淘宝天猫京东电商组织架构岗位职责及业务流程.docx

淘宝天猫京东电商组织架构岗位职责及业务流程

129
2020年4月19日
文档仅供参考

2 度电商运营中心组织架构及岗位职责

运营总监
运营部
运营主管
运营
商品部
商品专员
推广部
付费推广
直通车
钻展
淘宝客
免费推广
营销部
美工
策划
销售部
销售主管
售前客服
售后客服
物流部

运营中心组织架构
运营总监
运营部
运营主管
项目运营
商品部
商品专员
推广部
推广主管
活动专员
直通车专员
钻展专员
营销部
美工组
策划组
销售部
销售主管
售前客服
售后客服
物流部
分销部
聚划算

运营中心主要职能

u 运营部职能
l 负责团队内部资源的由上到下地整合,计划,组织,跟进团队的运营事务,掌控全局,综合统筹,把控团队方向。
u 商品部职能
l 根据市场销售趋势,定制销售货品,预见市场流行趋势,快速准确下单订货,跟进货品到货周期,分析货品数据,注意商品的动销率。
u 推广部职能
l 根据流量指标,经过直通车、钻展、活动等手段,提高店铺流量,增强营销效果同时降低费用。
u 营销部职能
l 负责项目推广定位和主题策划设计工作,经过自身主题式营销和结合淘宝活动,增强买家的购物体验,同时增强营销效果,提供店铺转化率。
u 销售部职能
l 直接面对消费者,以最优的服务态度,利用销售技巧,寻找和满足买家的需求点,并提供良好的售后服务,提供买家良好的顾客体验。
u 物流部职能
l 管理库存,安排配货、发货等物流相关事项。

u 运营中心组织岗位设定说明
l 运营主管, 1人
l 运营, 根据项目数
l 推广主管, 1人
l 活动专员, 1人
l 直通车专员, 1人
l 钻展专员, 1人
l 美工主管, 1人
l 美工, 5人
l 策划主管, 1人
l 策划, 1人
l 销售主管, 1人
l 客服, 4人

运营中心岗位职责
u 运营总监岗位职责说明
l 职责描述:
l 岗位职责:

运营部
运营主管
项目运营
项目运营
项目运营

u 运营主管岗位职责
l 行政隶属:
ü 直接上级:运营总监
l 主要职责:
ü 制定并实施公司年、季、月战略目标和执行方案,
ü 传达上级战略思想方针,向各部门传达指示,
ü 控制运营成本,提高销售利润,
ü 对项目运营情况进行评估和分析,集中调整经营策略,
ü 合理进行人力资源调配,检查及监督运营部门工作,
ü 定期组织部门总结反馈公司年、月、周计划工作,
ü 定期组织部门培训。

u 项目运营岗位职责:
l 行政隶属:
ü 直接上级:运营主管
l 主要职责:
ü 分析竞争对手各维度情况,
ü 对项目进行市场规划及定位,
ü 制定并实施项目年、季、月战略目标和执行方案,
ü 定期组织执行部门主管总结反馈项目年、月、周计划工作,
ü 每日查看项目数据,并对数据进行总结反馈改进。

推广部
推广主管
活动专员
直通车专员
钻展专员

u 推广主管岗位职责:
l 行政隶属:
ü 直接上级:运营总监
l 主要职责:
ü 根据店铺销售指标制定推广相应推广计划方案,
ü 定期全店数据分析处理,根据数据分析结果找出店铺问题,提交上级,
ü 根据推广方案分配推广渠道流量比例做到最合理优化,
ü 定期组织人员培训交流,
ü 考核部门人员绩效评分。
u 活动专员岗位职责:
l 行政隶属:
ü 直接上级:推广主管
l 主要职责:
ü 帮派活动报名,
ü 淘宝、拍拍后台活动报名,
ü 第一时间反馈活动进度情况到运营,并作出决策,
ü 熟悉各种活动报名规则,制定活动报名周期和计划,配合运营部负责报名选款工作,
ü 提供日报表,汇报当天报名情况和最终审核结果,
ü 报名成功活动,跟进活动效果,及时提供活动数据并总结分析。
u 直通车专员岗位职责:
l 行政隶属:
ü 直接上级:推广主管
l 主要职责:
ü 配合运营直通车选款,
ü 制定直通车年、月、周计划,并提交上级,
ü 严格直通车预算,优化关键词、提高投入产出比、降低PPC、提高转化率等,
ü 每天进行直通车6大报表分析,对数据跟踪并进行优化,
ü 分析行业销售趋势。跟踪竞争对手,
ü 直通车、量子恒道、数据魔方分析以及有效进行直通车优化,
ü 熟悉直通车的竞价排名规则,懂得关键词筛选、竞价及关键词竞价技巧,
ü 配合销售计划完成流量计划指标,总结汇报数据情况。

