是由总经理结合实际情况向社会各界做出的郑重承诺,是公司环境和质量管理体系工作的宗旨。
一、管理方针
创新高效,以顾客满意为宗旨,提供环保产品;
遵守环境法规,持续改进 。

创新高效,以顾客满意为宗旨,提供环保产品;
根据市场的需要,公司不断寻求高新合作伙伴,为顾客提供高环保产品,满足顾客要求并争取超越顾客期望;不断提高销售产品质量,改进企业管理模式,以管理创效益;顾客满意是公司一切工作最终目的,坚持顾客第一的宗旨,以高效的管理,优质的质量和服务,使顾客满意,赢得顾客的信赖,从而树立良好的企业形象。

遵守环境法规,持续改进 :严格遵守国家和地方的环境法律、法规及各种规章制度;执行有关规定,做到防范与未然;持续不断地改进和完善,强化内部管理;充分考虑环境、资源和生态的承受能力,合理利用资源,节约资源,保持人与自然的和谐发展,持续不断地改进和完善,提高管理人员的管理水平,加强宣传,全面规划,合理布局。

管理方针的控制方法:保持文件化的管理方针,经过下发文件、发布通知、宣传栏等方式使管理方针被全体员工和代表组织工作的员工接受,理解并贯彻实施。

标 题:质量、环境管理方针及目标批准令
章节号:0.8 版本状态:A/0 第10页共75页

管理体系总目标

1)销售的产品合格率≥97%
2)顾客满意率≥85%;
3)办公过程无浪费纸张、电等现象;
4)杜绝火灾事故;

管理目标分解表

部门
目标值
业务部
销售任务达标率≥95%
顾客满意率≥85%
顾客投诉及时处理率(省内1天内、省外2天内)100%。
办公过程无浪费纸张、电等现象;
杜绝火灾事故;
综合部
培训项目按时完成率≥98%
采购合格率≥97%;
按期交货率≥95%,
杜绝火灾事故;
办公过程无浪费纸张、电等现象;

管理目标每年统计一次。

标 题:管理手册的管理
章节号:1.0 版本状态:A/0 第11页共75页

1.0 管理手册的管理
1 手册的编制、批准和发布
1.1 综合部负责依据GB／T 19001— <质量管理体系 要求>、GB／T 24001— <环境管理体系 规范及使用指南>及相关的法律法规的有关要求,结合公司实际情况,组织编制< 管理手册 >,由管理者代表审核,公司总经理批准发布。
2 手册的发放
2.1 < 管理手册 >由综合部负责登记发放,其它任何部门和个人无权翻印与发放。
2.2 < 管理手册 >为公司法规性文件,封面标有发放编号。<管理手册>对内发放对象为与公司管理体系直接有关的公司领导和部门。公司其它人员根据需要,由综合部报管理者代表批准后发放。发放编号:综合部01,业务部02 总经理03
2．3 对外发放给认证机构、顾客和上级主管部门的<管理手册>经管理者代表批准后,综合部登记发放。
3 手册的管理
3.1 综合部应保证<管理手册>持有者及时获得有效版本。
3.2 <管理手册>的发放记录清单与修订记录由综合部保存。
3.3 公司<管理手册>持有者责任:
(1)遵守<管理手册>的管理规定,严格办理领取、更改手续。
(2)妥善保管<管理手册>,不得丢失、外借、擅自更改和提供复印。
(3)在得到修订通知后,应按要求及时对<管理手册>进行修改。
(4)有责任和义务向所在部门的领导或从事有关质量、环境和职业健康安全活动的人员宣传贯彻<管理手册>相关内容。
(5)提出对<管理手册>的修改建议,及时反馈给综合部。
(6)调离公司或不再担任有关职务时,应立即将<管理手册>交还综合部,并办理注销手续。
4 手册的修订、换版与保护
4.1 管理评审时, 公司组织相关人员对<管理手册>及相关体系文件进行评审,确保其充分性和适宜性。
4.2 在下列情况之一时应对<管理手册>进行修订。

标 题:管理手册的管理
章节号:1.0 版本状态:A/0 第12页共75页

(1) 公司组织机构与管理职能有较大变动时。
(2)<管理手册>中规定的管理体系过程和质量、环境管理活动有较大变动时。
(3) 发现<管理手册>与实际工作不相适应时。
(4) 管理体系审核与管理评审提出重大修改建议时。
(5)<管理手册>依据的有关标准、法律法规有修改时。
4.4 <管理手册>修改时,由各部门提出修改申请,交综合部汇总后报送管理者代表审核、总经理批准。由综合部按<文件控制程序>的有关规定实施。更改可采用划改或换页的形式进行。所有更改由综合部组织实施(发放给公司以外的手册,本公司不负责对其修改),并填写<文件更改申请表>,记录手册更改情况,版号和修改状态均用阿拉伯数字表示。
4.5 当<管理手册>更改已不易阅读或公司管理体系发生重大调整时,由综合部及时提出手册换版申请,经管理者代表审核、总经理批准后实施。手册的换版仍执行手册第2条的有关规定。发放新版<管理手册>时应同时收回旧版本,由综合部进行统一处理。

