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文秘岗位管理规定

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苏州市贝特利高分子材料有限公司文件
苏贝[ ]002号
文秘岗位管理规定

为树立一个良好的企业形象, 实行规范化、 制度化管理, 保证公司文秘顺利快速发展, 特制定此管理办法。
一、 文秘岗位人员的基本任职职责
Ÿ 部门文档管理;
Ÿ 部门员工的人事信息管理、 考勤管理、 信息传递及处理;
Ÿ 部门内外流程上下接口的协调工作;
Ÿ 根据要求制作文稿、 文件;
Ÿ 部门会议( 学习、 培训) 的会务策划、 准备工作;
Ÿ 部门办公物品( 日常办公用品, 固定资产) 的日常管理;
Ÿ 各项规章制度在部门的执行、 协助部门领导进行部门计划的制定与跟踪;
Ÿ 部门文体活动组织及部门宣传工作、 部门8S例行管理;
Ÿ 主管交办的其它事务。
二、 文秘岗位人员应具备的素质
Ÿ 敬业精神: 在期限内准确保质完成工作。
Ÿ 服务精神: 满足内外客户的工作需求, 服务同事, 服务上级。
Ÿ 细 心: 尽可能的考虑事情周到、 细心, 对自己的工作有警觉, 发现并避免错误。
Ÿ 团队精神: 支持团队决定, 与团队成员分享相关信息, 在必要时提供帮助。
Ÿ 沟 通: 正确表示并获得理解和支持。
Ÿ 逻辑思维: 发现问题基本关系, 根据重要性分出任务轻重缓急。
Ÿ 保 密: 严格遵守保密制度并督促她人遵守保密制度。
三、 文秘岗位人员应具有的职业化形象
Ÿ 文秘岗位人员上班必须着装整洁、 偏向正装, 不得有脏污。
Ÿ 男文秘岗位人员不得穿背心、 短裤, 上衣扣子不得解开超过( 含) 两个, 女文秘岗位人员不得穿着过于裸露的衣服。
Ÿ 不得穿拖鞋上班, 鞋应干净。
Ÿ 男文秘岗位人员不得留长发, 头发长度以保持不盖耳部和不触衣领为准, 男女文秘岗位人员上班均应将头发梳理整齐。
Ÿ 所有文秘岗位人员不得留长指甲, 且须保持整洁。
四、 文秘岗位人员的办公纪律
Ÿ 上班期间不得吃东西、 聊天、 喧哗、 追逐嬉戏、 打瞌睡、 看小说。
Ÿ 不得处理与工作无关的私事, 不得看与工作无关的书籍、 网页。
Ÿ 未经允许, 不得在工作场所自放音乐或”随身听”。
Ÿ 工作时间禁止私人会客, 工作会客应在接待室或制定的场所。
Ÿ 必须尽忠职守, 服从指挥安排, 对上级工作安排有争议时须以首选服从为前提, 但可事后提出意见。
Ÿ 会议途中, 尊重主持人或发言人, 不随意插话、 抢话, 有事先举手或以纸条传递。

Ÿ 非指定操作者, 不得操作各种设备( 含办公设备, 不得利用公司电脑、 电话做与工作无关的事) 、 仪器; 指定操作者须依照操作规程操作, 特别注意安全。
Ÿ 下级应尊重上级, 上级应关心下级, 各种工作报告须依照管理层次逐级呈报, 不得越级( 特殊/紧急情况除外, 但须于事后向直属主管报备) , 当个人意见未获采纳前, 应严格执行公司规定或上级指令, 不得因个人意见阻挠组织运作。
Ÿ 工作岗位服从上司安排, 执行生产、 工作任务时不得畏难借故回避或相互推诿, 遇临时紧急任务, 虽非工作时间内, 经通知后应立即到场处理。
Ÿ 主动协助主管做好办公台面的整理, 做好部门办公室的5S工作, 各种物品摆放整齐, 下班前应关好门窗水电, 确保部门良好的工作环境。
Ÿ 严守公司机密, 未经主管、 总经理许可并办理登记手续, 公司档案文件资料不得让公司以外人员借阅; 不得泄露公司各项计划、 议程、 决定等。
五、 文秘岗位人员工作细则
( 一) 会议管理
会前准备:
A、 明确会议目的及指示, 确定相应的会议事项; 向与会相关人员征集会议议题;
B、 会议开始前一个工作日利用有效的渠道通知与会人员会议的时间、 地点、 议程等事项;
C、 提前一天向行政部登记申请使用会议室或者OA申请使用会议室; 若有需要借用笔记本、 网络资源及其它设备的需提前至行政部登记借用, 而且在一个工作日内予以归还;
会中服务:
A、 检查会议所需的各项资源正常运作;
B、 负责会议期间服务性工作;
C、 如实准确的记录会议要点。
会后整理:
A、 对会议使用完毕的物品进行清理收拾及归还;
B、 根据要求整理会议相关资料, 整理会议记录发送至与会相关人员
并抄送至行政部汇总, 同时跟进会议执行情况并及时将这些信息
反馈给领导;
C、 保持信息安全和机密
( 二) 文件送呈
A、 各部门文件一律由各部门自行送达, 提高工作效率;
B、 礼貌送呈, 进门前须敲门, 经允许后方可进入, 进入后统一将文件放置于领导办公桌左上侧;
C、 所有送签文件一律用规定的文件夹送呈, 紧急文件务必放入标有红色标签的《XX部紧急文件》文件夹中, 以便识别文件的轻重缓急及时处理, 提高工作效率;
D、 送签文件者须充分了解需签核文件的内容, 以便协助领导签核, 同时须注意一级一级呈签;
E、 呈签文件分类:

