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科技工作规范化和精细化管理的思考

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随着信息化时代的到来, 科技工作在农村信用社经营管理中的作用和地位变得日益重要。近十年来, 特别是省联社成立以来, 淄博农信在信息化建设的过程中, 取得了巨大的成果。可是也不可否认, 当前农村信用社的信息科技工作在规范化和精细化方面还存在着一些不足, 与省联社的两个关于《信息科技基础工作规范》的要求还有较大的差距, 这需要我们在未来的工作过程中不断改进和加以完善。
一、   规范化和精细化管理的必然性
规范化和精细化管理是整个金融业科技发展的必然趋势, 也是农村信用社信息化建设不断完善的必然要求, 同时, 也是满足客户需求的必然结果。
( 一) 竞争的要求
随着WTO过渡期的结束, 中国将逐渐放开外资银行的进入, 同时, 随着中国经济的不断发展, 也涌现出了许多新兴的商业银行, 这些都加剧了银行业之间的竞争。如果农村信用社不提升管理水平, 提高操作效率, 必然会在激烈的竞争中占据下风, 这对农村信用社未来长期发展是不利的。科学技术特别是计算机技术在金融行业的应用由来已久, 但大规模、 高水准的应用则是近十年的事情, 随着农村信用社改革的日益深入, 遇到了一个千载难逢的发展机遇, 而科技对于提升农村信用社管理水平、 提高操作效率均具有十分重要的意义, 因此, 必须规范化和精细化的进行科技管理工作。
( 二) 防范风险的需求
近年来, 计算机的普及和互联网的应用使得计算机技术不断发展, 同时, 计算机犯罪和计算机病毒也在威胁着信息安全和财产安全。对于农村信用社来说, 安全工作是最为重要的。而农村信用社的科技工作又担当着保卫农村信用社信息资产安全的重任, 更为重要的是, 信息科技风险被银监会和人民银行列为银行业的三大风险( 信贷风险、 信息科技风险、 安全保卫风险) 之首, 为了确保农村信用社各项经营活动的正常开展, 维护良好的社会信誉, 必须加强科技工作的规范化和精细化管理。
( 三) 管理的需要
长期以来, 淄博农信一直致力于提高内部管理质量, 提升服务水平。科技工作的规范化和精细化是我们整体管理水平提高的基础和保障, 因此, 必须重视科技工作的细节管理。
( 四) 客户的影响
近几年, 随着银行业务种类和客户的不断增多, 办理业务时的排队问题成为人们普遍关注的问题。这给农村信用社的管理工作带来了很大的压力, 加强农村信用社科技工作的规范化和精细化能够有效地缓解这一矛盾, 提高操作效率。
二、 规范化和精细化管理中存在的问题
淄博农信近几年来在规范化和精细化管理方面取得了较大成果。在综合管理方面, 进行了详细的岗位设置和职责划分, 提高了设备管理水平, 加强了员工的教育培训, 完善了例会、 服务、 档案、 登记等各项制度; 在运行管理方面, 加强了对机房的管理, 完善了数据库管理、 软件管理、 设备管理; 在安全管理方面, 加强了保密管理, 提高了员工的保密意识等。这些成绩都是在全体工作人员共同努力下的结果。可是我们在肯定成绩的同时, 也要看到科技工作方面的不足, 这些问题是科技工作规范化和精细化水平不高的主要原因。
( 一) 岗位设置及人员配置
科技管理工作主要由办事处科技中心负责,中心下设综合组、 运行组、 网络组等, 这样的设置缺乏考核和监督岗位, 缺乏对科技工作的监督管理, 而其它部门对科技中心的监督可能会存在一定缺陷。另外, 岗位职责划分比较详细, 可是缺少相应的考核标准。在人员配置方面, 某些部门缺少高技术专业人才, 现有某些人员在能力和技术方面存在着一定的差距, 而当前农村信用社的体制和现状又难以聘用到具有相当高素质的科技人才, 在当前制度背景下, 科技人员的任职和交流也受到了很大制约。
1.管理制度方面