u 钻展专员岗位职责:
l 行政隶属:
ü 直接上级:推广主管
l 主要职责:
ü 钻展文案确定(运营部提供,策划做),
ü 素材统计,统计店铺的素材各项明细,
ü 钻展计划:计划预算,计划出价,定向加价,定向内容,选用素材,定向时段等操作,要求按计划100%操作完成,
ü 素材审核:素材的制定,文案确定,信息无误,移交运营部审核,确认无误,审核经过上传,检查店铺链接无误。备注:要考虑计划用素材的时间,小二审核的进度,不能延误素材的审核和计划的投放,
ü 钻展表格,明细表,数据表,日报表,预算表以及后期增加的其它表格的数据分析,要确认数据无误,表格为最重要的核心内容,能反应钻展的所有情况,以及与店铺销售的配合度,
ü 每日,每周,每月报表分析和总结,根据数据反馈,调整投放计划,重点:提高展现量,降低点击成本,增加点击量。
营销部
美工组
美工主管
美工
美工
美工
美工
策划组
策划主管
策划
策划

u 美工主管岗位职责:
l 行政隶属:
ü 直接上级:运营总监
l 主要职责:
ü 定期组织培训美工交流PK,分享心得提高团队业务水平,
ü 制定团队月计划、周计划、日计划安排事宜。并提交上一级,
ü 组织部门执行运营部工作计划,
ü 考核美工月绩效评分,
ü 每周例会总结上周工作情况,找问题处理问题,
ü 主管绩效考核由运营部主管考核,
ü 美工作品建档。
u 美工岗位职责:
l 行政隶属:
ü 直接上级:美工主管
l 主要职责:
ü 定期接受主管组织的交流PK,分享心得,
ü 自行安排合理的月、周、日工作计划,
ü 接受部门主管安排工作事宜并确定完成时间,
ü 绩效考核由主管考核,
ü 完成作品建档。
u 策划主管岗位职责:
l 行政隶属:
ü 直接上级:运营总监
l 主要职责:
ü 全面负责组织开展策划中心的各项工作,
ü 全面负责项目推广定位和主题创意工作,
ü 配合运营部根据项目实际情况制定相应的活动计划及方案,
ü 制定项目策划年、季、月计划,
ü 策划活动的页面排版,
ü 负责店铺活动文字的策划、创意、撰写,归档,总结,
ü 定期组织部门培训,
ü 考核部门人员绩效评分,
ü 加强与上级领导、相关部门协作配合,
ü 每期营销活动必须有关联性。
u 策划岗位职责:
l 行政隶属:
ü 直接上级:策划主管
l 主要职责:
ü 协助主管策划文案的撰写,
ü 负责店铺宝贝产品的文字的策划、创意、撰写,
ü 制定个人年、季、月计划