1. 行政部、 物控部、 生产部、 保安部、 采购部、 财务部文件由欧阳总签核;
2．业务部、 品质部、 技术中心、 体系科文件由徐副总签核;
3．各部门体系文件由管理者代表徐副总签核。
( 三) 文档管理
A、 各部门文秘岗位人员负责本部门文件的收发及管理, 文秘岗位人
员须注意各类文件的有效期限, 及时更新;
( 四) 行政公章使用
A、 文秘岗位人员须熟练了解各类公章的使用范围及使用流程( 详见
《行政公章、 合同章使用管理规定》;
B、 各部门需要加盖公章的报告报表、 合约文件、 公司各类证照、 需法人代表签署的文件和其它需要加盖公章的特殊文件等公文, 由经手人/文秘岗位人员填写《行政公章使用申请单》, 经部门主管审核, 副总经理级以上人员批准后, 到行政部公章管理员( 行政经理) 处加盖公章, 经手人/文秘岗位人员必须在《行政公章、 合同章使用登记表》上登记。
( 五) 部门人员考勤管理
A、 文秘岗位人员负责部门内部人员的考勤管理, 包括部门人员的加
班申请、 请假、 调休等;
( 六) 电话管理
A．各部门文秘岗位人员须熟练掌握公司电话抢接、 转接操作。
抢接电话: 拿起话筒拨*41+需抢接对方分机号码, 若不知道对方分
机号直接拨*4001即可, 如若抢错电话, 向对方礼貌致歉再将电话
转接给对应人员;
转接电话: 在拿起话筒状态下, 按下挂机键, 再拨需转接的号码,
然后放下话筒即可。
B、 接听电话须注意: 1. 在电话铃响三声之内应接听; 2. 接打电话,
应语调平缓, 声音柔和适度; 3. 不得大喊大叫, 影响她人工作, 也
不可无精打采, 影响公司形象; 4. 使用电话应长话短说, 禁止电话
聊天; 5. 转接电话时尽可能的把来电人的姓名及来意转到另一分机,
避免来电人重复说明来意。
C、 拨打外线电话: 9+需拨的号码( 市内) , 9+0+需拨的号码( 长途) , 拨打长途需长话短说, 言简意赅, 时间尽量控制在5分钟以内。
( 七) 部门日常见品、 劳保用品的管理
A、 各部门文秘岗位人员负责本部门日常见品的领用、 发放、 记录等
工作;
B、 每月月初各部门文秘岗位人员统计出本部门所需日常见品, 并根据部门《XXX部日常见品发放标准》于5号前至仓库领取, 文秘岗位人员须注意部门用品的耗用, 在资源共享的基础上, 尽量减少不必要的领用, 节约成本;
C、 各部门文秘岗位人员负责部门劳保用品的领用及发放, 记录在《劳保用品放记录》上, 并于每月月5号之前将纸质文件发放行政部汇总, 同时文秘岗位人员须跟进部门人员劳保用品的正确穿戴及使用情况;
( 八) 各项规章制度在部门的执行、 协助部门领导进行部门计划的制
定与跟踪
A、 文秘岗位人员须及时将行政部下达的各项管理制度在本部门做宣导, 并跟进其执行情况;
B、 文秘岗位人员须协助部门进行部门计划的制定, 协助搜集相关资料, 协助部门计划的执行及跟踪;
( 九) 部门卫生、 纪律情况跟进
A、 部门文秘岗位人员须跟进本部门卫生清洁情况, 制定办公室清洁排班表, 跟进执行情况;
B、 部门文秘岗位人员须协助上级监督办公室办公纪律, 确保良好的办公氛围。
( 十) 接待工作
A.、 遇有宾客来访, 领导不能马上接见时, 文秘岗位人员人员须将访客引至公司相关接待室其它规定地方, 奉上茶水, 并向访客说明等待理由及等待时间, 同时注意时常为客人换饮料;
B、 访客要找的负责人不在时, 须明确告诉对方负责人何处去了, 以及何时回单位, 请客人留下电话、 地址等, 明确是由访客再次来单位, 还是我方负责人去拜访对方单位;
C、 文秘岗位人员接待访客应注意礼貌引导方法和引导姿势, 注重
礼节。
六、 本规定自 4月10日开始生效, 请各部门文秘岗位人员遵照执
行!

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工会委员会: ( 副) 总经理:
年 月 日 年 月 日

主题词: 文秘 岗位职责 管理规定
报送: 王董、 欧阳总、 徐副总
抄送: 技术中心、 物控部、 生产部、 品质部、 财务部、 采购部、 业务部、 总公司
苏州市贝特利高分子材料有限公司行政部
4月10日印发