当前缺乏规范化和精细化管理方面的详细规章制度, 尽管已经制定了例会制度、 考勤制度、 安全管理制度、 软件开发制度, 可是这些制度仅仅是体现在某些文件中, 没有形成单独的、 详细的规范。虽然全省农村信用社已经实现了应用软件的统一、 设备的统一, 但由于传统观念等方面的原因, 还没有实现管理理念上的统一, 仅是做到了形似而非神似。另外, 一些重要的制度需要出现在员工工作的场所, 并要求员工认真学习, 这方面做得也不够。
2.执行方面
规范化和精细化管理存在的最大问题是执行细节问题, 在执行相关规定和要求时, 没有相应的执行标准, 没有执行的考核标准, 没有执行好坏的评价标准。这些都影响着规章制度的执行力。另外, 某些员工也存在不积极和不认真的情况, 可是, 思想教育不够, 监督机制也不健全还是这方面的主要问题。
3.安全方面
安全是银行管理中最重要的问题, 淄博农信在安全方面的管理还是比较严格的。可是, 也存在着一些问题。例如, 对外部的信息保密和防护措施比较到位, 可是, 科技中心乃至整个办事处内部的安全意识并不高。员工之间的相互监督、 部门之间的信息保密做得都不是很好, 这在一定程度上形成了安全隐患, 需要我们在以后的管理工作中不断完善。
4.资源分配方面
资源分配包括人力、 资金、 设备、 技术等各个方面, 信息科技工作管理过程中, 有时也存在资源分配不科学的问题。突出表现在经常出现资源平均分配现象, 实际上, 各个部门、 岗位之间的工作职责差别很大, 任务量和难度也不同, 如果按照平均分配的原则就可能出现某些部门、 岗位任务量很大, 而有些部门任务量很小的现象。这在以后的工作中需要积极改进。
5.人员培训方面
科技工作人员的培训是另外一个突出的问题。具体表现在对于操作的人员的规范操作存在不足, 对于科研开发人员的自主学习方面关注不够。操作人员和科研开发人员的培训是两个完全不同的概念, 可是在以往的培训中往往出现混同现象。另外, 市县级农村信用社的信息科技部门普遍存在着人员较少的现象, 难以抽调人员进行较长时间的专业培训, 同时, 由于受到各类资源的制约, 也难以进行较高层次的培训。
6.考核方面
现行的科技工作考核方面也存在一定的问题, 具体表现在考核的标准不科学、 不客观, 考核的过程也存在人的主观印象因素, 考核后的反馈工作不到位, 信息科技方面的考核仅仅是停留在内部的、 垂直的初级阶段, 在农村信用社的整体考核中所占比重较小, 没有将信息科技工作真正纳入到农村信用社的生产经营中, 没有发挥考核的真正功效。
7.奖惩方面
在奖励方面, 存在平均奖励的问题; 在处罚方面, 是有规章制度, 却无实际处罚, 执法人员碍于面子, 很少真正的处罚相关人员, 特别是科技管理工作面对数量庞杂的设备, 而电子设备的故障往往是难以预测的, 客观上造成了责任的不易认定; 再者, 农村信用社的信息科技部门同时担负着生产运行、 系统开发、 制度建设、 检查考核等多方面的工作, 既是制度的制定者又是制度的执行者和监督者, 责、 权、 利不明晰, 职责不明确, 这些都不利于科技工作规范化和精细化管理的推进。
三、 规范化和精细化管理的对策和建议思考
针对淄博农信在科技管理方面存在的问题以及未来的发展趋势,我认为应该从以下几个方面加强规范化和精细化管理。
( 一) 提高对科技工作重要性的认识
以前, 对于农村信用社科技工作的认识存在种种误区, 认为科技工作对于整个农村信用社的发展来说并不重要。可是随着计算机的普及、 网络的推广和电子商务的发展, 科技工作在整个农村信用社管理的地位逐渐提升, 科技水平的高低、 科技管理的优劣直接关系到农村信用社业务的发展, 影响着客户的满意度。因此, 我们应该首先从思想上转变对科技工作的认识, 重视科技管理水平的提高, 这是科技工作规范化和精细化管理的前提。
( 二) 实现统一规划、 协调一致
科技工作的规范化和精细化管理并非是科技管理部门单独的行为, 它需要农村信用社各部门和全体员工的共同努力, 需要从农村信用社业务发展的战略角度进行规划, 并实现各部分之间的协调。首先, 统一的规划有利于配置农村信用社的资源, 有利于明确长期发展的目标; 其次, 各部门之间的协调有利于相互之间学习与借鉴, 并可能实现互相监督; 最后, 统一的规划有利于规范化和精细化管理的持续性和连贯性。