销售部
销售主管
售前客服
售后客服

u 销售主管:
l 行政隶属:
ü 直接上级:运营总监
主要职责:
ü 每天上班第一件事查看前一天销售数据,并对数据进行分析,查找销售问题,及时跟进处理,
ü 对每天销售团队销售情况进行统计,并上报上一级,
ü 核实并跟进团队个人工作计划实施情况及完成情况,
ü 整理客服反馈问题,维护顾客和信息的及时反馈,第一时间进行上级反馈,
ü 定时抽查客服聊天记录,
ü 定时抽查客服对货品的熟悉情况并进行评估,
ü 制定周培训计划包括人员,培训内容,
ü 例会总结上周销售情况分析销售问题,
ü 定时组织培训新销售人员基本技能,提高整体销售团队销售技巧,
ü 制定团队个人销售各项指标指标,
ü 制定月培训计划包括人员,培训内容,
ü 配合其它部门完成价格修改及设置营销工具的使用。
u 客服岗位职责:
l 行政隶属:
ü 直接上级:销售主管
主要职责:
ü 客服个人月指标自我统计表,
ü 客服个人服务统计表,
ü 客服顾客问题登记表,维护顾客和信息的及时反馈
ü 熟悉掌握销售产品的属性(面料成分特点、面料纹路、尺码特点、板型、颜色、适合人群第一时间找到最佳搭配的产品推荐,
ü 跟踪物流查单(售后下班时间),
ü 维护好VIP老顾客并第一时间做出老顾客的判断并区分新顾客的欢迎用语。之前的购买信息的收集备注,以更好的服务老顾客,
ü 不定时培训接受培训和分享自己的经验。
u 售后客服:
l 行政隶属:
ü 直接上级:销售主管
主要职责:
ü 顾客退换货登记表,维护顾客和信息的及时反馈
ü 对日常顾客退换货进行合理的处理。如非上班时间能够根据客服日常问题登记表进行电话主动沟通,顾客退换货及退款的需求做出合理的处理,
ü 根据顾客回访情况整理向上一级进行反馈,
ü 跟踪物流查单,
ü 统计顾客退回货品并检查货品的完整性,
ü 根据VIP等级级别进行回访。以更好的了解客服的情况及顾客的需求。提高VIP顾客的粘性,
ü 时逢重要节假日做短信群发祝福到老顾客手机。
财务部中心业务流程
1.1 销售计划分解流程
1.2 季度营销计划制定流程
1.3 月主题营销方案制定流程
1.4 宝贝模块制作业务流程
1.5 互动主题策划流程
1.6 短信文案制作流程
1.7 图片处理常规工作流程
1.8 首页设计/宝贝详情模板设计流程
1.9 促销图片设计流程
1.10 常规推广工作流程
1.11 直通车操作流程
1.12 活动报名流程
1.13售前咨询下单流程
1.14换货流程
1.15 退货流程
1.16 拍摄流程
1.17 宝贝上传流程(旗舰店/直营)

销售计划分解流程

总经理 运营总监 运营主管 运营专员/销售组/营销组/推广组 讨论小组

u 流程说明
l 运营总监将制定出来的战略目标提交给总经理进行确认,确认经过后由运营总监下发细分。
l 运营主管组织部门探讨项目分解指标,各个组员根据指标制定年、季度、月、周可行性战略目标,然后汇总提交给运营总监进行确认。
l 确认经过的战略指标有运营主管组织讨论,讨论其可行性,确认调整的建议,下发给个组员进行调整,调整完成后进行汇总。
l 各组员、运营主管级运营总监分别签字确认后交给综合部进行归档保存。

季度营销计划制定流程

运营总监 运营主管 运营专员 策划 头脑风暴讨论小组

u 流程说明
l 运营将季度营销计划提交给运营主管及运营总监进行确认,经过后便组织运作。
l 策划跟进季度营销计划制定季度初稿提交给运营进行确认,确认经过后运营总监、运营主管、运营、策划组成头脑风暴讨论小组对计划的可行性进行讨论提出合理建议,由策划进行修改优化。
l 修改优化完成的季度营销计划分别有运营、运营主管、运营总监进行签字确认,将最终的计划交由运营主管进行备档,运营开始执行计划。

月主题营销方案制定流程

运营主管 项目运营 策划 美工组

u 流程说明
l 运营将月度营销计划提交给运营主管进行确认,经过后提交给策划,策划确定完成时间。
l 运营主管、运营及策划组成头脑风暴小组,进行计划的讨论,确认后由运营主管组织策划和美工进行沟通。
l 美工向策划确认了其主题思路后确定完成时间,组织美工组的头脑风暴小组讨论,确定方案后开始制作图片,完成后分别由策划、运营及运营主管进行审核确认,到时间了美工便进行上传。