标 题:组织结构图
章节号:2.0 版本状态:A/0 第13页共75页

2.0 组织结构图

总经理
管理者代表

业务部
综合部

标 题:职能分配表
章节号:3.0 版本状态:A/0 第14页共75页

质量管理职能分配表1

手册的章节
要求
最高管理层
管代
综合部
业务部
4.1
总要求
▲
△
△
△
4.2.1
总则
△
▲
△
△
4.2.2
管理手册
△
▲
△
△
4.2.3
文件控制
△
△
▲
△
4.2.4
记录控制
△
△
▲
△
5.1
管理承诺
▲
△
△
△
5.2
关注顾客和其它相关方
▲
△
△
△
5.3
质量、环境管理方针
▲
△
△
△
5.4.1
质量、环境管理目标、指标和管理方案
▲
△
△
△
5.4.2
质量、环境管理体系策划
▲
△
△
△
5.4.3
环境因素的识别与评价控制程序
△
△
▲
△
5.4.4
法律法规和其它要求及合规性评价
△
△
▲
△
5.5.1
作用、职责、责任和权限与沟通
▲
△
△
△
5.5.2
管理者代表
△
▲
△
△
5.5.3
内部沟通、协商与信息交流
▲
△
△
△
5.6
管理评审
▲
△
△
△
6.1
资源提供
▲
△
△
△
6.2
人力资源
△
△
▲
△
6.3
基础设施
△
△
▲
△
6.4
工作环境
△
△
▲
△
7.1
产品实现的策划
△
△
△
▲

标 题:职能分配表
章节号:3.0 版本状态:A/0 第15页共75页

质量管理职能分配表1
手册章节
要求
最高管理层
管代
综合部
业务部
7.2
与顾客有关的过程
△
△
△
▲
7.3
设计开发
删减条款
7.4
采购控制
△
△
△
▲
7.5.1
产品实现服务提供的控制
△
△
△
▲
7.5.2
特殊过程的确认
△
△
△
▲
7.5.3
标识和可追溯性
△
△
△
▲
7.5.4
顾客财产
△
△
△
▲
7.5.5
产品防护
△
△
△
▲
7.5.6
运行控制
△
△
▲
△
7.5.7
应急准备与响应
△
△
▲
△
7.6
监视和测量设备的控制
删减条款
7.7
环境运行控制
△
△
▲
△
8.1
总则
▲
△
△
△
8.2.1
顾客满意
△
△
△
▲
8.2.2
内部审核
△
▲
△
△
8.2.3
过程的监视和测量
▲
△
△
△
8.2.4
产品的监视和测量
△
△
△
▲
8.2.5
环境管理绩效的监视和测量
△
△
▲
△
8.3
不符合的控制
△
△
△
▲
8.4
数据分析
△
△
△
▲
8.5.1
持续改进
▲
△
△
△
8.5.2/3
纠正措施/预防措施
△
△
▲
△
注:▲——主管领导、 归口管理部门 △——协助部门
标 题:职能分配表
章节号:3.0 版本状态:A/0 第16页共75页
环境管理职能分配表2
部 门

GB/T24001-

总

经

理
管
理
者
代
表
综
合
部
业
务
部
4.1总要求
▲
○
○
○
4.2环境方针 管理方针
▲
○
○
○
4.3.1 环境因素评价和控制措施的确定
○
○
▲
○
4.3.2法律、法规和其它要求
○
○
▲
○
4.3.3目标、指标和方案/目标和方案
▲
○
○
○
4.4.1资源、作用、职责和权限/资源、作用、职责、责任和权限
▲
○
○
○
4.4.2能力、培训和意识
○
○
▲
○
4.4.3信息交流/沟通、参与和协商
○
▲
○
○
4.4.4文件
○
○
▲
○
4.4.5文件控制
○
○
▲
○
4.4.6运行控制
○
○
▲
○
4.4.7应急准备和响应
○
○
▲
○
4.5.1监测和测量/绩效测量和监视

○
○
▲
4.5.2合规性评价
▲
○
○
○
4.5.3不符合、纠正措施和预防措施/事件调查、不符合、纠正措施和预防措施
○
○
○
▲
4.5.4记录控制
○
○
▲
○
4.5.5内部审核
○
▲
○
○
4.6管理评审
▲
○
○
○
注:▲——主管领导、 归口管理部门 △——协助部门