( 三) 科学的设置岗位和分配职责
科技工作的岗位设置要以任务为导向, 因事设岗而不能因人设岗。而且实现岗位职责的详细划分, 量化各岗位的任务, 实现科学的分配任务。合理配置人力资源, 在符合两个《信息科技基础工作规范》的前提下, 使各个小组实现熟练与生疏相结合、 高水准与低水准相结合、 专业人员与管理人员结合、 操作人员与开发人员结合, 同时, 辅以行之有效的岗位轮动机制, 实现各小组高效的运转。
( 四) 完善规章制度, 加大执行力度
完善信息科技工作方面的各项规章制度, 在现有的规章制度基础上, 出台详细的实施条例和实施细则, 包括完善例会制度, 健全档案管理和登记管理制度, 制定服务标准和服务规范, 改进人员调度体制, 完善运行操作制度, 规范硬件设备管理制度, 健全软件开发和应用制度, 并将重要的规章制度以展板的形式出现在员工的工作场所, 同时, 加强员工对规章制度的学习和领会。在执行方面, 在自行考核的同时, 引入外部的监督检查体系, 有必要时, 可聘请专业的信息科技审计机构, 对信息科技的阶段性工作进行审计和评估, 以加大对各项制度执行情况的监督和考核, 提高各个小组的执行力。
( 五) 规范程序、 制定标准
规范程序和制定标准是信息科技管理工作规范化和精细化过程中最重要的一个环节。就淄博农信的现状而言, 信息科技工作还远没有实现程序化操作和标准化作业, 这相对于国外的银行和企业是非常落后的。规范化和精细化管理首先要制定程序规范和标准, 根据不同职位、 不同任务详细分解工作流程, 每个流程都要设置考核和监督标准; 其次, 要培训员工适应程序化和标准化作业, 帮助员工改掉以前随意工作的习惯; 再次, 要在实践中不断检验制定的程序和标准是否符合实际, 是否提高了效率和安全; 最后, 不断调整程序和标准, 并最终制定规范化的程序和标准, 全体科技工作人员都应认真遵守。例如, 在运行管理方面, 应该详细分解日常运行的程序, 包括每日运行的准备工作、 日间运行过程、 日终处理三个阶段。在运行准备阶段, 由谁负责交接班、 遗留事项、 设备可用性检查等; 在日间运行过程中, 由谁负责设备巡检, 谁负责监控平台, 谁负责异常问题处理及报告等; 日终处理过程中, 谁负责账务的一致性检查、 谁负责日志的审核、 谁负责命令的输入和复核、 谁负责数据的备份、 谁负责整个日终处理完整性及正确性的确认等等。将整个运行管理详细分解出来, 并制定操作标准和规范。短期来看, 这是非常浪费时间和精力的, 可是, 如果长期执行下来, 不但效率会大大提高, 运行管理的效果也会变得更加有效。其它方面也是如此, 要实现规范化和精细化管理, 就必须详细研究信息科技工作的每一个流程, 制定出相应的标准, 并长期坚持标准加以执行, 最终将会实现习惯性的规范操作和精细操作。
( 六) 重视安全问题
规范化和精细化管理中最不能忽视的是安全问题, 实际上, 规范化和精细化管理不但不会影响安全问题, 还会促进农村信用社的安全管理。以前, 操作程序和个人职责划分不详细, 出现安全问题往往找不到人负责, 这样自然会出现安全隐患问题。而进行规范化和精细化管理, 每个人的工作都有详细的划分, 一旦出现问题, 很容易找到问题的责任人, 这就促使每位员工都忠于职守, 也就确保了科技工作的安全性。
( 七) 优化资源配置
优化资源配置对于规范化和精细化管理来说至关重要。以前我们在资源分配时, 往往采取以工作小组为单位, 进行平均分配。未来的资源配置应该更多的考虑科学化和效率化。首先, 能够考虑按照任务和工作的性质进行资源配置, 例如, 开发小组需要最先进的研发设备, 那么就应该单独为其提供这方面的有利条件。运行小组需要高科技的运行维护和检测设备, 那么就能够考虑单独为其配置这些设备。另外, 像计算机、 电话、 传真机的配备也能够考虑按工作的性质进行分配。不过, 这种分配方式必须制定出合理的分配标准, 并坚持公平、 公正的原则。其次, 在人员配置方面, 能够按照员工的性格、 能力进行岗位调整。喜欢钻研的、 具有较强业务能力的, 能够考虑分派到研发部门。喜欢动手操作的, 能够考虑分派到运行岗位等等。最后, 在资金投入方面也要进行科学的划分, 应该加大安全研究和科研开发方面的投入, 因为这是农村信用社在未来竞争中必须加强的地方。