宝贝模板制作业务流程

运营主管 项目运营 策划 美工

u 流程说明
l 项目运营将产品信息提供给运营主管进行确认,确认后由项目运营协调执行。
l 策划跟进产品信息确定完成时间,然后组织团队头脑风暴进行讨论。
l 讨论结束后开始制作策划文案,完成后进行PK筛选,筛选出来的策划文案提交给项目运营进行确认审核。
l 美工根据策划的文案开始制作图片,完成后由策划及项目运营进行确认,经过后到期是便上传到共享和图片空间。

互动方案策划流程

运营主管 项目运营 策划 美工组

u 流程说明
l 项目运营提供活动的思路给运营主管进行确认,经过后策划和推广开始确定完成时间。
l 同过团队的讨论和筛选,将最后的文案及推广的互动平台提交给项目运营进行确认,确认经过后推广根据策划的文案开始执行推广计划。

短信文案制作流程

运营主管 项目运营 策划 推广主管 推广专员

u 流程说明
l 项目运营提交短信的文案给运营主管进行确认,经过后项目运营进行协调执行。
l 策划确认活动的内容及要求后确定完成的时间。
l 经过团队的讨论确定出制作方案,并对做出的方案进行筛选。
l 筛选出来的方案提交给项目运营进行审核,经过后交由推广专员开始执行。

图片处理常规工作流程

运营主管 项目运营 美工主管 美工

u 流程说明
l 项目运营提交图片需求给运营主管进行确认。
l 项目主管同意后项目运营组织美工组开始工作。
l 美工主管针对需求确认完成的时间后安排其组员开始执行。
l 美工主管对美工们完成的图片进行检查后提交给运营主管进行审核。
l 项目运营确认完成后,到期了美工主管便将其上传。

首页设计/宝贝详情模板设计流程

运营主管 项目运营 策划 美工

u 流程说明
l 项目运营提交设计申请给运营主管进行确认。
l 项目主管同意后项目运营将申请交给策划制作方案。
l 美工向策划确认其思路,然后确定完成的时间。
l 美工组经过团队的讨论确定美工方案后组员开始制作图片。
l 制作完成的图片进行筛选,最终的图片提交给策划、项目运营、项目主管进行确认。
l 确认经过后的图片由美工归档到图片空间,然后等时间到了进行上传。

促销图片设计流程

运营主管 项目运营 推广 策划 美工

u 流程说明
l 项目运营提交促销计划给运营主管进行确认。
l 项目主管同意后项目运营进行工作协调安排。
l 推广和策划根据计划制定其方案,将制定出的方案提交给项目运营进行确认。
l 确认经过后的方案交给美工确定完成时间,然后开始作图,做出的图进行组内PK,最终的促销图提交给策划、推广进行确认,经过后交给项目运营进行审核。
l 审核经过后的图片上传到网店进行测试,对劣势的设计项目运营进行下架,并将此信息反馈给美工。

常规推广工作流程

运营主管 项目运营 推广主管 推广专员

u 流程说明
l 项目运营制定出推广招标后提交给运营主管进行确认。
l 项目主管同意后招标交给推广主管进行完成时间的确定。
l 推广主管组织起组员进行讨论并分配引流接口。
l 推广专员根据主管的安排开始推广,并定期进行反馈,主管对其进行分析指导。
l 主管将数据定期反馈给项目运营,并进行定期的总结。

直通车推广流程

运营主管 项目运营 推广主管 推广专员

u 流程说明
l 推广主管制定直通车数据指标交给项目运营及运营主管进行确认。
l 确认经过后推广主管安排其组员开始制定计划。
l 推广专员制定出直通车计划提交给主管进行审核。
l 审核经过的计划便可开始执行,只执行的工程中推广专员想主管进行定时反馈,以利于主管进行调整。