标 题:管理体系总要求
章节号:4.0 版本状态:A/0 第17页共75页

4.0 管理体系总要求
4．1 总要求
公司依据GB／T19001— 、GB／T 24001— 标准要求及法律法规的有关要求,结合公司实际情况,建立健全了公司的管理体系并形成文件。经过实施、保持和持续改进管理体系,确保其持续的符合性和有效性。
4.1.1 管理体系的建立
4.1.1.1 为了提高满足相关方的质量要求、预防污染、节能降耗和遵规守法的意识、持续改进公司的管理水平,依据GB／T19001— 、GB／T 24001— 及相关的法律法规要求,管理者代表负责组织进行管理体系的策划,识别并确定管理体系所需过程及其过程顺序、相互关系和公司产品实现活动和管理活动中的环境因素对环境的影响。
4.1.1.2 总经理负责管理体系策划的决策,包括资源的配置,以支持各过程的有效运作。
4.1.1.3 综合部是管理体系运行的归口管理部门,负责管理<管理手册>、程序文件及相应的支持性文件;负责组织各部门环境因素识别评价和危险源辨识及风险评价,以确定有效控制过程的准则和方法,使公司的各项管理活动实现规范化、标准化和程序化,确保各过程的有效运行和控制。
4.1.2 管理体系的实施、保持和改进
4.1.2.1 根据顾客、法律法规和公司要求,确立公司的质量/环境管理目标,并对目标进行分解,规定保证目标实现的方法,建立和保持所需的法律法规、规范、标准和记录。
4.1.2.2 公司所有部门和人员按管理体系文件要求实施和保持所有过程,确保管理体系的正常有效运行。
4.1.2.3 经过对销售过程按要求进行必要的监督、检查和检验,获得足够的信息,并进行分析与评价,以实现对过程的监视和测量。
4.1.2.4 公司定期客观地评价管理体系现状,经过管理体系审核和管理评审、过程的监视和测量、顾客信息反馈及其它信息来源,对管理体系现状进行系统分析,发现存在问题及不足之处,采取必要的措施,确保过程结果并实现过程的持续改进。
4.1.3本公司无外包过程。

标 题:管理体系总要求
章节号:4.2 版本状态:A/0 第18页共75页
4.2 文件要求
4.2.1 总则
a. 本公司对所建立的管理体系进行了旨在符合标准规定、适应管理需要,满足顾客和适用法律、法规要求的策划,这些策划以管理体系文件形成予以规定和控制。描述了质量、环境管理体系核心要素及相互作用,并经过文件目录提供查询相关文件的途径。
b. 本公司的管理体系文件由三个层次组成,包括:管理手册(含程序文件)、工作文件、管理制度以及标准所要求的记录表格文件,其中管理方针和管理目标作为文件组成部分已包含在管理手册中。

公司管理体系文件结构图:

管理手册(含程序文件)、方针、目标

第一级文件

工作文件(含管理制度/规定/办法、作业指导书、检验规范、技术性文件等)
第二级文件

第三级文件

记录表格文件

c. 本公司的体系文件可呈现任何媒体形式,如纸张、电子文档等,都应按照<文件控制程序>进行管理,纸版文件需要有发放记录,其它文件如电子文档,只需确定发放范围。
d．本公司的体系文件可经过体系文件一览表、文件编号等途径进行查询。
4.2.2管理手册:
a. 管理体系的范围和删减的合理性描述(见0.4章);
b. 包含形成文件的程序18个;
c. 管理体系过程之间相互作用的表述(见各章节)。
e. 本公司的管理体系是一个动态的文件体系,随时应情况改变而做出调整和完善,以满足实际情况和发展要求。

标 题:文件控制程序
章节号:4.2.3 版本状态:A/0 第19页共75页

TJ/QEP-423 文件控制程序
1 目的
对公司内所有与质量、环境管理体系有关的文件进行控制,确保文件的充分性和适用性,确保在质量、环境管理体系运行的各相关场所都有与之相适应的文件的有效版本。
2 范围
适用于本公司对与质量、环境有关的文件和资料(包括外来文件如法律、法规、技术标准及顾客提供的文件和资料)所进行的控制管理。
3．术语
3.1 管理体系文件——管理体系的信息及其承载的媒体。
3.2 法律、法规及技术标准——国家及行业发布方针、政策、法律、条令、规定的信息及承载媒体。
3.3 外来文件——由外部发往本公司的与管理体系相关的信息及其承载的媒体。
4 职责
4.1 成立ISO小组,管理者代表负责制 ,编制程序文件。
4.2 各职能部门负责本部门归口条款的第三层次文件的编制。
4.3 综合部负责文件的统一编号,各职能部门负责本部门工作文件的编制、报批、使用、保管、更改、发放、回收、销毁等工作。
4.4 外来文件(指国家标准、行业标准、顾客或供方的文件等)由接收部门主管领导确认后,由管理者代表确定分发范围和数量。
5 工作程序
5.1 文件的分类
① 管理手册(含程序文件)
② 工作文件(含管理制度/规定/办法、作业指导书、检验规范、技术性文件等)
③ 记录表格
④ 有关的外来文件(如国家标准、法律、法规、行业规范等)