( 八) 硬件、 软件管理
硬件和软件管理是信息科技工作中的两个重要方面。硬件是农村信用社整个业务运转的基础和保障, 因此, 必须重视硬件设备的规范化和精细化管理。首先, 需要对所有的硬件设备进行详细的分类登记, 按照日期或者种类进行管理, 定期进行保养和维修; 其次, 需要对硬件设备管理的员工进行规范化管理, 明确员工的职责, 如果在这方面做得不好, 硬件设备出现了问题, 找不出原因, 找不到责任人, 将极大地影响工作效率, 甚至会影响农村信用社的社会形象, 实际上, 只要按照要求定期保养和维修设备, 认真管理, 很多硬件问题都是能够避免的。
在软件方面, 也需要进行规范化和精细化管理。例如, 在软件引进方面, 需要制定引进的标准和检测标准, 安全防护措施等等。在软件开发方面, 需要进行开发过程的保密管理, 技术资料管理等等, 这些也需要制定详细的操作规范。在软件维护和防毒、 防黑客方面, 也需要有专门的人员负责, 并经过具体的规范进行管理。
( 九) 加强人才培养
人才管理对于提高科技工作质量和效率具有十分重要的意义。人才培养能够分为几个方面: 首先是人才引进方面, 农村信用社在引进人才时, 要注意德才兼备, 可能其它的企业在引进人才的时候比较注重人才的能力方面, 可是, 金融系统比较特殊, 应该重视对人才的品德考查, 这能够降低农村信用社的风险。另外, 农村信用社的信息科技工作, 比较强调的是实践能力和计算机技术与传统金融业务的结合能力, 对理论方面的要求相对较低, 实际情况也证明了这一点, 因此, 应破除唯学历论的观念, 不拘一格使用人才, 做到人尽其才。在人才培训方面, 以往尽管我们也经常进行外出学习和相关培训, 可是还存在三点不足: 一是培训过程中人才区分不够, 培训要因人而异, 要根据每个人的不同能力和不同特点进行有计划、 有目的的培训; 二是只重视过程, 不重视培训结果, 对于员工在培训过程中到底收获多少关注不多; 三是没有鼓励员工自主学习, 实际上, 员工自己主动的学习效果是最理想的, 因此, 未来农村信用社在人才培养方面, 能够考虑提供一些有利条件, 鼓励员工自我学习、 自我充电。例如, 能够经过提供教材的报销、 对于获得相关证书的人员给予奖励等措施鼓励员工自我提高。
( 十) 健全考核、 奖惩机制
规范化和精细化管理必须以科学、 公平的考核为保障, 并根据考核结果制定相应的奖惩措施。首先, 要确保考核标准的科学, 并详细制定各个部门、 岗位的考核标准; 其次, 要确保考核过程的公平、 公正, 不能仅仅有某一个部门或者某一部分人进行考核, 也要适当加入部门之间、 人员之间相互考核; 再次, 要重视考核结果的分析和研究, 找出考核结果的原因比单纯的考核结果更重要; 最后, 要重视考核结果的反馈和问题的改进, 不要考核完了就万事大吉。
在奖惩方面, 一是要避免奖励的大锅饭, 要根据个人的贡献和成绩进行奖励; 二是在处罚方面, 要明确处罚的目的, 处罚标准, 并严格执法。只有这样, 科技工作的规范化和精细化才能真正落到实处。
四、 总结
总之, 科技工作的规范化和精细化管理必须以”安全第一”为指导原则, 并在实践的过程中, 不断完善机构设置和岗位责任制, 不断建立健全各项规章制度, 并重视制度的执行, 详细划分工作流程, 规范操作程序, 并制定操作标准, 重视硬件管理和软件管理, 创新人员培养工作, 完善考核和奖惩制度。规范化和精细化是一项长期而艰巨的任务, 它需要上级领导的大力支持和帮助, 需要我们全体工作人员共同努力、 不断探索、 勇于创新。只有这样, 科技工作才能最终实现规范化和精细化管理。