活动报名流程

运营主管 项目运营 推广主管 活动专员 总结会议

u 流程说明
l 活动专员发现活动后将其上报给运营中心各级主管,主管同意后便整理活动报名的资料进行提交报名,主管若不同意便将活动接口整理到表格中存档进行定期跟进,在合适的时候再次提交。
l 活动专员跟进活动的报名进度,入选后便向各级主管进行信息反馈,的到确认后,项目运营开始协调各部门准备活动的工作。

售前咨询下单流程

销售主管 客服 顾客 仓库

u 流程说明
l 当旺旺想起时客服了解客户需求,引导其下单。
l 客户下单付款后客服安排仓库进行发货。
l 顾客收到货后进行确认评价,客服跟进评价内容进行定时反馈。

换货流程

客服 顾客 仓库

u 流程说明
l 当顾客提出换货时,客服要了解其原因,并告知其换货流程。
l 仓库收到顾客退回的需换货的商品后要进行质检,并将结果反馈给客服,由客服回复顾客并在后台备注相关信息。
l 换货涉及到三种情况的换货商品:①顾客导致的三无产品且影响二次销售,针对此种情况客服要联系顾客说明无法换货的原因并在72小时内退回产品给顾客,若顾客不接受,可申请维权,客服提供证据协助淘小二进行处理,公司若胜诉便在三天内原件退还顾客,若客户胜诉则联系仓库进行发货;②公司责任货产品质量问题,此种情况客服联系客户确认尺码,然后告知仓库进行发货;③产品无质量问题且不影响二次销售,此种情况联系客户进行邮费的补交,然后通知仓库发货。

退货流程

客服 顾客 仓库

u 流程说明
l 当顾客提出退货时,客服要了解其原因,并提出解决方法告知其退货流程。
l 仓库收到顾客退回的需换货的商品后要进行质检,并将结果反馈给客服,由客服回复顾客并在后台备注相关信息。
l 换货涉及到三种情况的换货商品:①顾客责任且影响二次销售,针对此种情况客服要联系顾客说明无法退货的原因并在72小时内退回产品给顾客,若顾客不接受,可申请维权,客服提供证据协助淘小二进行处理,公司若胜诉便在三天内原件退还顾客,若客户胜诉则联系财务进行款项处理;②公司责任货产品质量问题,此种情况直接联系财务进行款项处理;③产品无质量问题且不影响二次销售,此种情况也是直接联系财务进行款项处理。
l 在给客户进行款项处理时有两种情况:①交易成功的则联系客户去人支付宝账号,姓名及金额后联系财务打款;②交易不成功的同顾客确认了金额后联系财务进行退款。

拍摄流程

厂家对接 项目运营 运营主管 策划 拍摄

u 流程说明
l 厂家告知项目运营新品到货的时间后,项目运营进行数量和提取时间的确定。
l 运营主管同意其数量后项目运营安排提取样品。
l 策划根据样品制作拍摄方案,项目运营确定了方案后将其提交给拍摄人员。
l 拍摄人员进行时间及要求的确定,拍摄完成后将照片提交给策划及项目运营进行确认审核,经过了便将样品退回给厂家,不经过便联系摄影人进行补拍。

宝贝上传流程

运营主管 项目运营 销售 推广

u 流程说明
l 项目运营提供产品档案和库存资料,运营主管确认后项目运营进行协调上传。
l 销售组编辑产品的基本信息,核对库存表及商家编码,然后上传到仓库中。
l 项目运营经上传上去的产品制成数据包后交给推广。
l 推广进行标题的优化及上下架的时间,到时便进行商品上架。