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章节号:4.2.3 版本状态:A/0 第20页共75页

5.2 文件的编号
5.2.1 文件的编号按<管理体系文件编号及版本标识办法>进行编号。
5.3 文件的编写、审批及评审
5.3.1 管理手册(含程序文件)由最高管理层组织编写,管理者代表审核,总经理批准。
5.3.2 第三层次文件的编写和审批
作业指导书、管理制度、销售规程、检验标准等技术性文件由业务部负责编写,部门负责人审核批准。其它第三层次文件由各相关部门指定合适人员编写,部门负责人或其授权人批准。管理体系文件在发布前,必须有授权人批准,应确保文件的准确性和适宜性。
5.3.4 文件的评审
每年管理评审应评审文件的适宜性,因评审或其它原因需对文件进行修改时,应填写<文件更改通知单>,新文件发布前应再次批准。
5.4 文件的发放,使用和管理
5.4.1 文件在发放前,由文件归口部门注明版本号、持有部门名称;外来文件由接收部门主管领导确认后,部门保管,一般情况只借阅不发放,电子版文档除外。文件发放要做好发放登记手续。
5.4.2文件发放前,由管理者代表或各职能部门负责人根据工作需要,确定文件的发放范围和数量。
5.4.3综合部负责文件的统一编号,各部门负责本部门外来文件的编号及工作文件的编制、报批、使用、保管、更改、发放、回收、销毁等工作。
5.4.4 文件正版的控制,管理手册、程序文件的正版由综合部控制,各部门负责本部门归口的第三层次文件的正版控制,外来文件正版由接收部门负责控制,各部门归口的第三层次文件的正版要报备综合部。
5.4.5 各部门应指定专人(可兼职)管理文件,文件应有条有序、分类存放,以便于识别、存取和查阅,并填写<文件清单>,清单中应注明文件的名称、编号、版本状态、以识别文件的现行状态。外来文件(包括地方法律、法规、国家标准、行业标准、产品要求)注明文件名称、颁布或实施日期等内容,并按类别填写<外来文件清单>中。

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章节号:4.2.3 版本状态:A/0 第21页共75页

5.4.6 任何受控文件保持清晰,易于识别,任何人不得在文件上乱改乱画。
5.4.7 对于丢失、损坏或不够用的文件,应由使用部门提出申请,说明原因,经管理者代表批准后,才能补领,并办理文件发放手续。
5.4.8 各部门领导或管理者代表确定受控文件的分发范围和数量,按要求发放文件,确保与管理体系相关的各部门现场及时获得有效版本。
5.4.9文件发放可采用纸张或其它媒体(如电子版本等)形式,若采用电子文档发放,则采用PDF格式。体系文件定期进行备份防止文件丢失。
5.5 文件的更改
5.5.1 当文件可操作性或内容出现问题时,对文件进行更改。
5.5.2文件的更改,在更改前应该得到管代或部门领导的批准,适当时,必须填写<文件更改通知单>。
5.5.3文件的更改由相关部门负责,并经批准后实施。
5.6 文件的作废和销毁
5.6.1 文件更改后收回的作废文件,由归口部门进行销毁,并在<文件发放、回收、销毁登记表>上作好标记,所有作废的文件及时撤离现场或加盖的”作废”章进行标识。
6 相关文件和记录
6.1本程序引用、涉及到的文件见质量/环境/职业健康安全管理体系文件总览表
6.2文件发放、回收、销毁登记表
6.3文件更改通知单
附录:管理体系文件编号及版本标识办法
1 管理体系文件编号及版本标识办法
1．1管理手册编号办法
TJ /UQEMSU

管理手册代号
企业代号

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1．2程序文件编号办法
UTJU/UQEPU—UXXX

标准条款号
程序文件代号
企业代号
1．3三层次文件编号办法
1.3.1 管理文件
(1)编号规则:
U TJU/UGL— UX X

顺序号
第三层次文件代号
企业代号

(2)顺序号:用两位数字表示即01~99
1.3.2 其它工作文件
1.3.2.1外来文件: 引用原文件编号,若无编号,则WL—00(顺序号)—年份
1.3.3记录编号规则
1.3.3.1 QESJ—程序文件章节号—顺序号
例: QESJ—423—01 表示在章节号为4.2.3的程序文件里的第一个记录表格文件。
1.4 文件版本号及修改状态的规定
1.4.1受控文件版本号及修改状态采用以下方法标识
A/X 修改状态