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社保业务档案管理制度
前言
为进一步做好社保业务档案管理工作，规范档案管理流程，本公司特定制社保业务档案管理制度，以提高社保业务档案管理的规范化、科学化和系统化。
一、总则
1.目的
为保障企业社保业务档案的完整性、准确性、及时性和保密性，确保社保业务档案的合法权益得到充分保障，提高档案管理效率和服务质量，保证社保业务运转的正常秩序。
2.适用范围
本制度适用于本公司所有与社保业务相关的部门、工作岗位和员工。
二、档案归档
1.档案区域
公司应当配备专门的档案室，确保社保档案的妥善保管。
2.档案申请
员工需要查看自己的社保档案，先向所在部门提交申请，经过审核后，由保管人员到档案室查询并提供相关资料。
3.档案管理
公司社保档案应按照国家相关法律法规，严格遵守档案管理制度，确保档案的精准、完整和保密。
三、档案保存
1.档案责任
公司应指定有责任的管理人员和专人对档案的管理、保管和使用情况负责，并定期对档案进行盘点清点。
2.档案存放
社保档案应按照不同类型进行分类、分卷、编号。重要的文件应在档案室的专门地方进行保存，不能与非档案文件混放。
3.档案安全
保密档案应保管在保密柜中，并按规定进行管理和出借，严禁私自留用、复印、传阅、转移或流失。
4.档案期限
根据相关规定，社保档案应当保存至少5年，但有特殊情况需要保存更长时间的，保管人员应当妥善保管，并按规定进行管理和出借。
四、档案使用
1.档案查阅
员工需要查阅社保档案，先向所在部门提交申请，经过审核后，由保管人员到档案室查询并提供相关资料。
2.档案借阅
需要借阅社保档案的人员，必须先向所在部门提交申请，经过审核后由保管人员进行借阅，并签订借阅协议。
3.档案使用
社保档案的使用应严格遵守档案法律法规和保密要求，不得私自查阅、复印、传阅和擅自更改档案。如果需要进行复印，必须经过相关部门核准并按照规定进行操作。
五、档案移交和销毁
1.档案移交
社保档案移交前，必须先进行档案清点、整理，并出具档案移交手续，确保档案移交时的准确性和可追溯性。
2.档案销毁
社保档案达到规定保存期限后必须进行文件销毁；销毁应由专人执行，记录销毁情况并签字确认，确保档案不留余烬。
六、档案维护
1.档案整理
社保档案的整理应当定期进行，确保档案的完整性、准确性和及时性。
2.档案维修
社保档案维修应当定期进行，保持档案的清洁、整齐。
3.档案数字化
为提高档案管理的效率和安全性，可以对社保档案进行数字化处理，提高档案的存储、检索和共享质量。
七、附则
1.本制度未涉及的事项
本制度未涉及的事项，应参照相关档案管理法规和部门指引进行处理。
2.本制度解释权
本制度由人力资源部等相关部门负责解释。对本制度的修改和解释，由人力资源部等相关部门进行审批和程序处理。
3.本制度的生效
本制度经公司领导小组批准后，才能正式生效。
八、终止
本制度的修改、废止及部门之间的协调管理等事宜，由人力资源部等相关部门根据实际情况适时进行处理。