一、总体组织架构图

二、物流总流程图

第二章 采购部
一、组织架构

二、部门内部基本流程图

1)采购合同签订流程 CG-Z-LC-01

2)采购预付款流程 CG-Z-LC-02

3)采购商品调价流程 (OMS) CG-Z-LC-03

4)商品额外包装流程 CG-Z-LC-04

5)自营商品采购流程 (ERP) CG-Z-LC-05
6)自营商品采购退货流程 (ERP、WMS) CG-Z-LC-06

7)厂家直送销售流程 (ERP) CG-Z-LC-07

8)厂家直送退货流程 (ERP) CG-Z-LC-08

9)线下团购销售流程 (OMS、ERP) CG-Z-LC-09

10)线下团购退货流程 (ERP) CG-Z-LC-10

11)借机出库领用流程 (ERP) CG-Z-LC-11.1~CG-Z-LC-11.2

五、制度
1、商品供应商管理制度
1)目的
本着以下3个目的,特制定本规定。
I、使对供应商的管理有章可循;
II、及时对供应商进行考核和评价,激励供应商提高供应质量;
III、定期与供应商进行互访,保持良好的供应关系,保证本公司采购的顺利进行。
2)适用范围
凡本公司有关供应商管理的相关事项,除另有规定外,均依照本规定进行处理。
3)管理职责
本公司供应商管理由采购部负责,运营部、销售部和物流部等相关部门应当予以配合。
4)供应商开发原则
I、供应商开发程序包括供应商资讯收集、供应商基本资料表填写、供应商接洽、供应商问卷调查、样品鉴定、提出供应商调查申请;
II、供应商开发的基本准则是”QCDS”原则,也就是质量、成本、交付与服务并重的原则;
5)供应商调查原则和管理制度
I、由采购部牵头组成供应商调查小组,分别对供应商的价格、品质、技术、生产管理等作出审核,选出合格的供应商;
II、供应商调查必须秉承公平、公正的原则,以免本公司的利益受到侵害。
6)供应商考核与监督原则
I、与供应商签订合约之后,应当定期、不定期地对供应商进行考核;
II、供应商考核结果将用于对供应商的评级,根据等级实施不同的管理,以帮助落后供应商进行改进,激励供应商提供更好的产品和服务;
III、定期或不定期地对供应商进行评价,及时解除与不合格供应商的供应合作协议,增加合格供应商的供应。
7)供应商关系管理原则
采购部必须与供应商保持一定频率的互访,以促进与供应商建立起战略关系,保证其对本公司的战略供应。
8)考核对象
凡列入我公司”合格供应商名单”的所有供应商均为本公司供应商监督与考核的对象。
9)考核项目
采购部应定期或不定期地对合格供应商就品质、交货日期、价格、服务等项目作出评价。
10)考核频率
I、采购专员应负责对关键、重要材料的供应商每月进行一次考核,对普通材料的供应商每季度进行一次考核;
II、采购专员负责对所有供应商每半年进行一次总评,列出各个供应商的评价等级,依照规定进行奖惩;
III、 采购主管负责每年对合格供应商进行一次复查,复查流程和供应商调查相同;
IV、如果供应商出现品质、交货日期、价格、服务等方面的重大问题时,能够随时对其进行复查。
11)考核标准
采购部在进行供应商考核与评价时,应综合考虑以下6个方面的标准,择优选取。
I、供应商是否具有合法的经营许可证,是否具备必要的资金能力;
II、生产管理水平是否先进,能否进行弹性供货;
III、是否具备足够的生产能力,是否能够满足本公司的连续需求以及进一步扩大生产的需要;
IV、是否有具体的售后服务措施而且令人满意;
V、之前供应的产品的质量是否符合我公司的要求。
12)考核方法
I、主观法:主观法根据个人印象和经验对供应商进行评价,评价的依据比较笼统,适合于采购人员在对供应商进行初评时使用;
II、客观法:客观法依据事先制定的标准或准则对供应商进行量化考核、审定,具有包括调查表法、现场打分评比、供应商表现考评、供应商综合审核以及总体成本法等。
13)评分制度
公司对供应商试行评分分级制度,对供应商的考核项目包括质量、交货期、服务、价格水平等各方面的内容。
14)考核结果处理
I、考核标准和考核结果应由采购专员以书面形式通知供应商,考核评分以及相应级别处理如下表所示;
供应商考核结果处理表
级别
分值
奖惩情况表
A级
90分及以上
酌情增加采购,优先采购,特殊情况下可办理免检,货款优先支付
B级
80～89分
要求其对不足的部分进行整改,并将整改结果以书面形式提交,对其采购策略维持不变
C级
70～79分
减少对其的采购量,并要求其对不足部分进行整改、将整改结果以书面形式提交,采购部对其纠正措施和结果进行确认后决定是否继续正常采购
D级
69分及以下
从”合格供应商名单”中删除,终止与其的采购供应关系
II、对评价考核为B级和C级的供应商进行必要的辅导,D级供应商如果想重新向本公司供货,应重新按照新供应商选择的流程对其作调查评核或令其参加本公司招标。
15)交期监督
采购专员应对合格的供应商进行交货期监督,要求其准时交货,同时记录由供应商原因引起的各种超额运输费用。
16)质量监督
I、采购部应对合格的供应商进行质量监督,由质检部和采购部对合格供应商的供货质量作记录,出现不合格产品时应对供应商提出警告,连续两批产品均不合格时,应暂停向其采购;
II、责令不合格供应商查明原因并提高产品质量,如果有所改进,再另行决定是否继续采购。如果供应商不能在限期内提高产品质量,则由采购部经理报总经办批准之后,终止与其合作;
III、由于供应商产品存在隐性质量问题,造成客户投诉及索赔,由供应商进行赔付。
17)互访制度
采购专员应对其负责的供应商进行维护,经常与供应商进行互访和检查,以便增强彼此间的交流合作、掌握最新的市场信息和产品发展趋势。
18)互访频率
采购专员对销售规模较大的A、B级供应商必须保证1次/月的互访,对C级供应商保证1次/季的互访。互访中应当沟通双方的合作状况、对出现的问题提出解决方案、交流各自企业的信息并提出下一步的合作计划。
19)互访形式以及要求
I、电话互访,限于日常性事务沟通。
II、上门拜访,限于专项任务及重点问题。
III、大型商务会晤,限于整体策略性、方向性、规模性的洽谈。
IV、采购专员与供应商进行互访时应遵循以下6条标准。
i、采购经理定期拜访供应商并进行商务会谈;
ii、确保与供应商间的信息沟通,包括产品信息、市场信息、销售信息等;
iii、遵守公司的各项规定,坚持原则,做好保密工作;
iv、注意外出拜访时的个人着装;
v、高级客人来访时,采购部门人员应做好接待工作,注意维护公司形象,做好桌牌、资料的展示、检查幻灯片及礼品等是否布置到位;
vi、采购人员与供应商进行正式商务谈判时必须填写备忘录并建立档案。
21)其它形式的供应商维护
公司采购、质检,可对供应商进行业务指导和培训,但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。
22)建立供应商档案
为了便于管理,必须对所有供应商建立资料档案,由采购部设专人管理供应商的档案资料。供应商的档案资料主要包括下图所列的9项内容。
I、供应商调查表;
II、供应商产品价格登记表;
III、供应商企业资料;
IV、供应商采购合同;
V、供应商洽谈登记表;
VI、供应商顾客投诉登记表;
VII、供应商顾客服务登记表;
VIII、供应商销售业绩分析表;
ix、优秀供应商综合评估表。
23)收集供应商资料
I、公司签订采购合同后,一般应在3个月内,由采购经理将该供应商的材料进行收集、整理;
II、因故不能按期整理的,应由责任人作出书面说明,由采购总监定期催办;
III、整理的档案应包括涉及该供应商的全部文件材料和记录。采购现场监控系统录制的音像资料,也应作为辅助档案资料保存;
IV、公司采购档案不符合要求的,责任采购经理应尽快补齐相应材料,保证档案的完整、真实、有效。
24)变更供应商档案
若供应商发生经营状况重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项,责任采购专员应及时要求其向采购部提供书面报告,并及时更新供应商档案资料。
25)查阅供应商档案
相关人员在调阅供应商档案时,应先向总经理提出申请,申请批准后,方可进行查阅,查阅完之后应当及时归还。
26)本规定的制、修、止
本规定由采购部制定,经公司常务会议讨论后,呈请总经办批准后生效,修订和废止亦同。

第三章 物流部
一、组织架构

二、部门内部基本流程图

三、岗位职责
1、物流经理岗位职责:
1)在总监带领下,对内部运输、仓储、质检等进行日常管理和综合协调;
2)负责主要物流供应商的资源采购、合作事项洽谈等;
3)对运作供应商的运作质量进行月度评估,组织召开月度会议,建立承运商KPI考核指标,引入退出机制;
4)处理日常运作中出现的异常问题,拿出切实可行的解决方案;
5)负责月度物流及三包费用的审核、其它成本支出的审核;
6)建立和持续优化物流流程和与其它部门的衔接流程;
7)协助上级开展和落实物流管理工作,并提出合理化建议。
2、仓储主管岗位职责:
1)负责仓库整体工作事务及工作日常管理,协调部门与各职能部门之间的工作;
2)负责制定和修订仓库收发货、作业流程等管理制度,完善仓库管理的各项流程和标准;建立规范、完整的物流仓储操作报表,及时反馈仓储操作;
3)库房的合理化布局和管理,合理规划各分仓的储存空间及货物的储存方式,仓位调整;负责制定各仓库储位的规化、标识、防火、防盗、防潮及物料的准确性管理标准;
4)制定仓库工作计划;制定部门每月工作计划、分析、总结部门工作状况与下一步工作思路,带领督促员工完成目标任务;
5)负责分配仓库员工工作及日常工作监督;
6)负责对仓库进、出库,库存等操作进行审核与监督对各项工作制度的执行情况进行跟踪,签收货仓各级文件和单据;
7)及时地反映仓库的库存状况,确保库房帐、卡、物数量一致;确保库存数据的正确性;
8)负责仓库的货物、人员安全及防护,进行安全评估,不断改进库存管理安全,确保仓储物资免受损失;
9)负责WMS、erp等系统操作,每周核对库存匹配度,及时调整库存差异;
组织仓库日常盘点。报表帐目实物之相符;定期组织实物盘存,做到帐实相符、帐卡相符;
10)督促各分仓对各类报表的准时上呈及监督。负责加强报表填写准确性和分析管理,参考分析结果提出改进建议并组织落实;物料数据管理和统计;
11)负责督促及时评估和处理不良物料及呆滞物料;
12)负责库存盘点缺损率;收货及时率;发货及时率;收发货准确率;单据完整率;
3、运输主管岗位职责:
1)负责制定物流配送相关操作及安全管理的具体措施、流程,并负责在实施中的指导与监督;
2)制定和执行配送工作计划,对配送工作规范和考核标准不断进行总结和完善;
制定配送应急处理预案,进行配送事故的调查和处理。负责处理物流配送过程中的各项突发性事件,并在最短时间内做出正确的处理方案;根据公司需求和配送方式安排货品发送及跟踪货品到达情况;
3)对配送员实施日常管理,反映员工需求,负责解决和协调员工工作中出现的问题;
4)负责制定年度物流计划及费用预算工作;配送成本、效率的分析,配送流程的优化(含配送计划程序、更改程序),监管配送流程的执行,保障配送准确;
5)负责公司ERP、WMS/TMS、后台系统的操作和规范;
6)负责公司车辆管理,实施妥善的车辆维护保养计划和维修,提升安全度。
4、质检主管岗位职责:
1)负责建立家品会家具质检的标准、包装的标准,并培训要求到各采购人员及工厂落实;
2)负责对入广东仓的大件产品100%进行质量检测;
全面负责本公司质量检验工作,并经过培训提高质检人员的业务技能;
3)组织实施采购大样、产品成品、半成品的质量检验,把好产品形成过程的检验关,参与供方质量保证能力的评价;
4)加强质检记录的管理,利用检验记录进行统计分析,根据分析结果,评价供应商优劣;
5)负责客户质量投诉与质量异常情况的分析,提出处理意见和改进措施;
6)组织对质量缺陷或质量事故原因进行调查分析,督促制定并实施纠正和预防措施;
7)负责实施不合格品控制,做好不合格品的评审和处理工作,负责客户退货的调查、分析和处理;
8)管理质检人员,检查下属工作,不定期抽检下属质检产品。
6、仓管员(库内作业员)岗位职责:
1)按公司规定做好货品的数量、状态验收与上架、入库、移库等库内作业操作;
2)填写货物物料卡,详细登记货物进出相关明细信息;
3)负责根据系统组的收发货指令,进行相